Structurer son processus d'achat : leviers clés pour maîtriser les coûts et la trésorerie

Hausse des prix de l’énergie, incertitudes géopolitiques, tensions sur les délais de livraison : chaque dépense doit, en 2025 plus que jamais, être anticipée et justifiée. D’après l’étude AgileBuyer de 2025, 65 % des directions achats placent le risque de défaillance fournisseur en tête de leurs préoccupations. Structurer efficacement son processus d’achat est donc devenu essentiel. C’est ce qui permet aux entreprises de reprendre la main sur leurs engagements et d’éviter les dépassements budgétaires.

Alors comment structurer un processus d’achat adapté à vos enjeux ? Quelles étapes méritent votre attention ? Comment améliorer ce processus pour réduire les dépenses ? C’est ce que nous allons voir.

Qu'est-ce qu'un processus d'achat  ?

Un processus d’achat comprend l’ensemble des étapes allant de l’expression d’un besoin jusqu’à la contractualisation avec votre fournisseur. Son objectif est de garantir que chaque dépense engagée soit à la fois utile, budgétairement justifiée et suivie jusqu’à son règlement. 

Le processus achat débute généralement par l’identification du besoin, puis passe par le sourcing et l’analyse des offres et se clôture par la signature d’un contrat qui encadre les engagements respectifs. 

Ce parcours implique plusieurs fonctions : il engage bien souvent les équipes finance et achat en fonction de vos procédures internes.

Ce processus a un impact direct sur la trésorerie de votre entreprise. Chaque bon de commande engage potentiellement de futurs décaissements. En l’absence de visibilité, ces engagements peuvent déséquilibrer vos prévisions de trésorerie ou générer des écarts entre votre budget et les dépenses réellement engagées. Les données d’achats doivent donc être centralisées afin de pouvoir tracer chaque demande et de vous alerter en cas de problème.

Les étapes du processus d’achat en entreprise

Un processus achat bien structuré à pour but de sécuriser chaque décision engageant financièrement votre entreprise. Mais quelles sont ses phases et quel est leur impact sur votre trésorerie ? Voici quelques éléments de réponse.

1. Élaboration du cahier des charges et cadrage des besoins

Avant toute démarche d’achat, il s’agit de transformer un besoin en un projet budgétairement soutenable. Cela nécessite donc de valider la nature de la dépense, mais aussi d’évaluer son urgence et sa cohérence avec les objectifs de votre entreprise. 

La rédaction d’un cahier des charges peut venir structurer cette étape en fixant : 

• 

  Les exigences techniques ;

• 

  les critères de sélection ;

• 

  les contraintes financières.

2. Sourcing et sélection des fournisseurs

Le sourcing consiste à identifier les prestataires capables de répondre aux exigences définies. Un processus achat performant repose sur l’évaluation de la globalité de l’offre du fournisseur : ses conditions tarifaires, sa fiabilité en termes de logistique, sa capacité à suivre l’évolution de vos besoins ou à gérer des volumes. 

Le but est de mettre en place le processus d’achat le plus fluide possible pour assurer la stabilité de vos approvisionnements.

3. Lancement des appels d’offres et négociation

Une fois vos fournisseurs présélectionnés, l’entreprise lance alors des consultations. Cette phase est stratégique si vous souhaitez obtenir les meilleures conditions commerciales possibles. 

Les acheteurs doivent évaluer chaque offre en tenant compte du coût total, des conditions proposées et de leur alignement avec les priorités budgétaires de l’entreprise.

4. Contractualisation et suivi 

Le contrat va formaliser les engagements mutuels en fixant les conditions de livraison, les modalités de paiement, etc. Le suivi ne s’arrête pas à la signature : réception, conformité, délais de facturation et traitement comptable sont ensuite pilotés en lien avec la trésorerie de l’entreprise. Le but étant d’éviter les litiges ou les retards de paiement.

Processus achat mal structuré : les failles les plus fréquentes

Lorsque vos achats ne sont pas encadrés par un processus et des outils adaptés, les risques opérationnels et financiers s’accumulent rapidement. 3 écueils reviennent fréquemment dans les entreprises qui sont peu outillées.

Des données dispersées

Lorsque les informations circulent par email ou sur des tableaux Excel, vos données d’achat se fragmentent. Vous perdez en lisibilité sur les montants engagés, sur les volumes négociés et même sur les conditions contractuelles. 

Il devient alors compliqué de retracer l’origine d’une commande ou d’agréger vos engagements en cours. Vos décisions sont donc prises à partir d’informations incomplètes et les risques d’erreurs ou de dépassements se multiplient.

Des circuits de validation trop lents

Des processus de validation des achats dispersés ou peu formalisés allongent les délais. Un de vos bons de commande peut ainsi rester bloqué plusieurs jours faute de validation. Cette lenteur pénalise votre réactivité. Elle perturbe également vos prévisions de décaissement et peut générer des surcoûts, en particulier en cas de retard de paiement.

Des dépenses hors cadre budgétaire

Sans mécanisme de contrôle en amont et sans système d’alerte, les dépassements budgétaires passent inaperçus. Certaines équipes engagent alors des achats sans vérifier leur cohérence avec les enveloppes budgétaires disponibles. Ces engagements vont venir fragiliser votre trésorerie et vont complexifier vos arbitrages en fin de mois.

Selon l’ étude “Panorama ETI 2025” menée par Agicap , auprès de plus de 500 directeurs financiers en Europe, les écarts entre trésorerie prévue et réelle constituent un enjeu critique. La France, l’Allemagne, le Royaume-Uni et l’Italie présentent des niveaux d’écarts variables, révélant des pratiques hétérogènes en matière de prévisions.

Source : Étude exclusive Agicap – Panorama ETI 2025, enquête auprès de 500+ DAF

Comment améliorer le processus achat pour réduire les coûts ?

Améliorer votre processus d’achat implique d’agir sur plusieurs leviers. Cela doit commencer par un audit pour identifier les points de friction dans votre circuit de validation. Il devient ensuite possible d’automatiser les étapes les plus chronophages. Voyons comment procéder.

Audit et cartographie de votre circuit achat

Cartographier votre circuit d’achat va vous permettre de visualiser chaque étape. L’objectif est de réussir à identifier les différentes tâches à réaliser, mais aussi de mesurer précisément les délais et les différents interlocuteurs impliqués. 

Un circuit de validation qui mobiliserait plusieurs niveaux hiérarchiques sans réelle justification va obligatoirement engendrer des lenteurs qui peuvent être coûteuses à la longue. Un audit vous permettra aussi de détecter : 

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  Les doublons fournisseurs ;

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  les contrats non renégociés ;

• 

  les achats fractionnés qui échappent à votre politique de prix négociés.

Digitalisation du processus achat

Certaines tâches de votre processus achat ne nécessitent pas systématiquement votre intervention. La digitalisation vous permet d’automatiser à la fois vos workflows de validation, mais aussi la génération de bons de commande ou l’agrégation des données de facturation. 

Un outil comme Agicap vous facilite la tâche en connectant vos systèmes bancaires et comptables. L’objectif est d’éviter les erreurs de saisie et de fiabiliser vos prévisions. Vos équipes ont ainsi plus de temps à consacrer au sourcing ou à la négociation.

Renforcement du pilotage budgétaire par département

Votre suivi budgétaire gagne en efficacité lorsqu'il colle à la réalité de chaque service et de chaque projet. Cela suppose de rapprocher en continu les montants engagés (bons de commande, contrats en cours, etc.) avec les paiements effectivement réalisés. 

Agicap vous facilite le suivi en déclenchant des alertes dès qu’un dépassement d’enveloppe se profile ou lorsqu’un fournisseur facture au-delà des conditions prévues. Cela vous permet de réagir plus vite et de limiter les écarts.

Maîtrise du processus achat : le rôle d’Agicap

Agicap accompagne les entreprises dans le pilotage avancé de leurs achats en s’intégrant directement au cycle Procure-to-Pay . Avec sa suite fonctionnelle complète, Agicap renforce votre visibilité et améliore la fiabilité des données.

Suivi des dépenses fournisseurs en temps réel

Chaque bon de commande, chaque facture ou paiement fournisseur est centralisé dans Agicap. Notre plateforme vous permet de comparer instantanément les montants engagés avec les factures reçues.

Anticipation des décaissements et intégration aux prévisions

Les données d’engagement sont injectées automatiquement dans les tableaux de trésorerie . Cette intégration vous permet d’anticiper les futurs décaissements liés aux achats avant leur validation. Vous améliorez ainsi la précision de vos prévisions.

Détection des dérives budgétaires

Vous allez pouvoir avec Agicap définir des circuits de validation adaptés au montant et à la nature de vos achats. Lorsqu’une dépense prévue dépasse le budget alloué, une alerte est automatiquement envoyée. Cette notification vous donne la possibilité d'intervenir rapidement (reprogrammer le paiement, négocier un nouveau calendrier, revoir les priorités, etc.).

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Cas client : comment Hakro a réduit ses coûts avec une meilleure gestion de ses achats

Hakro , fabricant européen de vêtements professionnels, est confronté à une contrainte typique des entreprises industrielles : la nécessité de financer son stock plusieurs mois avant la livraison. 

Jusqu’à récemment, l’entreprise s’appuyait sur des lignes de crédit pour anticiper ses paiements fournisseurs. La gestion se faisait en silos, avec des tableaux Excel séparés pour la trésorerie, les échéances bancaires et les prévisions de paiement. L’entreprise manquait de visibilité.

Avec Agicap, Hakro a centralisé toutes ses données de paiements fournisseurs et de financements en les synchronisant avec ses comptes bancaires. Cette vue d’ensemble lui a permis d’identifier les périodes de tension inutiles et d’ajuster ses échéanciers de remboursement en fonction des prévisions. 

En quelques mois, l’entreprise a pu rembourser certaines lignes de crédit en économisant ainsi plusieurs dizaines de milliers d’euros d’intérêts.

Une meilleure coordination entre les équipes finance et achat a été facilitée par les tableaux de bord partagés. Chaque décision d’achat est prise en tenant compte de son impact immédiat sur la trésorerie.

Disposer d’un processus achat structuré vous permet de garder la main sur vos dépenses dès la demande d’achat. En reliant ces données à vos prévisions de trésorerie, Agicap vous aide à éviter les dépassements et à mieux ajuster vos décisions.

Je découvre comment mieux contrôler mes processus d’achat

FAQ – Comprendre et optimiser le processus d’achat

Qu’est-ce qu’un processus d’achat ?

Le processus achat correspond à la façon dont une entreprise organise ses achats. Cela inclut le choix du fournisseur, la signature du contrat et le suivi des dépenses associées. Un processus achat bien structuré permet de mieux maîtriser les coûts et évite les achats non prévus.

Quelles sont les 5 étapes du processus d’achat ?

Les 5 étapes du processus achat comprennent : 

1- L’expression du besoin

2- Le sourcing

3- La consultation 

4- La négociation et la contractualisation

5- Le suivi de la commande. 

Ce déroulé peut bien entendu varier selon la taille de l’entreprise et son organisation interne.

Quelles sont les 6 étapes clés du processus d’achat ?

Une démarche d’achat structurée peut comprendre 6 étapes : 

1- La définition précise du besoin

2- La sélection des fournisseurs 

3- Le lancement des consultations

4- La négociation des offres

5- La formalisation contractuelle

6- Le pilotage de l’exécution et du respect des conditions d’achat.

Chacune de ces étapes permet de mieux contrôler les coûts et de garantir la conformité aux objectifs budgétaires.

Quelles sont les 7 étapes d’un processus d’achat efficace ?

Pour une gestion très cadrée et performante des achats, on distingue parfois 7 étapes :

1- Identification et cadrage du besoin

2- Préparation du cahier des charges

3- Recherche de fournisseurs (sourcing)

4- Appel d’offres ou consultation

5- Comparaison et négociation

6- Rédaction et signature du contrat

7- Suivi des prestations et contrôle de la conformité.

Sources : 

1 https://agilebuyer.com/etude-les-priorites-des-achats-en-2025/