Was fällt alles unter die Kostenkategorie der Grundkosten?

Ein wichtiges Kriterium bei unternehmerischen Entscheidungen sind die voraussichtlich entstehenden Kosten. Kosten schmälern die Unternehmensliquidität. Jedes Management hat deshalb ein großes Interesse daran, die Kosten unter Kontrolle zu halten. Die Kostenrechnung spielt im internen Rechnungswesen eine große Rolle. Sie ermittelt, kalkuliert und kontrolliert die Kosten des Unternehmens und gibt damit wichtige Informationen als Basis für weitere Entscheidungen. In der Betriebswirtschaftslehre kommen unterschiedliche Kostenkategorien vor. Eine Kategorie sind die sog. Grundkosten. Sie sind ein Bestandteil der Kostenrechnung. Welche Kosten fallen hierunter? Wie kann man die Grundkosten von anderen Kostenbegriffen abgrenzen? Und wie werden sie berechnet? Hier ein kleiner Überblick.

Grundkosten: Definition

Bei den Grundkosten handelt es sich um Kosten, die in gleicher Höhe Aufwendungen in der Buchhaltung darstellen. Mit anderen Worten: Sowohl in der Kostenrechnung als auch in der Finanzbuchhaltung stimmen diese Posten wertmäßig überein.

Grundkosten einfach erklärt

In der Finanzabteilung eines Unternehmens sind zahlreiche Daten vorhanden, die von der Kostenrechnung und Finanzbuchhaltung verarbeitet werden. Die Kostenrechnung und die Finanzbuchhaltung unterscheiden sich jedoch in vielen Bereichen. So werden in der Kostenrechnung die Kosten ermittelt, in der Finanzbuchhaltung jedoch der Aufwand.

Nähern wir uns also zunächst den Begriffen Kosten und Aufwand: Als Aufwendungen werden in der Finanzbuchhaltung die Ausgaben bezeichnet, die in einer bestimmten Periode für den Verbrauch von Gütern, Dienstleistungen oder Abgaben angefallen sind. Diese Ausgaben bzw. Aufwendungen sind Teil der Gewinn- und Verlustrechnung.

Achtung: Aufwendungen und Kosten sind nicht immer identisch! Kosten werden allgemein als bewerteter Verzehr von wirtschaftlichen Gütern materieller und immaterieller Art zur Erstellung und zum Absatz von Sach- und/oder Dienstleistungen sowie zur Schaffung und Aufrechterhaltung der dafür notwendigen Teilkapazitäten definiert (vgl. hierzu Professor Dr. Dr. h.c. Jürgen Weber im Gabler Wirtschaftslexikon).

Was heißt das nun genau? Es müssen also verschiedene Voraussetzungen gegeben sein, damit es sich um Kosten handelt:

• Es muss ein Verzehr an Gütern/Dienstleistungen vorliegen.
• Für den Verzehr muss eine Bewertung erfolgen.
• Der Verzehr muss erfolgen, damit eine betriebliche Leistung erzeugt wird.
• Die betriebliche Leistung muss zum Absatz bestimmt sein.

Aufwendungen in der Finanzbuchhaltung müssen nicht zwingend auch Kosten in der Kostenrechnung sein. Häufig erfolgt eine Abgrenzung. Gerade neutraler Aufwand (wie Aufwendungen für außerbetriebliche Zwecke, die nicht unmittelbar mit der Erstellung der betrieblichen Leistungen in Zusammenhang stehen) bleibt beispielsweise in der Kostenrechnung außen vor. In der Buchhaltung muss jedoch der Geschäftsvorfall zwingend verbucht werden. Umgekehrt gibt es Kosten, die zwar in der Kostenrechnung erfasst werden, in der Finanzbuchhaltung jedoch nicht vorkommen. Dazu gehören beispielsweise die sog. Zusatzkosten.

Wenn jedoch bestimmte Aufwendungen gleichzeitig Kosten darstellen und diese zudem mit den gleichen Werten angesetzt werden, dann handelt es sich um Grundkosten. Man spricht in diesem Zusammenhang auch häufig von aufwandsgleichen Kosten. Die Kosten in der Kostenrechnung und die entsprechenden Aufwendungen in der Gewinn- und Verlustrechnung werden also wertmäßig gleich angesetzt.

Begrifflichkeiten im Zusammenhang mit Kosten

Grundkosten, Zweckaufwand, kalkulatorische Kosten, Anderskosten, Zusatzkosten – die vielen unterschiedlichen Begrifflichkeiten können sehr verwirrend sein. Deshalb wollen wir die Begriffe an dieser Stelle einordnen:

Grundkosten in der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR)

Den Begriff Grundkosten wird in der Kostenrechnung verwendet. Es handelt sich um eine Kostenkategorie, die Bestandteil der Gesamtkosten ist. Die Ermittlung gelingt recht einfach, denn die entsprechenden Informationen, Belege und Buchungen sind in der Buchhaltung vorhanden. Die Kosten können also ohne komplizierte Abgrenzungsrechnungen direkt aus der Buchhaltung übernommen werden.

Zweckaufwand oder Grundkosten?

Bei den Grundkosten handelt es sich um Kosten, die wertmäßig den Ansätzen von Aufwendungen der Finanzbuchhaltung entsprechen. In der Finanzbuchhaltung spricht man dabei jedoch nicht von Grundkosten, sondern man verwendet den Begriff „Zweckaufwand“.

Eine Feinheit sollte dabei beachtet werden: Der Zweckaufwand in der Finanzbuchhaltung umfasst neben den Grundkosten außerdem noch die Anderskosten.

Grundkosten sind also immer auch Zweckaufwand, doch nicht alle Zweckaufwendungen sind Grundkosten. Der Teil des Zweckaufwands, der kalkulatorische Kosten darstellt, ist von den Grundkosten abzugrenzen. Doch was waren noch einmal kalkulatorische Kosten?

Kalkulatorische Kosten: Anderskosten und Zusatzkosten

Wenn Kosten vorliegen, denen kein Aufwand oder kein wertmäßig gleicher Aufwand gegenübersteht, dann spricht man von kalkulatorischen Kosten. Die kalkulatorischen Kosten können Anderskosten oder Zusatzkosten sein. Bei den Anderskosten handelt es sich um Kosten, bei denen der Aufwand in anderer Höhe bewertet wurde. Es kommt also in der Kostenrechnung und der Finanzbuchhaltung zu unterschiedlichen Wertansätzen. Die Daten können also nicht 1:1 aus der Buchhaltung übernommen werden.

Bei den Zusatzkosten hingegen handelt es sich um Kosten, bei denen kein Aufwand zugrunde liegt. Man spricht in diesem Zusammenhang auch häufig von sog. aufwandslosen Kosten. Das können beispielsweise kalkulatorische Zinsen oder auch kalkulatorischer Unternehmerlohn sein. Diese Aufwendungen werden in der Finanzbuchhaltung nicht verbucht. Doch in der Kosten- und Leistungsrechnung werden die Zusatzkosten berücksichtigt. Betrachtet man diese verschiedenen Begrifflichkeiten, wird schnell klar: Grundkosten sind niemals kalkulatorische Kosten.

Das Prinzip ist einfach: Für eine Ausgabe gibt es einen Beleg und eine Verbuchung. In der Kostenrechnung wird der gleiche Wert wie in der Buchhaltung angesetzt – dann sind es Grundkosten. Wenn diese Übereinstimmungen nicht gegeben sind, sind es auch keine Grundkosten.

Grundkosten: Beispiele

Typische Beispiele für Grundkosten sind u.a.

• Löhne und Gehälter
• Raumkosten, wie Miete
• Materialkosten

Wenn also in der Finanzbuchhaltung beispielsweise der Personalaufwand verbucht wurde, dann kann die Kostenrechnung in der Regel ebenfalls diese Beträge ansetzen, um die Personalkosten mitaufzunehmen. Die Aufwendungen für Sozialleistungen werden dabei auch bei den Kosten berücksichtigt. Die Wertansätze sind regelmäßig identisch.

Grundkosten und Abschreibungen

Mit Abschreibungen werden die Wertminderungen von Vermögensgegenständen berechnet. Abschreibungen werden sowohl in der Kostenrechnung als auch in der Finanzbuchhaltung angesetzt.

Es kann sich bei Abschreibungen ebenfalls um Grundkosten handeln. Doch Achtung: Auch hier gilt wieder: Wenn es sich um kalkulatorische Abschreibungen handelt, dann sind das keine Grundkosten.

Grundkosten berechnen

Die Berechnung der Grundkosten ist simpel – denn die erforderlichen Daten liegen schlichtweg bereits in der Buchhaltung vor. In der Kosten- und Leistungsrechnung können also die Daten der Finanzbuchhaltung bei den Grundkosten in der Regel direkt übernommen werden.

Abgrenzen: Grundkosten in der Nebenkostenabrechnung

Den Begriff Grundkosten findet man nicht nur in der Kostenrechnung. Wirft man einen Blick in die Nebenkostenabrechnung einer Wohnung, dann stolpert man ebenfalls häufig über diese Formulierung. Doch damit ist in der Regel gemeint, dass beispielsweise bestimmte Grundkosten nach der Wohnfläche umgelegt werden.

Ein typisches Beispiel sind hier die Heizkosten. Die Heizkosten bestehen nicht ausschließlich aus den reinen Verbrauchskosten. Auch die Grundkosten für die Heizung selbst müssen in der Nebenkostenabrechnung berücksichtigt werden. Diese werden dann nach Wohnfläche verteilt. Nicht verwirren lassen: Auch wenn hier der gleiche Begriff zur Anwendung kommt – in der Kostenrechnung wird der Begriff klar definiert. Entscheidend ist also, ob aufwandsgleiche Kosten vorliegen.

Fazit: Kostenbegriffe müssen klar definiert sein

Die Kostenrechnung greift in vielen Bereichen auf die Daten der Finanzbuchhaltung zu. Wenn bestimmte Aufwendungen direkt und in gleicher Höhe übernommen werden, dann handelt es sich um Grundkosten. Diese Kosten müssen dann verursachergerecht verteilt werden. Doch die Ermittlung der Kosten ist in der Regel schnell und einfach, da direkt auf die Daten der Buchhaltung zurückgegriffen werden kann. Viele Aufwendungen sind Grundkosten – aber eben nicht alle.

Es gibt Kosten, bei denen Überleitungen erfolgen müssen: Die kalkulatorischen Kosten. Durch kostenrechnerische Korrekturen können Daten aus der Gewinn- und Verlustrechnung in die Kostenrechnung übergeleitet werden. Außerdem werden in der Kostenrechnung bei den kalkulatorischen Kosten auch die Zusatzkosten berücksichtigt.

Welcher Fall vorliegt, muss von der Kostenrechnung genau geprüft werden. Ausgehend vom Kostenbegriff muss entschieden werden, wie vorzugehen ist. Klar ist: Fehler in der Kostenrechnung können weitreichend Folgen haben. Schließlich liefert die Kostenrechnung wichtige Informationen als Grundlage strategischer Entscheidungen. Umso wichtiger ist es, dass hier die einzelnen Begrifflichkeiten klar sind.