E-procurement : définitions, enjeux, et fonctionnement

L’e-procurement est devenu un incontournable pour les entreprises en quête de solutions pour optimiser leurs processus d'achat. Des solutions comme Agicap, souvent disponibles en mode SaaS, permettent de centraliser en temps réel toutes les informations et outils nécessaires aux départements achats.

Ces plateformes d’e-procurement sont plébiscitées non seulement pour les économies substantielles qu'elles permettent de réaliser, mais aussi pour l’amélioration significative de l’efficacité opérationnelle qu’elles offrent. Mais quels sont les véritables avantages de ces solutions pour les achats ? Définition, fonctionnement, applications : explorons comment un logiciel d’e-procurement peut transformer la gestion des achats en entreprise.

Qu’est-ce que l’e-procurement ?

L’e-procurement, aussi appelé approvisionnement en ligne ou approvisionnement électronique, désigne le fait d’utiliser des plateformes ou des outils numériques pour gérer l’ensemble du processus d’achat.

Définition de l’e-procurement et de l’e-sourcing

Le e-procurement comprend toutes les étapes achats : de la recherche de fournisseurs à la gestion des commandes et des paiements. L’e-sourcing fait partie du e-procurement, mais il se concentre uniquement sur l’identification et la sélection de fournisseurs via des outils en ligne. Le processus source to contract est alors entièrement dématérialisé.

L’objectif principal d’une plateforme d’e-procurement est de simplifier les procédures d’achat, de les automatiser pour gagner du temps et réduire les coûts. Il devient alors plus facile pour les entreprises d’optimiser leur chaîne d’approvisionnement et de minimiser les dépenses grâce à des procédures entièrement automatisées. Rappel : les différentes étapes du processus d’achat et place du e-procurement

Quelle différence entre e-procurement, e-sourcing et e-purchasing ?

Ces termes sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais ils se réfèrent à des aspects différents du processus d’achat. Il est important de bien les différencier. Le e-procurement, ou e-proc, correspond au terme générique qui englobe l’ensemble du processus d’achat en ligne : depuis la recherche de fournisseurs jusqu’à la gestion des commandes et du paiement.

Le e-sourcing est la première phase du e-procurement. C’est l’étape de la recherche de fournisseurs en ligne et de la négociation avec ces derniers. Quant au e-purchasing, il correspond à la partie du e-procurement concernant la gestion et le suivi des commandes et la vérification des paiements.

Les différentes étapes du cycle d’achat en e-procurement

Le cycle d’achat en electronic procurement se décompose en 3 grandes étapes : l’accès aux produits, la commande et la facturation. Chacune de ces étapes a son importance dans le processus global.

L’accès aux produits

Pour que le client ait un accès fluide et facile aux produits qui lui sont nécessaires, plusieurs outils peuvent être utiles :

• Le catalogue hébergé : les catalogues produits des fournisseurs peuvent être accessibles directement par les clients. Cela permet de centraliser les informations et de s’assurer que les produits sont disponibles.
• Le punch-out : les catalogues fournisseurs sont accessibles directement depuis le propre système ERP des clients. C’est l’idéal pour réduire les erreurs et fluidifier le processus d’achat.
• Le webshop : les boutiques en ligne des fournisseurs permettent aux entreprises de parcourir, sélectionner et commander les produits de manière totalement autonome, quand ils le souhaitent.

Avant de finaliser une commande, les demandes passent par un processus interne de validation qui garantit que toutes les commandes sont approuvées par le fournisseur. Les ERP permettent de gérer ces processus d’achat et de faciliter la gestion des commandes et des stocks.

Pour découvrir plus de solutions pour la gestion des dépenses, consultez notre article sur les meilleurs logiciels de gestion des dépenses.

La commande

La commande de biens ou de services peut se dérouler :

• Sans e-ordering : ce sont les méthodes de commande traditionnelles comme l’e-mail. Moins efficaces et sujettes aux erreurs, ces méthodes peuvent entraîner des retards ou des incohérences dans le traitement des commandes.
• Avec e-ordering : grâce à l’EDI, l’échange de données informatisé, il est possible d’automatiser les processus de commande avec la transmission de documents standardisés entre les systèmes d’information.

Le système ERP du client et du fournisseur peuvent aussi être directement connectés, pour une transmission instantanée des commandes et une mise à jour en temps réel des informations sur les stocks et les livraisons.

La solution P2P (Procure-to-pay) est aussi envisageable. Elle assure une traçabilité complète des commandes de la commande au paiement.

Vous souhaitez équiper votre entreprise avec unecarte de procurement ? Découvrez notre article dédié.

La facture

La gestion de la facturation est essentielle pour assurer la conformité des transactions financières. Elle peut se faire de 2 manières :

• Sans e-invoicing : la gestion papier reste courante dans certaines entreprises, mais peut entraîner des erreurs et se révèler inefficace.
• Avec e-invoicing : l’utilisation de factures électroniques simplifie le processus de facturation. Les documents peuvent être envoyés et reçus immédiatement. 3 possibilités s’offrent à vous pour l’e-invoicing : la transmission directe entre les EDI, le PDF signé électroniquement ou le PDF non signé.

Pour une gestion plus efficace de la facturation, consultez notre article sur le rapprochement des factures.

À quoi sert et à qui s’adresse l’e-procurement ?

L’e-procurement a pour objectif principal de digitaliser et d’automatiser le processus d’achat des entreprises. C’est une manière efficace de rationaliser les opérations et d’améliorer l’efficacité et la précision à chaque étape du cycle d’achat.

Avec un logiciel de e-procurement, il est possible de gérer leurs approvisionnements de manière plus fluide et plus intégrée. Cette approche entièrement numérique facilite la gestion des commandes, les relations avec les fournisseurs, mais aussi les transactions financières.

À qui s’adresse l’e-procurement ?

Un outil d'e-procurement s’adresse principalement aux grandes entreprises et aux PME qui veulent optimiser leurs processus d’achat. Voici les principaux bénéficiaires au sein de l’entreprise :

• Les directeurs financiers, CFO : une plateforme d’e-procurement les aide à mieux contrôler les dépenses, à gérer les flux de trésorerie.
• Les CEO : les CEO peuvent utiliser l’e-procurement pour obtenir une vue d’ensemble des opérations d’achat et pour s’assurer que l’entreprise reste compétitive.
• Les équipes financières et comptables : ces équipes peuvent bénéficier d’une meilleure gestion des flux financiers, d’une réduction des erreurs de facturation et d’une automatisation des tâches administratives.
• Les responsables des achats ou équipes achat : ils peuvent utiliser des outils d’e-procurement pour rechercher et sélectionner des fournisseurs, négocier des contrats, gérer des appels d’offres et suivre les performances des fournisseurs.

Quels sont les avantages et enjeux de l’e-procurement ?

Pourquoi passer à l’e-procurement ?

Avoir une plateforme d’e-procurement présente plusieurs avantages pour les entreprises, notamment en termes de réduction des coûts et d’efficacité opérationnelle.

En automatisant les processus d'achat, les entreprises peuvent réaliser des économies significatives sur les coûts administratifs et opérationnels. La centralisation des achats permettra de bénéficier de conditions tarifaires plus avantageuses grâce à des économies d'échelle.

L’automatisation des tâches répétitives, comme la saisie des commandes et la gestion des factures, réduit les erreurs humaines et va permettre aux équipes d’accélérer les transactions.

L'e-procurement, de la même manière que le lean purchasing, est une façon d'accroître la transparence sur l’ensemble du cycle d’achat. Vous suivez l'état des commandes et des livraisons en temps réel, ce qui améliore automatiquement la gestion de vos stocks et la planification des approvisionnements.

Un logiciel de e-procurement offre également la possibilité d’avoir accès à un large réseau de fournisseurs. En conséquence : une compétitivité renforcée et une meilleure qualité des offres.

E-procurement : quels sont ses enjeux ?

Malgré ses nombreux avantages, l'e-procurement pose également des défis que les entreprises doivent surmonter si elles veulent réussir sa mise en œuvre.

L'un des principaux enjeux est la formation des employés. La résistance au changement est courante et il est important de fournir une formation adéquate pour que les utilisateurs puissent tirer pleinement parti des nouveaux systèmes.

L'intégration des systèmes constitue un autre défi majeur. Le logiciel de e-procurement doit être compatible avec les systèmes ERP existants pour garantir la fluidité des opérations.

Enfin, la gestion du changement est essentielle. L'implémentation d’une plateforme de e-procurement nécessite d’aligner les objectifs et les processus.

Quelles sont les fonctionnalités du e-procurement ?

Les plateformes d’e-procurement proposent différentes fonctionnalités qui peuvent être utiles à tous les étages de l’entreprise. Découvrons les principales.

L’e-procurement pour le sourcing fournisseurs

Les logiciels d’e-procurement permettent aux entreprises de rechercher, évaluer et sélectionner des fournisseurs potentiels.

Les acheteurs peuvent accéder à une base de données étendue de fournisseurs, comparer leurs offres et leurs performances et ainsi choisir ceux qui répondent le mieux à leurs besoins.

Un logiciel e-procurement pour les appels d’offres

L'approvisionnement électronique simplifie et automatise le processus des appels d'offres. Les entreprises peuvent lancer des appels d'offres en ligne, inviter plusieurs fournisseurs à soumettre leurs propositions et comparer ces offres de manière centralisée.

Cette fonctionnalité peut conduire à des conditions d'achat plus avantageuses et permet de s'assurer que les décisions d'achat sont basées sur des données comparables.

Sélectionner des produits ou des services avec l’e-procurement

Avec l'approvisionnement électronique, la sélection des produits ou des services devient plus efficace et plus précise. Les plateformes d'e-procurement offrent des catalogues en ligne dans lesquels il est possible de rechercher, comparer et sélectionner les articles dont on a besoin.

Les informations sur les produits sont mises à jour en temps réel, ce qui garantit que les acheteurs disposent toujours des données les plus récentes pour prendre leurs décisions.

L’e-procurement pour valider et gérer une commande

Les commandes peuvent être créées et validées en ligne. Résultat ? Une réduction des risques d'erreurs, une meilleure visibilité et une accélération des processus d'approvisionnement.

En ce qui concerne la sécurité, les systèmes d'e-procurement intègrent bien souvent des circuits de validation : les commandes doivent être approuvées avant d'être finalisées.

Synchroniser la facturation

L'e-procurement automatise le rapprochement des commandes, des livraisons et des factures. Le risque d’erreurs devient alors minime et les délais de traitement sont optimisés.

Les factures électroniques peuvent être intégrées directement dans les systèmes de comptabilité de l'entreprise pour une meilleure gestion des paiements.

Comment Agicap peut vous aider dans la fonction achat ?

Agicap est l’outil idéal pour optimiser vos procédures d’achat. Notre logiciel vous offre 100 % de visibilité sur vos dépenses fournisseurs, vous évitant ainsi de mauvaises surprises.

Automatisez vos paiements fournisseurs

Avec Agicap, vous pouvez automatiser les paiements fournisseurs en choisissant la méthode de paiement adaptée (protocole EBICS TS, fichier SEPA XML, compte de paiement Agicap).

La sécurité est renforcée grâce à des droits d’accès personnalisés et des systèmes de validation. Effectuez des paiements groupés facilement et programmez-les au moment opportun pour gagner du temps.

Stockez vos documents sur la même interface

Validez et stockez vos bons de commande et vos factures sur la plateforme d’Agicap. Gérez vos documents facilement avec des options de filtrage avancés et améliorez ainsi votre processus d’achat.

Centraliser vos bons de commande et vos factures

Agicap vous permet d’automatiser la collecte de vos factures via email, ordinateur ou scan mobile. Stockez toutes vos factures et bons de commande sur une interface unique grâce à notre système de reconnaissance de caractères OCR. Vous gagnez du temps grâce à une collecte bien structurée et travaillez avec des données fiables.

Testez Agicap gratuitement pour découvrir ses nombreuses fonctionnalités d’aide à l’automatisation de vos processus d’achat !