DSO: Warum Sie auf das Days Sales Outstanding unbedingt achten sollten

Schon wieder droht es mit der Liquidität eng zu werden, weil Ihre Kund:innen sich Zeit mit der Begleichung der Rechnungen lassen? Das DSO (Days Sales Outstanding) kann Ihnen in konkreten Zahlen sagen, wie lange Sie warten und wann Sie zu lange warten. Wie das alles mit Ihrem unternehmensinternen Forderungsmanagement und Factoring zusammenhängt, erfahren Sie im Folgenden:

Days Sales Outstanding: Definition für das DSO

Wissen Sie, wie lange es im Durchschnitt dauert, bis Ihre Kund:innen die offenen Rechnungen bezahlen? Um das herauszufinden, gibt es das Days Sales Outstanding, abgekürzt mit DSO. Im Englischen wird häufig der Begriff „average days sales outstanding“ benutzt.

Für diese Kennzahl werden ausstehende Forderungen mit dem Umsatz der letzten Abrechnungszeiträume in Relation gesetzt. Zuverlässige Zahlungseingänge sind wichtig dafür, dass Ihr Unternehmen liquide bleibt. Daher ist es essenziell, dass Ihr Unternehmen mit dem DSO die Effizienz des Mahnwesens im Blick hat.

Days Sales Outstanding: Deutsche Synonyme

Days Sales Outstanding ist nicht der einzige Begriff, den Sie verwenden können. Weitere gängige Synonyme für das DSO sind beispielsweise Debitorenlaufzeit, Forderungslaufzeit, Forderungsreichweite und Außenstandstage.

Abgrenzung: Days Payable Outstanding und Days Inventory Outstanding

Nicht zu verwechseln ist DSO mit Days Payable Outstanding und Days Inventory Outstanding.

• Die Kennzahl Days Payable Outstanding gibt an, wie lange Ihr Unternehmen durchschnittlich benötigt, um die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen zu begleichen. In diesem Fall sind also Unternehmen die "paying customers".
• Die Kennzahl Days Inventory Outstanding zeigt, wie lange durchschnittlich der Lagerbestand gehalten wird, bevor er verkauft wird. Mit anderen Worten: Wie lange wird das Kapital im Lager gebunden? Für das Working Capital Management ist diese Kennzahl von großer Bedeutung.

Übrigens: Mit den Kennzahlen Days Payable Outstanding, Days Inventory Outstanding und Days Sales Outstanding kann der Cash Conversion Cycle berechnet werden.

Welche Bedeutung hat Days Sales Outstanding für Unternehmen?

Für Unternehmen ist es mehr als sinnvoll zu wissen, wie viele Tage die Kund:innen benötigen, um Rechnungen zu zahlen. Gehen wir der Sache auf den Grund: Warum genau sollte man sich mit dem DSO beschäftigen?

Debitorenlaufzeit

In jedem Unternehmen gibt es offene Forderungen (Accounts Receivable). Wenn Sie lange auf Zahlungen warten müssen, steigt für Ihr Unternehmen das Risiko, dass Sie Ihrerseits nicht in der Lage sein werden, Verbindlichkeiten zu begleichen.

Der Grund ist recht simpel: Unternehmen, die bereits Leistungen erbracht haben, jedoch noch nicht für diese Leistungen bezahlt wurden, müssen finanziell in Vorleistung gehen. Personal und Materialien wurden ggf. bereits eingesetzt. Und viele laufender Kosten müssen beglichen werden.

Je länger der Zahlungseingang auf sich warten lässt, umso schneller können liquide Mittel aufgebracht werden. Ein Liquiditätsengpass sollte vermieden werden, sofern möglich. Das DSO gibt Ihnen wichtige Hinweise! Denn wenn es zu lange dauert, bis Zahlungen eingehen, dann stellt sich die Frage, ob das Forderungsmanagement optimiert werden sollte.

Accounts Receivable: Offene Forderungen können zum Ausfallrisiko werden

Verzögert sich der Zahlungseingang lediglich? Oder fällt die Forderung vielleicht sogar komplett aus? Wenn Kund:innen es versäumen, die Rechnung pünktlich zu begleichen, ist es für Unternehmen nicht einfach einzuschätzen, welche Gründe dafür vorliegen.

Im schlimmsten Fall kann die Forderung nicht eingetrieben werden. Fällt die Zahlung komplett aus -- beispielsweise bei Insolvenz eines Geschäftspartners -- so kann dies auch schnell die Liquidität des eigenen Unternehmens enorm angreifen.

Days Sales Outstanding und Forderungsmanagement

Werden Ihre Kund:innen bei Nichteinhaltung des Zahlungszieles rechtzeitig kontaktiert und an die Zahlung erinnert? Besteht jederzeit ein Überblick über den Stand aller noch ausstehenden Rechnungen? Fällt das DSO zu hoch aus, bedeutet das, dass es zu viele Tage dauert, bis Sie Ihr Geld erhalten. Daran kann ein Forderungsmanagement arbeiten und sollte daher so effizient wie möglich sein.

Days Sales Outstanding: Kein Zahlungseingang auf dem Bankkonto

Der pünktliche Zahlungseingang auf dem Bankkonto hat vor allem mit dem Forderungsmanagement in Ihrem Unternehmen zu tun. Wann ist der Zeitpunkt, an dem Mahnungen rausgeschickt werden sollten? Wann werden Inkassomaßnahmen relevant? Im Forderungsmanagement ist es sehr wichtig, dass es eine klare Marschrichtung gibt und Abläufe gut funktionieren.

Zeitpunkt der Rechnungsstellung

Wie lange es dauern wird, bis Zahlungseingänge zu verzeichnen sind, hängt auch mit dem Zeitpunkt der Rechnungsstellung zusammen. Im Idealfall sollte die Rechnung sofort mit Leistungserbringung gestellt werden.

Auch Zahlungsziele sollten geprüft werden

Wann muss die Rechnung überhaupt von den Kund:innen beglichen werden? Viele Unternehmen formulieren Zahlungsziele. Aus taktischen Gründen gewährt manch ein Unternehmen hier sehr großzügige Fristen.

Nicht wenige Online-Shops werben beispielsweise mit „100 Tage Zahlpause“. Doch Unternehmen müssen beachten, dass damit automatisch einhergeht, dass beispielsweise viele Zahlungen erst etwa drei Monate nach Warenauslieferung eingehen. Solche Vertriebsaktionen sind aus Liquiditätssicht mit Vorsicht zu sehen.

Working Capital Management und Days Sales Outstanding

Die Kennzahl Days Sales Outstanding wird insbesondere im Working Capital Management verwendet. Das Ziel von Working Capital Management ist klar: Forderungen sollen so schnell wie möglich eingetrieben werden, Lagerbestände so kurz wie möglich gelagert werden. So soll Kapital nicht unnötig lange gebunden werden. Die Kennzahl Days Sales Outstanding wird deshalb gerade hier regelmäßig betrachtet.

Average Days Sales Outstanding ermitteln: Diese Berechnungsgrößen brauchen Sie!

Wie kann das DSO nun ermittelt werden? Die Berechnung gelingt recht einfach. Denn alle Daten, die Sie dafür benötigen, finden Sie in der Buchhaltung:

• Die Umsatzerlöse und
• die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen.

Days Sales Outstanding in Excel

Die Berechnung kann beispielsweise einfach in Excel erfolgen. Da die Formel recht einfach ist, kann auch die Tabelle recht simpel erstellt werden. Wie die Kalkulation aussieht, schauen wir uns nun genauer an:

Das DSO mit einer einfachen Formel berechnen

Zur Berechnung des DSO gibt es eine einfache Formel. Diese kann abgewandelt werden. Je nachdem, ob Sie das DSO monatlich (Monthly basis) oder gleich ein ganzes Jahr berechnen wollen. In jedem Fall werden allerdings die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen mit dem Umsatzerlös Ihres Unternehmens ins Verhältnis gesetzt.

Multipliziert wird das Ganze dann entweder mit einer frei wählbaren Anzahl an Tagen - gängig ist hier ein Monat - oder mit 365, dann erhalten Sie das Ergebnis für ein ganzes Geschäftsjahr. So sehen die Formeln aus:

DSO = Forderungen aus Lieferungen und Leistungen : Umsatzerlös pro Zeitraum x Anzahl der Tage des Zeitraums

DSO (jährlich) = Forderungen aus Lieferungen und Leistungen : Umsatzerlöse x 365 Tage

Beispiel -- Rechnung

Wie sieht das Ganze aus, wenn man es anhand fiktiver Zahlen einmal durchspielt? Nehmen wir an, Ihr Unternehmen hat im Monat Dezember Waren im Wert von 300.000 € verkauft. Der Gesamtumsatz des Monats beläuft sich auf 400.000 €. Der Dezember hat 31 Tage. Eingesetzt in die Formel sieht das so aus:

*DSO = 300.000€ : 400.000€ x 31 = 23,25 *

Das Ergebnis dieser Rechnung ist immer als Anzahl der Tage zu betrachten, die Ihre Kund:innen brauchen, um Ihre Rechnungen zu bezahlen. In diesem Fall sind das, abgerundet, 23 Tage im Durchschnitt. Wie ist diese Zahl nun zu bewerten?

Interpretation - was sagt mir mein Ergebnis?

Mit der Rechnung an sich haben Sie jetzt bestimmt keinerlei Schwierigkeiten mehr. Wie hoch oder niedrig ein Wert ist, hängt auch von branchentypischen Besonderheiten ab. Different industries, different Type of business!

Niedrige Werte

Ist die Zahl vergleichsweise klein (= Low days sales outstanding), bedeutet das, dass Ihre Kund:innen schnell zahlen. Das wiederum bedeutet, dass die Kapitalbindung gering ist, somit ein geringer Kapitalbedarf besteht und das Unternehmen eine hohe Liquidität hat.

Diese ist für alle Beteiligten die beste Situation: Sie erhalten Ihr Geld, der:die Kund:in hat keine Nachteile, da keine Mahngebühren anfallen. → Je geringer das DSO, desto geringer das Ausfallrisiko!

Hohe Werte

Eine hohe Zahl bedeutet, dass es lange dauert, bis Ihre Kund:innen die Rechnungen bezahlt haben. Daraus ergibt sich ein hoher Forderungsbestand und hohe Kapitalbindung.

Diesen Sachverhalt kann man auch so interpretieren, dass Ihr Unternehmen indirekt als Kreditgeber fungiert. Um das zu verhindern und das Ausfallrisiko so gering wie möglich zu halten, ist das Forderungsmanagement wichtig. Bei hohen Werten gibt es an dieser Stelle aber wahrscheinlich Schwächen.

| ----- | |

Achtung: Dass hohe Werte etwas Gutes sind, trifft beim DSO nicht zu!

|

Was hat Factoring und Accounts Receivable damit zu tun?

Haben Sie schon einmal von Factoring gehört? Das ist eine Methode, bei der die Rechnungen Ihres Unternehmens an eine Factoring - Firma verkauft werden. Sie erhalten somit direkt den Verkaufserlös. Das Risiko für Zahlungsausfälle trägt die Factoring - Firma. Praktisch, oder?

Allerdings fallen auch Factoringgebühren an. Das sollte in Preiskalkulationen entsprechend berücksichtigt werden.

Reduce Days Sales Outstanding! Maßnahmen für schnellere Zahlungseingänge

Wenn die Debitorenlaufzeit zu hoch ist - wie können Sie vorgehen? Es gibt zahlreiche Hebel, die angesetzt werden können. Beispielsweise:

• Prüfung der angebotenen Zahlungsmethoden: Könnten weitere Zahlungsmethoden die Kund:innen zu schnelleren Zahlungen animieren (zum Beispiel PayPal, Kreditkarte)?
• Prüfung der Zahlungsfristen: Sind die Zahlungsmodalitäten zu großzügig? Sollten künftig die Zahlungsfristen etwas verkürzt werden?
• Gewährung von Skonto: Könnte es sich lohnen, den Kund:innen Skonti zu gewähren, sodass es sich auch für sie lohnt, schneller zu bezahlen? Aber Achtung: Dies muss in der Preiskalkulation bereits berücksichtigt werden.
• Verbessertes Forderungsmanagement: Ausstehende Zahlungen müssen geprüft und ggf. angemahnt werden.
• Einsatz von Factoring: Viele Unternehmen nutzen bereits Factoring, damit nicht mehr das Risiko von Forderungsausfällen besteht und die Zahlungen schnell eingehen.

Fazit: Verbessertes Debitorenmanagement eines Unternehmens stärkt die Liquidität

Das Debitorenmanagement eines Unternehmens ist für das Liquiditätsmanagement wichtig. Warten Sie nicht mehr auf Geld, das Ihnen zusteht! Mit dem DSO können Sie herausfinden, ob die Wartezeit im Durchschnitt zu lang ist oder Ihre Kund:innen zuverlässig sind. Schauen Sie sich an, wie gut Ihr Forderungsmanagement funktioniert. Gibt es noch Luft nach oben oder sind die Ressourcen vielleicht sogar an anderer Stelle besser genutzt, sodass Sie Factoring in Erwägung ziehen können?