Wie bucht man periodenfremde Aufwendungen richtig?

Die periodenfremden Aufwendungen und Erträge spielen in der Kostenrechnung eines Unternehmens eine wichtige Rolle. Damit Aufwendungen und Erträge, die während der vorangegangenen Abrechnungsperiode entstanden sind, jedoch erst in der aktuellen gebucht werden können, nicht den Gewinn des Unternehmens verfälschen, müssen sie korrekt gebucht werden. Wir zeigen Ihnen, wie das geht und worauf es dabei ankommt.

Periodenfremde Aufwendungen: Definition

Periodenfremde Aufwendungen sind Aufwendungen, die durch betriebliche Vorgänge zu einem verschobenen Zeitpunkt entstehen und deshalb nicht der aktuellen Abrechnungsperiode zugeordnet werden können. Sie dürfen deshalb auch nicht in der aktuellen Buchungsperiode gebucht werden. Das ist wichtig, damit der Gewinn eines Unternehmens durch diese Aufwendungen nicht verfälscht wird.

Sie zählen zu den neutralen Aufwendungen eines Unternehmens, die sich in folgende Kategorien unterteilen lassen:

• Periodenfremde Aufwendungen
• Betriebsfremde Aufwendungen
• Außerordentliche Aufwendungen

Periodenfremde Erträge

Die periodenfremden Erträge sind das Gegenstück zu den periodenfremden Aufwendungen. Sie entstehen ebenfalls zu einem verschobenen Zeitpunkt und dürfen nicht in der aktuellen Buchungsperiode abgerechnet werden, damit das Unternehmensergebnis nicht verfälscht wird.

Genau wie bei den Aufwendungen gibt es auch hier neutrale Erträge:

• Periodenfremde Erträge
• Betriebsfremde Erträge
• Außerordentliche Erträge

Periodenfremde Aufwendungen: Beispiele

Folgende Punkte können als periodenfremde Aufwendungen vorkommen:

• Steuernachzahlungen, die während einer Abrechnungsperiode entstehen, jedoch erst in der nächsten gebucht werden können
• Vorauszahlung von Mieten, wenn eine Rate in der aktuellen Buchungsperiode entsteht, jedoch erst in der nächsten abgerechnet wird

Praxisbeispiel

Ein Unternehmen hat zum 1.1.2022 eine neue Lagerhalle gemietet. Die monatliche Miete beträgt 2.000€ und die erste Monatsrate wurde schon im Dezember 2021 im Voraus bezahlt. Die 2.000€ müssen nun als periodenfremder Aufwand gebucht werden, damit die Kosten für das Jahr 2021 nicht zu hoch, und die für 2022 nicht zu niedrig angesetzt werden.

Dasselbe Unternehmen erhält im April 2022 noch einen Bescheid vom Finanzamt, in dem es aufgefordert wird, eine Steuernachzahlung in Höhe von 10.000€ zu leisten. Die Überweisung erfolgt noch im selben Monat. Da für das Jahr 2021 die Aufwendungen nicht mehr angepasst werden können, die Steuernachzahlung sich jedoch auf 2021 bezieht, muss die Nachzahlung ebenfalls als periodenfremde Aufwendung gebucht werden und wird zur Ermittlung des Betriebsergebnisses für das Jahr 2021 nicht berücksichtigt.

Periodenfremde Erträge: Beispiele

Analog zu den periodenfremden Aufwendungen lassen sich auch Beispiele für die periodenfremden Erträge finden:

• Einnahmen aus Mieten, die in der vergangenen Periode anfielen, jedoch erst in der aktuellen gebucht werden
• Steuererstattungen, die während der aktuellen Buchungsperiode entstehen, jedoch erst in der nächsten gebucht werden
• Auflösung von Rückstellungen, die während früherer Abrechnungsperioden gebildet wurden

Periodenfremde Aufwendungen buchen

Der Vorgang zum Buchen von periodenfremden Aufwendungen und Erträgen ist hier in mehreren Schritten beschrieben.

1. Abschluss über „Neutrales Ergebnis“

Das Buchen von periodenfremden Aufwendungen und Erträgen erfolgt über das Konto „Neutrales Ergebnis“. Der Saldo des Kontos „Periodenfremde Aufwendungen“ erscheint im Soll; der der „Periodenfremden Erträge“ im Haben. Die Buchungssätze dazu lauten:

• Neutrales Ergebnis an Periodenfremde Aufwendungen
• Periodenfremde Erträge an Neutrales Ergebnis

2. Abschluss über Gewinn- und Verlustkonto

Über das Gewinn- und Verlustkonto schließt man das Konto „Neutrales Ergebnis“ ab. Wenn die Aufwendungen höher als die Erträge sind, spricht man von einem neutralen Verlust. Der Buchungssatz hierzu lautet:

• Gewinn und Verlust an Neutrales Ergebnis

Im anderen Fall (Erträge höher als Aufwendungen) liegt ein neutraler Gewinn vor. Der Buchungssatz lautet:

• Neutrales Ergebnis an Gewinn und Verlust

Periodenfremde Aufwendungen: SKR03 & SKR04

Im SKR03-Verfahren werden periodenfremde Aufwendungen über das Konto 2020 und die periodenfremden Erträge über das Konto 2520 gebucht. Im SKR04-Verfahren sind die periodenfremden Aufwendungen über das Konto 6960 zu buchen; die periodenfremden Erträge über 4960.