Im Zusammenhang mit der Finanzbuchhaltung trifft man häufig auf den Begriff neutrale Aufwendungen. In der Kostenrechnung tauchen diese jedoch gar nicht auf. Was hat es mit den neutralen Aufwendungen auf sich? Und warum ist es so wichtig, diese bei der Kostenrechnung abzugrenzen? Hier ein kleiner Überblick.
Neutrale Aufwendungen: Definition
In der Finanzbuchhaltung gibt es u.a. neutrale Aufwendungen. Dabei handelt es sich um Aufwendungen, die in der Buchhaltung erfasst werden müssen, in der Kostenrechnung jedoch keine Berücksichtigung finden. Mit der Abgrenzungsrechnung bleiben die neutralen Aufwendungen bei der Kostenrechnung außen vor.
Neutrale Aufwendungen einfach erklärt
Die Finanzbuchhaltung und die Kostenrechnung sind wichtige Gebiete des betrieblichen Rechnungswesens. Die Buchhaltung ist gesetzlich vorgeschrieben. Sie erfasst u.a. die Erträge und Aufwendungen eines Unternehmens.
Die Kostenrechnung hingegen ist nicht zwingend gesetzlich vorgeschrieben. Mit ihr werden die Erlöse und Kosten eines Unternehmens erfasst. Die unterschiedlichen Begrifflichkeiten weisen bereits darauf hin: Erträge und Erlöse bzw. Aufwendungen und Kosten klingen ähnlich – sind jedoch nicht identisch!
Es gibt zwar auch Kosten, die in der gleichen Höhe Aufwendungen in der Buchhaltung darstellen – die sog. Grundkosten (bzw. der sog. Zweckaufwand). Doch nicht immer ist das der Fall. Häufig findet eine Abgrenzung statt!
Bei neutralen Aufwendungen wurden Transaktionen in der Buchhaltung verarbeitet, die in der Kostenrechnung jedoch nicht berücksichtigt werden. Hier liegt also ein großer Unterschied zwischen Buchhaltung und Kostenrechnung vor.
Warum neutrale Aufwendungen abgegrenzt werden
Doch warum werden die neutralen Aufwendungen in der Kostenrechnung nicht erfasst? Es handelt sich hier um Aufwendungen, die nicht direkt mit dem betrieblichen Leistungsprozess in Verbindung stehen. Würde man nun diese Aufwendungen als Kosten in der Kostenrechnung erfassen, dann würde das zu irreführenden Resultaten führen. Eine Preiskalkulation wäre dann ggf. vollkommen verfälscht. Im schlimmsten Fall würde es zu strategisch schlechten Entscheidungen führen, die sich dauerhaft negativ auswirken würden.
Nimmt man beispielsweise einen Schaden, der durch einen Wasserrohrbruch im Büroraum entstanden ist: Die Aufwendungen müssten in der Buchhaltung entsprechend verbucht werden. Doch in der Kostenrechnung wird das nicht erfasst.
Mit der sog. Abgrenzungsrechnung wird sichergestellt, dass neutrale Aufwendungen und Erträge in der Kostenrechnung nicht auftauchen. Hierzu werden zunächst die Daten aus der Finanzbuchhaltung aufgeführt. Die neutralen Aufwendungen und Erträge werden abgegrenzt und kostenrechnerische Korrekturen durchgeführt. Für die Kostenrechnung werden außerdem die Zusatzkosten erfasst. Schließlich wird das Ergebnis ermittelt, damit der betriebliche Leistungsprozess beurteilt werden kann.
Neutrale Aufwendungen und Erträge
Das passende Pendant gibt es zu Erträgen und Erlösen: Es gibt neutrale Erträge, die zwar in der Buchhaltung, jedoch nicht in der Kostenrechnung, erfasst werden. Auch hier stellt die Abgrenzungsrechnung sicher, dass die neutralen Erträge bei der Kostenrechnung nicht miteinbezogen werden.
Neutrale Aufwendungen sind keine Kosten
Neutrale Aufwendungen werden also nicht als Kosten in der Kostenrechnung erfasst. Sie finden ausschließlich in der Finanzbuchhaltung statt. Übrigens: Es gibt auch den umgekehrten Fall: Kosten, die nur in der Kostenrechnung zu erfassen sind – in der Finanzbuchhaltung jedoch außen vorbleiben. In der Kostenrechnung spricht man hier von den sog. Zusatzkosten. Bei ihnen handelt es sich um kalkulatorische Kosten, wie beispielsweise kalkulatorische Zinsen.
Neutrale Aufwendungen: Arten
Bei den neutralen Aufwendungen wird zwischen verschiedenen Arten unterschieden. Besonders gängig sind:
- Periodenfremde Aufwendungen
- Betriebsfremde Aufwendungen
- Außerordentliche Aufwendungen
Periodenfremde Aufwendungen
Bei den periodenfremden Aufwendungen handelt es sich - einfach gesagt - um Aufwendungen, die nicht in Verbindung mit dem aktuellen betrieblichen Leistungsprozess stehen. Deshalb müssen sie von diesem abgegrenzt werden. Typische Beispiele sind hier Vorauszahlungen (z.B. Miete) oder auch Steuernachzahlungen.
Beispiel: Nach einer Betriebsprüfung erhält ein Unternehmen in 2023 einen Steuerbescheid mit einer Steuernachzahlung für das Jahr 2018. Die Steuernachzahlung muss in der Finanzbuchhaltung entsprechend verbucht werden. Doch bei der Kostenrechnung bleibt die Nachzahlung unberücksichtigt. Sie hat nichts mit dem aktuellen Leistungsprozess 2023 zu tun. Es handelt sich um eine periodenfremde Aufwendung, die entsprechend abgegrenzt werden muss.
Betriebsfremde Aufwendungen
Als betriebsfremde Aufwendungen werden solche bezeichnet, die nicht zur Erfüllung des Betriebszwecks aufgewendet wurden. Das können beispielsweise Spenden sein.
Achtung: Spenden sind betriebsfremde Aufwendungen. Davon abzugrenzen ist jedoch Sponsoring! Sponsoring wird mit dem Zweck einer Werbewirkung erbracht. Deshalb muss die Buchhaltung hier differenzieren. Für Spenden gelten übrigens bei der steuerlichen Berücksichtigung strenge Vorgaben. Doch an dieser Stelle soll auf die Besonderheiten nicht weiter eingegangen werden.
Außerordentliche Aufwendungen
In einem Betrieb können auch außerordentliche Aufwendungen entstehen. Dabei handelt es sich um Aufwendungen, die nicht alltäglich anfallen. Typische Beispiele sind Aufwendungen für die Beseitigung von Unwetter- Wasser, oder Feuerschäden, Diebstähle, Verluste bei Wertpapierverkäufen. Beispiel: Durch eine Flutkatastrophe entstanden in eine Lagerhalle ein Schaden in Höhe von 25.000 Euro. Der Schaden wurde von der Versicherung nicht übernommen. Das Unternehmen muss die Aufwendungen in der Finanzbuchhaltung erfassen. In der Kostenrechnung tauchen die Aufwendungen jedoch nicht auf.
Hinweis: Außergewöhnliche Aufwendungen wurden früher in der Finanzbuchhaltung separat erfasst. Sie wurden in der Gewinn- und Verlustrechnung entsprechend ausgewiesen. Doch mit dem sog. Bilanzrichtlinie-Umsetzungsgesetz (kurz: BilRUG) entfiel dies. Die Aufwendungen werden nun als sonstige betriebliche Aufwendungen erfasst. Ausführliche Informationen müssen Unternehmen, die hierzu verpflichtet sind, im Anhang machen.
Neutrale Aufwendungen: Beispiel
Ein Unternehmen leistet eine Spende an einen lokalen karitativen Verein in Höhe von 2.000 Euro. In der Buchhaltung wird die Überweisung des Betrags entsprechend verarbeitet. Der Bankbestand verringert sich um 2.000 Euro.
Das Unternehmen erfasst die Spendenzahlung als Aufwand. Die Spende steht jedoch nicht im Zusammenhang mit dem eigentlichen Betriebszweck. Es handelt sich also um einen neutralen Aufwand.
Für die Kostenrechnung werden die neutralen Aufwendungen aus den Finanzbuchhaltungsdaten abgegrenzt. Die 2.000 Euro werden also nicht als Kosten erfasst.
Neutrale Aufwendungen sind kein Zweckaufwand
Neutrale Aufwendungen sind kein Zweckaufwand. Der Zweckaufwand ist gegeben, wenn Aufwendungen im Zusammenhang mit dem Betriebszweck stehen.
Das ist beispielsweise der Fall bei
- Lohn- und Gehaltszahlungen
- Sozialen Abgaben
- Materialaufwendungen
Fazit: Neutrale Aufwendungen müssen identifiziert werden
Die unterschiedlichen Begrifflichkeiten der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung können zugegebenermaßen verwirrend sein. Dennoch ist es wichtig, sich mit den Feinheiten zu befassen. Aufwendungen sind nicht gleich Kosten, Erträge sind nicht gleich Erlöse. Wer diese Unterschiede nicht kennt, riskiert es, Daten fehlzuinterpretieren.
Werden die Daten der Buchhaltung beispielsweise nicht korrekt abgegrenzt, dann können daraus schwerwiegende Fehler folgen. Die Differenzierung ist für die Liquidität eines Unternehmens deshalb von großer Bedeutung. Wenn ein Unternehmen beispielsweise sich sozial engagiert und einen großen Betrag gespendet hat, dann hat es sein Vermögen verringert. Die Finanzbuchhaltung hat dies dann entsprechend dokumentiert. Doch in der Kostenrechnung darf dies nicht erfasst werden. Sonst können daraus beispielsweise fehlerhafte Preiskalkulationen erfolgen. Das Betriebsergebnis der Kostenrechnung und das Ergebnis des Jahresüberschusses können sich deshalb unterscheiden.
Auch für externe Beobachter kann es von großem Interesse sein, diese Zahlen genauer zu betrachten. So kann es zum Beispiel aus steuerlichen Gründen durchaus attraktiv sein, wenn neutrale Aufwendungen vorliegen.
Sie mindern den Gewinn und damit auch die Steuerlast. Der Blick auf den Jahresüberschuss allein zeigt deshalb noch nicht gleich, wie rentabel das laufende Geschäft des Unternehmens ist. Gerade in diesen Fällen kann eine Bilanzanalyse weitaus genauere Erkenntnisse liefern. Auch Anhangsangaben können interessante Hintergrundinformationen liefern, welche außerordentlichen Aufwendungen ein Unternehmen im betreffenden Jahr hatten.
