Aufgaben der Kosten- und Erlösrechnung einfach erklärt

Zum betrieblichen Rechnungswesen eines Unternehmens gehört die Kosten- und Erlösrechnung. Sie liefert die Informationsgrundlage zu vielen unternehmerischen Entscheidungen und ist deshalb von großer Bedeutung. Doch was versteht man unter Kosten- und Erlösrechnung? Und welche Aufgaben werden ihr zugeordnet? Hier ein kleiner Einblick:

Kosten- und Erlösrechnung einfach erklärt

Die Kosten- und Erlösrechnung wird manchmal auch als Kosten- und Leistungsrechnung oder Kostenrechnung bezeichnet. Etwas seltener findet man den Begriff Betriebsbuchführung. Die Kosten- und Erlösrechnung ist im internen Rechnungswesen eines Unternehmens verankert und liefert dem Management wichtige Daten zur Steuerung. Dabei fokussiert sie sich auf Kosten, Erlöse und Leistungen des Unternehmens.

Ein Unternehmen bietet am Markt Leistungen an. Das kann beispielsweise der Verkauf von Produkten oder auch Dienstleistungen sein. Kosten entstehen durch den Verbrauch von Gütern und Leistungen für die Leistungserstellung des Unternehmens. Erlöse wiederum entstehen durch den Verkauf von Leistungen an Kunden. Das Zusammenspiel von Kosten, Erlösen und Leistungen eines Unternehmens muss so gesteuert werden, dass das Unternehmen wirtschaftlich arbeitet, im Idealfall also ein positives Betriebsergebnis entsteht.

Funktioniert das Zusammenspiel nicht, können die Kosten schnell überhandnehmen. Die Liquidität des Unternehmens leidet dann und im schlimmsten Fall droht die Insolvenz.

Aufgaben der Kosten- und Erlösrechnung

Die Kosten- und Erlösrechnung erfüllt verschiedene Aufgaben. Im Fokus stehen – wie der Begriff schon vermuten lässt – die Kosten und Erlöse. Kosten werden also ermittelt, klassifiziert, dem Verursacher zugeordnet und aufgeschlüsselt. Hier wird unterschieden zwischen

• Kostenartenrechnung,
• Kostenstellenrechnung und
• Kostenträgerrechnung.

Die Kostenartenrechnung klassifiziert und ermittelt die Kosten. Sie beantwortet also die Frage, welche Kosten entstanden sind.

Die Kostenstellenrechnung ermittelt, wo die Kosten entstanden sind. Hierdurch können die Kosten einer bestimmten Fachabteilung zugeordnet werden.

Und die Kostenträgerrechnung ordnet die Kosten am Ende einem bestimmten Produkt bzw. Auftrag zu. Dies ermöglicht es einem Unternehmen, konkret zu analysieren, für welchen Auftrag beispielsweise wie viele Kosten entstanden sind.

Doch nicht nur das: Die Kosten- und Erlösrechnung kontrolliert auch, ob die Leistungserstellung wirtschaftlich ist. Welches Produkt bzw. welche Dienstleistung erzielt die meisten Erlöse? Auf der Basis dieser Informationen können Unternehmen zum Beispiel Budgetierungsentscheidungen treffen.

Die Kosten werden zudem kontrolliert. Entsprechen sie noch der Planung? Außerdem werden Preise kalkuliert und das Betriebsergebnis ermittelt. Die Kosten- und Erlösrechnung übernimmt also zahlreiche Aufgaben, die die Unternehmenssteuerung unterstützen.

Die Kosten- und Erlösrechnung wird auch als zentrales unternehmensinternes Informationsversorgungssystem bezeichnet. Ob Planung und Budgetierung, Abweichungsanalysen, die Identifikation möglicher Kosteneinsparmaßnahmen – ohne das interne Rechnungswesen gäbe es keine entsprechenden Daten!

Ziel der Kosten- und Erlösrechnung

Die Kosten- und Erlösrechnung soll insbesondere Informationen liefern, damit (bessere) Entscheidungen getroffen werden können. So sollen Daten bereitgestellt werden, auf deren Basis Planungen erfolgen können. Vor allem bei kurzfristigen Entscheidungen greift die Unternehmensleitung gerne auf Informationen der Kosten- und Erlösrechnung zurück.

Der Kostenfaktor spielt eine ganz wesentliche Rolle: Damit ein Unternehmen beispielsweise Kosten einsparen kann, muss es erst einmal wissen, wo diese Kosten entstanden sind. Die Kosten- und Erlösrechnung soll diese Daten liefern. Sie deckt also auf, wenn ein bestimmtes Produkt besonders hohe Kosten verursacht.

Hinweis: Relevante Informationen zu liefern für Entscheider klingt zunächst einmal sehr logisch und einfach. Doch in der Praxis kämpfen Unternehmen mit wahren Datenmassen. Die Kunst des internen Rechnungswesens liegt deshalb heute darin, die entscheidungsrelevanten Informationen aufzubereiten. Und das ist oft einfacher gesagt als getan. Das Controlling steht hier unter enormen Druck, die „richtigen“ Informationen auszuwählen und an das Management zu berichten.

Warum eine Kosten- und Erlösrechnung so wichtig ist

Jeden Tag müssen innerhalb eines Unternehmens zahlreiche Entscheidungen getroffen werden. Und viele dieser Entscheidungen haben erhebliche Auswirkungen. Welche Arbeitsmaterialien sollen beispielsweise Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden? Sind die Notebooks noch auf dem neusten Stand oder müssen sie ausgetauscht werden? Welche Kosten würden durch diese Investitionen entstehen und wäre Leasing eine attraktive Alternative?

Diese Fragen sollten nicht aus dem Bauch heraus entschieden werden. Das Management benötigt fundierte Informationen als Grundlage für seine Entscheidungen.

Warum können nicht einfach Daten aus der Finanzbuchhaltung betrachtet werden? Die Finanzbuchhaltung ist für externe Zwecke ausgerichtet – und zudem vergangenheitsorientiert. Für innerbetriebliche Zwecke benötigt das Management entsprechend andere Daten und zudem sehr genaue und aufgeschlüsselte Informationen.

In der Finanzbuchhaltung wird nicht aufgeschlüsselt, ob Produkt A oder B die meisten Kosten verursacht hat – oder welches Produkt die meisten Erlöse erzielt hat. In der Kosten- und Erlösrechnung kann man diese Daten ermitteln.

Abgrenzung von der Finanzbuchhaltung

Die Kosten- und Erlösrechnung gehört zum internen Rechnungswesen eines Unternehmens. Sie liefert Daten zu innerbetrieblichen Zwecken, wie dem Controlling. Anders hingegen die Finanzbuchhaltung: Sie zählt zum externen Rechnungswesen und liefert Daten für unternehmensexterne Personen, wie beispielsweise Investoren, Kreditinstitute oder auch das Finanzamt.

Auch inhaltlich muss bei Begrifflichkeiten unterschieden werden. Während sich die Finanzbuchhaltung mit Aufwendungen und Erträgen befasst, stehen bei der Kosten- und Erlösrechnung – wie der Name bereits sagt – Kosten und Erlöse im Fokus. Kosten und Aufwendungen bzw. Erlöse und Erträge sollten keinesfalls synonym verwendet werden. Hier gibt es viele unterschiedliche Besonderheiten. Die Kosten- und Erlösrechnung greift zwar ebenfalls auf Daten der Finanzbuchhaltung zurück, bereitet diese aber für ihre eigenen Zwecke auf.

Hinweis: Ein wesentlicher Unterschied zur Finanzbuchhaltung besteht außerdem darin, dass es für die Kosten- und Erlösrechnung keine besonderen gesetzlichen Vorgaben gibt. Jedes Unternehmen kann also individuell entscheiden, wie die Prozesse zur Kosten- und Erlösrechnung gestaltet werden sollen.

Kosten- und Erlösrechnung: Beispiel zur Abgrenzung

In der Finanzbuchhaltung werden auch Aufwendungen und Erträge berücksichtigt, die in der Kosten- und Erlösrechnung nicht vorkommen. Neutrale Erträge und Aufwendungen bleiben hier außen vor.

Charakteristisch dafür ist, dass der Aufwand nicht im Zusammenhang mit der betrieblichen Leistungsprozess besteht. Wenn ein Unternehmen beispielsweise eine Spende leistet, dann handelt es sich um einen neutralen Aufwand. Die Zahlung steht nicht im Zusammenhang mit der Produktion eines bestimmten Artikels.

Doch wenn die Kosten- und Erlösrechnung hier nicht unterscheiden würde und neutrale Aufwendungen ebenfalls mitberücksichtigen würde, dann könnte sich ein falsches Bild ergeben, wie viele Kosten im Rahmen des betrieblichen Leistungsprozesses tatsächlich entstehen. Das gilt auch für neutrale Erträge. Eine falsche Datenbasis hätte dann weitreichende Folgen – beispielsweise für die Liquiditätsplanung.

Kosten und -Erlösrechnung: Grundlage für Berechnungen und Formeln

Das Controlling kann viele Daten aus der Kosten- und Erlösrechnung nutzen, um sie für das Management Reporting aufzubereiten. Die Kosten- und Erlösrechnung ist also eine wichtige Grundlage für das Controlling. Viele Berechnungen und Formeln können nur aufgrund der Daten aus der Kosten- und Erlösrechnung genutzt werden. Wenn beispielsweise die Selbstkosten zur Preisfindung berechnet werden sollen, dann werden die benötigten Kosten durch die Kosten- und Erlösrechnung ermittelt.

Hinweis: Die Finanzbuchhaltung liefert selbstverständlich ebenfalls viele wichtige Daten, die ausgewertet und durch Kennzahlen analysiert werden.

Fazit: Kosten und Erlöse steuern wird zur Herausforderung

Daten sind heute ein wertvolles Gut in Unternehmen – und werden dennoch zur Herausforderung. Wie können Entscheider Informationen nutzen, um ihre Strategie für die nächsten Monate auszurichten? Die Lösung liegt im internen Rechnungswesen. Doch nur, wenn es gelingt, die entscheidungsrelevanten Daten aufzubereiten, kann auch sichergestellt werden, dass keine Missverständnisse entstehen. Die Kosten- und Erlösrechnung ist deshalb von großer Bedeutung.