Proforma-Rechnungen zu buchen stellt in vielen Unternehmen eher die Ausnahme als die Regel dar. Deshalb wollen wir Ihnen in diesem Artikel zeigen, wie man dabei vorgeht, wenn man doch einmal mit einer solchen Rechnung zu tun hat, und worauf man dabei achten muss.
Proforma-Rechnungen richtig buchen: Das ist zu beachten
Wann wird eine Proforma-Rechnung versendet?
Eine Proforma-Rechnung ist eine Rechnung, die nicht zwingend eine Zahlungsaufforderung enthalten muss. Sie wird dann versendet, wenn aus steuerlichen Gründen der Waren- oder Dienstleistungswert nachgewiesen werden muss, zum Beispiel in folgenden Fällen:
• Bei Geschenksendungen • Bei der Lieferung von Ersatzteilen oder Ersatzartikeln innerhalb der Garantiezeit • Bei der Lieferung von Waren, die nicht wiederverkauft werden • Bei der Lieferung gegen Vorkasse • Bei der Lieferung von kostenlosen Musterartikeln
Die Proforma-Rechnung findet häufig bei Auslandsgeschäften Anwendung, wenn im Rahmen eines der obigen Fälle gegenüber dem Zoll der Warenwert nachgewiesen werden muss.
Proforma-Rechnung als Eigenbeleg
Eine Proforma-Rechnung kann auch als Eigenbeleg erstellt werden, wenn beim Jahresabschluss noch keine Rechnung für eine bereits bezogene Leistung vorliegt. Kennt man den Betrag genau, kann man eine Proforma-Rechnung ausstellen und den damit einhergehenden Aufwand periodengerecht buchen.
Proforma-Rechnung bei Vorkasse
Bei der Bezahlung per Vorkasse handelt es sich um eine vollständige Anzahlung an den Leistenden. Die Proforma-Rechnung dient in diesem Fall als Vorabkopie der Handelsrechnung und der Aufforderung zur Bezahlung. Sie muss als Anzahlung verbucht werden.
Proforma-Rechnung buchen in SKR03 & SKR04 bei Anzahlungen
Buchungssatz für erhaltene Anzahlung
Für eine erhaltene Anzahlung bucht man „Bank an erhaltene, versteuerte Anzahlungen“. Im SKR03/04 nutzt man dazu folgende Konten:
• SKR03/04Soll: 1200/1800: „Bank“: Anzahlungsbetrag (brutto) • SKR03/04 Haben: 1719/3280: „Erhaltene Anzahlungen, Restlaufzeit bis 1 Jahr“: Anzahlungsbetrag ohne Umsatzsteuer • SKR03/04 Haben: 1776/3806: „Umsatzsteuer 19%“: Umsatzsteuerbetrag
In diesem Fall stellt die Umsatzsteuer eine Verbindlichkeit dar. Wird anschließend der Umsatzsteuerbetrag zum Vorsteuerabzug angemeldet, wird die Vorauszahlung gebucht:
• SKR03/04 Soll: 1780/3820: „Umsatzsteuer-Vorauszahlungen“: Umsatzsteuerbetrag • SKR03/04 Haben: 1200/1800: „Bank“: Umsatzsteuerbetrag
Buchungssatz für geleistete Anzahlung
Damit eine geleistete Anzahlung gebucht werden kann, muss zuerst genau bekannt sein, was die Lieferung alles umfasst, denn für verschiedene Gegenstände gibt es unterschiedliche Sachkonten, auf die gebucht werden muss.
Für eine geleistete Anzahlung für den Bezug von Waren sehen die Buchungssätze zum Beispiel so aus:
• SKR03/04 Soll: 1518/1186: „Geleistete Anzahlungen 19% Vorsteuer“: Anzahlungsbetrag (netto) • SKR03/04 Soll: 1576/1406: „Vorsteuer 19%“: Vorsteuerbetrag der Anzahlung • SKR03/04 Haben 1200/1800 „Bank“: Anzahlungsbetrag (brutto)
Anschließend muss eine Forderung gebucht werden, da man für die geleistete Anzahlung noch keine Ware erhalten hat:
• SKR03/04 Soll 3400/5400: „Wareneingang“: Gesamtbetrag der Ware (netto) • SKR03/04 Soll 1576/1406: „Vorsteuer 19%“: Umsatzsteuerbetrag der gesamten Rechnungssumme • SKR03/04 Haben: „Kreditor (Verbindlichkeiten)“: Gesamtbetrag der Ware (brutto)
Wird die Ware geliefert und ist vollständig, wird die Anzahlung aufgelöst:
• SKR03/04 Soll: „Kreditor (Verbindlichkeiten)“: Anzahlungsbetrag (brutto) • SKR03/04 Haben 1518/1186: „Geleistete Anzahlungen 19% Vorsteuer“: Anzahlungsbetrag (netto) • SKR03/04 Haben 1576/1406: „Vorsteuer 19%“: Vorsteuerbetrag der Anzahlung
Wird schließlich die restliche Zahlung getätigt, bucht man wie folgt:
• SKR03/04 Soll „Kreditor (Verbindlichkeiten): Restbetrag (brutto) • SKR03/04 Haben 1200/1800: „Bank“: Restbetrag (brutto)
Proforma-Rechnung buchen & Umsatzsteuer berücksichtigen
Möchte man eine Proforma-Rechnung buchen, muss man vor allem beim Buchen der Umsatzsteuer aufpassen. Wurde die Lieferung bzw. Leistung nämlich noch nicht erbracht, und dient die Proforma-Rechnung nur der Zahlungsaufforderung, darf die Umsatzsteuer noch nicht angemeldet werden. Die Umsatzsteuer wird dann als Verbindlichkeit gebucht.
Erst wenn die Zahlung erfolgt ist, darf die Umsatzsteuer zum Vorsteuerabzug angemeldet werden. Dann findet eine Umbuchung statt (wie im vorigen Abschnitt beschrieben), bei der die Verbindlichkeit „Umsatzsteuer“ aufgelöst wird.
