Cos’è l’ammanco di cassa e come gestirlo

Ti capita di riscontrare delle incongruenze tra ciò che vendi e le somme che hai effettivamente incassato? Se queste differenze sono in negativo, potresti trovarti di fronte a un ammanco di cassa. Ma che cos’è l’ammanco di cassa? In questo articolo diamo una definizione semplice e completa dell’ammanco di cassa, offrendo consigli per la sua gestione. Inoltre, spiegheremo come contabilizzare l’ammanco di cassa, quali sono le figure all’interno dell’azienda che possono farlo, quali sono le cause per cui si genera e infine come poterlo evitare.

Vuoi un esempio di tabella di previsione? Scarica il tuo Excel gratuito!

L’ammanco di cassa: definizione e perché succede

L’ammanco di cassa è una differenza, in negativo, tra ciò che viene registrato come entrate – in un dato periodo di tempo – e ciò che effettivamente viene incassato, nello stesso intervallo di tempo.

Contabilmente, l’ammanco di cassa è un fenomeno casuale oppure imprevisto: non è quindi ripetitivo; viene definito anche insussistenza passiva, che useremo come sinonimo nel testo.

Spesso, l’ammanco di cassa è associato al settore della grande distribuzione, dove i dipendenti sono numerosi e gli incassi in contanti sono giornalieri.

Infatti, nella GDO è facile che l'insussistenza passiva sia causata da:

• Scontrini errati;
• Arrotondamenti di prezzo;
• Errori nel conteggio e nell’erogazione di resti;
• Furti

Nel campo delle piccole e medie imprese, invece, l’ammanco di cassa diventa palese al momento della redazione del bilancio e le cause sono spesso riconducibili a errori.

Come gestire l’ammanco di cassa

In un’azienda che non ha diretta esperienza a contatto con il pubblico, l’ammanco di cassa può costituire un problema da non trascurare, perché spesso significa coprire il deficit con:

• il versamento di liquidità sul conto: ciò significa mettere mano al portafogli;
• oppure vendere i tuoi asset.

Se sei di fronte a delle insussistenze passive, la prima azione è gestirle contabilmente. Nella prossima sezione spiegheremo in dettaglio i passaggi da seguire.

La contabilizzazione dell’ammanco di cassa e chi può farlo

Come accennato prima, è nel momento del bilancio che gestire gli ammanchi di cassa risulta più facile da tracciare e quantificare. Dovrai dichiararli sia facendo riferimento ai principi di redazione del bilancio stesso sia alla risoluzione AdE 54/E/2010.

Perché? Innanzitutto le insussistenze passive, a livello contabile, sono un costo e, come tale, viene registrato alla voce B14 “Oneri Diversi di Gestione” del conto economico.

Per fortuna esiste la possibilità di rendere tale costo deducibile, ma è necessario seguire alcune norme, come i principi della redazione del bilancio e della risoluzione citati sopra.

L’ammanco di cassa, inoltre, deve essere compatibile con i criteri che la legge italiana prevede per dedurlo. Tali criteri prevedono che la mancanza debba essere per natura:

• fisiologica;
• inevitabile;
• connaturata all’attività.

Un esempio? Nella GDO, gli errori nel maneggio del denaro sono considerati fisiologici in relazione al tipo di attività svolta e, quindi, inevitabili. Una volta appurato questo aspetto, devi registrare l’ammanco di cassa fiscalmente. Come fare?

Sia a livello contabile sia fiscale, è necessario compilare un verbale che dichiari gli ammanchi di cassa, firmato e confermato dal responsabile dei controlli interni aziendali e dal responsabile di cassa. Si tratta di figure che, all’interno delle piccole e medie imprese, possono coincidere con un’unica persona.

Se queste condizioni non sono rispettate, purtroppo, l’ammanco di cassa non sarà deducibile.

Durante l’anno, quando effettui i controlli e registri contabilmente le entrate e le uscite, potresti già intuire quali ammanchi di cassa puoi recuperare e quali no, separandoli direttamente nelle seguenti diciture:

• Ammanchi di cassa deducibili;
• Ammanchi di cassa indeducibili.

Riassumendo: se tutti i passaggi sono correttamente compilati e dimostrabili, tali ammanchi non costituiranno un costo vero e proprio, ma saranno restituiti con la dichiarazione dei redditi.

Leggi anche: Problemi di liquidità: come superare l'ansia del fallimento!

Come evitare l’ammanco di cassa e perché la gestione con Excel non è sufficiente

Utilizzare Excel per la gestione della cassa potrebbe sembrare una buona soluzione, perché permette di registrare e rendersi conto dei movimenti giornalieri, settimanali e mensili. Tuttavia, può essere svantaggioso in alcune condizioni.

Innanzitutto, l’inserimento manuale dei dati lascia spazio agli errori: come si può battere uno scontrino con una cifra sbagliata, allo stesso modo si può compilare erroneamente una cella di Excel.

Inoltre, il controllo dei dati su foglio di calcolo porta via molto tempo. Pensa al tuo commercialista che deve correggere e far combaciare i dati: più tempo impiega, più ore segnerà in parcella! Hai mai sentito parlare dei software per la gestione dei flussi di cassa? I software per la gestione dei flussi di cassa permettono di monitorare il cash flow in modo semplice e veloce ed eliminano le possibilità di errore: i sistemi sono integrati con i tuoi tool di contabilità, i tuoi conti bancari (in modo sicuro!) e aggiornati in tempo reale, senza che tu debba fare inserimenti manuali. Inoltre, tutti coloro che accedono alla piattaforma visualizzano le stesse informazioni.

Considera anche che, con i software per la gestione della tesoreria, puoi creare scenari di previsione per riflettere su opportunità di miglioramento e investimento del capitale; allo stesso modo, puoi isolare subito incongruenze che potrebbero intaccare la liquidità.

Conclusione: gestire gli ammanchi di cassa per ottimizzare tutti i conti (e risparmiare tempo)

In questo articolo, abbiamo definito che cosa sia l’ammanco di cassa e perché è importante gestirlo sia a livello operativo sia contabile. Contabilmente, abbiamo visto che si tratta di una voce di costo nel bilancio, da dichiarare in un verbale e che non tutti possono registrarlo, ma solo persone nominate con ruoli specifici.

Nonostante questo, abbiamo visto anche che si tratta di costi deducibili se rispondono a particolari criteri, cioè se sono dimostrabili, connaturati all’attività, fisiologici e inevitabili.

L’attività di monitoraggio del cash flow è importante per evitare gli ammanchi di cassa e allo stesso tempo avere sempre sotto controllo la situazione. Le aziende che utilizzano un software di gestione del flusso di cassa, come Agicap, hanno tanti vantaggi tra cui risparmiare tempo e denaro nella gestione stessa, diminuendo le variabili di errore.

Vuoi provare con mano l’efficacia dell’utilizzo di un software per la gestione di cassa? Prova subito Agicap, gratis e senza impegno!