Comment Luminous Hotel Management a automatisé sa gestion de trésorerie sur 11 hôtels
Neha Jadav (Directrice générale) et James Fair (Directeur des opérations) expliquent comment la plateforme de trésorerie Agicap a transformé la gestion multi-entités de Luminous Hotel Management. Une fonction de trésorerie collaborative et automatisée a remplacé les processus manuels sur Excel, sur les 11 hôtels du groupe à travers les États-Unis.
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Informations clés
Luminous pilote un portefeuille multi-entités de 11 hôtels répartis aux États-Unis. Structures de partenariat distinctes, saisonnalité propre à chaque établissement, plusieurs comptes bancaires par hôtel : autant de facteurs qui rendent la gestion centralisée de la liquidité indispensable pour préserver les marges opérationnelles et les rendements des investisseurs.
En s'appuyant sur M3 Accounting (un ERP en comptabilité d'engagement), la direction devait se connecter chaque jour manuellement à chaque banque et suivre ses soldes sur Excel. Résultat : des angles morts critiques entre le chiffre d'affaires comptabilisé et la trésorerie réellement disponible.
En déployant Agicap, Luminous a consolidé la visibilité sur sa trésorerie multi-entités au sein d'une plateforme unique, accéléré ses rapprochements bancaires grâce au rapprochement par IA, et comblé le gap opérationnel entre la finance et les opérations.
La plateforme automatise les prévisions multi-horizons, en combinant un prévisionnel de trésorerie à 13 semaines en méthode directe et un prévisionnel en méthode indirecte sur 12 à 15 mois. Les équipes financières anticipent ainsi les tensions de trésorerie, modélisent sans effort leurs scénarios pour les investissements majeurs (CAPEX) et gardent la main sur leur besoin en fonds de roulement (BFR).
" En faisant collaborer l'équipe financière, l'équipe de direction et l'équipe opérationnelle sur un même logiciel, nous tirons bien plus de valeur de nos réunions. "
10-18M€
de chiffre d'affaires
11
Hôtels
912
Chambres sous gestion
Histoire du client
Luminous Hotel Management est une société de gestion hôtelière basée en Virginie du Nord, cofondée par Neha Jadav (Directrice générale) et James Fair (Directeur des opérations). L'entreprise gère un portefeuille de 11 hôtels répartis à travers les États-Unis. Elle s'associe aux propriétaires pour prendre en charge un large éventail de services : optimisation des actifs, pilotage opérationnel et stratégie financière.
Le portefeuille couvre plusieurs grandes enseignes franchisées comme IHG, Marriott, Wyndham et Hilton. Luminous exploite donc chaque établissement selon des standards de marque et des obligations de franchise distincts, tout en les gérant comme un portefeuille unique.
L'hôtellerie évolue sous des contraintes financières bien spécifiques. Chaque établissement suit son propre cycle de demande, saisonnier et lié à sa localisation : les revenus sont donc irréguliers et difficiles à prévoir à l'échelle d'un hôtel. Pourtant, des coûts comme les charges de personnel, les redevances de marque, le service de la dette ou la maintenance courent en continu, quel que soit le taux d'occupation.
Pour accompagner l'expansion rapide de son portefeuille sans alourdir ses coûts de back-office, Luminous avait besoin d'un outil moderne de gestion de trésorerie, capable de faire le lien entre les indicateurs financiers en comptabilité d'engagement et un pilotage opérationnel dynamique, fondé sur la trésorerie réelle.
Besoins du client
Avant de déployer Agicap, Luminous Hotel Management se heurtait à plusieurs goulets d'étranglement opérationnels : des données bancaires éclatées entre de multiples banques, les rapprochement faits à la main, et un écart de reporting entre la comptabilité d'engagement et la trésorerie. L'entreprise devait :
Centraliser le suivi des soldes de toutes les banques en supprimant les connexions manuelles quotidiennes à des dizaines de comptes bancaires, afin d'établir une source unique de vérité
Combler l'écart entre la comptabilité d'engagement et la trésorerie disponible en remplaçant les chiffres de CA issus de M3 par un suivi des encaissements réels, pour anticiper les décaissements fournisseurs
Automatiser les rapprochements bancaires sur les 11 entités afin de ramener le temps de traitement à seulement 2 heures par semaine, sans avoir à mobiliser un ETP dédié
Aligner la finance et les opérations sur la planification des CAPEX en permettant aux responsables opérationnels d'intégrer directement les investissements prévus dans les projections de trésorerie, tout en préservant la liquidité en basse saison
Renforcer la détection des fraudes et le contrôle des risques en s'appuyant sur des flux bancaires quotidiens automatisés et sur la catégorisation, pour auditer les opérations et signaler immédiatement tout retrait inattendu ou toute anomalie
Neha Jadav, Directrice générale et cofondatrice de Luminous Hotel Management, explique : "Avant Agicap, nous n'avions aucune idée précise de la trésorerie nette que nous générions ou consommions chaque mois. Nous avions accès au chiffre d'affaires, mais c'est de la comptabilité, pas ce qu'il y a réellement sur les comptes.".
Solution
Luminous Hotel Management a choisi Agicap pour repenser sa gestion de trésorerie et passer à une visibilité quotidienne sur sa trésorerie. Le déploiement s'est déroulé en trois phases :
Intégration multi-banques et création d'un historique de référence : Agicap a établi des connexions directes avec l'ensemble des comptes bancaires des 11 entités hôtelières. Pour les établissements nouvellement intégrés, 12 mois d'historique bancaire ont été importés directement, afin de constituer un historique de trésorerie propre à chaque hôtel, sans dépendre des états financiers en comptabilité d'engagement.
Intégration de l'ERP M3 (poste fournisseurs) : les données des comptes fournisseurs issues de M3 Accounting ont été synchronisées dans Agicap pour alimenter le prévisionnel de trésorerie.
Déploiement du rapprochement par IA et du modèle de saisonnalité : l'outil de rapprochement par IA d'Agicap suggère automatiquement des correspondances entre les factures M3 en attente et les flux bancaires en temps réel. Plusieurs modèles de prévision saisonnière sur mesure ont été configurés pour chaque établissement, à partir des tendances du même mois l'année précédente et des moyennes historiques.
Principaux bénéfices obtenus :
Plus de 90 % de charge de rapprochement en moins : le temps consacré au rapprochement bancaire sur les 11 hôtels est passé d'un ETP à environ 2 heures par semaine, permettant d'accompagner la croissance sans augmenter la taille de l'équipe finance.
Une collaboration fluide entre opérations et finance sur les CAPEX : les équipes opérationnelles saisissent directement leurs investissements dans Agicap. La finance peut ainsi évaluer de façon proactive leur impact sur la trésorerie en basse saison, au lieu de s'échanger de façon réactive des fichiers Excel figés.
" Notre cycle de paiement ne consiste plus à planifier nos paiements aveuglément sur la base du CA remonté par M3. Nous calons désormais nos cycles de paiement sur la trésorerie qui entre réellement. "
Conclusion
En déployant Agicap, Luminous Hotel Management a transformé la gestion de trésorerie de ses différentes entités : d'une routine manuelle et morcelée, elle est passée à un dispositif unifié et évolutif. L'intégration a comblé l'écart entre la comptabilité d'engagement de M3 et la liquidité en temps réel. La direction dispose désormais d'une visibilité totale sur les décaissements fournisseurs à court terme, la saisonnalité propre à chaque établissement et les projets de CAPEX à long terme. Résultat : Agicap permet à Luminous de développer efficacement son portefeuille hôtelier, tout en communiquant plus clairement ses projections financières à ses partenaires propriétaires.
