Wozu dient die Saldierung im Rechnungswesen?

Im Rechnungswesen fällt immer wieder der Begriff „Saldierung“. Doch was ist das überhaupt? Wann kommt eine Saldierung zur Anwendung? Und wann ist die strikt verboten? Für die Buchhaltung gelten dazu klare Regeln. Hier ein Überblick.

Saldierung: Definition

Im Zusammenhang mit der Buchführung kommt es immer wieder zu einer „Saldierung“. Eine Saldierung heißt, dass ein Saldo ermittelt wird. Mit Saldo wird in der Buchführung der Unterschiedsbetrag zwischen Soll- und Habensseite eines Kontos bezeichnet. Es werden also verschiedene Werte miteinander verrechnet.

Hinweis: Der Begriff „Saldierung“ kommt auch im Kaufmännischen vor, wenn es beispielsweise darum geht, eine Rechnung auszugleichen oder eine Schuld zu tilgen. In diesem Beitrag soll jedoch der Begriff aus Buchhaltungssicht betrachtet werden.

Saldierung: Bedeutung

Die Saldierung ist vor allem bei der Jahresabschlusserstellung von großer Bedeutung. In der doppelten Buchführung werden zahlreiche Konten geführt. Mit dem Ende des Geschäftsjahres werden diese Konten abgeschlossen. Der Kontenabschluss erfolgt dadurch, dass zu jedem Konto ein Saldo ermittelt wird. Die Kontensalden werden dann in der Schlussbilanz zusammengefasst. Der Saldo wird umgebucht.

Doch für die Saldierung gelten strenge Vorgaben. So gibt es beispielsweise auch ein Saldierungsverbot.

Saldierungsverbot beachten

Das Verbot ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB). Hier wird in § 246 ein Verrechnungsverbot geregelt. Demnach dürfen Posten der Aktivseite nicht mit Posten der Passivseite, Aufwendungen nicht mit Erträgen, Grundstücksrechte nicht mit Grundstückslasten verrechnet werden.

Um das besser zu verstehen, bietet sich ein Blick auf die Struktur von Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung an.

Ein Jahresabschluss besteht (mindestens) aus einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung:

• In der Bilanz werden Vermögen und Schulden aufgelistet. Das Vermögen findet sich dabei auf der Aktivseite, das Kapital (inkl. Schulden) auf der Passivseite.
• In der Gewinn- und Verlustrechnung werden Aufwendungen und Erträge aufgeführt. Die Erträge findet man auf der Sollseite, die Aufwendungen auf der Habenseite.

Mit dem Saldierungsverbot wird vom Gesetzgeber klar geregelt, dass ein Unternehmen nicht einfach zum Beispiel sein Bankguthaben mit Fremdkapital saldieren kann. Das Unternehmen kann auch nicht beispielsweise die Umsatzerlöse mit den Materialkosten verrechnen. Hier muss klar getrennt werden. Doch warum ist das überhaupt so?

Im Handelsgesetzbuch ist in § 242 Absatz 1 Folgendes geregelt: "Der Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs einen das Verhältnis seines Vermögens und seiner Schulden darstellenden Abschluss (Eröffnungsbilanz, Bilanz) aufzustellen."

Doch das Verhältnis von Vermögen und Schulden wäre nicht mehr erkennbar, wenn Unternehmen hier Saldierungen vornehmen würden. Das würde gegen grundlegende Bilanzierungsgebote verstoßen.

Sinn und Zweck eines Jahresabschlusses ist jedoch, über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage eines Unternehmens zu informieren. Das ist beispielsweise für Aktionäre, Banken oder auch das Finanzamt von großem Interesse. Doch wenn hier keine klaren Regeln eingehalten werden, sind die Informationen alles andere als transparent. Der Leser erhält dann möglicherweise ein falsches Bild von dem Unternehmen.

Beispiel: Saldierung von Forderungen und Verbindlichkeiten

Forderungen und Verbindlichkeiten dürfen generell nicht miteinander verrechnet bzw. saldiert werden. Hier gilt ein Saldierungsverbot! Der Grund ist recht simpel: Wenn ein Unternehmen beispielsweise 80.000 Euro offene Forderungen und 100.000 Euro Verbindlichkeiten hat, würde bei einer Saldierung nur 20.000 Euro Verbindlichkeiten ausgewiesen werden.

Doch das Unternehmen hat real mehr Schulden – und keine Garantie, dass alle offenen Forderungen auch tatsächlich beglichen werden. Durch eine Saldierung würde also ein völlig falsches Bild gezeichnet werden. Deshalb dürfen Forderungen und Verbindlichkeiten generell nicht miteinander saldiert werden.

Achtung: Ausnahmen und Besonderheiten

Beim Saldierungsverbot gelten jedoch einige Besonderheiten und Ausnahmen. So kann es beispielsweise zulässig sein, die gleichartigen Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber demselben Geschäftspartner aufzurechnen.

Schwieriger ist der Fall bei Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern: Hier gilt zwar auch grundsätzlich das Saldierungsverbot, doch im Falle einer Aufrechnung kann der Fall anders zu beurteilen sein. Weitere Besonderheiten können bei erhaltenen Anzahlungen im Zusammenhang mit Vorräten gelten. Generell ist die Aufstellung von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung so wichtig für ein Unternehmen, dass es empfehlenswert ist, eine Steuerberatung in Anspruch zu nehmen.

Saldierung ist wichtig für die Bilanz

Die Saldierung ist eine wichtige Maßnahme, damit überhaupt eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung aufgestellt werden können. Nur so kann am Ende ein Jahresabschluss erstellt werden. Für die Buchhaltung ist es also unverzichtbar, Salden zu bilden. Aber nur in dem Rahmen, in dem es erlaubt ist. Das Saldierungsverbot muss zwingend beachtet werden. Wichtig: Grobe Mängel in einer Bilanz bzw. GuV können dazu führen, dass der komplette Jahresabschluss für nichtig erklärt wird.

Doch wie kann man sich die Saldierung nun vorstellen? Am Ende des Geschäftsjahres werden die Konten abgeschlossen. Das gilt sowohl für die sog. Bestandskonten als auch die Erfolgskonten. Jedes einzelne Konto ist also betroffen.

Saldierung von Bestandskonten

Bestandskonten sind die Konten, die zur Buchung von Vermögensgegenständen oder Vermögen bzw. Kapital angesprochen werden.

Bei den aktiven Bestandskonten handelt es sich beispielsweise um Anlage- und Umlaufvermögen. Sie werden also auf der Aktivseite der Bilanz abgebildet. Zugänge werden auf der Sollseite gebucht, Abgänge auf der Habenseite.

Bei den passiven Bestandskonten handelt es sich um das Kapital. Dazu gehört beispielsweise das Eigenkapital, Fremdkapital oder auch Verbindlichkeiten. Die passiven Bestandskonten finden sich auf der Passivseite der Bilanz. Die Zugänge werden hier auf der Habenseite, Abgänge auf der Sollseite gebucht. Diese Grundprinzipien sind elementar, damit auch die Saldierung korrekt vorgenommen werden kann.

In der Regel ergibt sich beim aktiven Bestandskonto ein höherer Wert auf der Sollseite. Bei der Saldierung wird daher der Saldo (also der Unterschiedsbetrag zwischen Soll und Haben) auf der Habenseite gebucht. Der Buchungssatz lautet dann vereinfacht immer:

Schlussbilanzkonto an Aktives Bestandskonto

So kann der Übertrag auf die Bilanz vorgenommen werden. Das Verfahren ist bei passiven Bestandskonten spiegelbildlich: Der höhere Wert ist hier auf der Habenseite. Bei der Saldierung wird daher der Saldo (also der Unterschiedsbetrag zwischen Soll und Haben) auf der Sollseite gebucht. Der Buchungssatz lautet dann vereinfacht immer:

Passives Bestandskonto and Schlussbilanzkonto

Saldierung von Erfolgskonten

Bei den Erfolgskonten handelt es sich um Konten, die die Aufwendungen und Erträge eines Unternehmens abbilden. Zugänge bei den Aufwendungen werden auf der Habenseite gebucht, Zugänge bei den Erträgen auf der Sollseite. Die Saldierung erfolgt dann nach dem gleichen Prinzip wie bei den Bestandskonten. Allerdings wird hier nicht das Schlussbilanzkonto für die Abschlussbuchung genutzt. Die Buchung erfolgt auf die Gewinn- und Verlustrechnung.

Wichtig: Die Saldierung ist Grundvoraussetzung, damit die Abschlussbuchungen zur Erstellung der Schlussbilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung vorgenommen werden können.

Saldierung: Beispiel Abschlussbuchung

Für die Aufstellung der Schlussbilanz soll das Konto „Betriebs- und Geschäftsausstattung“ abgeschlossen werden. Es handelt sich hierbei um ein aktives Bestandskonto. Das Unternehmen hat bereits einen Anfangsbestand, hat jedoch im laufenden Geschäftsjahr einige Gegenstände neu erworben und einige älteren Güter verkauft. Außerdem wurden die Abschreibungen auf der Habenseite gebucht. Soll- und Habenseite sehen wie folgt aus:

Sollseite: Anfangsbestand 65.000 Euro Zugänge 25.000 Euro = 90.000 Euro

Habenseite: Abgänge (inkl. Abschreibungen) 22.000 Euro

Hier zeigt sich also, dass die Sollseite wertmäßig höher ist als die Habenseite. Das Ergebnis der Saldierung muss daher auf der Habenseite ausgewiesen werden. Die Saldierung ergibt: 90.000 Euro – 22.000 Euro = 68.000 Euro

Auf der Habenseite werden also 68.000 Euro als Saldo gebucht. Dieser sog. Endbestand des Kontos wird in die Bilanz übertragen. Dazu wird das sog. Schlussbilanzkonto (auch mit SBK abgekürzt) angesprochen. Die Buchung lautet dann: Schlussbilanzkonto 68.000 Euro an Betriebs- und Geschäftsausstattung 68.000 Euro

Die Saldierung von Erfolgskonten erfolgt nach dem gleichen Prinzip. Allerdings wird hier nicht die Schlussbilanz, sondern die Gewinn- und Verlustrechnung gegengebucht. Bei der Gewinn- und Verlustrechnung ergibt sich noch eine Besonderheit: Die Aufwendungen und Erträge werden einander gegenübergestellt. Der Gewinn (oder ggf. Verlust) wird dann am Ende noch in die Bilanz übertragen.