Facturation électronique : définition, fonctionnement et guide complet 2026

À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA devront être en mesure de recevoir des factures électroniques et par conséquent avoir choisi une Plateforme Agréée. Les grandes entreprises et ETI auront également l'obligation d'en émettre dès cette date et les PME suivront en septembre 2027. Le compte à rebours est lancé.

Pourtant, beaucoup d'entreprises confondent encore facture électronique et simple PDF envoyé par email, sous-estiment le temps de préparation nécessaire, ou ignorent les sanctions encourues en cas de non-conformité. Cette réforme ne se résume pas à un changement de format : elle transforme en profondeur les processus administratifs, les outils, et la relation avec les fournisseurs, les clients et l'expert-comptable.

Ce guide vous donne une vue d'ensemble complète : définition, calendrier, formats reconnus, acteurs clés, sanctions, et étapes concrètes pour préparer votre transition sereinement.

Qu'est-ce qu'une facture électronique ? Définition et distinctions clés

Définition officielle

Basée sur l'article 289 du Code général des impôts, la facture électronique est une facture dématérialisée de bout en bout (émission, transmission, réception) dont les données respectent une structure particulière et un mode de transmission normé par l'administration fiscale, permettant un traitement automatisé et électronique. Les champs obligatoires d'une facture traditionnelle restent applicables et la valeur probante est conservée.

En résumé, une facture électronique doit réunir trois conditions cumulatives :

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• Être émise, transmise et reçue sous un format dématérialisé ;

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• Être structurée selon une norme reconnue (Factur-X, UBL ou CII) ;

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• Transiter obligatoirement via une Plateforme Agréée (PA) immatriculée par l'État.

Facture électronique vs facture dématérialisée : ne pas confondre

C'est un point clé sur lequel beaucoup d'entreprises se trompent. Un simple PDF envoyé par e-mail n'est pas une facture électronique au sens de la réforme, même s’il est généré par un logiciel de facturation. On parle dans ce cas d'une facture « dématérialisée » ou « numérique », qui ne satisfait pas aux exigences légales post-2026.

Voici les différences essentielles :

Les trois formats reconnus

La réforme reconnaît trois formats officiels de facture électronique :

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• Factur-X : format hybride (PDF lisible + données XML structurées). C'est le plus utilisé car il est lisible aussi bien par un humain que par une machine. Il s'inscrit dans la norme européenne EN 16931-1.

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• UBL (Universal Business Language) : format 100 % structuré, adapté aux échanges automatisés entre grandes entreprises dotées d'ERP. Non lisible directement par l'humain.

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• CII (Cross Industry Invoice) : autre format 100 % structuré, standard international utilisé notamment dans le secteur industriel.

Réforme de la facturation électronique : objectifs, enjeux et bénéfices

Objectifs de la réforme

La généralisation de la facturation électronique, portée par l'ordonnance n°2021-1190 et la Loi de Finances 2024, répond à plusieurs objectifs stratégiques :

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• Renforcer la compétitivité des entreprises : en diminuant significativement les coûts liés au traitement, à l'édition, à l'envoi et à l'archivage des factures ;

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• Automatiser et simplifier les déclarations de TVA : grâce à la transmission systématique des données, le pré-remplissage des déclarations devient possible ;

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• Lutter efficacement contre la fraude à la TVA : la traçabilité numérique et l'envoi automatique des informations à l'administration fiscale permettent de détecter plus aisément les fraudes ;

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• Améliorer la gestion de trésorerie : l'accélération du traitement, l'automatisation des relances et le suivi en temps réel des règlements facilitent le respect des délais de paiement ;

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• Donner à l'État une vision plus fine de l'activité économique : le regroupement et l'analyse automatisée des données de facturation permettent d'adapter rapidement les politiques économiques et fiscales.

Bénéfices concrets pour votre entreprise

La facturation électronique ne se limite pas à une obligation réglementaire ; elle offre de réels atouts :

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• Réduction des coûts opérationnels (suppression de l'impression, de l'envoi et du traitement manuel)

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• Sécurisation accrue des échanges : chaque facture est tracée, authentifiée et archivée

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• Centralisation et automatisation du suivi des flux : réception automatisée et centralisée via la plateforme, élimination des envois multiples

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• Respect de la réglementation : conformité totale avec la législation en vigueur

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• Réduction des délais de paiement : les factures sont suivies en temps réel, les relances automatisées

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• Amélioration de la visibilité sur la trésorerie : grâce au suivi en temps réel des statuts de factures

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• Gain de temps notable et meilleure fiabilité sur l'ensemble de la chaîne administrative

Pour en savoir plus sur les objectifs poursuivis par la réforme et les bénéfices pour votre entreprise, n’hésitez pas à consulter le replay de la conférence donnée par Sébastien Rabineau, Directeur du projet facturation électronique au sein de la DGFiP, au Agicap Treasury Day : 

Qui est concerné par la facturation électronique ?

Les entreprises soumises à l'e-invoicing (B2B domestique)

À partir de septembre 2026, l’e-invoicing s'imposera progressivement à toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA, pour leurs transactions commerciales B2B (entre professionnels). Cette obligation implique l'émission, la transmission et la réception de factures au format électronique structuré, via une Plateforme Agréée (PA).

Sont également concernées par l'obligation de réception à partir du 1er septembre 2026 : certaines associations à objet commercial, les SCI soumises à la TVA, et plus largement toute entité ayant son siège ou un établissement stable en France. Ne pas négliger cette obligation de réception, qui concerne toutes les structures assujetties, quelle que soit leur taille.

Les opérations exclues de l'e-invoicing mais soumises à l'e-reporting

Sont exclues du champ de l'e-invoicing, mais restent soumises à l'e-reporting :

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• Les transactions avec des particuliers (B2C) ;

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• Les opérations avec des entreprises ou clients non établis en France (B2B international) ;

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• Certaines opérations exonérées ou hors champ de TVA (santé, enseignement, immobilier, services financiers…).

Calendrier : quand la facturation électronique devient-elle obligatoire ?

La transition vers la facturation électronique s'effectuera selon un calendrier progressif :

Important : ne sous-estimez pas le délai de préparation. S'inscrire sur une Plateforme Agréée, former ses équipes, adapter son logiciel de facturation et redéfinir ses processus internes prend plusieurs semaines à plusieurs mois selon la taille de l'entreprise. Il est fortement conseillé d'initier la démarche dès maintenant.

Sanctions en cas de non-conformité

Voici les pénalités prévues par la loi :

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• Non-désignation d'une Plateforme Agréée en réception : après mise en demeure restée infructueuse pendant 3 mois, amende de 500 €, pouvant augmenter en cas de non-conformité persistante.

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• Non-émission de facture électronique (e-invoicing) : amende forfaitaire de 15 € par facture non transmise, dans la limite de 15 000 € par année civile (article 1737 du CGI).

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• Non-transmission des données de transaction (e-reporting) : amende de 250 € par transmission non effectuée, plafonnée à 15 000 € par an (article 1788 D du CGI).

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• Des amendes plus lourdes peuvent s'appliquer en cas de non-respect global des obligations de facturation : jusqu'à 375 000 € pour les sociétés, pouvant doubler en cas de récidive.

Comment fonctionne la facturation électronique ? E-invoicing et e-reporting

Le e-invoicing : pour les transactions B2B françaises

Le e-invoicing concerne l'émission, la transmission et la réception automatisées de factures électroniques entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France. Les factures doivent être créées au format structuré (Factur-X, UBL, CII…) et échangées via une Plateforme Agréée (PA).

Le e-reporting : pour les transactions hors e-invoicing

Le e-reporting consiste à transmettre électroniquement à l'administration fiscale certaines données de transaction dans les cas où la facture électronique n'est pas obligatoire. Cela s'applique aux ventes B2C, aux opérations avec des entreprises non établies en France, et à certains flux spécifiques.

Les données à transmettre en e-reporting incluent notamment : le montant HT et TTC, la date de la transaction ou d'encaissement, le pays du client, le taux de TVA appliqué, et le mode de paiement. Ces données transitent via une Plateforme Agréée.

Les acteurs clés du dispositif

Les Plateformes Agréées (PA, ex-PDP)

Les Plateformes Agréées sont des solutions privées, immatriculées par l'État, habilitées à émettre, transmettre et recevoir les factures électroniques. Elles centralisent les flux de factures et transmettent les données requises à l'administration fiscale.

Le Portail Public de Facturation (PPF)

Le PPF est la plateforme nationale mise à disposition par l'État. Depuis la mise à jour du 15 octobre 2024, il ne joue plus de rôle dans la transmission des factures entre entreprises. Il agit désormais comme un concentrateur de données (annuaire des entreprises, collecte des données remontées par les PA, lien avec l'administration fiscale).

En résumé : le fameux « schéma en Y » a été abandonné. Désormais, toutes les transactions inter-entreprises doivent impérativement transiter par une PA immatriculée.

Le processus pas à pas d'une facturation électronique

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• Création de la facture électronique : génération dans un format structuré et conforme (Factur-X, UBL, CII), avec toutes les mentions légales.

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• Émission et transmission : envoi via une PA, qui contrôle la conformité et assure la transmission au destinataire.

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• Réception de la facture : intégration automatique dans les outils de gestion (ERP, compta), ce qui accélère le traitement et évite la ressaisie.

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• Gestion des statuts : la PA informe l'émetteur de l'état de sa facture (reçue, acceptée, refusée, en litige). L'acheteur peut accepter ou refuser en ligne la facture reçue.

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• Archivage et traçabilité : chaque facture est authentifiée, tracée et archivée en toute sécurité, disponible à tout moment en cas de contrôle.

Impacts concrets sur l'organisation de votre entreprise

C'est souvent la dimension la moins anticipée. La facturation électronique transforme en profondeur le quotidien administratif de l'entreprise. Voici ce qui va changer concrètement :

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• Inscription obligatoire sur une Plateforme Agréée avant le 1er septembre 2026, avec choix d'une PA disposant d'une immatriculation définitive.

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• Réception et envoi de factures via la plateforme, et non plus par email.

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• Acceptation ou refus en ligne des factures d'achats reçues, avec gestion des statuts.

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• Cohabitation pendant une période transitoire (septembre 2026 à août 2027 au moins) entre factures électroniques et factures papier ou PDF pour certains fournisseurs.

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• Adaptation du logiciel de facturation pour qu'il soit compatible avec les formats Factur-X, UBL ou CII et connecté à une PA.

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• Évolution de la relation avec l'expert-comptable, tout étant progressivement dématérialisé.

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• Formation des équipes Finance, Comptabilité, ADV et direction aux nouvelles procédures.

Comment réussir sa transition vers la facturation électronique ?

Étape 1 : Analyser et cartographier ses flux

Avant toute chose, il convient de :

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• Cartographier vos flux de facturation : analysez où interviennent le e-invoicing (B2B domestique) et le e-reporting (B2C, international, spécifiques).

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• Dresser un état des lieux de vos outils actuels : ERP, logiciels comptables, gestion des paiements.

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• Identifier les obligations propres à votre secteur : certaines activités peuvent nécessiter des ajustements spécifiques.

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• Recenser les types de factures que vous émettez et recevez (B2B, B2C, B2G, international) et leurs formats actuels (Word, Excel, PDF…).

Étape 2 : Choisir sa Plateforme Agréée (PA)

Le choix de votre PA est déterminant. Pour sélectionner la solution la plus adaptée :

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• Intégration et compatibilité : assurez-vous que la plateforme s'interface avec vos outils de gestion et propose une synchronisation en temps réel.

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• Coût et déploiement : analysez l'ensemble des coûts (abonnement, options, formation) et veillez à la rapidité de mise en place.

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• Support et sécurité : privilégiez un support réactif et des garanties sur la disponibilité et la gestion des accès.

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• Fonctionnalités avancées : automatisation de la capture, du rapprochement et de la validation des factures, archivage légal, suivi analytique.

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• Connexion avec votre expert-comptable : l'interopérabilité avec votre cabinet est essentielle pour éviter les doubles saisies.

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• Immatriculation définitive : vérifiez que la PA que vous choisissez dispose bien d'une immatriculation définitive (et non provisoire) par l'administration fiscale avant le 1er septembre 2026.

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter notre comparateur des Plateformes Agréées et à télécharger notre guide complet sur le choix d’une Plateforme Agréée : 

Étape 3 : Adapter ses processus internes

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• Redéfinissez vos procédures : formalisez les nouveaux workflows de facturation, du contrôle à la validation.

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• Déployez un plan de formation : sensibilisez l'ensemble des utilisateurs à la nouvelle plateforme.

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• Nommez un référent projet ("champion") qui pilotera la transition et fera le lien entre les équipes métiers et techniques.

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• Anticipez la cohabitation entre factures électroniques et factures papier/PDF durant la période de transition.

Étape 4 : Tester et déployer

Ne repoussez pas trop tard la phase de test. Plusieurs semaines sont nécessaires pour configurer la PA, réaliser des tests d'émission et réception, former les équipes et ajuster les processus. Commencez idéalement au moins 6 mois avant l'échéance qui vous concerne.

Sécurité des données dans la facturation électronique

La sécurité est une préoccupation centrale de la réforme, tant pour les entreprises que pour les autorités réglementaires.

Les Plateformes Agréées sont soumises à des exigences strictes de sécurité. Elles doivent garantir l'intégrité, la confidentialité et la disponibilité des données transmises, en utilisant notamment :

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• Le chiffrement des données en transit et au repos ;

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• L'authentification forte des parties prenantes ;

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• Un archivage sécurisé et légal des factures ;

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• Des protocoles de traçabilité et d'audit permettant de retracer tout échange.

Pour les entreprises, la facturation électronique représente ainsi une amélioration de la sécurité par rapport aux échanges par email, qui offrent peu de garanties d'authenticité et d'intégrité.

Agicap, Plateforme Agréée : votre allié pour la facturation électronique

Pour accompagner efficacement votre transition, Agicap propose une solution complète permettant d'optimiser l'ensemble du cycle de facturation électronique :

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• Gestion automatisée des comptes fournisseurs : digitalisez votre cycle purchase-to-pay, avec automatisation des demandes d'achat, rapprochement des factures, pré-comptabilisation et paiement sécurisé via EBICS TS.

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• Gestion automatisée des comptes clients : suivi en temps réel de vos délais de paiement (DSO), plans de relance personnalisés assistés par IA.

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• Connexion native à la gestion de trésorerie : visibilité unifiée et instantanée sur tous vos flux financiers.

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• Maîtrise globale des dépenses et budgets : suivi de l'intégralité des dépenses avec visualisation en temps réel de leur impact sur vos budgets.

FAQ - Questions générales

Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré, permettant un traitement automatisé. Elle contient les mêmes mentions obligatoires qu'une facture papier (date, identité du v

Qu'est-ce qu'une facture dématérialisée ?

Une facture dématérialisée désigne toute facture émise ou archivée sous format non papier : PDF, scan, ou facture électronique structurée. Attention : seule la facture électronique structurée (Factur-X, UBL, CII) est conforme à la réforme 2026. Un simple PDF envoyé par email n'est pas une facture électronique.

Une facture PDF envoyée par email est-elle considérée comme électronique ?

Non. C'est un point clé. Un PDF envoyé par email, même généré par un logiciel de facturation, n'est pas une facture électronique au sens de la réforme. Pour être conforme, la facture doit être au format structuré ou hybride (Factur-X), transiter par une PA immatriculée, et ses données doivent être transmises à l'administration fiscale.

Pourquoi passer à la facturation électronique ?

La facturation électronique permet de gagner du temps, réduire les coûts administratifs, sécuriser les échanges, faciliter la gestion de la TVA, réduire les délais de paiement et renforcer la conformité légale. Elle constitue également une opportunité de moderniser et d'optimiser les processus de l'entreprise.

Comment m'assurer que ma facture a bien été reçue par mon client ?

La réforme introduit un système de statuts de cycle de vie qui vous informe à chaque étape du traitement de votre facture. Votre PA vous notifie notamment que la facture a été déposée, qu'elle a été mise à disposition du client, qu'elle a été prise en charge par sa plateforme, puis qu'elle a été acceptée ou rejetée. Vous n'êtes donc plus dans le flou comme avec un email. Ce suivi en temps réel vous permet d'agir rapidement en cas de problème et de sécuriser vos délais de paiement.

Doit-on obligatoirement comptabiliser une facture électronique reçue ?

Non, pas dans tous les cas. Si une facture reçue ne correspond pas à une commande passée, contient une erreur ou est contestée, vous pouvez lui attribuer le statut "Refusée" via votre Plateforme Agréée. Une facture refusée n'a pas à être comptabilisée. En revanche, si vous acceptez la facture — implicitement ou explicitement —, elle doit être intégrée à votre comptabilité. L'enjeu est donc de mettre en place un circuit de validation clair en interne, afin que les factures reçues soient systématiquement vérifiées avant toute prise en charge comptable.

FAQ - Calendrier et obligations

Quand la facturation électronique devient-elle obligatoire ?

En deux temps : 1er septembre 2026 (obligation de réception pour toutes les entreprises ; obligation d'émission pour les grandes entreprises et ETI) et 1er septembre 2027 (obligation d'émission étendue aux PME, TPE et micro-entreprises).

Quelles sont les sanctions en cas de non-conformité ?

15 € par facture non transmise en format électronique (plafond 15 000 €/an), 250 € par transmission de données e-reporting non effectuée (plafond 15 000 €/an), 500 € en cas de non-désignation d'une PA en réception. Des amendes plus lourdes peuvent s'appliquer jusqu'à 375 000 € pour les sociétés.

FAQ - Formats et aspects techniques

Quels sont les différents formats de factures électroniques ?

Trois formats sont reconnus : Factur-X (hybride PDF + XML, recommandé pour TPE/PME), UBL (format structuré, adapté aux grandes entreprises avec ERP), CII (format structuré, usage industriel). Le Factur-X est le format le plus répandu pour sa double lisibilité humain-machine.

Qu'est-ce que l'e-reporting, et en quoi diffère-t-il de l'e-invoicing ?

L'e-invoicing concerne les échanges de factures B2B entre entreprises françaises assujetties à la TVA. L'e-reporting, lui, consiste à transmettre des données de transactions à l'administration fiscale pour les opérations hors e-invoicing : ventes B2C, opérations internationales, certaines prestations spécifiques. Les deux obligations suivent le même calendrier.

Quelles données faut-il transmettre dans le cadre de l'e-reporting ?

Montant HT et TTC, date de la transaction ou d'encaissement, pays du client, taux de TVA appliqué, mode de paiement, nature de l'opération. Ces données transitent via une Plateforme Agréée.

Comment vais-je savoir sur quelle plateforme envoyer mes factures à mes clients ?

Vous n'aurez pas à le deviner. Dans le cadre de la réforme, chaque entreprise assujettie à la TVA devra déclarer une adresse de facturation électronique auprès de sa Plateforme Agréée. Ces adresses sont ensuite centralisées dans un annuaire national, géré par le Portail Public de Facturation (PPF). Concrètement, avant d'émettre une facture, votre PA interroge cet annuaire pour identifier la plateforme destinataire de votre client et y router automatiquement la facture. Vous n'avez donc pas à connaître la PA de vos clients : c'est le dispositif qui s'en charge

FAQ - Plateformes et outils

Quel logiciel ou plateforme utiliser pour la facturation électronique ?

Il faut utiliser une Plateforme Agréée (PA, ex-PDP) ou un logiciel relié à une telle plateforme pour émettre, transmettre et recevoir légalement les factures électroniques. Vérifiez que l'outil choisi est compatible avec vos systèmes internes (ERP, comptabilité) et que la PA dispose d'une immatriculation définitive.

 

Quelle est la différence entre une PA, le PPF et un Opérateur de Dématérialisation (OD) ?

La Plateforme Agréée (PA) : plateforme privée immatriculée par l'État, capable d'émettre, recevoir et transmettre les factures aux normes légales. Le Portail Public de Facturation (PPF) : infrastructure publique qui agit comme concentrateur de données et annuaire des entreprises, mais ne gère plus les échanges de factures entre entreprises. L'Opérateur de Dématérialisation (OD) : plateforme technique non certifiée, qui doit passer par une PA pour transmettre les données à l'administration.

Puis-je continuer à utiliser mon logiciel actuel ?

Oui, si votre logiciel est mis à jour pour être compatible avec les formats reconnus (Factur-X, UBL…) et connecté à une PA immatriculée. Dans le cas contraire, vous devrez le compléter ou le remplacer. Vérifiez auprès de votre éditeur de logiciel son calendrier de mise en conformité.

Comment faire une facture électronique ?

Créez votre facture au format structuré (Factur-X, UBL…) via votre logiciel de facturation. Transmettez-la via une Plateforme Agréée, qui la contrôle, l'archive et l'envoie à votre client, tout en assurant le respect des obligations légales.

FAQ - Cas particuliers

Mon client refuse les factures électroniques, que faire ?

Vous devez tout de même émettre une facture électronique conforme aux obligations légales. Vous pouvez ensuite lui envoyer un duplicata PDF pour sa commodité, mais la version électronique structurée reste obligatoire côté émetteur.

Comment facturer des clients étrangers ou hors UE ?

Les obligations de l'e-invoicing ne concernent que les factures entre entreprises françaises assujetties à la TVA. Pour les clients étrangers, vous pouvez continuer à émettre des factures dans le format habituel, mais vous devrez transmettre certaines données à l'administration via l'e-reporting.

Est-ce que je peux émettre une facture électronique à un particulier ?

Non. L'e-invoicing ne concerne que les échanges B2B entre entreprises françaises assujetties à la TVA. Vous pouvez continuer à envoyer des factures PDF ou papier aux particuliers. Vous devrez en revanche transmettre les données de ces transactions en e-reporting.

Mon activité est exonérée de TVA. Suis-je concerné ?

Si votre activité est totalement exonérée de TVA (santé, enseignement, etc.), vous n'êtes en principe pas concerné par les obligations d'e-invoicing. Cependant, certaines situations mixtes (partie de l'activité assujettie) peuvent créer des obligations partielles. Consultez votre expert-comptable pour votre cas précis.

 

Comment déclarer la TVA sur les prestations de services facturées à l'encaissement ?

Pour les entreprises soumises à la TVA sur les encaissements (principalement les prestataires de services), la réforme prévoit un statut spécifique : le statut "Encaissé" et la transmission des données de paiement. Concrètement, lorsqu'un règlement est perçu, vous — ou votre logiciel — devez renseigner la date et le montant encaissé via votre Plateforme Agréée. Ces informations sont ensuite transmises à l'administration fiscale, qui peut ainsi reconstituer la base taxable réelle et faciliter le pré-remplissage de vos déclarations de TVA. Il est donc essentiel que votre outil de gestion soit capable de gérer ce statut et de le transmettre correctement dans les délais impartis.