Mode d’emploi pour réussir votre passage au e-invoicing
La réforme de la facturation électronique constitue une évolution majeure pour toutes les entreprises françaises. Prévue pour entrer en vigueur progressivement à partir de 2026, elle va profondément transformer les pratiques de facturation et de gestion administrative. Face à ces nouvelles obligations, de nombreuses questions se posent : en quoi consiste réellement l’e-invoicing ? Qui est concerné par cette réforme, à quel calendrier et selon quelles modalités ? Quels sont les impacts concrets pour les entreprises et comment anticiper sereinement la transition ?
Ce guide vous propose un panorama complet pour comprendre, préparer et réussir votre passage à la facturation électronique.
E-invoicing : définition du processus et des concepts clés
E-invoicing : de quoi s’agit-il vraiment ?
L’e-invoicing, ou facturation électronique, désigne l’ensemble du processus de création, d’émission, de transmission, de réception et d’archivage de factures dans un format électronique structuré. Contrairement à un simple PDF envoyé par email, l’e-invoicing impose le respect de formats normés (Factur-X, UBL, CII) et l’utilisation d’une Plateforme Agréée (PA, ex-PDP) pour garantir la conformité, la traçabilité et l’automatisation des échanges.
L’e-facture, le document au cœur de l’e-invoicing
L’e-facture, aussi appelée facture électronique, est une facture entièrement générée, transmise et reçue de manière dématérialisée, répondant à des critères réglementaires stricts.
Pour être valide, la facture électronique doit :
- •
Comprendre toutes les mentions légales imposées par le code de commerce et le code général des impôts;
- •
Être émise, transmise et reçue dans un format accepté par la réglementation (format structuré ou mixte) ;
- •
Garantir la lisibilité, l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu;
- •
Être conservée de manière sécurisée, par l’émetteur comme par le destinataire.
L’e-facture s’applique à tous les types de factures commerciales (factures d’acompte, avoirs, affacturage, etc.), à l’exception des factures pro-forma qui ne sont pas concernées par la réforme.
À retenir : Une facture scannée ou un PDF envoyé par email ne suffisent plus : seule une e-facture respectant ces normes à valeur légale dans le cadre de la réforme.
Tout comprendre au fonctionnement de l’e-invoicing
Les grandes étapes du processus e-invoicing
Le processus d’e-invoicing s’articule autour de plusieurs étapes :
- •
Création de la facture dans un format structuré conforme (Factur-X, UBL, CII),
- •
Transmission via une Plateforme Agréée (PA, ex-PDP),
- •
Réception automatique dans le système du destinataire,
- •
Intégration dans l’outil comptable ou l’ERP,
- •
Archivage sécurisé et traçabilité de l’ensemble du cycle de vie de la facture.
Il devient obligatoire de passer par une PA pour toutes les opérations B2B : le Portail Public de Facturation (PPF) ne centralise plus les factures privées mais reste dédié à certains flux déclaratifs.
E-invoicing vs e-reporting : deux obligations complémentaires
Si l’e-invoicing couvre l’échange des factures B2B domestiques, le e-reporting s’adresse aux transactions non couvertes par la facturation électronique : ventes B2C, opérations internationales, et certains encaissements spécifiques. Dans ces cas, l’entreprise doit transmettre directement certaines données à l’administration fiscale, généralement via le Portail Public de Facturation (PPF).
Avantages pour l’entreprise
Adopter la facturation électronique offre de nombreux bénéfices :
- •
Automatisation des processus et limitation des tâches manuelles fastidieuses,
- •
Gains de temps à chaque étape de la facturation,
- •
Réduction des coûts : suppression des impressions, affranchissements, et saisies multiples,
- •
Traçabilité et suivi facilité du cycle de vie des factures,
- •
Conformité et sécurité renforcées : respect de la réglementation, archivage à valeur probante,
- •
Fiabilité des données et meilleur pilotage financier : vision en temps réel des encaissements et des engagements.
Qui est concerné par la facturation électronique et à quel calendrier ?
Quelles entreprises et transactions sont concernées ?
Toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA réalisant des transactions B2B seront tenues d’émettre, de transmettre et de recevoir des factures électroniques via une PA. Quelle que soit leur taille (micro-entreprise, PME, ETI, grand groupe), la réforme impacte l’ensemble du tissu économique.
Déploiement progressif et échéances à retenir
Le calendrier d’application de la réforme est fixé comme suit :
- •
1er septembre 2026 :
- •
Obligation de réception pour toutes les entreprises ;
- •
Obligation d’émission pour les grandes entreprises (GE) et les entreprises de taille intermédiaire (ETI).
- •
- •
1er septembre 2027 :
- •
Obligation d’émission élargie aux PME, TPE et micro-entreprises.
- •
Se préparer à la transition : conseils pratiques
Comment choisir sa Plateforme Agréée (PA, ex-PDP) ? Les critères essentiels
Le succès de la transition vers l’e-invoicing repose largement sur le choix d’une PA adaptée aux besoins de votre entreprise. Voici les principaux critères à prendre en compte pour sélectionner la solution la plus pertinente :
- •
Intégration avec vos outils : Privilégiez une plateforme capable de s’interfacer facilement avec votre ERP ou vos logiciels de gestion et de comptabilité, autant pour l’émission que la réception des factures.
- •
Fonctionnalités d’automatisation : Optez pour une PA qui propose l’automatisation des processus clés (relances, validations, pré-comptabilité), l’archivage automatique à valeur probante, ainsi que des fonctions avancées telles que l’analytique intégrée et la recherche rapide de documents.
- •
Coût et déploiement : Analysez les frais de mise en place, les coûts liés au volume de factures et aux options additionnelles, ainsi que la durée estimée nécessaire pour un déploiement opérationnel.
- •
Support et sécurité : Vérifiez la qualité de l’assistance technique (disponibilité, réactivité, canaux de contact), la gestion des accès et la conformité de la plateforme en matière de sécurité des données et de réglementation.
- •
Ergonomie et accompagnement : Prêtez attention à la simplicité d’utilisation de la plateforme, à la disponibilité d’outils de test et à la qualité de l’accompagnement proposé pendant la phase de déploiement, puis en support au quotidien.
- •
Adaptation à vos spécificités : Enfin, assurez-vous que la plateforme soit adaptée à la taille, à la structure et à la réalité de votre secteur d’activité, pour garantir une transition réussie et un usage durable.
En évaluant soigneusement chacun de ces critères, vous vous donnez toutes les chances de tirer pleinement parti des bénéfices de la facturation électronique et d’opter pour une solution qui accompagnera durablement la transformation numérique de votre organisation.
Besoin d’aide pour faire le bon choix ?
Téléchargez notre guide gratuit : il vous aidera à comparer les critères essentiels et à choisir la Plateforme Agréée (PA, ex-PDP) la plus adaptée à vos enjeux.
La solution tout-en-un : Agicap pour vous préparer au changement
Agicap propose des fonctionnalités pour optimiser la gestion des factures électroniques, en particulier :
- •
L'automatisation des comptes fournisseurs : avec notre cycle purchase-to-pay, vos processus de gestion fournisseurs sont automatisés. Agicap intègre des fonctionnalités comme les demandes d'achat, le rapprochement des factures, la pré-comptabilisation et les paiements sécurisés via EBICS TS.
- •
L'automatisation des comptes clients : suivez précisément votre DSO et intégrez ces données dans vos prévisions de trésorerie. Vous pourrez affecter à chaque client des plans de relance par mail, téléphone ou courrier pour réduire les délais de paiement, et disposerez de modèles de relance personnalisables assistés par l'IA. Ils simplifient la gestion des relations clients et réduisent les litiges.
- •
L'intégration avec la gestion de trésorerie : l'intégration native permet d'avoir une visibilité exhaustive et en temps réel sur tous vos flux, afin d'anticiper et de prendre les bonnes décisions sur ce qui impacte votre cash : campagnes de paiement, virements d'équilibrage, autofinancement...
- •
La gestion des dépenses à 360° et la maîtrise des budgets : en parallèle du cycle Purchase-to-Pay, maîtrisez toutes les dépenses de l'entreprise avec les cartes corporates et la gestion des notes de frais. Toutes ces dépenses ont un impact visible directement sur les budgets que vous aurez définis.
Prêt à passer à l’e-invoicing ?
Réservez dès maintenant une démo et découvrez comment Agicap, Plateforme Agréée (PA, ex-PDP), peut simplifier et automatiser l’ensemble de votre gestion de factures.
