Suivi des paiements clients : peut-on réellement être efficace avec Excel ?
Lorsque les taux d’intérêt augmentent comme c’est le cas actuellement, mieux vaut éviter d’avoir besoin d’un emprunt pour maintenir la trésorerie d’une entreprise à flot. Un bon suivi des paiements client s’avère alors primordial pour assurer les capacités de financement de la structure. Mais comment s’y prendre pour contrôler le règlement de vos factures avec un tableau de suivi ? Est-il pertinent de contrôler le règlement de vos factures avec un tableur Excel, ou vaut-il mieux opter pour une autre solution ? Découvrez dans cet article comment assurer le suivi de vos paiements clients avec Excel, et comment gagner en efficacité avec un logiciel de gestion de la trésorerie comme Agicap.*
Fichier de suivi des paiements clients : de quoi parle-t-on ?
Le suivi des paiements clients est un processus essentiel à la bonne gestion d’une entreprise. Il permet aux gestionnaires de s’assurer que les factures ont bien été réglées par les clients, et de faire en sorte d’être payé dans les délais les plus courts.
En cas de retards de paiement ou d’impayés, il convient de procéder à des relances auprès des clients pour obtenir le règlement des sommes dues. Au-delà de l’aspect financier de ce suivi, il est possible également d’utiliser ce tableau de suivi pour améliorer vos relations clients.
En entreprise, le suivi de la facturation s’effectue traditionnellement sous la forme d’un tableau. A partir d’une liste des factures émises, vous pouvez suivre vos créances et planifier les relances clients afin d’être payé dans les meilleurs délais.
Pourquoi le suivi des paiements clients est important ?
Avec les règlements fournisseurs, la facturation client est un processus clé dans la gestion financière des entreprises. C’est l’une des principales sources d’encaissement avec les emprunts bancaires et les apports personnels. Au-delà du financement initial nécessaire au lancement de la structure, ce sont normalement les ventes de produits et services et leurs règlements qui permettent à l’organisation d’assurer sa pérennité.
Outre l’aspect financier d’un bon suivi des factures, vous devez aussi considérer l’intérêt commercial de la démarche. Garder un œil sur le paiement de vos factures peut vous permettre de détecter d’éventuelles difficultés et de jouer sur vos relations clients afin de proposer des solutions en vue du règlement.
Le suivi des paiements clients est donc un point fondamental à ne pas négliger en entreprise, et ce quelle qu’en soit sa taille.
Suivi des paiements clients et BFR
Lorsque les délais de paiement de vos clients s’allongent, votre niveau de trésorerie se dégrade et votre besoin en fonds de roulement (BFR) augmente.
La gestion de votre poste client est donc l’un des leviers d’optimisation pour une bonne gestion de votre entreprise, avec les règlements fournisseurs, la gestion des stocks et l’amélioration de votre rentabilité.
Comment faire un suivi de facturation sur Excel ?
Autant le dire tout suite, le suivi des factures est un contrôle qui se doit idéalement d’être effectué au quotidien. Plus vous agissez rapidement dans vos relances clients, et plus vous serez efficace dans le recouvrement de vos créances.
Pour éviter de perdre du temps dans la mise en recouvrement de vos factures, il est d’ailleurs conseillé de ne pas attendre le dépassement des dates d’échéance pour faire vos relances. Si vos clients sont en difficulté ou si vous identifiez un litige, vous serez plus à même de proposer une solution pour résoudre le problème et obtenir le paiement au plus vite.
Comment faire un tableau de suivi pour maîtriser vos règlements clients ?
Pour optimiser votre trésorerie, vous devez avoir une bonne maîtrise de vos encours clients. Pour ce faire, vous devez suivre le règlement de vos factures, et engager des relances, si besoin. Pour le suivi de la facturation, le plus simple est de disposer d’un tableau listant chacune de vos factures. Le contenu de votre fichier de suivi dépend de la façon dont vous allez l’utiliser dans votre structure, notamment pour les relances.
Pour suivre le règlement de vos créances client, vous devez prévoir a minima dans votre tableau :
- le numéro de la facture et sa date ;
- le nom du client ;
- le montant à régler, toutes taxes comprises (TTC) ;
- le mode de règlement convenu ;
- ainsi que la date d’échéance de la facture.
A partir de ces données, figurant nécessairement dans les factures, vous pouvez estimer le montant de vos entrées d’argent à venir, savoir qui relancer et quand, et connaître les références de la facture pour réclamer le règlement.
Suivi des paiements clients : comment utiliser votre tableau pour faire vos relances clients ?
Pour faire vos relances à partir de votre tableau de suivi, vous devrez ajouter quelques informations. Pour éviter de vous reporter à chaque fois aux factures, vous avez intérêt à reprendre directement dans le tableau les coordonnées de vos clients (téléphoniques, électroniques et physiques).
Vous devrez également ajouter la ou les dates auxquelles vous avez contacté vos créanciers, ainsi que le mode de relance utilisé. De nombreux moyens de relance peuvent en effet être utilisés pour recouvrer vos créances, parmi lesquels le téléphone, l’e-mail, le courrier postal avec ou sans mise en demeure, voire le recours à une société de recouvrement ou un huissier en cas d’échec.
Suivre ses factures avec Excel : une bonne solution ?
Vous pouvez tout à fait utiliser un tableau Excel pour faire le suivi de vos factures clients. Vous pouvez alors reprendre un modèle de document téléchargé en ligne, ou créer un tableau Excel spécifiquement selon vos besoins.
Se servir d’un tableau de suivi Excel est une solution simple et gratuite pour vérifier le règlement de vos factures clients. A chaque nouvelle facture, vous devez toutefois recopier manuellement dans le tableau les informations de facturation utiles à votre suivi. Ce qui , selon le volume de factures mensuelles de votre entreprise, peut s’avérer très chronophage.
Pour un suivi efficace de vos encours clients, il est conseillé de mettre à jour votre tableau quotidiennement à partir de vos encaissements. En cas de dépassement de l’échéance, vous pourrez ainsi agir au plus vite pour éviter à votre trésorerie de se creuser dangereusement. De plus, en relançant dès les premiers jours, vous pouvez montrer à vos clients que vous prenez le sujet très au sérieux.
L’inconvénient d’un suivi Excel réside alors dans les erreurs pouvant survenir lorsqu’on recopie des données issues d’autres logiciels. Avec Excel, les calculs se font à l’aide de formules qui peuvent par ailleurs être sources d'erreurs si elles sont mal utilisées. De plus, l’utilisation d’un même fichier par plusieurs personnes peut être compliquée avec Excel, d’où une collaboration rendue difficile.
C’est pourquoi il est toujours plus efficace de suivre vos factures avec un logiciel de trésorerie ou de suivi de la facturation.
À lire aussi : comment obtenir le règlement d’une facture impayée ?
Quand et comment suivre les règlements clients ?
L’idéal est de suivre ses règlements clients au quotidien pour ne pas perdre de temps dans la relance des factures impayées. Pour ce faire sans perdre de temps, il est recommandé d’utiliser un logiciel de gestion des relances paiement.
Comment Agicap peut vous permettre d’optimiser le suivi de vos paiements clients et vos relances ?
Avec une solution de gestion de la trésorerie comme Agicap, vous pouvez gagner du temps dans votre suivi de facturation, optimiser vos relances clients et améliorer votre trésorerie. Plusieurs fonctionnalités vous permettent d’automatiser les tâches pour une meilleure efficacité dans le recouvrement de vos créances clients
Un tableau de suivi constamment à jour
La solution Agicap centralise les données issues des principaux logiciels métier et ERP. Ce qui permet de récupérer automatiquement la liste de toutes vos factures. Grâce à la synchronisation de vos comptes en banque, les entrées et sorties de cash sont importées directement dans le système pour suivre les encaissements.
Inutile de consulter vos relevés bancaires pour savoir où vous en êtes. Tout est automatisé, de sorte que vous disposez d’un état précis de la trésorerie de l’entreprise à l’instant t, sans être obligé de mettre à jour votre tableau Excel.
Un tableau de bord analyse votre poste client et vous permet de visualiser vos encours clients échus ou non, et de connaître vos principaux clients débiteurs. L’analyse peut être approfondie par client ou par type de compte pour faire évoluer votre politique de règlement selon les besoins.
CashCollect : un module de relance intégré pour optimiser votre recouvrement
En cas de factures impayées, vous voyez tout de suite avec Agicap quelles sont les relances clients à effectuer. Grâce à son module CashCollect, les actions de recouvrement peuvent par ailleurs être automatisées à partir de scénarios personnalisés. Mais vous pouvez garder la main sur les relances d’une partie de vos clients.
Lorsque les délais de paiement sont atteints, le système établit les relances automatiquement. Vous pouvez établir plusieurs plans de relances clients en combinant différents modes d’intervention (par e-mail, courrier et téléphone). En l’absence de réponse, il est possible aussi de varier l’intonation des messages et de changer d’interlocuteurs.
Si vous êtes plusieurs à travailler sur le recouvrement des créances clients, CashCollect vous permet de partager simplement le même fichier, mais aussi de mettre des notes visibles de tous, et de générer des tâches quotidiennes établies à partir de vos scénarios de relance.
Si le suivi des paiements clients est tout à fait possible avec Excel, sachez que ce n’est pas la meilleure solution pour optimiser votre processus de contrôle des règlements. Avec un logiciel de gestion de la trésorerie comme Agicap, vous pouvez, en effet, bénéficier de fonctions automatisées pour gagner un temps précieux dans votre suivi de facturation et vos relances.
En lien direct avec vos outils métier, Agicap vous permet d’éditer à tout moment une liste d’encours à jour. Et grâce à la synchronisation bancaire, vos encaissements sont automatiquement enregistrés, sans nécessiter d’action de votre part. De plus, le module CashCollect vous permet d’automatiser vos relances selon des scénarios personnalisés, adaptés aux profils de vos clients. C’est un gain de temps considérable pour vos équipes, et une solution optimisée pour réduire le délai de vos paiements clients afin d’assurer une bonne gestion de votre trésorerie.
Vous avez envie d’en savoir plus sur les solutions d’encaissements et de gestion de trésorerie proposées par Agicap ? N’hésitez pas à demander une démonstration.
