La balance générale n’est pas une obligation légale en matière de comptabilité. Cependant, elle apparaît comme un outil de gestion pratique qui synthétise les comptes de l’entreprise pour une période donnée. Les comptes de bilan et les comptes de gestion qui y sont présentés peuvent être analysés par le dirigeant ou le DAF, ce qui leur permet de prendre les bonnes décisions pour les finances de l’entreprise.
Balance générale : définition
Une balance générale est un état financier qui présente la situation financière d’une entreprise à un instant T. Elle y liste ses actifs, ses passifs et son capital en reprenant l’ensemble des comptes qui ont été mouvementés au cours d’un exercice. Il s’agit plus particulièrement des comptes de bilan et de gestion tels que les comptes de :
- Capitaux en classe 1,
- Immobilisations en classe 2,
- Stocks et en-cours en classe 3,
- Tiers en classe 4,
- Financiers en classe 5,
- Charges en classe 6
- Produits en classe 7.
La balance générale doit mentionner un certain nombre d’informations dont :
- Le numéro du compte général,
- Le libellé,
- Le total des mouvements au crédit et au débit,
- Le solde débiteur (total des débits) ou créditeur du compte.
Par principe, une balance générale doit toujours être équilibrée. À défaut, l’écart devra faire l’objet de recherches approfondies.
De plus, on la différencie de la balance auxiliaire et de la balance âgée qui vont recenser uniquement les comptes tiers d’une entreprise. Ces deux types de document sont particulièrement utiles pour récapituler les créances clients et dettes fournisseurs à un instant T.
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Quelle est la fonction d’une balance générale ?
Le rôle de la balance générale est de fournir une vue d’ensemble de la santé financière d’une entreprise, en permettant de mesurer sa solvabilité, sa liquidité et son capital. Cette vue comptable n’est pas à confondre avec celle de la trésorerie. Bien que les deux soient indispensables, leurs principes diffèrent.
Contrôler les comptes comptables de l’entreprise
L’analyse de la balance générale permet de contrôler la fiabilité des enregistrements comptables d’une entreprise sur un exercice. Elle permet d’identifier les soldes anormaux et de déterminer leur origine. Cette analyse permet également de comparer les dépenses annuelles et de visualiser les variations associées. Elle donne une vue détaillée sur les comptes, les dépenses et la trésorerie de l’entreprise.
La balance générale est un outil de contrôle important qui aide à vérifier la conformité comptable en comparant les comptes de charges et les comptes de produits. Le résultat comptable découlant de cette comparaison est enregistré soit au compte 120 (débit) soit au compte 129 (crédit).
Contrôler la TVA
La balance comptable est un outil précieux pour les entreprises assujetties à la TVA. En d’autres termes, elle :
- Facilite les déclarations et le suivi des paiements de TVA,
- Montre les crédits de TVA,
- Et indique la TVA déductible, collectée et à payer.
Cette balance aide les experts-comptables à éviter les redressements fiscaux en suivant de manière rigoureuse les déclarations et les paiements de TVA.
Comment fonctionne une balance générale ?
Comme vu précédemment, la balance générale est un tableau qui liste les passifs et les actifs d’une entreprise. Pour ce faire, elle utilise les informations provenant du grand livre et d’autres états financiers.
Les actifs sont les ressources de l’entreprise, telles que les :
- Comptes bancaires,
- Investissements,
- Actifs circulants et fixes.
Les passifs sont les obligations de l’entreprise, telles que les :
- Dettes à court et à long terme,
- Emprunts
- Et les obligations.
Le capital représente la richesse de l’entreprise, c’est-à-dire la différence entre les actifs et les passifs.
À noter qu’une balance équilibrée garantit que les transactions comptables sont correctement enregistrées et que l’entreprise a un bon état financier.
Quelle est la différence entre le grand livre et la balance ?
Le grand livre est un enregistrement détaillé de toutes les transactions financières d’une entreprise. La balance générale, au contraire, est un état financier synthétique qui résume les informations contenues dans le grand livre.
Le grand livre est utilisé pour enregistrer toutes les transactions financières dans des comptes spécifiques, tels que les comptes de :
- Recettes,
- Dépenses
- Et de bilans.
La balance générale, quant à elle, utilise ces informations pour créer un aperçu global de la situation financière d’une entreprise en classant les actifs, les passifs et le capital.
Comment faire et calculer la balance générale ?
Pour établir votre balance générale, il est nécessaire de finaliser d’abord la saisie de toutes vos données ainsi que votre révision comptable pour l’exercice concerné. Puis, différentes étapes sont alors à suivre :
- Définir la date de clôture pour laquelle vous voulez établir la balance générale.
- Répertorier tous les actifs de l’entreprise, y compris les comptes courants (les comptes bancaires) et les actifs à long terme (les immobilisations).
- Lister tous les passifs de l’entreprise, y compris les dettes à court terme (les emprunts) et les dettes à long terme (les emprunts à long terme).
- Ajouter le capital de l’entreprise, qui représente la partie des fonds investis par les propriétaires.
- Ajouter les actifs et soustraire les passifs et le capital pour obtenir le résultat final.
Comme vu précédemment, les actifs doivent toujours être égaux à la somme des passifs et du capital.
Comment lire une balance générale ?
La balance est généralement divisée en deux sections :
- Les actifs et les passifs,
- Et le capital.
Les actifs sont généralement répertoriés en ordre décroissant de liquidité, c’est-à-dire que les actifs les plus liquides sont répertoriés en premier. Les passifs sont généralement listés en ordre croissant de maturité, c’est-à-dire que les dettes à court terme sont répertoriées en premier. Enfin, le capital, quant à lui, apparaît en dernier et représente la différence entre les actifs et les passifs.
Comment analyser la balance générale ?
Pour analyser votre balance, il vous suffit de suivre ces étapes :
- Évaluez la liquidité de l’entreprise en examinant les actifs courants et en comparant les liquidités aux dettes à court terme.
- Déterminez la solvabilité de l’entreprise en examinant les actifs totaux par rapport aux passifs totaux.
- Contrôlez la rentabilité de l’entreprise en comparant le capital de l’entreprise aux actifs totaux.
Enfin, vous pouvez également vérifier les tendances de votre comptabilité au fil du temps en comparant plusieurs balances générales arrêtées à différentes dates.
Pourquoi la balance générale doit-elle être toujours égale à zéro ?
La balance générale doit toujours être égale à zéro, car elle repose sur la base d’un système de comptabilité double. Cette base implique que toutes les transactions financières doivent avoir une entrée en double.
Les actifs représentent les ressources financières de l’entreprise et les passifs et le capital, les utilisations de ces mêmes ressources. Par conséquent, la somme des actifs doit toujours être égale à la somme des passifs et du capital pour refléter l’équilibre financier de l’entreprise.
La balance générale n’est pas une obligation, mais elle est un outil pratique pour surveiller et examiner sa comptabilité. Elle est fréquemment demandée par les auditeurs lors de la vérification des comptes d’une entreprise.
