Effizienter Monatsabschluss: Tipps & Tools zur Optimierung

Der Monatsabschluss ist für Unternehmen von großer Bedeutung, da er eine genaue finanzielle Erfassung und Berichterstattung am Ende eines jeden Monats ermöglicht. Allerdings gehört dieser Prozess eher zu den unliebsamen Aufgaben im Finanzteam – schließlich ist er in der Regel mit viel manueller Dateneingabe verbunden und damit sehr fehleranfällig. Hinzu kommen langwierige, eintönige Prozesse und ein Berg von Belegen und Rechnungen, die eingesammelt und gescannt werden müssen. Doch es geht auch anders!

In diesem Artikel stellen wir Ihnen 5 hilfreiche Tipps und Tools vor, die Sie bei der monatlichen Finanzbuchhaltung in Zukunft tatkräftig unterstützen.

Was ist ein Monatsabschluss?

Der Monatsabschluss ist ein regelmäßiger Prozess am Ende jedes Monats, bei dem die finanziellen und buchhalterischen Aufzeichnungen eines Unternehmens überprüft und abgeschlossen werden. Dabei werden Einnahmen, Ausgaben, Gewinne, Verluste und andere finanzielle Kennzahlen erfasst, geprüft und für Berichtszwecke aufbereitet.

Der Monatsabschluss ermöglicht es Unternehmen, ihre finanzielle Leistung zu analysieren, Budgets zu überwachen und fundierte Entscheidungen für die Zukunft zu treffen, denn er gibt ein klares Bild über den Cashflow. Im Gegensatz zum Jahresabschluss ist der Monatsabschluss in den meisten Fällen freiwillig.

Monatsabschluss – was gehört dazu?

Wie bereits erwähnt, umfasst der Monatsabschluss im Allgemeinen die Erfassung, Überprüfung und Abstimmung aller relevanten Daten der Finanzbuchhaltung. Doch so unterschiedlich wie die Unternehmen sind, so unterschiedlich sind auch die Anforderungen an einen Monatsabschluss.

Das liegt daran, dass jedes Unternehmen unterschiedliche Geschäftsaktivitäten, Größen, Branchen und interne Systeme hat. Die Art der Produkte oder Dienstleistungen, die betrieblichen Anforderungen, die Bestandsverwaltung, die Zahlungsmodalitäten, die Rechnungsstellung und viele andere Faktoren können sich auf den Monatsabschluss-Prozess auswirken.

Dennoch lässt sich der Monatsabschluss für Start-ups und KMU in fünf grundlegende Schritte unterteilen:

1. Debitoren
2. Kreditorenbuchhaltung
3. Kontenabstimmung
4. Überprüfung der Aktiva und Passiva
5. Berichterstattung

Monatsabschluss optimieren – 5 hilfreiche Tipps

Der Monatsbericht wirft häufig Fragen auf wie: Sind die getätigten Ausgaben legitim? Wer hat sie genehmigt? Wo sind die Belege und Rechnungen? Und mit einer zunehmenden Zahl von Transaktionen wird auch die Durchführung des Abschlusses immer zeitaufwändiger und unübersichtlicher.

„Das Ende eines jeden Monats kann sich wie ein Hindernislauf anfühlen. Sie stehen unter Zeitdruck, wenn es um die Berichterstattung, die Budgetierung und die Verwaltung des Cashflows geht, denn die Geschäftsführung benötigt diese Informationen natürlich rechtzeitig." - Rodolphe Ardant, CEO Spendesk

Um Abhilfe zu schaffen, haben wir fünf hilfreiche Tipps für den Finanzalltag zusammengestellt, die Ihnen das Leben zukünftig erleichtern werden:

Tipp 1: Gute Planung und Vorbereitung

Wie bei fast allem im Leben ist eine gute, frühzeitige Planung und Vorbereitung das A und O. Wir empfehlen daher Folgendes: Legen Sie einen detaillierten Zeitplan und einzelne Etappenziele fest, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Aufgaben rechtzeitig erledigt werden. Bis wann müssen alle Belege spätestens eingesammelt sein? Wer ist für die GuV verantwortlich? Wer für das Cashflow-Statement?

Delegieren Sie alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten an die entsprechenden Teammitglieder, um die Arbeitslast gleichmäßig zu verteilen – und damit jeder im Team weiß, was zu tun ist.

Tipp 2: Regelmäßige Überprüfung der Prozesse

Eine regelmäßige Überprüfung der Monatsabschluss-Prozesse ist wichtig, um ineffiziente oder überholte Schritte zu erkennen und zu verbessern. Wenn beispielsweise das Verfahren für die Einreichung von Spesenabrechnungen nicht klar definiert ist, kann dies zu einer Vielzahl unterschiedlicher Formate führen, die zusätzliche Arbeit für das Finanzteam bedeuten. Nehmen Sie sich die Zeit, den Prozess zu analysieren und mögliche Engpässe zu ermitteln.

Tipp 3: Offene und transparente Kommunikation

Eine offene und transparente Kommunikation ist entscheidend für einen reibungslosen Monatsabschluss – denn alle Teammitglieder müssen stets auf dem gleichen Stand sein. Schaffen Sie daher klare Kommunikationsstrukturen im Team und halten Sie regelmäßige Teambesprechungen ab. Kurze Check-ins am Morgen und/oder Abend sind in der Regel ausreichend.

Für größere Themen können Sie Kommunikations-Tools mit speziell eingerichteten Gruppen oder Bereichen nutzen, die die Zusammenarbeit stärken und den Informationsaustausch erleichtern. All dies wird Ihnen helfen, Missverständnisse zu vermeiden, Probleme zu klären und Fallstricke frühzeitig zu erkennen und entgegenzuwirken.

Tipp 4: Erstellung von Checklisten

Eine strukturierte und detaillierte Checkliste kann den Monatsabschluss effektiv organisieren und sicherstellen, dass keine wichtigen Aufgaben übersehen werden. Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir eine praktische Checkliste für den Monatsabschluss erstellt, die Sie und Ihr Finanzteam als Vorlage verwenden können. Diese Checkliste bietet eine schrittweise Anleitung, die Ihnen hilft, den Überblick zu behalten und den Prozess zu erleichtern.

Beachten Sie jedoch, dass Sie die Checkliste an Ihre spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen anpassen sollten. Denn wie bereits erwähnt: Jedes Unternehmen hat ganz individuelle Anforderungen an einen Monatsbericht.

Tipp 5: Automatisierung von Routineaufgaben

Nicht zuletzt kann die Automatisierung von Routineaufgaben den Monatsabschluss erheblich beschleunigen und die Fehlerquote senken. Wählen Sie geeignete Tools und Software, die Sie bei der Automatisierung wiederkehrender Aufgaben wie der Rechnungsstellung oder dem Zahlungsabgleich unterstützen. Nutzen Sie alle Funktionen des Systems, um den Abschlussprozess zu optimieren – und erleichtern Sie Ihrem Finanzteam die tägliche Arbeit.

Tools, die Sie beim Monatsabschluss unterstützen können

Moderne Finanzteams verlassen sich mittlerweile mehr und mehr auf digitale Tools. Auch zur Unterstützung des Monatsabschlusses gibt es heutzutage eine ganze Reihe geeigneter digitaler Hilfsmittel. Hier sind nur einige Beispiele:

• ERP- und Buchhaltungssoftware
• Business-Intelligence-Tools
• Workflow-Tools
• Projektmanagement-Tools
• Ausgabenmanagement-Plattformen

Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick auf die Ausgabenmanagement-Tools, da sie den Löwenanteil des Monatsberichts vereinfachen. Effizienter Monatsabschluss dank eines Ausgabenmanagement-Tools

Ein Ausgabenmanagement-Tool kann Ihnen insbesondere bei der Optimierung des Monatsabschlusses helfen, da es viele Vorteile bei der Finanzberichterstattung bietet:

• Zentralisierte Daten auf einer Plattform
• Echtzeit-Übersicht über alle Ausgaben
• Standardisierter Prozess für das gesamte Unternehmen
• Klare Ausgaberichtlinien
• Keine manuelle Dateneingabe für Finanzteams

Moderne Lösungen wie Spendesk können der Finanzabteilung zusätzliche Prozesse abnehmen, wie z.B. die Suche nach Belegen und Rechnungen und den Abgleich von Zahlungen und Eingängen. So können Sie den Monatsabschluss in kürzester Zeit erledigen und sich fortan auf wichtigere, strategische Aufgaben konzentrieren.