Comparatif des logiciels de gestion des dépenses : quelles solutions pour optimiser la maîtrise des coûts dans les ETI ?
En 2024, moins d’un tiers des PME françaises étaient équipées d’un logiciel de gestion intégré, d’après France Num¹. Pour la grande majorité des PME, cela signifie un quotidien avec des outils dispersés, des validations plus longues et des informations parfois difficiles à exploiter en temps réel.
Trop souvent, les directions financières passent une part importante de leur journée à valider des dépenses par e-mail ou à collecter des justificatifs auprès des équipes : autant de tâches chronophages à faible valeur ajoutée pour des collaborateurs déjà très sollicités. Résultat : la planification budgétaire et le pilotage financier gagnent en complexité et mobilisent inutilement des ressources clés.
Un bon logiciel de gestion des dépenses permet de corriger ces blocages, en centralisant les données et en simplifiant considérablement les circuits de validation.
Mais alors, quel logiciel choisir pour gagner du temps ? Quels critères privilégier ? Quelles sont les solutions les plus adaptées à votre entreprise ? Faisons le point.
Pourquoi adopter un logiciel de gestion des dépenses en ETI ?
Gérer l’ensemble des dépenses d’une ETI avec des feuilles Excel, des circuits de validation par e-mails ou à l’oral, des justificatifs papier : c’est le quotidien de beaucoup d’équipes. Ce fonctionnement atteint rapidement ses limites. Augmentation du volume d’achats, pression sur la performance et enjeux de trésorerie : vous pouvez vous retrouver débordés si les bons outils ne sont pas en place.
Un logiciel de gestion des dépenses peut vous permettre d’automatiser et de centraliser l’ensemble du processus. Au-delà du gain de temps, il vous permet de mieux organiser vos processus internes et de garder la maîtrise de vos dépenses.
1. Outils dispersés ? Vous perdez du temps et de la visibilité
La gestion des dépenses repose encore souvent sur une accumulation d’outils : tableurs Excel, e-mails, applications mobiles pour les notes de frais, logiciel comptable séparé.
Mais aucun de ces outils ne vous donne une vue d’ensemble en temps réel des dépenses engagées. Cette fragmentation complique votre suivi et peut générer des doublons. Tout cela vous empêche de disposer des informations récentes nécessaires au pilotage des budgets.
Pour chaque dépense, vous devez donc passer par plusieurs étapes manuelles : saisie, relance, vérification des montants, rattachement à un budget ou un centre de coût, etc. Les contrôleurs de gestion passent un temps considérable à corriger, à compléter ou à consolider les données. Tout cela mobilise des ressources importantes sur des tâches sans valeur ajoutée.
Ce fonctionnement engendre une forte dépendance à l’égard de certaines personnes clés de l’entreprise : une absence de valideur ou un oubli de la part d’un manager suffit à gripper l’ensemble du processus. Les clôtures s’en trouvent retardées, et des écarts budgétaires peuvent alors passer inaperçus jusqu’à la dernière minute.
2. Un manque de visibilité qui empêche d’anticiper les décaissements
Dans les entreprises qui ne disposent pas d’un outil de gestion dédié, les dépenses engagées restent souvent invisibles jusqu’au paiement. Or, une dépense non anticipée peut déséquilibrer toutes vos prévisions de trésorerie ou provoquer un besoin de financement imprévu.
Sans visibilité sur les engagements, il est beaucoup plus difficile de simuler des scénarios ou de projeter les soldes bancaires à venir. Compliqué également d’évaluer votre capacité d’investissement. Vous travaillez donc en décalé, souvent en réaction plutôt qu’en pilotage.
Certains secteurs sont encore plus exposés. Dans le e-commerce, par exemple, la saisonnalité rend la gestion des dépenses critique : une facture oubliée ou validée trop tard en période de forte activité peut bloquer un fournisseur ou déséquilibrer la trésorerie. Les entreprises qui gèrent plusieurs entités ou plusieurs devises rencontrent aussi des difficultés à agréger leurs données de manière fiable et exploitable.
3. Des retards de paiement qui nuisent à votre relation fournisseurs
Un logiciel de gestion des dépenses dédié vous permet d’imposer un circuit de validation rigoureux pour chaque demande de dépense, selon les règles propres à votre entreprise, avec une traçabilité complète. Dès qu’une dépense est engagée, son justificatif (facture ou reçu) peut être ajouté facilement au dossier concerné : toutes les dépenses sont ainsi centralisées, catégorisées, et les données sont accessibles en temps réel pour l’analyse.
Le DAF dispose alors d’une vision globale et actualisée des dépenses, facilitant le suivi et l’anticipation. Les prévisions deviennent plus fiables, car elles s’appuient sur des informations à jour et des processus fluides.
4. Automatiser la gestion des dépenses pour garder le contrôle
Avec un logiciel de gestion dédié, chaque dépense suit un circuit défini, validé selon vos règles, avec une traçabilité complète. Les justificatifs sont intégrés dès la demande, les dépenses sont catégorisées et les données sont disponibles en temps réel pour l’analyse.
Le DAF de votre entreprise dispose d’un outil lui permettant de mieux suivre les dépenses. Les prévisions sont ainsi plus proches de la réalité car elles reposent sur des informations mises à jour.
Comment bien choisir sa solution de gestion des dépenses ? Les critères à étudier
Un logiciel de gestion des dépenses a pour but de simplifier le quotidien de vos équipes finance. Mais toutes les solutions ne traitent pas les mêmes aspects : certaines se concentrent sur les notes de frais, d’autres uniquement sur les paiements fournisseurs. Pour choisir la bonne solution, il faut donc identifier ce que vous attendez vraiment de cet outil puis vous attarder sur les critères qui comptent pour votre entreprise.
1. Automatiser les tâches répétitives pour gagner en efficacité
Votre logiciel de gestion des dépenses ne doit pas compliquer vos tâches quotidiennes : il doit au contraire les alléger. Sa vraie valeur ajoutée réside dans sa capacité à automatiser les tâches chronophages, telles que :
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La collecte des justificatifs ;
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le rapprochement des factures ;
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les relances ;
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les alertes sur les retards ou les dépassements ;
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les opérations comptables : automatisation de la saisie des écritures comptables et export des données dans votre logiciel de comptabilité;
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l'analyse de vos données financières.
Plus ces tâches répétitives seront prises en charge par le logiciel, plus vos équipes pourront se concentrer sur l’analyse et la gestion de budget.
La simplicité d’utilisation est donc essentielle : une plateforme trop complexe risque d’être contournée ou abandonnée. Privilégiez un outil à la prise en main rapide, dont les interfaces intuitives garantissent l’adhésion de tous.
2. Connecter le logiciel à vos outils comptables, bancaires et à votre ERP
Le logiciel choisi ne doit pas fonctionner en silo. Il doit, au contraire, s’intégrer facilement avec tout votre écosystème existant : logiciel comptable, ERP, connecteurs bancaires, outils de gestion, etc. Cette interconnexion vous évite de nombreuses problématiques (doubles saisies, erreurs de transfert, pertes d’information).
Une bonne intégration permet aussi de synchroniser vos données en temps réel. Règlements fournisseurs, relevés bancaires, TVA à déclarer, imputation comptable : Les rapprochements et la préparation pré-comptable (catégorisation, contrôles, préparation des écritures) se font automatiquement, sans nécessiter de traitement manuel. Cela simplifie considérablement les clôtures mensuelles, réduit la charge sur la comptabilité et renforce la fiabilité de vos données au moment du bilan comptable.
3. Rassembler factures et justificatifs au même endroit
Autre atout à rechercher dans un logiciel de gestion des dépenses : la centralisation. Grâce à une interface unique, vous visualisez toutes les dépenses engagées, validées ou payées, sans devoir jongler entre plusieurs outils. Chaque document est associé à la dépense et rattaché à un budget, ce qui simplifie les contrôles internes et les audits. Cette centralisation évite également les doublons et les pertes d’information dans les entreprises multi-sites ou multi-entités.
4. Des garanties de sécurité et de conformité pour vos données financières
La gestion des dépenses implique le traitement de données financières sensibles : coordonnées bancaires, documents comptables, justificatifs internes, etc. Votre logiciel doit garantir un niveau de sécurité élevé à la fois sur le stockage des données et sur la gestion des accès utilisateurs. Chaque étape du processus : validation, modification, refus, doit être traçable.
Votre outil doit aussi vous permettre d’adapter les circuits de validation à vos règles internes. Certaines dépenses nécessitent plusieurs niveaux d’approbation, d’autres doivent respecter des plafonds selon leur nature ou le service concerné. L’ensemble de ces paramètres devrait pouvoir être ajusté facilement, sans complexité technique.
Enfin, le logiciel de gestion des dépenses doit prendre en charge l’archivage légal ainsi que la traçabilité fiscale, et être prêt à intégrer les évolutions réglementaires, notamment concernant la facturation électronique.
5. Un logiciel accessible, pilotable et capable d’évoluer
Disposer d’un accès mobile est aujourd’hui indispensable : chaque utilisateur peut ainsi gérer ses dépenses, valider des demandes ou consulter ses budgets à tout moment, sans ralentir les processus de l’entreprise.
Pour la direction, l’enjeu est de pouvoir s’appuyer sur des tableaux de bord fiables, actualisés et personnalisables, permettant le suivi des dépenses par service, projet ou entité, sans recourir à des exports fastidieux.
Enfin, l’outil choisi doit accompagner la croissance de votre entreprise en restant simple et lisible, même lorsque le nombre d’entités et d’utilisateurs augmente.
Quel est le meilleur logiciel de gestion des dépenses en France ? Notre tableau comparatif
Ce tableau compare les 9 principaux logiciels de gestion des dépenses utilisés en France.
Nous mettons ici en avant pour chaque logiciel :
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Les fonctionnalités importantes : tout ce que permet la solution au quotidien ;
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les points forts : ce qui distingue ce logiciel des autres ;
- •
scalabilité / évolutivité : la capacité à accompagner la croissance de l’entreprise (capacité à monter en charge, à intégrer plus d’entités, etc.).
Comparatif des meilleurs logiciels de gestion des dépenses
Solution | Fonctionnalités | Points forts | Scalabilité / Evolutivité |
|---|---|---|---|
Agicap | Gestion centralisée des justificatifs Workflow de validation sécurisé et paramétrable Synchronisation automatique à la trésorerie Cartes de paiement professionnelles intégrées Plan comptable intégré | Intégration native entre gestion des dépenses & trésorerie Écosystème tout-en-un centralisant dépenses, paiements et cash Reporting 100% aligné de la dépense opérationnelle à la vue cash | Plusieurs entités gérées sur une seule interface Volumes importants traités sans perte de fiabilité |
Mooncard | Cartes (physiques / virtuelles) paramétrables Notes de frais Application mobile Mécanisme comptable intégré | Paramétrage des cartes possible Contrôle par un collaborateur | S’adapte à l’augmentation des volumes |
Spendesk | Cartes d’entreprise et notes de frais Traitement des factures fournisseurs Workflow de validation | Plateforme "procure-to-pay" Synchronisation fluide avec la comptabilité et les banques | Interface adaptée aux PME et aux ETI en croissance |
Regate | Traitement des factures OCR Synchronisation comptable Circuit d’approbation | Branche de Qonto spécialisée en automatisation des dépenses Synchronisation rapide avec la pré-comptabilité | Modulable : idéal pour PME/ETI entrant dans la structuration |
Pennylane | Centralisation des flux financiers Traitement des factures et achats Automatisation et rapprochement | Logiciel de comptabilité avec module dépenses intégré | Convient aux entreprises qui souhaitent centraliser la comptabilité et la gestion des dépenses |
Pleo | Cartes collaborateurs Automatisation des notes de frais Reconnaissance des justificatifs | Expérience utilisateur optimisée | Plutôt utilisé par les PME, avec capacité d’extension aux ETI |
Payhawk | Factures fournisseurs Cartes Notes de frais Workflows configurables | Orientation multi‑entités Gestion centralisée Multi-devises | Prévu pour des ETI avec une certaine complexité organisationnelle |
Expensya | Saisie des dépenses depuis mobile Reconnaissance automatique des reçus Cartes de crédit pour les collaborateurs Envoi direct vers la comptabilité | Gestion multi-pays Connecteurs et API nombreux | Convient aux PME/ETI ayant des activités internationales |
N2F | Extraction automatique des informations à partir des justificatifs Circuits de validation configurables Traitement des paiements fournisseurs | Simplicité de déploiement Large couverture comptable | Cible large : PME et ETI |
Quel logiciel de gestion des dépenses choisir pour votre entreprise ?
Pour vous aider à choisir l’outil le plus adapté au fonctionnement de votre entreprise, voici un aperçu des points forts de chaque solution :
Agicap
Agicap se distingue comme une solution véritablement tout-en-un qui permet non seulement de centraliser et d’automatiser la gestion des dépenses, mais aussi de les connecter nativement au pilotage de la trésorerie. Grâce à une interface unique, les équipes peuvent dématérialiser et valider facilement chaque dépense, suivre en temps réel l’impact sur la trésorerie réelle et prévisionnelle, et automatiser la pré-comptabilité et l’export en comptabilité. L’automatisation de la codification et de la génération des écritures comptables limite les ressaisies, réduit les tâches manuelles et accélère significativement la clôture.
Workflows, plan analytique, reporting cash et opérationnel : tout s’aligne pour une prise de décision financière immédiate et fiable. Agicap répond parfaitement aux attentes des ETI multi-entités qui recherchent centralisation, sécurité, visibilité et évolutivité, sans sacrifier la simplicité d’usage pour les opérationnels comme pour la direction.
Mooncard
Mooncard propose un système avancé de cartes de paiement d’entreprise personnalisables, directement liées à la gestion et au contrôle des dépenses collaborateurs. Chaque opération remonte automatiquement vers la comptabilité et les processus de validation sont simples et rapides. Mooncard est particulièrement indiqué pour les entreprises cherchant à encadrer strictement les dépenses, à limiter les risques de fraude ou de dérive, tout en déchargeant les équipes administratives des ressaisies et du suivi manuel. La solution est idéale pour les ETI qui gèrent beaucoup de collaborateurs mobiles ou de dépenses variables.
Spendesk
Spendesk va au-delà de la simple carte ou du traitement des notes de frais : c’est une plateforme de gestion des achats et des dépenses (“procure-to-pay”) offrant des workflows de validation sur-mesure et des intégrations puissantes avec l’écosystème ERP, bancaire ou comptable. Spendesk centralise chaque étape, de la demande d’achat au paiement, en passant par la réception des factures et la validation managériale. C’est un choix pertinent pour les entreprises en structuration ou en croissance rapide, qui souhaitent fiabiliser, automatiser et tracer l’ensemble du process achats/fournisseurs.
Regate
Regate facilite une automatisation importante du traitement des factures grâce à la reconnaissance automatique des documents (OCR) et un circuit de validation personnalisable. Branchée sur Qonto et d’autres outils, elle permet de gagner en temps sur l’ensemble du process pré-comptable. Elle est bien adaptée pour les PME et ETI en structuration, qui recherchent performance sur le traitement des factures, simplicité de synchronisation comptable et traçabilité du suivi fournisseurs.
Pennylane
Pennylane est pensé pour unifier la gestion comptable et la gestion des dépenses et achats. Les workflows sont conçus pour que le suivi des dépenses s’intègre nativement au process comptable, réduisant les manipulations et erreurs. Cette solution attire particulièrement les ETI qui souhaitent travailler sur une plateforme unique pour la gestion des finances (comptabilité + achats), profiter d’une automatisation analytique approfondie et simplifier leurs échanges avec leurs experts-comptables.
Pleo
Pleo offre simplicité et autonomie aux collaborateurs via des cartes de paiement et une application mobile qui automatise la saisie des notes de frais et des justificatifs. Les managers peuvent piloter les dépenses par équipe/services, paramétrer des règles et adopter rapidement la solution sans effort de formation. Pleo est recommandé pour les entreprises aux équipes terrain mobiles ou fortement décentralisées, souhaitant digitaliser et fluidifier la gestion de leurs frais pro.
Payhawk
Payhawk se distingue par sa gestion centralisée et avancée des dépenses pour des organisations internationales ou multi-entités : factures, cartes, notes de frais, tout est paramétrable et piloté à l’échelle du groupe (y compris en multi-devises). Le reporting consolidé, le support des workflows complexes et les intégrations bancaires en font un outil adapté pour les ETI ou groupes avec des filiales à l’étranger et un besoin de contrôle centralisé.
Expensya
Expensya cible les ETI ayant beaucoup de collaborateurs mobiles ou à l’international : la saisie des dépenses, justificatifs et validations peut se faire instantanément depuis l’app mobile, et le moteur d’OCR fait gagner un temps considérable. La plateforme gère aussi les spécificités multi-pays (TVA, conformité, connecteurs ERP) et propose des API pour l’automatisation avancée. La solution convient particulièrement aux entreprises qui souhaitent digitaliser et simplifier la gestion des déplacements professionnels à grande échelle.
N2F
N2F se démarque par une adoption rapide et une compatibilité large avec l’écosystème de gestion comptable. Extraction automatique des infos sur justificatifs, circuits de validation configurables, gestion des paiements fournisseurs : l’outil est pensé pour des entreprises en évolution rapide ou multi-structures, qui veulent automatiser et simplifier la gestion de leurs frais sans projet IT complexe.
Ce comparatif vous donne les clés pour évaluer chaque solution selon vos priorités d’organisation, de pilotage ou de croissance. Voyons maintenant ce qui distingue Agicap et pourquoi cet outil s’impose comme un choix privilégié pour un pilotage financier centralisé et en temps réel.
Pourquoi choisir Agicap face aux autres logiciels de gestion des dépenses ?
Avec Agicap, chaque dépense, chaque validation et chaque justificatif s’intègrent nativement et instantanément dans une seule plateforme, connectée en temps réel à votre trésorerie. Contrairement à de nombreuses autres solutions, vous n’avez aucune manipulation d’export ou d’import à réaliser : chaque action (de la saisie à la validation) impacte automatiquement vos prévisions de trésorerie, sans ressaisie ni retraitement manuel de vos données financières.
Les utilisateurs de la plateforme peuvent joindre un justificatif (photo, facture, reçu) directement depuis l’application mobile ou l’interface web. Chaque dépense peut ensuite être enrichie avec des informations utiles (note, catégorie, etc.), puis soumise à validation. Le paramétrage des circuits d’approbation, des seuils ou des alertes de dépassement vous permet de sécuriser les engagements dès leur émission.
Les données sont automatiquement alignées avec le plan comptable. Les écritures sont catégorisées et les exports se font sans retraitement vers les outils partenaires. Agicap lit aussi les données de facturation électronique afin que le traitement de vos achats fournisseurs soit plus fluide.
Côté trésorerie, chaque dépense s’inscrit immédiatement dans vos prévisions et impacte vos tableaux de bord. C’est ce qui vous permet d’anticiper les tensions et d’ajuster les décaissements. Vous basez ainsi votre gestion de budget sur des données extrêmement fiables.
L’application mobile assure la continuité au quotidien avec vos équipes terrain. Elle simplifie à la fois la saisie, le suivi des demandes et la consultation des validations en cours. L’interface d’Agicap et ses workflows personnalisables peuvent vous aider à reprendre le contrôle sur vos dépenses.
Cas client Metallbude : comment centraliser ses dépenses pour soutenir sa croissance ?
La société allemande Metallbude, spécialisée dans le mobilier design haut de gamme, connaît une forte croissance depuis sa création. Cette expansion rapide a révélé certaines limites dans son organisation. Saisies manuelles, peu de visibilité sur les dépenses engagées, validation des achats dispersée entre plusieurs équipes : tout cela fragilisait son développement.
Avant d’opter pour Agicap, leur gestion de budget reposait sur des outils fragmentés qui rendaient les arbitrages bien plus complexes. Le manque de centralisation des informations et des documents pouvait aussi générer des retards de paiement et des écarts importants avec leurs prévisions.
Depuis, Metallbude a centralisé toutes ses données sur une seule plateforme : Agicap. Chacune des dépenses est désormais tracée, catégorisée et validée selon des règles précises. Les équipes opérationnelles peuvent facilement y joindre leurs justificatifs, tandis que les responsables disposent d’un aperçu en temps réel des liquidités. Les exports vers leur outil comptable sont maintenant bien plus simples et les tableaux de bord permettent de mieux anticiper les éventuelles tensions de trésorerie.
“Pour moi, le plus grand avantage d'Agicap est de pouvoir tout regrouper dans un seul outil. De cette manière, nous n'avons pas de mauvaises surprises en ce qui concerne nos liquidités. Nous voyons les flux de trésorerie tous les jours et savons combien il nous reste à la fin de la journée." Tobias Stermer, CEO de Metallbude
Un outil comme Agicap permet ainsi non seulement de simplifier la gestion quotidienne des dépenses, mais surtout de disposer d'une visibilité continue sur la trésorerie et de sécuriser la croissance d'une entreprise en forte évolution
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FAQ : logiciels de gestion des dépenses en ETI, ce qu’il faut savoir
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des dépenses ?
Un logiciel de gestion des dépenses facilite le suivi, l’encadrement et l’automatisation des achats engagés par une entreprise. Il permet aussi de centraliser les justificatifs et d’intégrer ces dépenses aux outils comptables. L’objectif est d’assurer une meilleure gestion de budget et de limiter les erreurs de traitement. Cela facilite ensuite les arbitrages pris par la direction. Il s’agit également d’un levier stratégique pour la planification budgétaire, grâce à une vision prospective sur l’ensemble des engagements et leurs échéances.
Quels types de dépenses peut-on gérer avec ce type de logiciel ?
Ce type de logiciel prend généralement en charge les types de dépenses suivants :
- •
Les notes de frais ;
- •
les paiements fournisseurs ;
- •
les dépenses récurrentes (ex : abonnements, contrats de service, loyers);
- •
tous les achats ponctuels ;
- •
les commandes sur devis.
- •
les remboursements de dettes ou d’avances entre entités ou filiales.
Certains logiciels permettent aussi de gérer les dépenses programmées. Cela permet de renforcer la visibilité en amont du paiement et évite de subir des difficultés de trésorerie.
Combien coûte un logiciel de gestion des dépenses pour une ETI ?
Le tarif d’un logiciel de gestion des dépenses va dépendre du nombre d’utilisateurs, des modules activés (trésorerie, facturation, comptabilité) et du niveau d’accompagnement souhaité. Les tarifs varient souvent entre 5 000 et 30 000 € par an pour une ETI.
Comment intégrer un logiciel de gestion des dépenses à son ERP ou à sa comptabilité ?
La plupart des logiciels proposent aujourd’hui des connecteurs ou des API pour automatiser les échanges de données avec vos ERP. Vous évitez ainsi les doubles saisies et vous facilitez vos rapprochements comptables. L’intégration peut se faire progressivement, en commençant par les exports de dépenses puis en automatisant la récupération des justificatifs ou des factures.
Quelles différences entre Agicap et d’autres logiciels du marché ?
Gestion de trésorerie, du poste client, du poste fournisseurs, paiements, etc. : Agicap n'est pas qu’un logiciel de gestion des dépenses. Notre logiciel relie nativement chacun de vos achats à votre trésorerie réelle et prévisionnelle. Cette intégration évite les imports manuels et vous donne de la visibilité sur l’impact de vos dépenses. Contrairement aux outils uniquement spécialisés dans les notes de frais ou les paiements, Agicap est une solution tout-en-un qui vous donne une vision consolidée directement exploitable.
Sources :
