Die 12 besten Ausgabenmanagement-Softwares für 2024 für jedes Budget

Mit einer Ausgabenmanagement-Software verschaffen Sie sich einen Überblick über sämtliche Ausgaben in Ihrem Unternehmen. Wir haben zwölf Tools ausgewählt, die wir Ihnen in diesem Artikel genauer vorstellen. So sehen Sie die gesamte Bandbreite, was in Sachen Spend Management Software möglich ist.

Was sind die besten Ausgabenmanagement-Softwares 2024? Ein Vergleich

Im Jahr 2024 stehen Unternehmen eine Vielzahl verschiedener Ausgabenmanagement-Softwares zur Verfügung, die helfen, Finanzprozesse zu vereinfachen und zu optimieren. Diese Tabelle vergleicht zwölf der besten Optionen auf dem Markt, um Ihnen die Auswahl der passenden Lösung für Ihr Unternehmen zu erleichtern.

Wichtig: Die Tabelle ist kein klassisches Ranking. Welche Software für Ihre Ausgabenprozesse am besten passt, hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab. Selbst über die zwölf Tools hinaus gibt es noch weitere Lösungen, die im Ausgabenmanagement unterstützen.

Software	Features	Vorteile
Agicap Kostenlos testen	Die Cash-Management-Software Agicap bietet eineintegrierte Lösung für Ausgabenmanagement. Dies ermöglicht es Unternehmen,ihre Finanzen umfassend zu überwachen – von Ausgaben bis hin zu Einnahmen.Besonders hervorzuheben sind detaillierte Reportings und Analysen, die Echtzeit-Einblickein die finanzielle Performance bieten. Zu den weiteren Features gehören: Banksynchronisation Automatische Kategorisierung der Geldströme Cashflow-Forecast auf Tages-, Wochen- und Monatsbasis	Automatisierte Zuordnung von Ausgaben Prognosen zur Liquiditätsentwicklung Durchführung von Szenarioanalysen Übersichtliches zentrales Dashboard Individuell angepasste Pakete für unterschiedliche Firmengrößen Einsatz von physischen, virtuellen und Einmal-Karten für umfassendesAusgabenmanagement Kostenfreier Service bei monatlichen Ausgaben über 5.000 Euro
Finly	Soll-Ist-Vergleich von Budgetausgaben Automatisierte Zahlungen und Abgleich von Rechnungen Individuelle Freigabeprozesse	Ausgaben-, Rechnungs- undBestellungsmanagement in einem Tool
Moco	Lösungen für das Ausgabenmanagement nachProjekten Rechnungs- und Zeiterfassung Kapazitätsplanung im Projekt	Ausgaben nachverfolgen und planen nachProjekten Besonders für Agenturen und projektbasierte Dienstleister geeignet
Pleo	Ausgaben in Echtzeit einsehen Belege digital ablegen Integration in gängige Buchhaltungstools (z.B. Datev, Lexoffice, Sage)	Zusätzlich zur Software auch Firmenkreditkartenfür eine beliebige Anzahl an Angestellten erhältlich
Spendesk	Banksynchronisation Festlegen von Budgets für Teams Budgetfreigabe erfolgt automatisch nach Prüfung Ausgaben können nach Team und Mitarbeiter:innen nachverfolgt werden	Echtzeitüberblick über die Ausgaben Automatische Prüfung von Budgets beschleunigt die Freigabe
Finway	Budgetkontrolle und Echtzeit-Reporting Integration von Banken und Zahlungsverkehr für rund 4.500 Institute Reisekostenmanagement und Auslagenerstattung	Positioniert sich als ganzheitliche Softwarefür den Prozess der Kreditorenbuchhaltung Detaillierte Aufstellung für jede Buchhaltung
Lexoffice	Intelligentes Dashboard Verspricht schnelle Rechnungserstellung in nur zwei Minuten Belegerfassung und Lohnabrechnung Übersicht aller Ausgaben	Gute Übersicht und Performance, wenn einehohe Anzahl an Belegen zu bearbeiten sind
sevdesk	Hoher Funktionsumfang Erweiterbar durch Partneranwendungen Schnelles und reibungsfreies Onboarding	Benutzerfreundlichkeit durch auf einer Web-Appbasierten End-to-End-Lösung für KMU und Agenturen
Moss	Automatisierung und Digitalisierung vonAusgaben Verfolgung von Mitarbeiterausgaben und Budgets Integratives Liquiditätsmanagement	Automatisierte Integration in ERP-Systemefür datengesteuerte Finanzverwaltung und Ausgabenmanagement
Payhawk	Automatisierte Ausgabenberichte Ausgabenrichtlinie und Verwaltung von Genehmigungsprozessen Zahlungsautomatisierung	Automatisierte Rechnungserstellung fürvirtuelle und physische Visa-Firmenkarten
Rydoo	Hochladen von Belegen direkt vom Computeroder via E-Mail Smarte Erfassung von Reisekilometern und Tagespauschalen Benutzerdefinierte Workflows für die Verwaltung von Unternehmensausgaben	Ausgabenmanagement über mobile Appermöglicht flexibles Arbeiten
Yokoy	Ausgabenanalyse für Muster- und Trendanalyse Umfassende ERP-Integration wie SAP, Microsoft oder Oracle Automatisierte Rechnungsverarbeitung	Cashback von 1 % auf Kartentransaktionen Benutzerfreundliche Preismodelle

Die 12 bekanntesten Ausgabenmanagementlösungen im Detail

Agicap

Die Liquiditätsmanagement-Software von Agicap eignet sich auch für das Spend Management. Agicap verbindet sich automatisch mit allen Bankkonten und Zahlungsdiensten (zum Beispiel für Kreditkarten), sodass sämtliche Ausgaben immer in Echtzeit abgebildet sind.

Wird die Firmenkreditkarte zum Tätigen einer Ausgabe genutzt, erscheint der fällige Betrag auch sofort in der Liquiditätsplanung -- je nachdem, wann das Abbuchungsdatum des Kreditkartendienstleisters ist. Ebenso wird mit eingehenden Rechnungen verfahren, sofern diese in einem Rechnungsmanagement- oder Buchhaltungstool hinterlegt sind, mit dem Agicap kommunizieren kann. Auf diese Weise entsteht in den Finanzabteilungen ein höchst transparentes Bild über alle Ausgaben im Unternehmen.

Als Verantwortliche:r können Sie so Planzahlen festlegen, wie hoch die erwarteten Ausgaben in den kommenden Monaten sein werden und dann regelmäßig mit dem Ist-Stand abgleichen. Hohe Kostenpunkte und Ausgaben fallen dann sofort auf. Mithilfe der Liquiditätsplanung lassen sich auch die besten Zeitpunkte abschätzen, wann genügend liquide Mittel zur Verfügung stehen, um größere Ausgaben zu tätigen.

Finly

Finly ist eine englischsprachige, cloudbasierte Ausgabenmanagement-Software, in der Sie beliebig viele Budgets festlegen können. Die Ausgaben werden mit den Planzahlen verglichen, sodass Verantwortliche jederzeit sehen, ob die Ausgaben im Rahmen des Budgets sind.

Zusätzlich überwacht Finly auch Zahlungsziele von ein- sowie ausgehenden Rechnungen. Wird ein Zahlungsziel überschritten, zeigt das Tool dies an. Ferner ist es möglich, automatisierte Zahlungsvorgänge einzustellen, sodass die Zahlungsziele immer eingehalten werden.

Finly bietet Integrationsmöglichkeiten mit verschiedenen Unternehmenssystemen, um alle Transaktionen über Systeme hinweg zu aktualisieren. Das ermöglicht eine nahtlose Kommunikation zwischen den wichtigsten Systemen eines Unternehmens und trägt zur Vereinfachung von Finanzoperationen bei.

Moco

Moco richtet sich speziell an Agenturen und Unternehmen, die projektbasiert arbeiten -- wie etwa IT-Dienstleister. Die Anwendung bietet ein Projektmanagement-Tool mit Personalplanung, Zeiterfassung und anderen Planungsfunktionen. Ein Budget wird dann jedem Projekt zugewiesen.

Eingehende Rechnungen und Belege werden einem Projekt zugeordnet, sodass Sie immer sehen, welche Ausgaben in einem Projekt entstanden sind und ob durch eine Ausgabe das Budget überschritten werden wird. Die Software bietet eine klare und einfache Handhabung, die insbesondere für Agenturen empfohlen wird. Moco zeichnet sich durch stetige Weiterentwicklung und einen hervorragenden Support direkt aus dem Produkt heraus aus.

Pleo

In Pleo lassen sich Ausgaben in Echtzeit einsehen. Für Abteilungen oder einzelne Angestellte lassen sich individuell hohe Budgets festlegen, sodass Zahlungen bis zu einem bestimmten Rahmen nicht immer wieder erst von Vorgesetzten genehmigt werden müssen.

Tätigen Angestellte einen Kauf, fordert die Pleo-App sie umgehend zum Upload des Belegs auf. Sämtliche Belege werden somit digitalisiert und sind immer auffindbar und nachverfolgbar.

Die Software ermöglicht es Buchhalter:innen, bedarfsgerechte Prepaid- und virtuelle Karten für Online-Einkäufe und physische Karten für Offline-Einkäufe auszustellen und benutzerdefinierte Ausgabenlimits festzulegen. Benutzer:innen der Pleo-Karten können Belege in der Pleo-App erfassen, wodurch manuelle Ausgabenberichte überflüssig werden.

Spendesk

Spendesk ist für das Ausgabenmanagement konzipiert worden. Die Software kommuniziert mit verknüpften Banken sowie mit den angeschlossenen Zahlungsdiensten, sodass sämtliche Ausgaben des Unternehmens in einer Übersicht dargestellt werden können.

Für verschiedene Teams im Unternehmen oder den Finanzabteilungen können unterschiedliche Budgets festgelegt werden, damit die Teams eigene Ausgaben im dafür vorgesehenen Rahmen tätigen können.

Ob für eine Ausgabe genügend Mittel zur Verfügung stehen, prüft Spendesk automatisch. Somit entfällt auch der manuelle Freigabeprozess durch die Vorgesetzten, was zum einen das Tätigen der Ausgabe beschleunigt und zum anderen Teams mehr Eigenverantwortung einräumt.

Finway

Finway ist eine Software für das Management von Kreditoren und Ausgaben, die darauf abzielt, den Prozess der Rechnungsbearbeitung, Buchhaltung, Zahlungen, Ausgabenmanagement, Budgetkontrolle und Liquidität für Unternehmen zu vereinfachen.

Ein wesentliches Merkmal von Finway ist die Integration mit verschiedenen Drittanbieteranwendungen, einschließlich DATEV -- vor allem letzteres erleichtert es Steuerberater:innen, Buchhaltungsvorbereitungen zu treffen

Der USP von Finway richtet sich danach, komplexe Finanzprozesse zu vereinfachen und zu automatisieren. Durch intelligente Workflows automatisiert die Software die Rechnungsbearbeitung von der Eingangs- bis zur Genehmigungsphase. Weiterhin wird Finway für seine Benutzerfreundlichkeit und einfache Implementierung geschätzt.

Lexoffice

Lexoffice bietet eine Vielzahl von Funktionen für die Finanzverwaltung und Buchhaltung -- und ist damit gerade für Selbstständige und Kleinunternehmer:innen eine spannende Ausgabenmanagement-Software. Zu den Hauptfunktionen gehören die Erstellung von Rechnungen und Belegen, die Durchführung von Lohnabrechnungen (muss zusätzlich gebucht werden) sowie die Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und des Jahresabschlusses.

Des Weiteren unterstützt Lexoffice bei der Vorbereitung der Umsatzsteuer-Voranmeldung über Elster, bietet eine Zeiterfassungsfunktion, ermöglicht das Schreiben von Angeboten und das Erstellen von Abschlagsrechnungen.

Zudem verfügt Lexoffice über eine Funktion zur Führung eines Kassenbuchs, was insbesondere für kleinere Unternehmen und Freelancer:innen von Nutzen sein kann. Das Tool hat vor allem zum Ziel, das Ausgabenmanagement und die Finanzverwaltung so einfach wie möglich zu gestalten.

sevdesk

sevdesk ist eine nutzerfreundliche Buchhaltungsplattform, die sich besonders an kleine Unternehmen und Freiberufler:innen richtet -- ähnlich wie Lexoffice. Die Basisfunktionen von sevdesk umfassen Rechnungsmanagement, Erinnerungen, Angebote, Aufgaben-, Produkt- und Kundenmanagement. In umfangreicheren Versionen bietet die Software zusätzlich Preismanagement, Lagerverwaltung und Artikelzuweisungen.

Ein intuitives Dashboard mit Echtzeit-Berichterstattungstools und die Möglichkeit, Daten in wenigen Klicks zu exportieren, runden das Angebot ab. sevdesk ist vollständig konform mit Steuer- und Buchhaltungsvorschriften und berechnet die Umsatzsteuer auf der Grundlage geltender Tarife.

Die App unterstützt auch automatisches Belegscannen und Online-Banking, was im Ausgabenmanagement hilfreich ist. Zudem ermöglicht sevdesk die Zuweisung von Rechnungen und Belegen zu verschiedenen Kostenstellen und bietet eine integrierte Kassenbuchführung sowie Anlagenbuchhaltung und Abschreibungen.

Moss

Moss ist eine klassische Ausgabenmanagement-Software, die Echtzeit-Einblicke in Finanzen für Unternehmen bietet. Sie ermöglicht die Automatisierung und Digitalisierung von Ausgaben, die Ausstellung virtueller und physischer Kreditkarten, die Erfassung und Genehmigung von Rechnungen sowie die Überwachung von Mitarbeiterausgaben, verschiedenen Budgets und dem Liquiditätsmanagement.

Sie können mit Moss digitale Zahlungskarten für spezifische Zwecke erstellen, auch die automatische Erfassung und Zuordnung von PDF-Rechnungen per E-Mail ist mit dem Saarbrücker Tool möglich.

Moss wird für seine intuitive Oberfläche sowohl in der Web-App als auch in der mobilen App geschätzt. Es bietet sofortige Verfügbarkeit digitaler Zahlungskarten für neue Mitarbeiter:innen und schnelle Lieferung physischer Karten.

Payhawk

Payhawk ist eine bekannte Ausgabenmanagement-Lösung, die sich sowohl an inländische als auch internationale Unternehmen in Europa, dem Vereinigten Königreich und den USA richtet.

Die Plattform kombiniert Unternehmenskarten, erstattungsfähige Ausgaben, Kontokorrentbuchhaltung und nahtlose Integrationen in Buchhaltungssoftware zu einem modernen Produkt, das Unternehmenszahlungen für alle Beteiligten vereinfacht. Nutzer:innen heben dabei die einfache Bedienbarkeit und nahtlose Integration mit Buchhaltungssystemen wie NetSuite hervor.

Payhawk bietet physische und virtuelle Visa-Unternehmenskarten mit integrierten Workflows, Mittelanforderungen und Ausgabenlimits. Die Software ermöglicht es Ihnen als Nutzer:in, Geschäftsbudgets zu erstellen, Zugang zu aussagekräftigen Berichten zu erhalten, Genehmigungsabläufe zu definieren und die Meilenverfolgung zu nutzen. Unternehmen profitieren bei Payhawk von leistungsstarken Abrechnungstools, einschließlich Rechnungsverarbeitung, automatisierten Zahlungen und Erstattungen.

Rydoo

Rydoo ist eine in mehr als 150 Ländern verbreitete Lösung für Ausgabenmanagement, die eine einfache Bedienung, Kontrolle und Compliance im Prozess der Ausgabenerfassung und -berichterstattung bietet. Die Plattform umfasst eine intuitive mobile und Web-App, mit der Mitarbeiter:innen Ausgaben unterwegs erstellen, einreichen und genehmigen können.

Sie bietet Finanzabteilungen so eine flexible Lösung zur besseren Kontrolle von Ausgaben, zur Anpassung von Richtlinien und zur Integration in HR-, Finanz- und ERP-Tools. Zu den Funktionen gehören automatisierte Genehmigungen, ein KI-basierter Belegscanner, Kreditkartenabgleich, vollständigen Einblicke in Ausgabenmuster, Meilenverfolgung und die Verwaltung von Tagespauschalen.

Rydoo bietet Integrationen mit über 35 Reise-, HR-, Finanz- und ERP-Tools, um eine vollständige Systemsynchronisation zu ermöglichen. Dies macht es zu einer vielseitigen Lösung für internationale, mittelständische und große Unternehmen in verschiedenen Sektoren.

Yokoy

Yokoy ist eine auf künstlicher Intelligenz basierende Spend-Management-Plattform, die sich auf die Automatisierung von Ausgabenmanagementprozessen spezialisiert hat. Sie bietet Lösungen für die Konsolidierung und Automatisierung des Ausgabenmanagements, einschließlich Mehrwertsteuer-Validierung und -Rückerstattung sowie automatisierter Ausgabenfreigabe und Reisekostenabrechnung.

Zu den Hauptmerkmalen von Yokoy gehören automatisierte Eingaben genehmigter Ausgaben in die Finanzsysteme der Unternehmen, benutzerdefinierte Genehmigungsprozesse, Erkennung von Richtlinienverstößen und eine hohe Automatisierung im gesamten Rechnungsablauf.

Yokoy hebt sich insbesondere mit seiner einfachen Bedienbarkeit und der digitalen Belegerfassung hervor. Die Plattform automatisiert wiederkehrende Ausgabenmanagementaufgaben und erkennt automatisch Richtlinienverstöße, um eine vollständige Compliance zu gewährleisten.

Was ist eine Ausgabenmanagement-Software?

Eine Ausgabenmanagement-Software hilft Unternehmen dabei, den Überblick über ihre Ausgaben zu behalten, sodass ein vorgesehenes Budget möglichst nicht überschritten wird. Mithilfe von Liquiditätsmanagement-Tools lassen sich auch Budgets regelmäßig an die gegebene finanzielle Situation anpassen. Das ist vor allem für Unternehmen interessant, die bei ihrer Budgetierung einen Better oder Beyond Budgeting-Ansatz verfolgen.

Was ist der Nutzen einer Ausgabenmanagement-Software?

Softwarelösungen für das Ausgabenmanagement bringen Ordnung in die ausgehenden Geldströme eines Unternehmens. So verlieren Finanzverantwortliche nicht die Übersicht über die Kosten und vermeiden, dass Budgets überschritten werden oder sogar ein Liquiditätsengpass entsteht.

Was sind die Funktionen einer Ausgabenmanagement-Software?

Eine klassisches Ausgabenmanagement-Tool verfügt bestenfalls über eine Schnittstelle zu den Bankservern, damit die ausgehenden Transaktionen automatisch abgerufen werden können. Zusätzlich bietet ein solches Tool auch eine automatische Rechnungs- und Belegerfassung an, damit diese Daten ebenfalls in Echtzeit angezeigt werden können.

Eine Liquiditätsmanagement-Software geht noch einen Schritt weiter: Sie stellt nicht nur die Ausgaben, sondern auch die Einnahmen dar. Damit lassen sich Budgets dann auch während des Geschäftsjahres leicht anpassen, wenn Sie abschätzen können, wie viel an Einnahmen und Ausgaben Sie in den kommenden Monaten erwarten.

Unsere Tipps zur Wahl einer Ausgabenmanagement-Software

Damit Sie so wenig Arbeit wie möglich mit einer Ausgabenmanagement-Software haben, sollten Sie darauf achten, dass das Tool sich automatisch mit Ihren Geschäftskonten und, falls vorhanden, mit Ihrem Zahlungsdienst für die Firmenkreditkarte verbindet. Dann haben Sie per Knopfdruck die aktuellen Ausgaben vor Augen und müssen einzelne Transaktionen nicht manuell zusammentragen.

Je nachdem, nach welchen Konzepten Sie Ihre Budgets planen, kann auch eine Liquiditätsmanagement-Software für Sie interessant sein. Diese reduziert nicht nur das Risiko für Liquiditätsengpässe, sondern lässt Sie auch abschätzen, was Sie quartalsweise für einzelne Budgets ansetzen können -- je nachdem, was Sie an Einnahmen in dieser Zeit erwarten.

Fazit: Cloudbasiertes Spend Management im Unternehmen funktioniert nur mit der richtigen Software

In diesem Artikel haben wir Ihnen zwölf verschiedene Tools für Ausgabenmanagement und Spend Management vorgestellt. Alle zwölf verfolgen dasselbe Ziel: Ihre Liquidität zu jedem Zeitpunkt sicherzustellen.

Für welche Software Sie sich entscheiden, hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab. Möchten Sie eine möglichst genaue Darstellung Ihrer Liquidität und einzelnen Ausgaben, ist die Liquiditätsmanagement-Software von Agicap gut geeignet. Da in ihr auch die Einnahmen dargestellt sind, können Sie Ihre Budgets noch besser planen.

Arbeitet Ihr Unternehmen projektbasiert und vergibt für unterschiedliche Projekte unterschiedlich hohe Budgets, ist Moco eine gute Wahl. In dem Tool werden Rechnungen und Belege den einzelnen Projekten zugeordnet, sodass Projektverantwortliche jederzeit sehen, ob noch ausreichend Budget für kommende Ausgaben vorhanden ist.

Wollen Sie Ihren Mitarbeiter:innen mehr Verantwortung übertragen und sich selbst Zeit ersparen, indem Sie nicht mehr jede Investition genehmigen müssen, eignen sich Payhawk oder Spendesk dafür einwandfrei. Bei zweiterem legen Sie für Ihre Teams individuell die Budgets fest und Spendesk gibt nach erfolgreicher Budgetüberprüfung die Transaktion frei.

Wer als Kleinunternehmer:in oder Selbstständige:r hingegen nach einem Ausgabenmanagement-Tool sucht, das sämtliche Finanzen ganzheitlich abdeckt, findet mit Lexoffice und sevdesk zwei passende Tools.

Eines haben alle vorgestellten Tools gemeinsam: Sie bieten entweder einen kostenlosen Testzeitraum, um die Software kennenzulernen, oder einen Demotermin mit dem Anbieter selbst an. So können Sie einzelne Ausgabenmanagement-Softwares vergleichen, bevor Sie sich für eine entscheiden.