Was ist digitales Belegmanagement? Definition und Vorteile

Eine Studie von Billentis zeigt eindrucksvoll, dass Unternehmen durch die Digitalisierung ihrer Belegprozesse bis zu 60 % der Bearbeitungskosten einsparen können. In diesem Artikel erfahren Sie, was digitales Belegmanagement ist, welche Funktionen es umfasst, welche Vorteile es bietet und wie bestimmte Softwarelösungen Sie bei diesem Prozess unterstützen können.

Definition: Was ist digitales Belegmanagement?

Digitales Belegmanagement (auch digitales Rechnungswesen genannt) bezeichnet den Prozess der elektronischen Erfassung, Verwaltung und Archivierung von Belegen. Dabei werden physische Belege - wie Rechnungen und Quittungen - digitalisiert und in einer Softwarelösung gespeichert. Diese digitale Transformation ermöglicht eine übersichtliche Verwaltung und schnellen Zugriff auf die benötigten Dokumente. Durch die Nutzung moderner Technologien werden Arbeitsprozesse so optimiert und die papierlose Verwaltung gefördert.

Welche Funktionen hat das digitale Belegmanagement?

Ein umfassendes digitales Belegmanagementsystem bietet zahlreiche Funktionen, die den gesamten Prozess der Belegverwaltung abdecken:

• Erfassung: Digitalisieren von Papierbelegen mittels Scanner oder Fotografie, Integration elektronischer Belege direkt aus E-Mails.
• Verarbeitung: Automatische Auslese relevanter Daten wie Datum, Betrag und Händlerinformationen, Zuordnung zu den entsprechenden Konten und Projekten.
• Archivierung: Langfristige, revisionssichere und konforme Speicherung der Belege nach den GoBD-Richtlinien.
• Suche und Zugriff: Schnelle und einfache Suche nach spezifischen Belegen durch verschiedene Suchkriterien und Filtermöglichkeiten.
• Integration: Anbindung an bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme zur automatischen Synchronisation und Weiterverarbeitung der Belegdaten.
• Berichterstattung: Erstellung von Berichten und Analysen zur Übersicht über Ausgaben und Einnahmen sowie zur Unterstützung der Liquiditätsplanung.

Welche Vorteile hat das digitale Belegmanagement?

Die Implementierung eines digitalen Belegmanagementsystems bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Wir schlüsseln Ihnen die wichtigsten Vorteile auf:

• Zeitersparnis: Automatisierte Buchhaltungsprozesse reduzieren den manuellen Aufwand bei der Erfassung und Verarbeitung von Belegen erheblich. Das ermöglicht den Mitarbeitenden, sich auf wertschöpfende(re) Tätigkeiten zu konzentrieren.
• Kostenreduzierung: Einsparungen durch den Wegfall von Papier, Druckkosten und physischen Lagerplätzen sowie durch die Optimierung von Arbeitsprozessen. Unternehmen berichten von einer signifikanten Senkung der Betriebskosten.
• Verbesserte Transparenz: Durch die zentrale und strukturierte Speicherung aller Belege wird eine höhere Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Finanzprozesse erreicht. Das erleichtert die interne und externe Prüfung.
• Erhöhte Sicherheit: Digitale Archivierung schützt Belege vor Verlust, Beschädigung und unberechtigtem Zugriff. Sicherheitsfunktionen wie Zugriffskontrollen und Verschlüsselung sorgen dafür, dass nur autorisierte Personen auf die Dokumente zugreifen können.
• Umweltfreundlichkeit: Die Reduzierung von Papierverbrauch und physischem Versand trägt zu einer nachhaltigen Unternehmensführung bei. Das unterstützt nicht nur ökologische Ziele, sondern verbessert auch das Unternehmensimage.

Gibt es im digitalen Belegmanagement Nachteile?

Trotz der vielen Vorteile gibt es auch einige potenzielle Nachteile, die beachtet werden sollten:

• Kosten: Die Anschaffung und Implementierung eines digitalen Belegmanagementsystems kann initial hohe Kosten verursachen. Oft ist der größte Kostenpunkt nicht die Software mit ihren Lizenzen, sondern vielmehr der der möglichen Anpassungen an bestehende IT-Infrastrukturen.
• Einarbeitungszeit: Mitarbeitende müssen geschult werden, um die neue Software vollends nutzen zu können, was Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen kann. Die Lernkurve kann insbesondere für weniger technikaffine Mitarbeitende eine Herausforderung darstellen.
• Datenschutz: Die Sicherheit der digitalen Belege muss gewährleistet sein, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden. Das erfordert strenge Sicherheitsmaßnahmen, um fremden Zugriffen vorzubeugen, und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zum Datenschutz.
• Steuerbelange: Die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen, insbesondere der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), erfordert eine sorgfältige Auswahl und Konfiguration der Software. Fehler in diesem Bereich können zu rechtlichen Problemen führen.

Obwohl diese Nachteile existieren, können sie durch sorgfältige Planung, Auswahl der richtigen Softwarelösung und angemessene Schulungen der Mitarbeiter:innen minimiert werden.

Digitalisierung als Resilienzfaktor

Das digitale Belegmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil einer umfassenden transformativen Unternehmensstrategie, die es Unternehmen ermöglicht, den vielfältigen Anforderungen der heutigen Zeit gerecht zu werden.

Eine solche Strategie trägt dazu bei, die vorhandenen Ressourcen gewinnbringend einzusetzen. Zusätzlich stärken Sie damit auch die Resilienz Ihres Unternehmens in verschiedenen Bereichen.

Personalmangelausgleich

In Zeiten von Fachkräftemangel ermöglicht die Automatisierung von Belegprozessen die Entlastung der Mitarbeitenden. Durch die Reduzierung manueller Aufgaben können sich die Mitarbeitenden auf strategischere und wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren.

Das papierlose Büro

Die Umstellung auf digitale Belegverwaltung reduziert den Papierverbrauch erheblich. Das schont nicht nur die Umwelt, sondern senkt auch die Kosten für Papier, Druck und Lagerung. Ein papierloses Büro trägt mit E-Mail und einem modernen ERP zudem zu einer nachhaltigen Unternehmensführung bei, die auch in der progressiven Außendarstellung seine initialen Kosten rechtfertigen.

Prozessoptimierung

Durch die Digitalisierung der Belege können Arbeitsprozesse pragmatischer gestaltet und optimiert werden. Automatisierte Workflows, schnelle Datenerfassung und die einfache Nachverfolgung von Belegen beschleunigen die Arbeitsabläufe und minimieren Fehlerquellen.

Kosteneinsparungen

Digitale Belegmanagementsysteme senken die Betriebskosten durch die Reduzierung von Material- und Lagerkosten sowie durch nachhaltigere Arbeitsprozesse. So könnte der Ausdruck des Händlerbeleges mit einer E-Mail ersetzt werden, um Zeit und Geld zu sparen.

Cloudservices für Datensicherung

Die Nutzung von Cloudservices ermöglicht eine sichere und ortsunabhängige Speicherung der Belegdaten. Diese schützt vor Datenverlust und erleichtert den Zugriff auf wichtige Dokumente, auch bei unvorhergesehenen Ereignissen wie Naturkatastrophen oder technischen Ausfällen, die mit konformer Archivierung arbeitet.

Barrierefreie Services

Digitale Lösungen bieten barrierefreie Zugänge zu Belegdaten und -systemen. Das ermöglicht auch Mitarbeitenden mit körperlichen Einschränkungen einen uneingeschränkten Zugang zu wichtigen Dokumenten und erleichtert die Zusammenarbeit im Team.

Wie kann Agicap im digitalen Belegmanagement helfen?

Agicap bietet eine moderne und umfassende Lösung für das digitale Belegmanagement. Mit Agicap können Unternehmen ihre Belege einfach digitalisieren, verwalten und archivieren. Die Software ermöglicht eine nahtlose Integration in bestehende Systeme und unterstützt bei der Erstellung von Berichten und Analysen.

Durch die automatische Synchronisation der Belegdaten mit den Finanz- und Cashflow-Managementsystemen wird die Liquiditätsplanung erheblich vereinfacht und verbessert.

Agicap bietet spezifische Funktionen, die den gesamten Prozess der Belegverwaltung optimieren:

• Automatische Erfassung und Verarbeitung: Agicap ermöglicht die automatische Erfassung und Verarbeitung von digitalen Belegen, wodurch manuelle Eingaben minimiert und Fehler reduziert werden.
• Revisionssichere Archivierung: Die Software sorgt für eine konforme Archivierung der Belege nach den geltenden gesetzlichen Vorschriften, wie den GoBD.
• Echtzeit-Überblick: Mit Agicap haben Sie jederzeit einen aktuellen Überblick über Ihre Finanzen und Liquidität, was die Entscheidungsfindung erleichtert und die finanzielle Transparenz erhöht.
• Integration mit bestehenden Systemen: Agicap lässt sich problemlos in Ihre bestehenden Buchhaltungs- und ERP-Systeme integrieren, was die Datenverwaltung und den Informationsfluss optimiert.

Durch die Nutzung von Agicap können Unternehmen nicht nur ihre Belegprozesse optimieren, sondern auch ihre Liquiditätsplanung und -prognose verbessern. Im besten Falle führt das zu einer nachhaltigeren und gewinnbringenden Finanzverwaltung in Ihrem Unternehmen.

Fazit: Digitalisierung im Belegmanagement führt zu Einsparungen

Digitales Belegmanagement ist für Unternehmen alternativlos, um eine zielführende und transparente Finanzplanung zu gewährleisten. Agicap bietet hier eine moderne Lösung, die Unternehmen unterstützt, ihre Belegprozesse zu optimieren und von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren. Als umfassende Cashflow-Management-Lösung hilft Agicap, die Liquidität und finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens nachhaltig zu verbessern.

FAQ: Meistgestellte Fragen zum digitalen Belegmanagement

Was ist ein digitaler Beleg?

Ein digitaler Beleg ist ein elektronisches Dokument, das eine finanzielle Transaktion nachweist. Das kann eine digitalisierte Version eines Papierbelegs oder ein ursprünglich elektronisch erstellter Beleg sein.

Was ist der Unterschied zwischen Rechnungsmanagement und Belegmanagement?

Rechnungsmanagement fokussiert sich auf die Verwaltung und Bearbeitung von Rechnungen, während Belegmanagement alle Arten von Belegen umfasst, einschließlich Quittungen, Rechnungen, Gutschriften und andere finanzielle Dokumente.