Factor : qu'est-ce que c'est et comment le choisir ?

Le factor est l'interlocuteur privilégié de toute entreprise qui souhaite céder ses créances afin de financer rapidement sa trésorerie. Egalement appelé affactureur ou société d'affacturage, il propose différentes solutions d'affacturage pour répondre aux besoins de trésorerie. Comment faire appel à un factor ? Comment le choisir ? Quelle procédure suivre ? Réponses dans cet article.

Au sommaire de cet article :

Factor : définition

L'affacturage, ou "factoring" en anglais, repose sur le principe d’achat de dette ou de facture par une entreprise pour le compte d’une autre société. La première se charge alors de recouvrer la dette de la seconde. De cette manière, les créances sont escomptées et permettent à l'acheteur de réaliser un bénéfice lors du règlement de la dette.

Ce processus est effectué par des institutions financières tierces, appelées "factors". Il peut s’agir d’une banque ou d’une structure spécialisée habilitée à offrir des prestations de factoring.

Dans une opération d’affacturage, on distingue donc trois principaux acteurs :

  • L’entreprise créancière;
  • Le factor, également appelé affactureur ou société d'affacturage ;
  • L’entreprise débitrice.

En pratique, une société d'affacturage achète une facture d’un compte client à une entreprise en avançant des fonds jusqu'à 80% voire 90% de sa valeur, et ce dans les 24 heures suivant l'approbation de la facture. Une fois la facture payée par le client, la société d'affacturage rembourse le solde dû auprès de l’entreprise, moins les frais d'affacturage.

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A quoi sert un factor ?

Pour bien comprendre les services d’un factor, l’ASF définit la mission d’une société d'affacturage de la sorte : « Un factor a pour but d’aider une entreprise à acquérir des capitaux immédiats sur la base des bénéfices potentiels dus à un compte client ou à une facture d'entreprise d'un montant spécifique. Les comptes débiteurs constituent un registre de l'argent que les clients doivent pour des ventes à crédit. L'affacturage permet à d'autres parties intéressées d'acheter les fonds dus en échange d'un apport initial de liquidités à un prix réduit. »

Débloqués sous 24h après validation d’une facture, la somme des fonds reçus pour les comptes débiteurs réels, également appelée « taux d'avance », peut varier selon les conditions fixées par le factor. Il en va de même pour les conditions de remboursement.

Les avantages de recourir à un factor

Simple et rapide à mettre en place, l’affacturage séduit de nombreuses entreprises qui y trouvent cinq avantages principaux.

Une procédure rapide et sans attente

En tant que dirigeant d’entreprise, vous avez sans doute besoin de liquidités rapidement sans attendre l’approbation d’un prêt de la part de votre banque, ce dernier pouvant mettre un certain temps pour être effectif. Recourir à un factor vous offre une alternative rapide dans ce besoin de liquidités. En moyenne, une société d'affacturage approuve et finance votre facture dans les 24 heures suivant sa soumission. Vous obtenez alors les fonds nécessaires pour saisir des opportunités de développement d’activité auprès de vos clients ou prospects.

Gérez plus facilement vos flux de trésorerie

A contrario du système de financement classique, basé sur un pourcentage d'intérêt à rembourser et qui augmente au fil du temps, un factor facture un escompte de la valeur nominale d'une facture. Celle-ci n'est prélevée qu'une seule fois. Vous pouvez par ailleurs affacturer autant que vous le souhaitez, quand vous le voulez. Vous contrôlez ainsi davantage les flux de trésorerie de votre entreprise.

Evitez de diviser vos actifs

Grâce à l’affacturage, vous n'avez pas besoin de céder une partie de votre entreprise ou d'autres actifs pour générer suffisamment de liquidités afin de maintenir votre entreprise à flot. En effet, les sociétés d'affacturage achètent des factures arrivées à échéance à un prix réduit tout en versant en moyenne 80 % du montant de la facture à titre d'avances. De cette manière, le factor facilite la réalisation des transactions financières entre vous et vos clients en toute sécurité et de façon quasiment indolore. Une fois la facture payée, la société d'affacturage conserve le montant de l'avance initiale et le montant de la remise. Elle vous restitue en parallèle la différence entre cette somme et le montant reçu.

Maximisez de nouvelles opportunités

Acquérir de nouveaux clients reste l’une des priorités pour développer votre entreprise, peu importe votre secteur d’activité. Pour ce faire, vous êtes dans l’obligation de maîtriser votre capital notamment en cas de période creuse. Grâce à l'affacturage, vous générez rapidement des liquidités tout en vous concentrant sur la gestion de votre entreprise.

Limitez les mauvaises créances

L’une des missions principales d’une société d'affacturage repose sur la prise en charge de tous les tracas liés au contrôle du crédit, telle que la recherche des mauvaises créances. Votre société d'affacturage vérifiera la solvabilité de vos clients à votre place. De plus, les clients ont tendance à respecter les factors ; ils seront donc plus enclins à vous payer dans les délais impartis.

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Que fait le factor ?

1. L’ouverture d’un compte auprès d’un factor

La vérification de la solvabilité de votre entreprise et de celle de vos clients constitue la première étape de la procédure d’affacturage. Vos clients sont généralement informés de la relation d'affacturage. Une mention leur indique que les paiements devront être désormais effectués directement au factor qui achète les créances.

A noter : si vous ne souhaitez pas informer vos clients de la présence d'une société d'affacturage, vous avez la possibilité de contracter une solution d'affacturage confidentiel. Dans ce cas, votre client ne sera pas notifié de l'existence d'un contrat d'affacturage.

2. La transmission d’une facture à la société d’affacturage

Votre client transmet une facture au factor. Ce dernier s’assure de la validité de la facture avant l’achat du produit ou du service. Il vérifie également que le client paiera la facture à la société d'affacturage.

Une fois la facture approuvée, le factor vous fournit une "avance", équivalente au pourcentage de la valeur nominale de la facture. Un "escompte" est facturé pour ce service, de telle sorte que la facture soit achetée "avec une remise" sur sa valeur nominale. Il ne s'agit pas d'un prêt, mais de l'achat d'un actif.

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3. Le versement des liquidités

A cette étape, vous disposez normalement de liquidités suffisantes pour verser les salaires, payer vos factures ou réaliser des transactions financières selon vos besoins. De son côté, le factor attend que la facture soit payée par votre client, qui lui verse directement l’argent sans que vous ayez besoin de jouer l’intermédiaire.

A noter : le pourcentage d'escompte augmente au fil du temps. Plus le paiement d'une facture prend du temps, plus l'escompte est élevé. Les augmentations progressives peuvent s’échelonner de manière quotidienne, hebdomadaire, sous 30 jours, sous 60 jours ou même parfois sous 90 jours.

4. Le paiement et le suivi des créances

Lors de cette dernière étape, le factor se charge du suivi des créances. Une fois le paiement reçu, il conserve le montant avancé plus l'escompte obtenu, puis vous verse un "rabais" pour la différence restante. Le cycle peut ensuite se renouveler autant de fois que vous le désirez pour d’autres factures.

Important : l'affacturage n'est pas un prêt. Il s'agit en effet de la vente d'un actif, à savoir vos créances.

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Exemple d’une opération d’affacturage :

Une entreprise A vend des machines industrielles à une entreprise B pour un prix de 100.000 €. La facture stipule un règlement dans un délai de 90 jours. Afin de réduire le temps d’attente et pour se prémunir contre le risque d’impayé, l’entreprise A décide de transférer sa créance à un factor. Ce dernier lui octroie une avance de trésorerie de 80.000 €. Par la suite, le factor sera directement payé par l’entreprise B et se rémunérera grâce aux commissions versées par l’entreprise créancière.

Comment choisir son factor ?

Le développement de l’affacturage comme solution de financement a entraîné l’augmentation du nombre de sociétés spécialisées dans le factoring. Des structures généralistes aux factors dédiés à certains secteurs d’activité (BTP, informatique, énergie, etc.), il est essentiel de définir vos besoins autant que de vous renseigner sur la réputation de chaque organisme.

A quelques éléments près, les solutions d’affacturage proposent certaines caractéristiques supplémentaires :

  • Programmes d’avances complètes et de comptes sans réserve ;
  • Pas de frais de mise en place ;
  • Demande de proposition écrite sans frais et sans obligation ;
  • Pas d'exigences minimales d’affacturage mensuel ;
  • Fonds virés le jour même de la réception de la facture (pas de délai d’attente) ;
  • Programme flexible vous permettant d’affacturer un nombre illimité de clients ;
  • Pas de contrat à long terme (90 jours en général) ;
  • Un conseiller expérimenté et dévoué pour gérer votre compte ;
  • Accès en ligne gratuit, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, à l’activité et aux performances de votre compte ;
  • Vérification gratuite de la solvabilité des clients nouveaux et existants ;
  • Soumission des factures en ligne 24h/24 et 7j/7 ;
  • Suivi gratuit du recouvrement des factures affacturées.

Avant de choisir votre factor, comparez les conditions et services offerts par plusieurs sociétés d’affacturage. Vous pouvez également solliciter un courtier qui sera en mesure de vous transmettre certaines offres disponibles sur le marché.

Lors du choix de votre factor, l’élément essentiel à analyser est le montant minimum de créances que vous devez affacturer chaque mois. Certaines sociétés offrent des contrats sans minimum, tandis que d’autres en ont. Habituellement, les établissements de financement sont prêts à accorder un rabais aux clients qui acceptent un volume minimum.

Enfin, vous avez la possibilité de demander des références clients auprès des sociétés d’affacturage avant de vous engager. Vous pourrez ainsi obtenir des avis objectifs sur le professionnalisme d’un factor, aussi bien pour une société d’affacturage historique que pour les nouveaux services en ligne. Ces derniers proposent d’ailleurs des offres d’appel qui peuvent s’avérer moins contraignantes.

Les factors en France

Il existe de nombreux organismes habilités à proposer des services d’affacturage. Sur le territoire national, l'Association Française des Sociétés Financières (ASF) regroupe l'ensemble des factors (« affactureurs » en français) établis dans l’Hexagone. On dénombre plus d’une vingtaine de compagnies d’affacturage, qu’il s’agisse de banques ou de services en ligne.

Les banques, factors historiques

La majorité des banques françaises possède leur propre filiale d’affacturage. On retrouve essentiellement des établissements bancaires, parmi lesquels : BNP Paribas, Le Crédit agricole, FactoFrance, Cofacredit, Natixis, RBS Factor, CGA Compagnie Générale d’Affacturage, Bibby France, FactoCIC, etc.

Faire appel à une banque reste la solution privilégiée des chefs d’entreprise (TPE, PME) ou directeurs financiers (ETI) pour souscrire un contrat d’affacturage. Grâce à la relation client déjà existante et les offres spécifiques mises à disposition des dirigeants, les démarches pour établir un contrat d’affacturage sont en principe facilitées.

Les nouveaux services digitaux de factoring

De nouveaux services en ligne spécialisés dans l’affacturage fleurissent depuis quelques années. A l’inverse d’une banque, ces factors se concentrent sur la solidité financière de vos clients et sur leur capacité à payer leurs factures et non la vôtre. Ils facturent des frais minimes pour leur service d’affacturage, mais il n’y a pas de dette ni d’intérêt. On peut citer par exemple Finexkap ou Edebex.

Trouver un factor à l’international

Main image MCNE

Il est possible de souscrire un contrat d’affacturage en France comme à l’international. Certaines sociétés d’affacturage sont spécialisées sur les procédures internationales et peuvent s’occuper entièrement de la gestion du poste client.

L’activité d’affacturage international peut prendre deux aspects différents :

  • l’affacturage export : cela concerne les opérations de factoring exercées aussi bien dans l’UE que hors UE. ;
  • l’affacturage import : cette méthode consiste à sous-traiter les opérations de recouvrement à des sociétés d’affacturage installées dans un pays spécifique.

Lors d’une opération de factoring international, il est important de respecter un déroulé précis.

  1. Le factor étudie le dossier et valide auprès de la banque locale l’opération.
  2. Une fois informé des montants approuvés, l’exportateur peut envoyer le ou les colis à l’acheteur en veillant à bien transmettre les copies des documents relatifs à la transaction (factures endossées, documents d’expédition, etc.) à la banque locale.
  3. La banque locale se charge d’adresser toutes les factures (escomptées et endossées) à la société d’affacturage international. Cette dernière se charge alors de procéder au recouvrement auprès de l’importateur.
  4. A chaque échéance, l’acheteur importateur réalise les transactions financières correspondantes aux factures directement auprès du factor. Les fonds sont alors transférés à la banque locale qui les porte au crédit du compte de l’exportateur, annulant ainsi l’escompte de la facture.

En plus des frais de dossiers, vous devrez prévoir des fonds de garantie suffisants ainsi que le coût de la commission de service du factor. En moyenne, ce coût varie entre 0,5% et 2% du chiffre d’affaires cédé au factor. Une seconde commission s’ajoute parfois, correspondant à l’avance de trésorerie. Elle est calculée selon le principe du prorata temporis.

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Les risques supportés par un factor

Que l’on parle d’une banque ou d’une société d’affacturage spécialisée, un factor peut supporter plusieurs types de risques :

  • Le portage, en cas de retard de paiement à l'échéance. Afin d’éviter de recevoir des pénalités en cas de retard de règlement, n’hésitez pas à communiquer votre balance clients à votre factor. Il pourra ainsi ajuster le nombre de jours de définancement après échéance de votre contrat. Le délai de portage est généralement compris entre 30 et 60 jours.
  • Le crédit : il peut arriver que des acheteurs ne soient plus en mesure de payer leurs factures pour cause d’insolvabilité. En principe, ce risque est couvert par une assurance-crédit. Lors d’une procédure d’affacturage, il est possible de souscrire au programme de votre banque ou directement chez un assureur-crédit.
  • La dilution permet de réduire le risque que la facture ne soit pas payée dans sa totalité (avoirs, remises de fin d’année, remises sur marge arrière, etc.).

Les documents à fournir au factor pour mettre en place le contrat

Selon la nature de votre entreprise, votre factor analysera des documents et informations clés pour une étude d’affacturage.

  • Pour une entreprise déjà créée : les derniers bilans comptables et financiers ainsi que la liste des clients les plus importants (raison sociale, nom, coordonnées, SIREN, montant des encours).
  • Pour les sociétés en création : le bilan prévisionnel et la liste des clients existants.
  • A l’issue de l’analyse des documents, le factor propose un contrat d’affacturage qui décrit les conditions proposées du financement, y compris le taux d’avance, le barème des frais, la confirmation des comptes débiteurs et les exigences en matière de rapports.

Les inconvénients du factoring

Bien que l’affacturage offre des avantages non-négligeables pour une entreprise, ce procédé possède également quelques inconvénients.

L’affacturage a un coût

Tout d’abord, le coût du factoring peut s’avérer plus important qu’escompté. En effet, le modèle économique d’une société d'affacturage repose sur le pourcentage d’intérêts perçu de la valeur de votre facture. Gardez en tête que les taux d'affacturage sont généralement plus élevés que les taux des lignes de crédit traditionnelles. Le factoring vous permet d'obtenir de l'argent rapidement avec moins de paperasserie que les crédits traditionnels certes, mais le taux est généralement plus élevé que celui d'un prêt traditionnel. Mathématiquement, votre marge bénéficiaire se réduit donc.

Une flexibilité moins importante

Vous perdez une part de votre flexibilité. La principale raison ? L’approbation ou non délivrée par le factor de la facture selon la solidité financière de vos clients. N’oubliez pas que vous êtes soumis à l’autorisation préalable du factor pour mettre en place un système d’affacturage. En pratique, il est relativement rare que le factor rejette une facture, sauf si cette dernière présente un risque trop important de non-recouvrement.

Vous engagez votre relation client

Parfois perçues comme chasseurs de dettes, les sociétés d’affacturage ne sont pas toujours appréciées des clients. Ayez toujours conscience qu’un factor est libre de contacter vos clients, sauf contre-indication mentionnée dans le contrat d’affacturage. Le choix du factor est donc primordial pour éviter de mettre à mal la fidélité de vos clients, importunés par une société tierce qui froisserait leurs intérêts.

Attention à l’affacturage avec recours

Forme la plus utilisée de financement, l'affacturage avec recours vous contraint à rembourser l’intégralité des créances impayées. Quel que soit le montant que le factor vous propose au départ, vous serez dans l’obligation de le rembourser. Pour rappel, un factor octroie généralement entre 60% à 80% du montant total d’une facture.

Ne confondez pas factoring et gestion de trésorerie

Le factoring ne résout en aucun cas vos éventuels problèmes de trésorerie. Il est important de distinguer l’affacturage comme une méthode de financement à court terme et la gestion de votre flux de trésorerie d’un point de vue holistique. Pour vous aider à gérer facilement votre trésorerie, un outil tel qu’Agicap vous permet par exemple d’anticiper l’ensemble de vos flux financiers sur une même plateforme.

Comment savoir quand recourir à un factor ?

Le factoring constitue un vrai budget ; avant de faire appel à un factor, il faut être en capacité d'évaluer l'impact sur votre trésorerie à court et moyen terme. Mais suivre et anticiper sa trésorerie s'avère souvent extrêmement complexe pour les fonctions finance et les dirigeants d'entreprise de TPE et PME.

La solution ? S'équiper d'un outil spécifique : le logiciel de trésorerie. Pour maîtriser vos besoins de trésorerie et éviter tout frein majeur dans le développement de votre entreprise, il existe une solution performante : vous équiper d’un logiciel de gestion de trésorerie.

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