So berechnet man den Zweckaufwand im Unternehmen

Der Zweckaufwand stellt die betriebsbezogenen Kosten dar. Wie man ihn berechnet und wie er sich von anderen Aufwendungsarten unterscheidet, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.

Zweckaufwand: Definition

Mit dem Zweckaufwand meint man im Rechnungswesen sämtliche Aufwendungen, die in Verbindung mit dem Betriebszweck stehen. Die Aufwendungen wiederum sind die Kosten und Ausgaben, die einem Unternehmen entstehen, während es seiner Geschäftstätigkeit nachgeht.

Unterschied: Aufwand & Kosten

Zunächst wollen wir noch den Unterschied klarmachen zwischen Aufwand und Kosten. Häufig werden diese nämlich synonym verwendet. Im Rechnungswesen ist die Unterscheidung jedoch wichtig.

Unter Aufwand versteht man den Wert von Gütern und Dienstleistungen, die im Unternehmen verbraucht bzw. erbracht werden. Aufwendungen stellen Kosten dar, müssen jedoch nicht immer dem Betriebszweck dienen, deswegen sind auch nicht alle Aufwendungen Kosten. Die Unterscheidung erfolgt je nachdem, ob die Betrachtung im internen oder im externen Rechnungswesen erfolgt.

Im externen Rechnungswesen spricht man von Aufwendungen. Es ist die Grundlage für die Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und der transparenten Darstellung der finanziellen Unternehmenssituation nach außen (z.B. an das Finanzamt). Dort werden auch Aufwendungen aufgeführt, die nicht dem Betriebszweck dienen.

Im internen Rechnungswesen spricht man dagegen von Kosten. Dort wird auch eine Kosten- und Leistungsrechnung erstellt. Die Kosten sind immer betriebszweckbezogen. Sämtliche Kosten sind zugleich auch Aufwendungen. Ob ein Aufwand auch als Kosten klassifiziert werden kann, lässt sich über folgende Merkmale einordnen:

• Aufwand muss betriebsbezogen sein
• Aufwand muss in derselben Rechnungsperiode stattgefunden haben
• Aufwand darf nicht aufgrund von außerordentlichen Ereignissen erfolgt sein

Zweckaufwand, Grundkosten, Anderskosten & Zusatzkosten

Der Zweckaufwand lässt sich unterteilen in Grundkosten und in Anderskosten. Die Grundkosten wirken sich direkt auf die Posten in der GuV aus. Sie sind betriebsbedingt, geplant und treten regelmäßig auf. Zu ihnen gehören zum Beispiel die Personalkosten, Löhne und Gehälter. Den Grundkosten steht immer ein Aufwand in der gleichen Höhe gegenüber.

Die Anderskosten grenzen sich von den Grundkosten dahingehend ab, dass sie nicht direkt in der GuV auftreten. Zu ihnen gehören beispielsweise kalkulatorische Zinsen oder Abschreibungen. Den Anderskosten steht zwar ein Aufwand gegenüber, jedoch in einer anderen Höhe.

Fügt man den Grund- und Anderskosten dann noch die Zusatzkosten hinzu, stellt der Zweckaufwand gemeinsam mit diesen die Gesamtkosten des Unternehmens dar. Die Zusatzkosten charakterisieren sich dadurch, dass ihnen kein realer Aufwand gegenübersteht und sind damit Teil der kalkulatorischen Kosten.

Zweckaufwand & neutraler Aufwand

Während der Zweckaufwand immer mit dem Betriebszweck in Verbindung steht, handelt es sich beim neutralen Aufwand um betriebsfremde, außerordentliche oder periodenfremde Aufwendungen:

• Ein betriebsfremder Aufwand kann zum Beispiel die Miete für ein Gebäude sein, das nicht dem Betriebszweck dient.
• Ein periodenfremder Aufwand kann einen Betriebszweck haben, fällt jedoch in eine andere Rechnungsperiode. Ein Beispiel dafür sind Steuernachzahlungen, die im Folgejahr fällig werden.
• Ein außerordentlicher Aufwand zeichnet sich durch seine Außergewöhnlichkeit aus und kann meistens nicht als Kosten verbucht werden. Ein Beispiel dafür sind Kursverluste der Unternehmensaktie oder Schäden jedweder Art am Unternehmensinventar, die nicht versichert sind (z.B. in Katastrophenfällen).

Beispiele für Zweckaufwand

Beispiel 1

Ein Imbissbesitzer verkauft Currywürste. Die Kosten für die Würste, Ketchup und Currymischung, die er einkauft, sind betriebszweckbezogene Aufwendungen. Sie sind auch periodenbezogen, da sie in derselben Rechnungsperiode verbraucht werden, in der sie angeschafft werden. Außerdem ist der Aufwand nicht außerordentlich.

Es handelt sich beim Wareneinkauf also zum einen um Kosten und zum anderen um einen Zweckaufwand, da die Waren notwendig sind, um das Geschäftsmodell umzusetzen.

Beispiel 2

Der Kiosk des Imbissbesitzers steht nach einem schlimmen Unwetter unter Wasser, das sowohl die Gebäudekonstruktion, als auch die Inneneinrichtung beschädigt hat. Der Gesamtschaden beläuft sich auf 50.000€. Die Versicherung des Imbissbesitzers bezahlt jedoch lediglich eine Schadenssumme von 40.000€.Die restlichen 10.000€ müssen vom Imbissbesitzer selbst aufgebracht werden, um die Schäden zu beheben.

Die 10.000€ dienen nicht dem Betriebszweck, weswegen es sich dabei um außerordentliche und nicht periodenbezogene Aufwendungen handelt. Zudem handelt es sich dabei auch um keinen Zweckaufwand, da die Aufwendungen nicht dem Verkauf von Currywürsten dienen (auch, wenn der Imbissbesitzer erst nach der Reparatur seine Tätigkeit wieder aufnehmen kann). Man spricht bei diesen Aufwendungen also auch nicht von Kosten.

Zweckaufwand berechnen

Wie in der Definition bereits erklärt, setzt sich der Zweckaufwand aus den Grundkosten und den Anderskosten eines Unternehmens zusammen. Um den Zweckaufwand zu berechnen, ist es demnach nötig, die Grund- und die Anderskosten des Unternehmens zu ermitteln – also sämtliche betriebsbezogenen Kosten. Dies erfolgt in der betriebsinternen Kosten- und Leistungsrechnung.

Welche Kosten betriebsbezogen sind, hängt davon ab, was das Unternehmen herstellt. Sämtliche Kosten für Rohstoffe, Materialien und Waren, die der Herstellung bzw. dem Vertrieb eines Produkts dienen, sind die Grundkosten. Die Personalkosten, Kosten für Marketing und Vertrieb gehören ebenfalls dazu.

Beispiel für die Berechnung des Zweckaufwands

Greifen wir noch einmal das Beispiel des oben genannten Imbissbesitzers auf: Er kauft pro Monat 200 Würste und 200 Brötchen, sowie Ketchup und Gewürze in ausreichender Menge. Die durchschnittlichen Kosten für diese Waren betragen 300€. Zusätzlich bezahlt er für seinen Kiosk auch noch Miete in Höhe von 300€ pro Monat und hat eine Stromrechnung von 100€ pro Monat. Seine durchschnittlichen monatlichen Grundkosten betragen demnach 700€.

Darüber hinaus hat er kürzlich einen neuen Grill für seinen Imbiss gekauft im Wert von 10.000€. Diesen schreibt er über 5 Jahre hinweg linear ab. Das heißt mit 2.000€ pro Jahr. Der Imbissbesitzer geht jedoch davon aus, dass er den Grill mindestens 8 Jahre lang betreiben wird. In acht Jahren wird auch der Wiederbeschaffungswert für einen neuen Grill höher sein, möglicherweise 20.000€. Intern rechnet er also mit einem anderen Abschreibungssatz als gegenüber dem Finanzamt.

Während er mit 2.000€ pro Jahr gemäß geltendem Steuerrecht abschreibt, rechnet er intern mit folgendem kalkulatorischen Abschreibungsbetrag:

Kalkulatorischer Abschreibungsbetrag = Kosten für Wiederbeschaffung / tatsächliche Nutzungsdauer = 20.000€ / 8 = 2.500€

Er schreibt intern also mit 500€ mehr ab. Diese Differenz, die sich zwischen der tatsächlichen und der kalkulatorischen Abschreibung ergibt, sind die Anderskosten.

Unterm Strich beträgt der jährliche Zweckaufwand für den Imbissbesitzer also:

Zweckaufwand = Grundkosten + Anderskosten = 700€ x 12 + 500€ = 8.900€