8 formas de reducir costes y gastar menos en tu empresa
La salud financiera de las pequeñas y medianas empresas, pymes, es de vital importancia para el tejido empresarial de una región o un país, ya que constituye una pieza clave de la actividad económica. De hecho, la Organización Internacional del Trabajo (OIT) destaca que estas pequeñas piezas forman el grueso de la capacidad laboral y social de una zona geográfica y son los agentes económicos con mayor capacidad para crear empleo. Una buena gestión es fundamental.
Sin embargo, los dueños de pequeñas y medianas empresas (y no tan pequeñas) coinciden en un problema generalizado: saben bien por dónde y cuándo entra el dinero, pero no tienen tan claro por dónde sale y cuándo exactamente. Esto hace que, muchas veces, pierdan el control de los gastos, se lleven sorpresas y, en definitiva, no progresen. A ello se le suma la posibilidad de atravesar crisis o situaciones adversas que impactan negativamente en el flujo de caja.
Una de las mejores maneras de recuperar el control es gestionar los costes, ya sean grandes o pequeños. Sigue leyendo para conocer los 8 consejos para reducir costes y gastar menos.
1. Organización financiera
Puede sonar obvio, pero vale la pena enfatizarlo. Una buena organización financiera ayuda a reducir los costes, al optimizar la gestión. Lo más importante es mantener la salud financiera de la empresa. Esto se logra a través de la planificación anticipada de las inversiones, los gastos, los ingresos y todo movimiento que tenga impacto sobre el flujo de caja del negocio.
Una buena planificación se obtiene realizando un plan de tesorería, es decir, un documento donde constan todas las operaciones de entrada y salida de efectivo a lo largo de un periodo de tiempo determinado. Dicha información es útil para entender qué sucede en el día a día, y sirve para diseñar una estrategia de ahorro en base a las circunstancias tanto internas como externas.
2. Cuidado con los “gastos hormiga”
En las empresas, como sucede en las finanzas personales, existen esos gastos que hacemos todos los días, por montos muy pequeños, y que en primera instancia no tienen consecuencias en nuestra caja. Los hacemos casi sin darnos cuenta. Ahora bien, ¿te has detenido a pensar cuánto es la suma de todos esos gastos pequeñitos?
Desde ese agregado a la factura del teléfono que nos hemos olvidado de reclamar hasta las fotocopias que hemos sacado de más y ese plan de software que casi no usamos, es importante entender cuál es el impacto real sobre las finanzas de la compañía.
Para ello, revisa los gastos con domiciliación bancaria, compara tarifas de servicios y revisa las facturas antes de pagarlas para asegurarte de que no se paga de más.
3. Gestiona correctamente los cobros y pagos
El objetivo de todo negocio es vender, generar beneficios: se busca un retorno de inversión determinado para recuperar lo que hemos invertido y luego, ganar dinero por los servicios y productos que ofrecemos. Pero si solo nos enfocamos en vender la mayor cantidad posible en vez de las condiciones en las que lo hacemos, podemos tener problemas.
Una gestión inadecuada de cobros y pagos puede traer problemas de liquidez. Si tenemos obligaciones que cumplir y dependemos de los cobros para cumplirlos, es necesario prestar atención y evitar pagarle a un proveedor antes de haber cobrado nosotros. El mejor escenario sería reducir el periodo de cobro al máximo y retrasar el pago todo lo posible.
4. Proveedores, bajo la lupa
Si en la empresa se trabaja con múltiples proveedores que llevan a cabo tareas específicas, hay que revisar los contratos y el presupuesto de manera regular. De esta manera, se garantiza que siguen ajustándose a las necesidades que llevaron a contratarlo en un primer momento. Y no está de más evaluar si la calidad, tiempos y servicios que brindan por los costes que pagamos son los adecuados para nuestro modelo de negocio.
¿Vale la pena mantener los costes asociados a cada proveedor o hay alguna forma de reducirlos? ¿Cumplen con los plazos de entrega? ¿Ha habido problemas con el proveedor? Son algunas de las preguntas que debemos hacernos al analizar la relación con los proveedores. Si al pagar una factura se descubre otro proveedor que ofrece lo mismo por un mejor precio, no hay que tener miedo de negociar, especialmente si llevamos años trabajando con el mismo proveedor.
5. Tercerizar o no tercerizar, esa la cuestión
Si eres dueño o el responsable financiero de una empresa, sabes los gastos que conlleva contratar personal. Más allá del riesgo que implica contratar un empleado, puede ser caro, especialmente si las tareas que desempeñará no son esenciales para el negocio.
Contratar a una empresa externa y pagar solo cuando lo necesitas es, en ocasiones, más económico que incorporar un miembro a la plantilla fija.
6. Gestiona el inventario
Dependiendo del sector de actividad de la empresa, buena parte de los costes de negocios que manejan artículos físicos son generados por el stock. Tener mercancía almacenada durante mucho tiempo supone un inmovilizado del capital que hemos utilizado para la producción y, además, produce gastos de almacenamiento.
Hay que procurar tener una alta tasa de rotación para gastar lo menos posible.
7. Información precisa y fiable
El saber es poder. Ya sea para ahorrar costes o tomar decisiones estratégicas, es importante optimizar la información con la que se trabaja dentro de la organización. Las acciones y decisiones basadas en datos concretos y fiables tienen más probabilidades de ser exitosas que aquellas basadas en la intuición de algunos miembros del equipo.
El acceso a la información es importante a nivel interno, pero también a nivel externo. Compartir datos financieros de la empresa es importante para los socios e inversores que necesitan saber cómo marcha el negocio. Una buena opción para compartir información a colaboradores tanto dentro como fuera de la organización es el reporting.
Finalmente, las pequeñas y medianas empresas deben estar atentas a lo que sucede en el sector en el que desempeñan su actividad, en su nicho de mercado. Además, es recomendable seguir de cerca las ayudas públicas y beneficios fiscales del país donde esté radicada la empresa.
8. Aprovechar la tecnología
Hoy en día, existen varias herramientas para acelerar los procesos, que han dejado de ser accesibles únicamente para las grandes corporaciones. Hay muchas opciones disponibles para facilitar la gestión financiera, la contabilidad, la facturación y la tesorería, entre muchos otros. La tecnología ayuda a dinamizar muchos aspectos de la gestión tanto financiera como administrativa, y hace la tarea de los equipos más fácil. A su vez, esto ayuda a reducir costes.
Un software de gestión y previsión de tesorería, por ejemplo, simplifica la gestión del flujo de caja, brinda información relevante para distintos actores y ahorra tiempo y dinero para la empresa.
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