Comment se déroule un contrôle fiscal ?

Un contrôle fiscal peut être réalisé de deux manières distinctes en France : soit à distance (on parle alors de contrôle sur pièces ou de vérification de comptabilité) soit directement dans les locaux de l'entreprise (appelé l'examen de comptabilité).

Toutes les entreprises peuvent être concernées par le contrôle fiscal (aussi bien la TPE que le grand groupe). Aussi, il est important pour le dirigeant de savoir à quoi il doit s'attendre dans cette éventualité.

Définition et caractéristiques, déroulement et erreurs à ne pas faire, on vous éclaire sur le sujet !

Qu'est-ce qu'un contrôle fiscal ?

Le contrôle fiscal est l'action qu'initient les agents du Trésor Public afin de vérifier que les déclarations fiscales émises par un contribuable sont en accord avec les informations dont dispose le FISC.

Qu'il soit réalisé à distance ou dans l'entreprise ciblée, le contrôle fiscal peut se solder de deux manières différentes :

• Si les conclusions du contrôle ne font pas ressortir d'irrégularités ou de fraude, le contribuable reçoit un avis d'absence de redressement.

• Dans le cas contraire, il se voit délivrer une proposition de rectification.

Contrôle sur pièces

Déroulement

Ce type de contrôle a été mis en place comme alternative aux vérifications sur place, ces dernières étant considérées comme chronophages et intrusives. Plus simple et moins "brutale" pour les dirigeants, c’est désormais une méthode assez répandue, son alternative sur place étant souvent réservée pour les situations plus “complexes”.
Le contrôle fiscal sur pièces se déroule d’une manière relativement simple.

• L’administration fiscale envoie une demande à l’entreprise qu’elle souhaite contrôler, le plus souvent par courrier recommandé. Le dirigeant de l’entreprise peut répondre sous un délai de 15 jours à compter de la réception de l’avis, en envoyant les documents demandés dans le premier courrier. Attention, si des documents demeurent manquants, le Trésor Public peut décider de lancer une procédure de vérification de comptabilité (contrôle directement dans l’entreprise) et dans certains cas, faire payer une amende au dirigeant récalcitrant.

• Une fois les différents éléments en leur possession, les représentants du fisc analysent l’ensemble des documents transmis. Ils vérifient qu’il n’y ait pas d’erreurs de comptabilité ou de résultats frauduleux en s’appuyant notamment sur les précédentes déclarations envoyées par l’entreprise ainsi que les informations en leur possession au sein de la base de données de l’administration. Cette opération peut prendre 6 mois au maximum (mais la durée la plus courante est de 3 mois).

• A l’issue de la procédure, le contrôleur fait part de sa conclusion au contribuable. Si tout est en ordre, il reçoit un avis d’absence de rectification. En revanche, si des aspérités sont décelées, l’entreprise va se voir remettre une proposition de rectification. A savoir que le dirigeant dispose de 30 jours pour contester ces “recommandations” en argumentant ses propos. L’administration fiscale est par la suite tenue de répondre aux arguments avancés au sein d’une “réponse aux observations du contribuable” qu’elle devra renvoyer à l’entreprise.

Quels documents fournir ?

Dans le courrier reçu, il est demandé au gérant de transmettre le FEC (Fichier des Écritures Comptables) au FISC pour analyse. Plutôt dense ce document généré automatiquement depuis n’importe quel logiciel comptable agréé comprend différents écrits que voici :

• Code journal de l’écriture comptable

• Libellé journal de l’écriture comptable

• Numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable

• Date de comptabilisation de l’écriture comptable

• Date de validation de l’écriture comptable

• Libellé de l’écriture comptable

• Lettrage de l’écriture comptable

• Numéro de compte

• Libellé de compte

• Numéro de compte auxiliaire

• Libellé de compte auxiliaire

• Date de lettrage

• Référence de la pièce justificative

• Date de la pièce justificative

• Montant au débit

• Montant au crédit

• Montant en devise

• Identifiant de la devise

Vérification sur site

Le contrôle fiscal dans les locaux de l’entreprise est appelé la vérification de comptabilité. Dans ce cas de figure, un inspecteur se déplace en personne dans les locaux de l’entreprise à intervalles réguliers pendant une durée déterminée de 3 mois en général (bien que 6 mois soit envisageable dans certains cas spécifiques).
La vérification de comptabilité se déroule en plusieurs étapes distinctes que nous allons détailler ci-dessous  :

Etape 1 : L’annonce

Avant d’effectuer tout contrôle fiscal dans l’entreprise, le FISC doit procéder en amont à l’envoi d’un avis de vérification à l’entreprise, le plus souvent par courrier en recommandé.
Si le gérant souhaite reporter la date de départ du contrôle pour des raisons organisationnelles, il doit en faire la requête au Trésor Public. Cependant, trop de demandes successives de report peuvent faire penser à une opposition au contrôle fiscal, ce qui  peut avoir de graves conséquences pour l’entreprise.

Etape 2 : La préparation

A compter du jour de l’accusé de réception, le dirigeant de l’entreprise dispose d’au moins 2 jours pour se préparer à la venue du représentant. A savoir qu’en cas de suspicion de  fraude (et uniquement dans ce cas), un contrôle “à l’improviste” peut-être mis en place.
Ce délai peut être utilisé par le dirigeant pour demander des conseils à un avocat, dialoguer avec son expert-comptable ou encore préparer les différents documents demandés (et par la même occasion d’assurer qu’ils sont accessibles).

Etape 3 : Le contrôle

Lors de la première visite de l’agent vérificateur, le chef d’entreprise peut en profiter pour désigner la personne qui sera en charge de s’entretenir avec le contrôleur dans la majorité des cas. Puis, une liste des documents complémentaires à préparer pour le prochain rendez-vous est émise. L’agent vérificateur peut aussi demander à avoir accès à tous les documents de nature à faciliter sa compréhension de l’entreprise : organigramme, inventaire des stocks, statuts de la société…
Par la suite, il doit également être en mesure de consulter l’intégralité des documents comptables ainsi que tous les écrits ayant attrait au stock de l’entreprise.
Pendant son temps de présence au sein de la société, le vérificateur va effectuer toutes sortes de calcul et vérifier l’existence des documents requis, ainsi que l’exactitude des résultats.
A la suite de cela, il peut demander au dirigeant de lui fournir des renseignements supplémentaires si certaines informations sont encore nécessaires pour finaliser le contrôle fiscal.

En revanche, le contrôleur a aussi la casquette de conseiller et peut, quand il le désire ou lorsque le dirigeant lui en fait la demande, prodiguer des recommandations.

Etape 4 : La conclusion du contrôle

Une fois la phase de contrôle terminée, une réunion de synthèse est organisée entre le représentant de l’administration et le dirigeant (éventuellement accompagné de son conseiller).

Si tout est en ordre, la procédure se clôt par la remise d’un avis d'absence de redressement.

Si en revanche des irrégularités sont observées, une proposition de rectification est émise. Elle doit obligatoirement contenir les mentions obligatoires suivantes  :

• la date de la proposition de rectification ;

• le nom, le service, le grade et la signature manuscrite du contrôleur ;

• les impôts et les années étudiées par le vérificateur ;

• l'indication de la nature de la procédure de rectification suivie ;

• la nature des traitements informatiques effectués (dans le cas d’une comptabilité partiellement ou intégralement informatisée);

• la référence aux textes sur lesquels l'administration fonde ses rectifications ;

• la mention de l'application éventuelle de sanctions fiscales ;

• le montant des droits, taxes et pénalités résultant des rectifications notifiées.

Si une ou plusieurs de ces éléments sont manquants, les mesures et sanctions énoncées dans le document deviennent nulles.
De la même manière que pour le contrôle à distance, le contribuable peut contester un ou plusieurs points de la proposition en motivant sa requête. Ce à quoi le FISC va répondre dans un courrier argumenté qui aboutira soit à la conservation des mesures, soit au changement ou à la suppression de certaines d’entre elles.

Les principales erreurs à ne pas commettre

• Tenter d’impressionner l’inspecteur pour orienter sa décision. Si c’est une option qui a pu être envisagée, c’est une très mauvaise idée : à un moment ou à un autre, le contrôleur va devoir faire son rapport à l’administration et mentionnera probablement vos pressions, ce qui peut avoir des répercussions problématiques. Par conséquent, alors qu’il aurait pu faire preuve d’une certaine bienveillance, le vérificateur aura plus tendance à vous montrer que vos pressions ne vont que vous desservir en allant creuser aux endroits les plus fragiles.

• Ne pas communiquer. Non seulement vous n’allez rien en tirer puisque quoi qu’il en soit l'inspecteur est autorisé à accéder à la plupart de documents, mais en plus vous ne pourrez pas bénéficier des éventuels conseils que vous auriez pu retirer de son intervention. Si en revanche dans votre mutisme vous refusez de communiquer des documents complémentaires, le silence sera perçu comme une opposition au contrôle.

• Ne pas octroyer d’espace de travail à l’inspecteur. Même si vous êtes des locaux réduits, il y a toujours un coin de bureau que vous devriez être en mesure de mettre à disposition du représentant de l’administration. Un accueil courtois (sans forcément être chaleureux) et un lieu de travail dédié sont des éléments appréciés par les contrôleurs, qui peuvent réaliser leur travail dans de bonnes conditions et ainsi rendre leur verdict plus rapidement (et un meilleur accueil peut avoir son importance mine de rien !)

Les suites potentielles

Si à l’issue du contrôle fiscal dans l’entreprise, il apparaît que l’entreprise n’est pas en règle, plusieurs sanctions peuvent être décrétées en fonction de la faute commise :

• Dans le cas ou le gérant n’a pas déclaré une partie des revenus de son activité, il encourt une majoration de l’impôt dû de 80%.

• Si la déclaration est volontairement incomplète, une majoration peut également être appliquée : 40% pour un manquement délibéré, 50% en cas d’opposition au contrôle et 80% si l’administration met au jour des méthodes ayant eu pour but de la tromper.

• Dans le cas d’une fraude fiscale avérée, des sanctions pénales peuvent être décrétées : 500 000 € d’amende et jusqu’à 5 ans d’emprisonnement. A savoir que cette peine peut monter jusqu’à 3 000 000€ d’amende et 7 ans d’emprisonnement en cas d’utilisation de sociétés écran étrangères, d’ouvertures de comptes et souscription de contrats auprès d’organismes étrangers ou si la fraude a été commise en bande organisée.

Remarque : les poursuites peuvent être engagées jusqu’à 6 ans après les faits. Un dirigeant ayant été notifié de sa faute mais n’ayant pas été mis au courant des sanctions s’appliquant à lui n’est donc pas tiré d’affaire pour autant.

Découvrez également comment faire face à un contrôle fiscal.