Working Capital Management: Erklärung, Kennzahlen und Beispiel

Working Capital Management ist für Unternehmen ein wichtiger Schalter, um die Liquidität zu stärken. Doch obwohl gerade hier häufig viele ungenutzte Potenziale vorhanden sind, wird Working Capital Management leider noch allzu oft vernachlässigt oder als ungeliebte Disziplin wahrgenommen. Die Folge ist: Zu viel Kapital bleibt gebunden und Unternehmen verpassen die Chance, ihre eigenen finanziellen Möglichkeiten zu verbessern. Im schlimmsten Fall kann das existenzbedrohende Konsequenzen nach sich ziehen.

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Working Capital Management in Zeiten von Corona

Mit dem Ausbruch der Corona-Pandemie hat sich auch für viele Unternehmen die Liquiditätssituation erheblich verschlechtert. Durch die Lockdown-Maßnahmen blieben beispielsweise viele Geschäfte monatelang geschlossen. Die Folge waren sinkende Umsätze und überfüllte Lagerbestände. Die Bedeutung von Working Capital Management hat für Unternehmen deshalb noch einmal erheblich zugenommen.

Unternehmen binden Kapital in Milliardenhöhe

Eine Studie der Beratungsgesellschaft PwC aus 2021 hat ergeben, dass Unternehmen aus DACH und Benelux in 2019 – also noch vor Corona – rund 500 Milliarden Euro an Working Capital gebunden hatten. Die Studie zeigt auch: Unternehmen haben volle Lager: Der Zeitraum vom Wareneingang bis Warenausgang hat sich verlängert. Zudem hat sich die Zahlungsmoral verschlechtert: Es dauert immer länger, bis Kunden Bestellungen auch bezahlen.

Liquiditätssituation hat sich verschlechtert

Als Folge hieraus wird immer mehr Kapital im Umlaufvermögen gebunden und ist nicht zur Erzielung weiterer Einnahmen verfügbar. Mit anderen Worten: Die Kapitalbindungsdauer verlängert sich. Das verschlechtert die Finanzierungs- und Liquiditätssituation von Unternehmen erheblich.

Working Capital Management: Definition und Erklärung

Doch was ist Working Capital Management überhaupt? Mit Working Capital Management werden kurzfristige Vermögenswerte und kurzfristige Verbindlichkeiten gesteuert.

Einfach erklärt: Im Idealfall werden Vorräte so kurz wie möglich (nötig) gelagert, Lieferantenrechnungen so spät wie möglich beglichen und für die Forderungen können so früh wie möglich Zahlungseingänge realisiert werden. Dann sind liquide Mittel für Investitionen oder eine Ausweitung des Geschäfts vorhanden.

Das Working Capital Management ist also dafür verantwortlich, liquide Mittel, die im Umlaufvermögen gebunden sind, freizusetzen.

Wichtige Bereiche des Working Capital Management

Das Working Capital Management fokussiert sich vor allem auf die Bereiche:

  • Vorratsmanagement
  • Forderungsmanagement
  • Optimierung von Verbindlichkeiten

Kennzahl Net Working Capital

Zentrale Steuerungsgröße ist das sog. Working Capital, bzw. das Net Working Capital. Hierbei handelt es sich um eine Kennzahl, die Rückschlüsse zur Liquidität eines Unternehmens zulässt. Häufig fällt hier auch der Begriff Nettoumlaufvermögen. Nach herrschender Literaturmeinung handelt es sich beim Working Capital um die Differenz aus kurzfristigen Vermögensgegenständen (wie Forderungen, Vorräte und liquide Mittel) und den kurzfristigen Schulden (Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen und sonstige kurzfristige Verbindlichkeiten).

Wenn das Working Capital positiv ist, heißt dies, dass hier Kapital vorhanden und gebunden ist. Ein negatives Working Capital wiederum heißt, dass nicht ausreichend kurzfristiges Vermögen vorhanden ist, um die kurzfristigen Verbindlichkeiten bedienen zu können. Lesen Sie hierzu auch: Was sagt das Net Working Capital aus? Alles zu Definition, Formel und Interpretation

Wie hoch das Working Capital sein sollte, kann branchenabhängig sehr unterschiedlich sein.

Weitere Kennzahlen

Das Working Capital Management betrachtet natürlich weitere Kennzahlen, wie zum Beispiel

  • Days Inventory Outstanding (DIO): Diese Kennzahl ermittelt die Lagerbestandsreichweite (auch Lagerreichweite oder Bestandsreichweite genannt): Wie lange dauert es, bis die Bestände aufgebraucht sind? Hier können drohende Lieferverzögerungen bereits erkannt werden. Im umgekehrten Fall kann hier bereits ein Hinweis vorliegen, dass die Lagerhaltung zu umfangreich ist und daher die Lagerkosten zu hoch sind. Die Formel lautet: Lagerbestand / Umsatzerlöse * 365 Tage
  • Days Sales Outstanding (DSO): Diese Kennzahl ermittelt die Anzahl der Tage zwischen der Rechnungserstellung bis zum Zahlungseingang auf dem Konto des Unternehmens. Wie lange muss das Unternehmen warten, bis eine erbrachte Leistung bezahlt wird? Die Formel lautet: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen / Umsatzerlöse * 365
  • Days Payables Outstanding (DPO): Diese Kennzahl ist für das Management von Verbindlichkeiten wichtig und ermittelt die Verbindlichkeitenreichweite bzw. Kreditorenlaufzeit, also die Anzahl der Tage zwischen Rechnungseingang und Zahlungsbegleichung des Unternehmens. Wie lange dauert es, bis das Unternehmen seine Lieferanten bezahlt? Die Formel lautet: Verbindlichkeiten * Zeitraum (in Tagen) / Materialeinsatz

Mit Working Capital Management Liquidität sichern

Ein wesentliches Ziel des Working Capital Managements ist die Sicherung und Optimierung der Liquidität im Unternehmen und eine Steigerung der Rentabilität. Dazu wird die Bilanz analysiert, Prozesse optimiert und ggf. Konditionen neu verhandelt und angepasst. Effizienz spielt hierbei eine große Rolle.

Das Ergebnis wirkt sich entsprechend auf die Liquiditätskennzahlen aus. Wenn diese Kennzahlen optimiert wurden, tritt ein weiterer Effekt auf: Investoren oder auch Kreditgeber bewerten das Unternehmen wesentlich positiver. Und damit kann das Unternehmen Zugang zu weiteren Finanzierungsmöglichkeiten erhalten, im besten Fall zu guten Konditionen.

Working Capital Management in den Unternehmenszielen verankern

Vor dem Hintergrund dieser Effekte stellt sich die Frage: Warum ist Working Capital Management nicht längst auf der Prioritätenliste des Managements nach oben gerückt? Häufig werden nur Gewinnentwicklungen oder auch Umsätze betrachtet. Doch auch wenn der Umsatz beispielsweise wächst, muss das Unternehmen liquide bleiben. Dies wird häufig nicht (oder zu spät) erkannt.

Werden beispielsweise mehr Umsätze generiert, wirkt das zunächst positiv. Doch wenn gestellte Rechnungen immer länger nicht bezahlt werden, geht das Unternehmen über einen sehr langen Zeitraum in Vorleistung. Die Waren wurden bestellt, gelagert, ausgeliefert – doch der Zahlungseingang lässt auf sich warten.

Umsatzwachstum finanzieren

Für Umsatzwachstum muss die Liquidität vorhanden sein – sonst kann das Unternehmen schnell trotz vermeintlich guter Geschäfte (zumindest kurzfristig) zahlungsunfähig werden. Das Working Capital Management kann Fehlentwicklungen frühzeitig erkennen und gegensteuern. Es ist daher auch Teil des Risikomanagements eines Unternehmens – und deshalb zwingend erforderlich.

Forderungsmanagement und Working Capital Management

Ein wichtiger Bestandteil des Working Capital Management ist das Forderungsmanagement. Mit dem Forderungsmanagement soll sichergestellt werden, dass offene Forderungen des Unternehmens auch bezahlt werden.

Zahlungseingänge sicherstellen

Das Forderungsmanagement ist von zentraler Bedeutung zur Liquiditätssicherung. Wenn ein Unternehmen Leistungen erbringt, die Kunden jedoch die Rechnungen nicht begleichen, ist die Liquiditätskrise vorprogrammiert. Deshalb müssen offene Forderungen überwacht, Zahlungseingänge dokumentiert und ausstehende Zahlungseingänge ggf. zeitnah angemahnt werden.

Zahlungsbedingungen anpassen

Die Zahlungsbedingungen können hier den entscheidenden Unterschied machen: Wie viel Zeit gewähren Sie Ihren Kunden, Rechnungen zu begleichen? Nicht wenige Unternehmen warten fast zwei Monate lang (in manchen Fällen auch wesentlich länger) auf den Zahlungseingang. Wer beispielsweise stattdessen festlegt, dass die Rechnung innerhalb von 30 Tagen zu begleichen ist, kann wesentlich früher über mehr liquide Mittel verfügen.

Beim Forderungsmanagement ist jedoch auch Diplomatie gefragt: Welche Zahlungsziele gewährt die Konkurrenz? Mögliche Wettbewerbsnachteile müssen hier abgewogen werden.

Drohender Forderungsausfall: Wenn Kunden nicht bezahlen können

Und natürlich ist gerade beim Anmahnen offener Forderungen zu bedenken: Die Corona-Krise ging auch an vielen Kunden und Kundinnen nicht spurlos vorbei. Auch eigentlich zuverlässige, treue Geschäftspartner können hierdurch kurzfristig in Not geraten sein. Wie kann man sich hier entgegenkommen und eine gemeinsame Lösung finden?

Forderungsmanagement auslagern

Nicht immer wird das Forderungsmanagement im Unternehmen selbst angesiedelt. Viele Firmen lagern dieses auch aus, sodass Dienstleister sich um Mahn- oder auch Inkassoverfahren kümmern. Zum Beispiel Factoring, also der sogenannte Forderungsverkauf an einen Dritten, sichert den Zahlungseingang und reduziert das Ausfallrisiko. Vor allem mittelständische Unternehmen nutzen diese Finanzierungsform vermehrt. Zu beachten ist jedoch, dass im Zusammenhang mit Factoring auch Kosten entstehen.

Management von Vorräten und Verbindlichkeiten

Weitere Hebel des Working Capital Managements sind im Vorratsmanagement anzusiedeln. Natürlich sind Unternehmen daran interessiert, immer über ausreichende Bestände zu verfügen, um Aufträge ausführen zu können. Doch das Working Capital Management soll sicherstellen, dass die Prozesse der Lieferkette optimiert werden.

Volle Lager mit Waren, die sehr lange in den Regalen liegen, sollten möglichst vermieden werden. Denn werden Waren bestellt und bezahlt, jedoch lange überhaupt nicht verwendet, dann handelt es sich um gebundenes Kapital, das zunächst keine Einnahmen sondern lediglich Kosten generiert. Diese liquiden Mittel fehlen dann, um andere wichtige Investitionen zu finanzieren.

Das Working Capital Management behält daher die Bestandsreichweite im Blick: Wie lange dauert es zwischen Wareneingang und Warenausgang (oder Entnahme)? Dabei sollte aber auch bedacht werden, dass Vorräte natürlich auch zur Handlungsfähigkeit benötigt werden. Hier gilt es, die richtige Balance zu finden.

Auch die kurzfristigen Verbindlichkeiten können ein wichtiger Stellhebel für die Verbesserung der Liquidität sein. Wer mit seinen Lieferanten schon lange und zuverlässig zusammenarbeitet, kann vielleicht längere Zahlungsziele vereinbaren. Auch hier sollten entsprechende Konditionen verhandelt werden.

Working Capital Management: Beispiel

Ein typisches Beispiel, welche Herausforderungen das Working Capital Management vieler Unternehmen in Zeiten von Corona zu stemmen hatte, sieht wie folgt aus: Das Einzelhandelsunternehmen M betreibt ein Ladengeschäft in einer deutschen Innenstadt. Pünktlich zum Vorweihnachtsgeschäft 2020 wurden zahlreiche Waren bestellt. Das separate, gemietete Lagerhaus ist entsprechend komplett ausgelastet. Doch mit den Lockdownmaßnahmen musste das Geschäft schließen.

Es ergeben sich für das erste Halbjahr 2021 folgende Kennzahlen:

  • Net Working Capital: -5.000 €
  • DIO: 180 Tage
  • DSO: 70 Tage
  • DPO: 20 Tage

Working Capital Management optimieren

Das Net Working Capital ist in dem Beispiel negativ. Das ist ein Indiz für einen Liquiditätsengpass. Das Working Capital Management muss schnell tätig werden: Die Lagerbestände müssen schnellstmöglich geprüft und optimiert werden. Zudem sollte das Working Capital Management unter anderem prüfen:

  • Können Lieferantenkredite mit längeren Zahlungszielen vereinbart werden? Das Unternehmen bezahlt seine Rechnungen sehr schnell, wartet auf Zahlungseingänge jedoch im Schnitt 70 Tage.
  • Sind Forderungen offen und überfällig? Dann ist das Mahnwesen schnellstmöglich gefragt.
  • Könnten Zahlungsbedingungen für künftig Forderungen angepasst werden, um schnellere Zahlungseingänge zu realisieren? Wie würden sich beispielsweise kürzere Zahlungsfristen oder die Gewährung von Skonto bei früher Bezahlung auf die Liquiditätsplanung auswirken?
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