Dématérialisation des notes de frais : tout ce qu’il faut savoir

La transition vers la dématérialisation des notes de frais représente un changement majeur pour les entreprises cherchant à optimiser leurs processus financiers. Une étude de la Global Business Travel Association ¹ révèle qu'une gestion manuelle d'une note de frais peut coûter jusqu'à 50 euros de plus par rapport à une gestion dématérialisée, soulignant ainsi l'impact économique significatif des processus papier traditionnels. Faisons un tour d’horizon des avantages de la dématérialisation des notes de frais, en termes d'économies, de conformité légale et d'efficacité des processus.

Pourquoi dématérialiser ses notes de frais ? Les avantages du processus

Depuis le 1er juillet 2019, avec l’évolution de la réglementation, les entreprises ne sont plus tenues de conserver les versions papier des justificatifs légaux de notes de frais de leurs collaborateurs. Cette modification a grandement simplifié la gestion des notes de frais, permettant une optimisation grâce à la dématérialisation.

Les entreprises, quelle que soit leur taille, se trouvent dans l’obligation de rembourser divers frais professionnels à leurs employés. Ces frais peuvent inclure :

• Des frais de déplacement ;
• des frais d’hébergement ;
• des frais de repas ;
• des dépenses liées à l’achat de matériel ou à des abonnements.

Gain de temps et réduction des coûts

La dématérialisation des notes de frais offre un double avantage : un gain de temps important et une efficacité améliorée dans l’optimisation des processus internes. D’après l’étude de la GBTA, la gestion d’une note de frais traditionnelle prend en moyenne 20 minutes.

En dématérialisant les notes de frais, les entreprises parviennent à réduire drastiquement ce temps de traitement, permettant un remboursement plus rapide des employés. Par ailleurs, le coût de gestion d’une note de frais peut être considérablement diminué grâce à la dématérialisation.

Conformité et fiabilité accrues

Un autre avantage de la dématérialisation est l’amélioration de la conformité et de la fiabilité. Les normes établies par les arrêtés du 22 mars 2017 et du 23 mai 2019 garantissent que les notes de frais dématérialisées répondent aux exigences légales.

Il est impératif pour les entreprises de s’assurer que la numérisation des documents soit parfaitement fidèle à l’original et que chaque document numérisé soit archivé de manière sécurisée et conforme aux normes légales.

Réduction des erreurs et meilleure transparence

En optant pour la dématérialisation des notes de frais, les entreprises contribuent à une réduction significative des erreurs de saisie, des oublis concernant la TVA récupérable ou des pertes de justificatifs.

Cette précision permet une meilleure transparence dans la gestion des dépenses, ce qui est essentiel pour affiner l’analyse financière et permettre une prise de décision basée sur des données fiables.

Les logiciels de gestion des dépenses peuvent aussi faciliter le traitement des notes de frais et aider au contrôle et à l’analyse des dépenses.

Cadre légal et obligations : qui doit se conformer à la dématérialisation ?

La dématérialisation des notes de frais est encadrée par un cadre légal strict qu’il est essentiel de comprendre pour en garantir la conformité.

Depuis la directive européenne 2010/45/UE, qui a libéralisé l'usage des factures dématérialisées, les entreprises européennes ont été encouragées à adopter la dématérialisation. En France, l’arrêté du 22 mars 2017 a généralisé ce processus pour les factures papier, et l'arrêté du 23 mai 2019 a précisé les modalités de numérisation des documents comptables.

Qui est concerné par ces réglementations ?

Toutes les entreprises, indépendamment de leur taille, sont concernées par ces réglementations. Elles doivent s'assurer que leurs processus de dématérialisation respectent les normes en vigueur. Cela implique :

• Une numérisation fidèle des documents originaux ;
• la conservation des versions numérisées avec des méthodes d’archivage sécurisées ;
• la garantie de l'intégrité des documents pour les contrôles fiscaux et sociaux.

Respect des normes

Pour qu’une note de frais dématérialisée soit reconnue légalement, plusieurs critères doivent être respectés :

• La version numérisée doit être conforme à l’original, tant dans son contenu que dans sa forme ;
• les documents doivent être numérisés au format PDF ou PDF/A-3, qui assure la pérennité des données ;
• l’authenticité des documents numérisés doit être garantie, souvent via une signature électronique.

Le saviez-vous ? Pour être valable, une note de frais doit toujours comporter :

• Le lieu ;
• la date ;
• l’objet de la dépense ;
• les montants HT et TTC ;
• le nom du salarié.

Elle doit être accompagnée du justificatif de la dépense (facture, ticket, etc.).

Comment dématérialiser les documents comptables ?

La dématérialisation des documents comptables nécessite une approche stratégique et l'adoption de solutions technologiques adaptées.

Choisir des outils adaptés

Le premier pas vers une dématérialisation de vos documents comptables efficace est le choix d'un logiciel ou d'une plateforme adaptée. Ces outils doivent offrir des fonctionnalités essentielles telles que :

• La reconnaissance optique de caractères (OCR) pour réduire les erreurs de saisie ;
• l’intégration avec vos systèmes comptables existants ;
• la conformité avec les normes légales de numérisation et d'archivage des documents.

Les cartes virtuelles prépayées peuvent également se révéler être un avantage supplémentaire. Elles permettent aux entreprises de gérer plus efficacement les dépenses tout en offrant une flexibilité accrue aux employés pour leurs achats professionnels.

Plusieurs logiciels de dématérialisation comptable sont réputés pour leur efficacité et leur conformité en matière de normes légales comme Sage, Cegid, QuickBooks ou Xero. Ils varient en termes de fonctionnalités, de prix et d'adaptabilité à votre secteur d’activité.

Les entreprises souhaitant simplifier davantage leur processus de dématérialisation peuvent choisir de collaborer avec un opérateur de dématérialisation spécialisé dans ce domaine. Ces prestataires prennent en charge l’intégralité du cycle de vie des factures, incluant leur émission, l’envoi et leur réception. Agicap figure parmi ces opérateurs, offrant des services complets pour faciliter la dématérialisation.

Automatisation et intelligence artificielle

L'automatisation, soutenue par l'intelligence artificielle, permet de scanner et d'extraire automatiquement les informations des reçus et factures, de les classer et de les intégrer directement dans le système comptable. Cette technologie permet d’optimiser le temps de traitement des notes de frais et réduit les erreurs humaines, tout en offrant des analyses détaillées des dépenses.

Cette solution de dématérialisation doit s'intégrer harmonieusement avec vos autres outils et systèmes déjà en place. Elle assure que toutes les données financières sont centralisées et accessibles en un seul endroit pour une meilleure visibilité.

Comment procéder à la dématérialisation de la gestion des notes de frais ?

Pour une transition simple vers la dématérialisation des notes de frais, les entreprises peuvent suivre quelques étapes clés :

1. Évaluer ses besoins et sélectionner le logiciel

Pour faire le choix du logiciel de dématérialisation des notes de frais le plus adapté, il est important de considérer le volume des dépenses de l’entreprise, vos spécificités sectorielles et le niveau de complexité de vos procédures existantes. En fonction de cette évaluation, vous sélectionnerez un logiciel en fonction de ses fonctionnalités, de sa facilité d’utilisation ou de sa capacité d’intégration.

Certains logiciels sont spécifiquement conçus pour la dématérialisation des notes de frais comme Expensya et sa reconnaissance automatique des reçus, N2F et sa simplicité d’utilisation ou Cleemy avec ses options de personnalisation avancées.

2. Intégrer et personnaliser le système

Une fois le logiciel sélectionné, vous devrez l’intégrer à l’environnement informatique de l’entreprise. Cette intégration doit s’accompagner d’une personnalisation du système en fonction des processus internes. Vous pourrez par exemple paramétrer les catégories de dépenses, les seuils de remboursement ou les flux d’approbation.

3. Former les employés

La réussite de la dématérialisation dépend en grande partie de l’adhésion des employés au nouveau système. Il est essentiel de mettre en place des sessions de formation dédiées et de communiquer sur les bénéfices du système. Des ateliers ou webinaires peuvent accompagner cette sensibilisation.

4. Mettre en place la dématérialisation et assurer le suivi

Il est recommandé de commencer la mise en place de la dématérialisation des notes de frais par une phase de test ou un déploiement progressif pour s’assurer que tout fonctionne comme prévu. Une fois mis en place, assurez le suivi régulier pour évaluer l’efficacité et résoudre les éventuels problèmes.

Qui est concerné par la dématérialisation des justificatifs de notes de frais ?

L'obligation de dématérialiser les notes de frais ne s'applique pas de manière uniforme à toutes les entreprises. Cependant, certaines législations et directives encouragent fortement cette pratique. Voici un aperçu des entreprises potentiellement concernées :

Les entreprises régies par la législation Européenne et Française

Toutes les entreprises opérant sur le territoire français doivent se conformer aux réglementations nationales et européennes en matière de gestion comptable et fiscale.

Les directives européennes, notamment la directive 2010/45/UE, incitent à la dématérialisation des processus comptables, y compris les notes de frais.

Bien que la dématérialisation ne soit pas une obligation légale stricte pour toutes les entreprises, les textes législatifs facilitent et légitiment cette pratique.

Les grandes entreprises et multinationales

Les grandes entreprises, en particulier celles qui opèrent dans plusieurs pays, ont souvent recours à la dématérialisation pour simplifier et harmoniser leurs processus comptables à l'échelle internationale.

Ces entreprises doivent également se conformer à des normes de reporting et de transparence financière qui sont facilitées par la dématérialisation.

Les PME et TPE

Pour les petites et moyennes entreprises, ainsi que les très petites entreprises, la dématérialisation des notes de frais n'est pas obligatoire, mais elle est fortement recommandée pour des raisons d'efficacité, de réduction des coûts et de conformité simplifiée.

Les impacts de la dématérialisation pour tous les acteurs de l’entreprise

Cette dématérialisation impacte tous les niveaux de l’entreprise. Le principal avantage pour les employés est une simplification des démarches administratives. Finies les heures à trier les reçus et remplir des formulaires. Ils peuvent désormais soumettre leurs dépenses en quelques clics et accélérer le processus de remboursement.

Les managers bénéficient, eux aussi, de la dématérialisation des notes de frais, en ayant accès aux tableaux de suivi en temps réel pour une meilleure gestion des dépenses. Cette transparence permet de prévenir les abus ou les erreurs et de mieux gérer les budgets.

Enfin, le service comptable trouvera un outil efficace pour améliorer la conformité. La saisie manuelle étant réduite, les risques d’erreurs diminuent considérablement. La conservation numérique des documents facilite les audits et assure la conformité avec les réglementations fiscales.

Plus globalement, c’est toute l’entreprise qui profite d’une réduction des coûts opérationnels et d’une efficacité accrue dans la gestion des frais professionnels, sans parler de l’impact écologique du “zéro papier”.

La dématérialisation des notes de frais offre donc des gains substantiels en termes de temps, de coûts et de conformité. En adoptant les outils adéquats, les entreprises peuvent transformer ce processus autrefois fastidieux en une fonctionnalité efficace et plus fluide, bénéfique à tous les niveaux de l’organisation.

¹ https://www.gbta.org/fr/how-much-do-expense-reports-really-cost-a-company/