10 praktische Tipps, wie KMU ihre Liquiditätsplanung optimieren können

Die Liquiditätsplanung in KMU ist häufig eine Herausforderung. Es fehlt oft der Überblick, was man an Einnahmen und Ausgaben hat, und das Eintragen der Transaktionen in eine Excel-Tabelle ist zeitaufwändig, weswegen die Liquiditätsplanung gerne vernachlässigt wird. Wir haben 10 Tipps für Sie zusammengestellt, wie Sie die Liquiditätsplanung in Ihrem KMU meistern.

1. Fälligkeitsdaten in der Liquiditätsplanung für das KMU berücksichtigen

Je länger Sie mit der Rechnungsstellung warten, nachdem Sie eine Leistung erbracht haben, desto länger warten Sie auf die Bezahlung. Das wirkt sich negativ auf Ihre Liquidität aus. Stellen Sie Rechnungen deshalb direkt nach Leistungserbringung. So müssen Sie das Fälligkeitsdatum auch in Ihrer Liquiditätsplanung nicht zu weit in die Zukunft setzen.

Verwechseln Sie in Ihrer Liquiditätsplanung auch nicht das Rechnungsdatum mit dem Fälligkeitsdatum. In der Liquiditätsplanung geht es darum, die ein- und ausgehenden Zahlungsströme zu dem Zeitpunkt zu erfassen, zu dem sie auch tatsächlich auftreten. Stellen Sie also am 20.5. eine Rechnung aus mit einem Zahlungsziel am 5.6., dann findet der Zahlungsstrom voraussichtlich im Juni statt und nicht schon im Mai.

Dasselbe gilt auch für Ihre Verbindlichkeiten: Wenn Sie am 15.6. eine Rechnung erhalten, diese jedoch erst am 15.7. bezahlen müssen, dann findet der ausgehende Zahlungsstrom voraussichtlich im Juli statt und nicht schon im Juni.

2. Liquidität im Detail vorausplanen

Auch wenn Sie Ihr Unternehmen und dessen Einnahmen und Ausgaben gut kennen, empfehlen wir Ihnen, Ihre Liquidität dennoch im Detail vorauszuplanen. Das Fahren auf Sicht geht nämlich nur so lange gut, so lange alles gut läuft.

Treten Schwierigkeiten auf oder unvorhergesehene Ereignisse, wirft das vor allem diejenigen aus der Bahn, die keinen Plan haben. Die Liquiditätsplanung ist für Ihr KMU wie eine Landkarte, anhand der Sie sich orientieren können, auch wenn es mal neblig ist.

3. Saisonale Schwankungen berücksichtigen

Falls Sie in einem Geschäftsfeld tätig sind, bei dem es zu starken saisonalen Schwankungen kommt, muss dieser Umstand in der Liquiditätsplanung abgebildet werden. Denn nur so entsteht ein Plan, der die Realität widerspiegelt.

Sie können dann abschätzen, für welche Monate Sie Ihre Rücklagen anzapfen müssen und zu welcher Zeit Sie genügend Mittel zur Verfügung haben, Rücklagen zu bilden oder Investitionen zu tätigen.

4. Investitionen planen

Berücksichtigen Sie alle geplanten Investitionen für Ihr KMU in der Liquiditätsplanung. Diese lässt Sie dann den bestmöglichen Zeitpunkt abschätzen, wann Sie eine Investition tätigen können, ohne dabei Gefahr zu laufen, dass ein Liquiditätsengpass entsteht. Falls Sie für eine Investition eine Finanzierung benötigen, lesen Sie aus der Liquiditätsplanung auch ab, welche monatlichen Raten Sie sich leisten können.

5. Lagerhaltung planen

Wenn Sie viele Waren vorfinanzieren, um sie auf Lager zu haben, wirkt sich dies negativ auf Ihre Liquidität aus. In Ihrer Liquiditätsplanung können Sie sich anschauen, wie sich die Beschaffung von Waren auf Ihre Liquidität auswirkt. Das hilft Ihnen dabei, dass Sie sich mit der Vorfinanzierung nicht übernehmen und Sie sich einen Liquiditätsengpass heranzüchten, der eigentlich vermeidbar wäre.

6. Mehrere Liquiditätsszenarien planen

Viele Unternehmen planen für ihre Liquidität nur ein Hauptszenario. Dabei verschenkt man jedoch auf der einen Seite viel Potenzial und auf der anderen Seite wiegt man sich möglicherweise in falscher Sicherheit.

Indem Sie ausgehend von Ihrem Hauptszenario einige Nebenszenarien planen, decken Sie die vollständige Bandbreite ab, in der sich Ihre Liquidität bewegen könnte. So können Sie sich zum Beispiel anschauen, wie es sich auf Ihre Liquidität auswirkt, wenn die Kundennachfrage plötzlich stark nachlässt oder einer Ihrer Lieferanten Lieferprobleme hat und bei Ihnen die Produktion für unbestimmte Zeit stillsteht.

7. Regelmäßig in die Planung schauen

Vor allem bei der Liquiditätsplanung ist es in KMU wichtig, dass man auf dem Laufenden bleibt, da die Zahlungsströme sehr dynamisch sind und sich die Liquidität täglich ändert. Gleichen Sie deshalb Ihre Planung regelmäßig (z.B. monatlich oder sogar wöchentlich) mit den Ist-Zahlen ab.

Durch den Soll-Ist-Vergleich sehen Sie genau, ob Sie vor oder hinter Plan sind und sich Ihre Einnahmen und Ausgaben so entwickeln, wie Sie das erwartet haben. Ist das nicht der Fall, können Sie sich anschauen, warum Sie vor oder hinter Plan liegen und je nachdem Maßnahmen ergreifen, damit Sie Ihre Liquidität noch weiter optimieren und die liquiden Mittel bestmöglich in Ihrem Unternehmen arbeiten lassen.

8. Drohende Liquiditätsengpässe ernstnehmen

Sobald Sie in Ihrer Liquiditätsplanung erkennen, dass in einigen Wochen oder Monaten ein Liquiditätsengpass droht, ist Handeln angesagt. Den größten Fehler, den Sie begehen können, ist zu hoffen, dass es schon nicht so schlimm werden wird und zu versuchen, die Sache einfach auszusitzen.

Ergreifen Sie dagegen schon bei den ersten Anzeichen Maßnahmen, können Sie sich sicher sein, dass Sie den Engpass zumindest in seiner Auswirkung abschwächen können. Sie haben genügend Zeit, einen Kredit zu beantragen, geplante Investitionen nach hinten zu schieben, oder einen Teil des Anlagevermögens aufzulösen, um liquide Mittel zu schaffen.

9. Rücklagen bilden

Im Allgemeinen wird KMU empfohlen, Rücklagen für sechs Monate zu haben, sodass auch bei einem kompletten Einnahmenausfall über diese Zeit die Kosten gedeckt werden können und das Unternehmen seinen Verbindlichkeiten nachkommen kann.

Ist die Liquiditätsplanung für Ihr KMU sehr detailliert und genau vorausgeplant, erkennen Sie, in welchen Monaten Sie voraussichtlich Überschüsse generieren werden und wie viel davon Sie als Polster zurücklegen können.

10. Digitale Tools nutzen für die Liquiditätsplanung im KMU

In den meisten KMU wird die Liquiditätsplanung deswegen vernachlässigt, weil sie unglaublich viel Zeit in Anspruch nimmt, wenn man sie genau machen möchte. Das muss aber nicht sein, denn anstatt Excel oder Google Sheets für die Planung zu nutzen, können Sie auf spezielle Liquiditätsmanagement-Software zurückgreifen.

Agicap verbindet sich beispielsweise automatisch mit all Ihren Geschäftskonten und ruft von dort die Transaktionen ab, sodass Sie überhaupt nichts mehr in eine Excel-Liste eintragen müssen. Sie sehen jeden Tag die aktuelle Liquidität Ihres KMU und Ihre Liquiditätsplanung wird ebenfalls immer wieder auf Basis der neuesten Daten aktualisiert.

Zusätzlich können Sie in Agicap auch verschiedene Szenarien erstellen, die ebenfalls immer aktuell gehalten werden. So haben Sie Ihre potenzielle Liquidität immer im Blick und können dank einer stets korrekten und aktuellen Datenbasis die besten Entscheidungen für Ihr KMU treffen.