Los problemas más comunes en la rotación de inventario y cómo solucionarlos

La rotación de inventario o tasa de rotación de inventario es algo más que un concepto. Te ayuda a determinar cuánto tiempo tarda en venderse el inventario de tu empresa o pequeño negocio. Cuanto más elevada sea la rotación, menos tiempo están estancadas tus mercancías en el almacén. En otras palabras, ayuda a saber cada cuánto tiempo se han renovado las existencias.

Cada negocio almacena de manera diferente sus productos, ya que no es lo mismo que tengas un stock con alimentos perecederos, insumos médicos o ropa. Por lo tanto, tu negocio tendrá características propias, que definen los días de existencia que deben permanecer los productos en la bodega y los costes de almacenamiento.

Ahora bien, una pieza clave para gestionar el inventario de tu empresa es tener un control preciso y exhaustivo del mismo, ya que cometer un fallo en este proceso te puede ocasionar bastantes problemas a la hora de vender. Para que esto no te suceda, a continuación, te indicamos los problemas más comunes en la rotación de existencias y, lo más importante, cómo resolverlos.

¿Qué es la rotación de inventario?

La rotación de inventario es un parámetro que puedes usar para gestionar correctamente la función logística de tu empresa. Te indica el número de veces que has renovado el inventario a lo largo de un periodo de tiempo definido, que suele ser un año. Lógicamente, una mayor rotación implica un mayor número de ventas para tu empresa.

El índice de rotación de stock se calcula mediante una división simple: total de salidas o bienes vendidos en un periodo, entre el stock medio del periodo. Por ejemplo, si tus ventas fueron de 30.000 euros y el inventario de 15.000 euros durante el año, € 30.000 / € 15.000 = 2. Esto significa que el inventario necesita ser reabastecido dos veces por año.

Pasa a menudo que, al calcular el coste de la rotación del inventario, surjan ciertos problemas en la gestión del mismo.

¿Qué tipos de problemas podemos encontrar en la rotación de inventario?

A continuación, te mostramos los problemas más frecuentes que suelen encarar los negocios con la gestión del almacén.

Negocios estacionales

Las empresas de temporada están directamente relacionadas con el clima. Una heladería funciona durante la temporada de verano, sin embargo, un negocio de venta de árboles de Navidad prosperará llegado el invierno. Otros minoristas pueden sufrir altibajos estacionales relacionados con días festivos y eventos.

Debemos poder predecir determinados ciclos fluctuantes. Ten todos los datos de ventas bien detallados, que los puedas visualizar cómodamente. Revisar los últimos años permite determinar estos ciclos de alzas y bajas. Por lo tanto, es necesario conocer los artículos más demandados del año, realizar el seguimiento apropiado y lograr la correcta gestión de tu stock.

Inventario con lento movimiento

Los inventarios de lento movimiento son aquellos bienes cuya rotación es mínima. Pueden estar expuestos a la venta durante mucho tiempo, sin importar lo útiles y prácticos que puedan llegar a ser. Estos artículos de elevado costo y lento movimiento permanecen por mucho tiempo en el almacén y, por lo tanto, afectan de manera negativa al promedio de las existencias de tu inventario.

Pueden generar gastos adicionales a tu empresa para garantizar su permanencia, ya que aparecen en los documentos contables. Además, ocupan espacio, y demandan distintos tipos de atención y cuidados. En definitiva, constituyen para tu empresa un capital atrapado e inmóvil.

Es necesario poner en orden estos artículos de alto costo y movimiento lento, sobre todo cuando los períodos de tiempo son excesivamente largos. Además, tenemos que evitar la venta de un artículo obsoleto que pueda afectar negativamente a la estabilidad de tu inventario.

Exceso de inventario

Cuando ordenas tu inventario de manera inapropiada, esto se traduce en que tienes más stock de lo que el mercado te demanda. Otra situación que puede darse es que, después de realizar el pedido, las ventas caigan rápidamente. Este exceso de mercancía genera un índice de rotación de inventario bajo y puede perjudicar las tasas de recambio. Tu capital permanecerá inmóvil en el inventario y la recuperación de las ganancias puede demorarse.

El control de existencias es básico, aunque muchas veces se demora hasta que no llega el recuento anual. Comprar en exceso nos puede llevar a la inmovilización en el almacén pero, si no compramos lo suficiente, podemos perder oportunidades de ventas por falta de stock.

Los niveles de inventario deben estar en equilibrio con su demanda en el mercado, bien controlados anualmente. A veces, somos tentados por atractivos descuentos, pero el exceso de stock, al final, puede ser perjudicial para nuestro negocio. Por lo tanto, no debes comprar más de lo que vendes y controlar bien tu inventario.

Gestión incorrecta de inventario

El inventario supone la fuente de ingresos más importante de tu empresa. La gestión correcta del inventario se traduce en ganancias, la incorrecta puede suponer un impacto económico dramático para tu negocio. Una mala gestión del inventario puede generar un mal servicio al cliente, retrasos en los envíos, pérdidas por robo, productos incompletos sin verificar y, en definitiva, pérdida de dinero.

Es recomendable invertir en un software de gestión. Hoy día, existen excelentes herramientas de control de la tesorería exclusivas para tu negocio. Te permiten un seguimiento automatizado y preciso de tu tesorería, puedes controlar tus ventas y visualizar el impacto de las reposiciones.

Mercancías obsoletas

Las mercancías obsoletas hace referencia a un stock muerto de mercancías que no puedes comercializar ni reutilizar y que, al final, deben ser desechadas. Es fácil de observar cuando tienes un stock en exceso de productos perecederos.

Estos productos muertos son artículos inútiles que ya han pasado de moda, no es la temporada o son superfluos. Un producto que esté sin vender durante todo el año puedes declararlo como muerto.

Otro de los grandes problemas comunes en las empresas es un aumento en el costo del transporte, debido a la baja rotación de inventario. Nuestros productos son más susceptibles a sufrir daños y robos. Además, el lento movimiento puede generar problemas de espacio en el almacén.

Es importante saber valorar las tendencias del mercado. Hay artículos que tienen un fuerte impacto durante un periodo de tiempo limitado. Es un gran error comprar artículos de actualidad de forma desmedida, ya que una vez que finalice la moda quedarán en el estante de tu negocio por mucho tiempo. Por lo tanto, es fundamental valorar los informes de ventas antes de lanzarse a la compra del producto.

Falta de conocimiento

Hay errores que podríamos evitar teniendo en nuestra empresa personal capacitado para el manejo de los inventarios. Si en tu negocio tienes colaboradores que realizan una ineficaz administración de las existencias y flujo de caja, es posible que tu negocio fracase.

Puedes capacitar a tus empleados para que utilicen programas que permitan automatizar la correcta gestión del flujo de caja, darles las herramientas necesarias para que puedan llevar una administración y planteamiento de los productos de manera eficaz, que les permita una visión más amplia de todo el proceso.

Problemas de actualidad en la rotación de existencias

Es muy común hoy día escuchar en las noticias retrasos en la cadena de suministros por los obstáculos de la COVID. Es un periodo sin precedentes, pero esto no puede ser una excusa válida que lleve a nuestra empresa por mal camino. La crisis en el sector comercial ha cambiado la forma de atender los negocios, su gestión y la gestación de una nueva visión comercial. Los problemas más destacados te los presentamos a continuación.

Baja de empleados

Años atrás, cuando un trabajador enfermaba, regresaba a los pocos días. Hoy no sabes cuánto tiempo va a estar una persona de baja. Es difícil realizar un análisis de rotación, manejar la vuelta de los trabajadores y mantener la salud del equipo. Y cuando todo parece haber mejorado, llega la COVID de síntomas persistentes.

Sobrecarga de trabajo

La baja constante de empleados provoca la sobrecarga de tareas para otros trabajadores de tu empresa. Este hecho puede generar agotamiento y aumentar aún más el ausentismo laboral. La contratación de nuevos empleados se vuelve algo difícil de predecir.

La empresa no puede parar

Es fácil hayas perdido ingresos y la rotación de inventario, así como los salarios se deben mantener. Pase lo que pase, debes mantenerte firme y con los equipos funcionando, incluso si estás pasando por un mal momento empresarial.

Control exhaustivo de los costes

Es urgente cambiar la forma de pensar. La pandemia se ha convertido en un competidor más que debemos derrotar. Hay menores ingresos y tenemos que redirigir nuestros esfuerzos a través de nuevas herramientas y actualizarnos al máximo. Cualquier cambio, en este sentido, contribuirá a mejorar tu empresa en el futuro.

Es conveniente realizar cambios permanentes en las pymes que permitan una visión más amplia, hacia un futuro prometedor. La solución no es anestesiar los problemas, sino enfrentarlos y superarlos, tratando la COVID como un competidor más. Ahora más que nunca, necesitas optimizar la gestión de inventario y administrar correctamente los niveles de existencias.

Rotación de los inventarios y su incidencia en el flujo de efectivo

La gestión del inventario depende de muchas variables y en este sentido los KPI cumplen una función importante. Estos te ayudan en el análisis y seguimiento de la gestión de inventario, pero ¿cuáles son los más apropiados?

KPI con objetivos SMART

Los objetivos son los siguientes:

• Específico. Define mejor tu progreso con nuevas formas de monitoreo.
• Medible. Los KPI debes medirlos frecuentemente para comprobar que vas por el camino correcto.
• Asignable. Tú eres el encargado de cumplir el objetivo y también el responsable del KPI.
• Relevante. El KPI debe ser algo necesario para lograr tu meta.
• Tiempo limitado. Crear fechas límite de plazo y metas a conseguir.

KPI de gestión de inventario

Dentro de los ejemplos de análisis de inventario eficaces te mostramos los siguientes:

• Índice de rotación de inventario. Permite medir la velocidad con que se venden y reemplazan las existencias, en un periodo determinado.
• Exactitud de pronóstico. Permite garantizar de manera eficaz la disponibilidad de existencias y maximizar las ventas, evitando el exceso de inventario.
• Tasa de pedidos pendientes. Permite realizar el seguimiento del número de pedidos retrasados por desabastecimiento.
• Costos de mantenimiento del inventario. Refleja los costos durante el manejo de inventario como gastos en general, gastos ocultos y los que se producen al almacenar artículos.
• Tasa de rendimiento. Te muestra el porcentaje de pedidos que son devueltos.
• Tiempo de ciclo de pedido. No es lo mismo que el tiempo de entrega, este KPI te muestra cuánto tiempo ha pasado desde la última vez que le pediste a tu proveedor.
• Precisión en el envío de pedidos, selección y embalaje. El mecanismo para encontrar los diferentes artículos, el empaque y el envío son claves para el éxito de muchas empresas. Por lo tanto, monitorear la eficiencia de cada paso que se da, te permite mejorar la productividad.

Una correcta gestión de inventario es vital para todas las operaciones comerciales de tu empresa. Para esto, es importante que realices un seguimiento de los pedidos de tu negocio, para que puedas administrar la rotación de inventario de la forma más rentable posible. Si deseas probar un software que te ayude a mejorar tu empresa, Agicap te ofrece una prueba gratis. No pierdas esta oportunidad única de actualizar tu negocio, olvídate del Excel y avanza hacia el futuro.