Was muss ein Management Cockpit alles leisten können?

Mit einem Management Cockpit behalten Verantwortliche den Überblick über Geschäftsprozesse, indem sie stets die wichtigsten Kennzahlen vor Augen haben. Wir zeigen Ihnen hier, welche Funktionen ein Management Cockpit hat bzw. haben sollte, und welche Software-Lösungen es dazu gibt.

Management Cockpit: Definition

Das Management Cockpit wird im deutschen Sprachraum auch als Unternehmens-Cockpit oder als Kennzahlen-Cockpit bezeichnet. Es dient Verantwortlichen dazu, sich einen schnellen Überblick über relevante Geschäftsprozesse zu verschaffen, um leichter Entscheidungen treffen zu können.

Im Management Cockpit laufen die Daten aus zahlreichen verschiedenen Quellen zusammen, werden im Hintergrund aufbereitet und dann auf einem übersichtlichen Dashboard dargestellt. Ziel ist es – genau wie im Flugzeug-Cockpit – den Verantwortlichen schnell alle wichtigen Kennzahlen (KPIs = Key Performance Indicators) anzuzeigen, damit man in Sekundenschnelle einen Überblick über die gegenwärtige Situation hat, Zusammenhänge schnell erkennt, und angemessen reagieren kann.

Je nach Funktionsumfang des Management Cockpits werden dort verschiedene Kennzahlen aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen dargestellt. Im Allgemeinen zeichnet sich ein Management Cockpit durch folgende Eigenschaften aus:

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• Dashboard zur übersichtlichen Darstellung von relevanten Unternehmenskennzahlen

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• Regelmäßige Updates der Kennzahlen (im besten Fall eine Echtzeit-Aktualisierung)

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• Speichern von vergangenen Werten zum Vergleichen von Kennzahlen und Erkennen von Trends

Mit dem Management Cockpit Kennzahlen im Blick behalten

Je nach Größe des Unternehmens kann ein Management Cockpit sehr umfangreich sein. Darüber hinaus gibt es nicht DAS EINE Management Cockpit, das für sämtliche Aufgaben geeignet ist. Für Geschäftsführer:innen sind beispielsweise andere Kennzahlen relevant als für Abteilungsleiter:innen. Damit alle Verantwortlichen die bestmöglichen Entscheidungen für ihren Aufgabenbereich treffen können, sind also unterschiedliche Daten erforderlich, die im Management Cockpit angezeigt werden müssen.

Das Management Cockpit von Geschäftsführer:innen enthält zum Beispiel folgende KPIs:

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• Aktueller Umsatz, geplanter Umsatz (Soll-Ist-Vergleich)

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• Umsatzrentabilität

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• Liquiditätsübersicht und geplante Cashflows

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• Aktuelle Auftragslage

Für einen Abteilungsleiter im Vertrieb sind dagegen folgende KPIs interessanter:

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• Kundenzufriedenheit

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• Kundenrentabilität

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• Marktanteile

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• Anzahl der Kunden

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• Imagefaktoren

Und für eine Produktionsleiterin spielen folgende KPIs eine Rolle:

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• Aktueller Krankenstand

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• Krankheitstage pro Mitarbeiter:in

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• Zusatzqualifikation pro Mitarbeiter:in

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• Maschinenauslastung in Stunden

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• Produktionsmenge pro Tag/Woche/Monat

Management Cockpit Software

Es gibt zahlreiche verschiedene Softwares für ein Management Cockpit – zu viele, um sie alle ausführlich in diesem Artikel zu behandeln. Deshalb wollen wir uns auf einige Beispiele konzentrieren und zeigen, was mit einem Management Cockpit prinzipiell alles möglich ist.

Management Cockpit erstellen in Excel

In Excel kann man sich (unter mehr oder weniger großem Aufwand) selbst ein Management Cockpit erstellen. Das eignet sich für kleine Unternehmen, die einen Großteil ihrer Daten ohnehin schon in Excel verwalten. Beispielsweise können die relevanten Daten aus den Tabellen mit den Umsätzen und der aktuellen Auftragslage im Management Cockpit angezeigt werden, sodass man nicht extra die einzelnen Tabellen aufrufen muss, um sich einen Überblick zu verschaffen.

Ein Management Cockpit mit Excel setzt voraus, dass die Daten, die ins Cockpit einfließen, aktuell gehalten werden müssen. Möchte man den größten Nutzen daraus ziehen, ist es also erforderlich, dass sämtliche Excel-Tabellen gut gepflegt werden.

Management Cockpit in SAP und anderer ERP-Software

ERP-Software wie die von SAP bieten Manager:innen zahlreiche Übersichtsfunktionen im Rahmen eines Management Cockpits. In einer ERP-Software werden viele Unternehmensprozesse abgebildet, sodass aus vielen verschiedenen Unternehmensbereichen Daten dort hinterlegt sind. Diese werden vom System aufbereitet und den Verantwortlichen angezeigt.

Vorteil dieser Variante gegenüber der von Excel ist, dass man die Prozessdaten nicht selbst in unterschiedlichen Tabellen verwalten und aktualisieren muss. Die Daten werden dort, wo sie anfallen (z.B. in der Warenannahme) von den Mitarbeiter:innen eingebucht und stehen dann stets zur Verfügung.

Viele Daten können von solchen intelligenten Systemen auch automatisch erfasst werden, z.B. Belegdaten für das Rechnungswesen, sodass diese nicht mehr manuell von Mitarbeiter:innen eingetragen werden müssen.

Management Cockpit: Beispiel für spezielle Geschäftsprozesse

Anders als bei ERP-Systemen, bei denen viele unterschiedliche Unternehmensprozesse abgebildet werden und von Verantwortlichen einsehbar sind, gibt es auch Software, die sich auf spezielle Prozesse oder Bereiche konzentriert. Das kann für Unternehmen interessant sein, die genau in diesem Bereich nach Unterstützung suchen, weil ihnen der Überblick fehlt.

Eine solche spezielle Software ist zum Beispiel Agicap. Sie bildet sämtliche Prozesse im Liquiditätsmanagement ab. Auf einem übersichtlichen Dashboard wird Verantwortlichen die aktuelle Liquidität des Unternehmens angezeigt, sowie die erwarteten und geplanten Cashflows in den kommenden Monaten.

Da Agicap automatisch mit den Bankkonten des Unternehmens und anderen Anwendungen aus der Buchhaltung kommuniziert (z.B. mit der Rechnungsmanagement-Software), entfällt das manuelle Eingeben der Einnahmen und Ausgaben. Es müssen also keinerlei Tabellen für die Liquiditätsplanung erstellt werden, denn Agicap hält die Daten automatisch aktuell und bereitet diese immer wieder auf.

Dadurch, dass Verantwortliche in diesem Liquiditäts-Management Cockpit einen Echtzeit-Überblick über ihren Cashflow haben, fällt es leichter, Entscheidungen für die Zukunft zu treffen. Die Liquiditätsplanung hilft darüber hinaus beim frühzeitigen Erkennen von Liquiditätsengpässen, sodass mehr Zeit bleibt, um diesen entgegenzuwirken.