Rechnung und Gutschrift sind wichtige Dokumente, die die Bezahlung von Lieferungen und Leistungen regeln. Wir wollen Ihnen in diesem Artikel zeigen, wann man welches Dokument verwendet, und wo Verwechslungsgefahr besteht.
Wann Rechnung & Gutschrift verwenden?
Zunächst müssen wir klären, was eine Rechnung, Gutschrift und eine Stornorechnung sind, damit die Begrifflichkeiten in den folgenden Abschnitten nicht miteinander verwechselt werden.
Rechnung
Eine Rechnung ist ein Dokument, das für eine Lieferung oder Leistung eine Bezahlung fordert. Eingehende Rechnungen werden in der Buchhaltung auch „Verbindlichkeiten“ genannt; ausgehende Rechnungen bezeichnet man als „Forderung“.
Gutschrift
Eine Gutschrift ist – salopp gesagt – das Gegenteil einer Rechnung. Hier stellt sozusagen der Leistungsempfänger eine Rechnung an den Leistungserbringer. Der Erbringer erstellt eine Gutschrift, die dem Empfänger eine Bezahlung zusichert. Genau wie bei einer Rechnung muss auch eine Gutschrift über formale Pflichtangaben verfügen, damit sie vom Finanzamt anerkennt wird.
Stornorechnung
Häufig wird eine Stornorechnung mit einer Gutschrift gleichgesetzt, was jedoch nicht stimmt. Eine Stornorechnung ist eine Rechnungskorrektur. Sie wird erstellt, wenn man eine fehlerhafte Rechnung erstellt und schon versendet hat, z.B. wenn der Betrag darauf nicht richtig ist. Die Stornorechnung erhält dann eine neue Rechnungsnummer und wird auch wie eine neue Rechnung im Buchungssystem behandelt.
Gutschrift statt Rechnung – Ist das möglich?
Da sowohl eine Gutschrift als auch eine Rechnung steuerrechtlich anerkannte Dokumente sind, kann man anstatt einer Rechnung auch eine Gutschrift verwenden. Möchte ein Unternehmen zum Beispiel keine Rechnungen von seinem Lieferanten erhalten, kann es mit ihm vereinbaren, ihm eine Gutschrift für seine Leistungen auszustellen.
Das Gutschriftverfahren kommt vor allem im Subunternehmer-Bereich zum Einsatz, z.B. in der Logistikbranche. Unternehmen vermeiden damit das Überprüfen von zahlreichen Rechnungen und gehen sicher, dass auch nur die Leistungen abgerechnet werden, die mit den Lieferanten vereinbart wurden.
Falsche Rechnung – auch Gutschrift möglich?
Hat man eine fehlerhafte Rechnung ausgestellt, ist das Erstellen einer Stornorechnung erforderlich. Eine Gutschrift ist in diesem Fall nicht die richtige Wahl. Bei einer Stornorechnung wird eine neue Rechnung erstellt, die eine neue Rechnungsnummer bekommt. Die ursprüngliche Rechnung wird damit ungültig und kann vom Empfänger ignoriert werden.
Früher wurden Stornorechnungen auch als Gutschrift bezeichnet. Die beiden Begriffe dürfen jetzt jedoch nicht mehr synonym verwendet werden, da sie unterschiedliche Sachverhalte repräsentieren.
Gutschrift & Rechnung: Muster folgen demselben Prinzip
Eine Gutschrift erstellt man nach demselben Prinzip wie eine Rechnung. Anstatt „Rechnung“ verwendet man das Wort „Gutschrift“. Ansonsten muss sie genau dieselben Pflichtangaben enthalten wie eine Rechnung:
• Name und Anschrift des Ausstellers und des Gutschriftempfängers • Steuernummer des Ausstellers • Ausstellungsdatum • Fortlaufende Gutschriftnummer • Datum der Lieferung oder Leistung • Bezeichnung der Lieferung oder Leistung • Beträge für die Lieferung oder Leistung • Steuersatz und Steuerbetrag • Bruttogesamtbetrag der Gutschrift
Gutschrift & Rechnung: Umsatzsteuer muss immer angegeben werden
Genau wie auf einer Rechnung ist auch auf einer Gutschrift immer die Umsatzsteuer anzugeben. Je nachdem, worum es sich bei der Lieferung oder Leistung handelt, ist der richtige Steuersatz von 7% oder 19% zu wählen.
Gutschrift: Vorlage formulieren
Neben den Pflichtangaben kann die Gutschrift auch noch eine Nachricht an den Empfänger enthalten. Das kann z.B. so aussehen:
Sehr geehrter Herr XY, wir schreiben Ihnen gemäß unseren Vereinbarungen folgende Leistungen gut:
Danach folgt die Auflistung der Leistungen, Steuerbeträge und der Gesamtbetrag der Gutschrift – analog einer Rechnung.
Zum Schluss kann man Folgendes schreiben:
Wir überweisen Ihnen bis zum xx.yy.zzzz den Gutschriftsbetrag.
Rechnungskorrektur: Muster
Der Vollständigkeit halber wollen wir hier auch noch auf die Rechnungskorrektur eingehen. Dabei handelt es sich um eine Stornorechnung, die eine fehlerhafte Rechnung ersetzt.
Man erstellt dazu eine neue Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer. Anstatt „Rechnung“ verwendet man im Titel „Stornorechnung“, damit der Empfänger gleich weiß, dass es sich dabei um eine Korrektur handelt.
Muss Geld an den Empfänger zurückerstattet werden, weil beispielsweise die Liefermenge geringer war als die abgerechnete Menge, listet man die Lieferungen auf, die erstattet werden sollen. Hier geht man genau wie bei einer Rechnung vor: Man listet die Nettobeträge auf und zum Schluss den Steuersatz sowie Steuerbetrag. Die Endsumme wird als „Storno-Rechnungsbetrag“ bezeichnet und ist der Betrag, der dem Empfänger wieder gutgeschrieben wird.
Saldierungsverbot: Rechnung & Gutschrift davon betroffen?
In der Bilanz gilt, dass Forderungen und Verbindlichkeiten nicht gegeneinander aufgerechnet werden dürfen (Saldierung), da ansonsten möglicherweise ein falsches Bild über die finanzielle Situation des Unternehmens entstünde.
Im Gegensatz dazu ist es jedoch erlaubt, eine Rechnung und eine Gutschrift miteinander zu verrechnen, wenn z.B. für einen Kunden sowohl eine offene Rechnung als auch eine Gutschrift vorliegen. Je nachdem, ob der Rechnungsbetrag höher oder niedriger ist als der Gutschriftsbetrag, wird nach der Verrechnung eine neue Rechnung oder eine neue Gutschrift ausgestellt.
