Was gehört alles zum externen Rechnungswesen?

Ein wichtiger Bereich der Rechnungslegung ist das externe Rechnungswesen. Mit dem externen Rechnungswesen werden die finanziellen Daten eines Unternehmens dargestellt. Adressaten für diese Informationen sind externe Leser. So wollen sich beispielsweise Banken, Investoren oder auch das Finanzamt einen Überblick verschaffen, wie sich das Unternehmen finanziell und wirtschaftlich entwickelt hat. Es werden Vermögen, Finanzen, Schulden aber auch die Ertragslage dokumentiert. Doch warum ist das externe Rechnungswesen so wichtig? Und wie ist es vom internen Rechnungswesen abzugrenzen? Hier ein Überblick.

Externes Rechnungswesen: Definition

Das externe Rechnungswesen stellt die finanzielle Situation des Unternehmen nach außen dar. Für externe Adressaten ist das externe Rechnungswesen also eine wichtige Informationsquelle. Durch diese Informationen legt das Unternehmen Rechenschaft ab, beispielsweise zu den Fragen: Wie wurden die finanziellen Mittel verwendet? Wie viel Gewinn wurde erzielt?

Das externe Rechnungswesen ist keine freiwillige Einrichtung des Unternehmens. In Deutschland finden sich im Handelsgesetzbuch (HGB) Vorschriften, die ein externes Rechnungswesen zwingend machen. Doch auch durch weitere Gesetze, wie beispielsweise die Abgabenordnung, das Einkommensteuergesetz oder das Körperschaftsteuergesetz, ergeben sich spezielle Regelungen, die zu beachten sind. Dabei müssen Fristen, Formvorschriften und vieles mehr beachtet werden.

Das externe Rechnungswesen wird von der Finanzbuchhaltung verantwortet. Zu beachten ist außerdem, dass das externe Rechnungswesen auf Richtigkeit geprüft wird. So sind zum Beispiel manche Unternehmen, je nach Unternehmensgröße und Geschäftstätigkeit, verpflichtet, den Jahresabschluss durch einen Wirtschaftsprüfer analysieren und testieren zu lassen. Auch das Finanzamt nimmt die Daten genau unter die Lupe. So kann beispielsweise eine Betriebsprüfung angeordnet werden. Dabei handelt es sich um eine Außenprüfung, die feststellt, ob die Buchhaltung ordnungsgemäß ist.

Internes und externes Rechnungswesen

Wie unterscheiden sich nun überhaupt das internes und externe Rechnungswesen? Das externe Rechnungswesen zielt insbesondere darauf ab, externe Adressaten zu informieren.

Hinweis: Auch wenn externe Adressaten die Zielgruppe des externen Rechnungswesens ausmachen, sind die Daten auch für interne Zwecke von großer Bedeutung. Für das Management können zahlreiche Informationen als Entscheidungsunterstützung herangezogen werden.

Unternehmen sind aufgrund gesetzlicher Vorgaben verpflichtet, ein externes Rechnungswesen einzurichten. Dabei wird eine bestimmte Berichtsperiode betrachtet. Das externe Rechnungswesen ist vergangenheitsorientiert. Erträge und Aufwendungen werden periodengerecht verbucht.

Für das interne Rechnungswesen gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Das interne Rechnungswesen liefert Informationen an die Unternehmensleitung zur Entscheidungsunterstützung. Verantwortlich ist hier regelmäßig das Controlling. Im Gegensatz zum externen Rechnungswesen versucht das interne Rechnungswesen, möglichst aktuelle Daten zu liefern. Es werden hier Kosten und Erlöse betrachtet. So werden beispielsweise Investitionsplanungen erstellt. Die Kosten- und Leistungsrechnung liefert detaillierte Informationen zu verschiedenen Prozessen. Zusammenfassend:

__Externes Rechnungswesen __

• Informiert externe Adressaten
• Vergangenheitsorientiert
• Gesetzliche Verpflichtung
• Organisatorisch bei der Finanzbuchhaltung angesiedelt
• Wichtigstes Instrument: Jahresabschluss

Internes Rechnungswesen

• Informiert das Management
• „In Echtzeit“ (bzw. Planung)
• Keine gesetzliche Verpflichtung
• Organisatorisch im Controlling angesiedelt
• Wichtigste Instrumente: Kosten- und Leistungsrechnung sowie Planung

Externes Rechnungswesen: Adressaten

Viele verschiedene Adressaten interessieren sich für das externe Rechnungswesen des Unternehmens. Es gibt zahlreiche Beispiele. Hier die wichtigsten Adressaten:

• Finanzamt
• Kreditinstitute/Fremdkapitalgeber
• Investoren
• Kunden / Lieferanten
• Medien

Das Finanzamt zieht die Daten der Buchhaltung für die Besteuerung des Unternehmens heran. So dient die Steuerbilanz zur Information, wie viel Gewinn das Unternehmen innerhalb eines Geschäftsjahres erwirtschaftet. Der Gewinn wiederum ist eine wichtige Besteuerungsgrundlage. In der Steuererklärung müssen deshalb entsprechende Angaben zwingend gemacht und Daten des externen Rechnungswesens übermittelt werden.

Hinweis: Das Finanzamt hat verschiedene Möglichkeiten, zu prüfen, ob das externe Rechnungswesen ordnungsgemäß ist. So können beispielsweise Betriebsprüfungen angeordnet werden. Doch auch zum Beispiel Umsatzsteuerprüfungen, eine Kassennachschau oder Lohnsteuer-Außenprüfungen können spezifisch zum Einsatz kommen, um bestimmte Bereiche genau zu prüfen.

Das externe Rechnungswesen hat jedoch auch für die Fremdfinanzierung des Unternehmens erhebliche Auswirkungen. Potenzielle Kreditgeber betrachten die Daten des externen Rechnungswesens genau. So werden Plandaten, der Jahresabschluss und weitere Daten von Banken analysiert. Die Daten werden herangezogen, um die Kreditwürdigkeit eines Unternehmens zu beurteilen.

Auch potenzielle Investoren und Aktionäre informieren sich zur finanziellen Situation des Unternehmens. Viele Unternehmen sind zur Offenlegung des Jahresabschlusses gesetzlich verpflichtet. Mittlerweile werden jedoch zahlreiche Daten auch standardmäßig auf der Unternehmenswebseite veröffentlicht. Der Grund ist simpel: Viele Unternehmen haben erkannt, dass ein Geschäftsbericht ihre Visitenkarte ist, um sich nach außen vorzustellen.

Kunden und Lieferanten informieren sich über wesentliche Unternehmenskennzahlen. So können Lieferanten beispielsweise eine Einschätzung erhalten, ob das Unternehmen wirtschaftlich stabil ist und beispielsweise ein Lieferantenkredit gewährt werden kann.

Das externe Rechnungswesen hat eine erhebliche Außenwirkung. So werden die Geschäftszahlen vieler Unternehmen auch in Medienberichten thematisiert. Die Reputation des Unternehmens wird hierdurch maßgeblich beeinflusst.

Externes Rechnungswesen: Instrumente

Das externe Rechnungswesen bedient sich verschiedener Instrumente. So kann diesem Bereich zugeordnet werden:

• Buchführung
• Inventar
• Jahresabschluss

Der Jahresabschluss besteht aus

• Bilanz
• Gewinn- und Verlustrechnung
• ggf. Lagebericht, Anhang

Hinweis: Es wird in der Regel zwischen einer Handels- und Steuerbilanz unterschieden. Nähere Informationen dazu finden Sie hier.

Achtung: Unternehmen, die nicht buchführungspflichtig sind, sondern ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) erzielen, informieren beispielsweise das Finanzamt entsprechend durch einen Anlage EÜR über die wirtschaftliche Entwicklung ihrer Geschäftstätigkeit. Das betrifft beispielsweise Einzelunternehmen, deren Gewinn und Umsätze die entsprechenden Schwellenwerte nach § 241a Handelsgesetzbuch nicht überschreiten oder auch Freiberufler.

Externes Rechnungswesen: Buchungssätze

In der Finanzbuchhaltung werden alle Geschäftsvorfälle lückenlos abgebildet. So heißt es in § 238 Handelsgesetzbuch: "Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen."

Die Geschäftsvorfälle werden in der Buchhaltung durch Buchungssätze verarbeitet. Wenn also beispielsweise eine Rechnung eingeht, dann wird dies von der Buchhaltung durch einen Buchungssatz festgehalten. Beim Kauf von Waren wird dann beispielsweise gebucht:

Soll: Aufwendungen an Waren 2.000 Euro Vorsteuer 19 % 380 Euro

Haben: Verbindlichkeiten 2.380 Euro

Wird die Rechnung bezahlt, lautet die Buchung entsprechend:

Soll: Verbindlichkeiten 2.380 Euro

Haben: Bank 2.380 Euro

Wichtig: Buchungen können nicht einfach so wild vorgenommen werden. Der Grundsatz lautet: __Keine Buchung ohne Beleg! __

Die Finanzbuchhaltung muss die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung einhalten. Ansonsten drohen erhebliche Konsequenzen (zum Beispiel steuerstrafrechtliche Folgen, Haftung u.v.m.). Auch die Reputation eines Unternehmens leidet erheblich, wenn Unregelmäßigkeiten im externen Rechnungswesen bekannt werden.

Lesen Sie auch: Mit der doppelten Buchführung eine bessere Übersicht erhalten: So geht's!

Externes Rechnungswesen: Zusammenfassung

Das externe Rechnungswesen ist für ein Unternehmen von großer Bedeutung. Es liefert Informationen, bietet die Möglichkeit, Rechenschaft abzulegen und dokumentiert die Lage des Unternehmens. Der Jahresabschluss ist dabei das wichtigste Instrument. Unternehmen sollten dabei bedenken, dass der Jahresabschluss nicht nur die Erfüllung einer lästigen gesetzlichen Verpflichtung ist. Die veröffentlichten Daten tragen entscheidend zum Außenbild des Unternehmens bei.

Sowohl das Finanzamt als auch Banken, Investoren oder Lieferanten greifen regelmäßig auf die Daten des Jahresabschlusses zurück. Zudem werden gesetzliche Verpflichtungen erfüllt. Für das externe Rechnungswesen müssen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung erfüllt werden. Wenn dies nicht erfolgt, können die Konsequenzen erheblich sein.

Auch für das Unternehmen selbst liefert das externe Rechnungswesen viele hilfreiche Informationen. So kann beispielsweise durch den ermittelten Gewinn bereits kalkuliert werden, wie hoch die Steuerbelastung voraussichtlich ausfallen wird. Die Liquiditätsplanung kann die voraussichtlich benötigten Mittel zur Begleichung von Steuerzahlungen berechnen und zurücklegen.