Controlling Tool vs. Cashflow Management Tool? Eine Frage des Anspruchs

Cashflow Management Tool, Liquiditätsplanungstool, Controlling Tool – diese Werkzeuge und ihre Funktionalitäten werden oft gleichgesetzt, aber ist das so richtig? Ein Controlling Tool hilft Verantwortlichen dabei, den Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens zu bewahren, damit das Treffen von strategischen Entscheidungen leichter fällt. In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Controlling Tool ausmacht und wie es sich von speziellen Lösungen wie zum Beispiel einem Cashflow Management Tool abgrenzt.

Controlling Tool: Definition

Ein Controlling Tool unterstützt (Finanz)Verantwortliche durch das Bereitstellen und Aufbereiten von Unternehmensdaten bei der Steuerung des Unternehmens. Es ist nicht einheitlich definiert, welche Funktionen ein Controlling Tool genau übernimmt oder übernehmen muss. Verschiedene Entwickler bieten verschiedene Softwarelösungen in unterschiedlich großem Umfang an.

Ein Controlling Tool kann dabei eine vollständige Suite umfassen, die von Buchhaltungsfunktionen über Auftragsbearbeitung und Warenwirtschaft bis hin zur Gehaltsrechnung alles beinhaltet, oder auch nur einen Teilbereich davon abdeckt.

Ein Controlling Tool übernimmt viele verschiedene Aufgaben mit dem Ziel den Verantwortlichen einen ganzheitlichen Überblick über ihr Unternehmen zu verschaffen. Das Tool soll zum Beispiel folgende Fragen beantworten:

• Wie ist die Performance in unterschiedlichen Unternehmensbereichen?
• Wie steht der Gesamtgewinn im Verhältnis zu den Gesamtkosten?
• Wie rentabel ist das Unternehmen?

Eine Reporting-Funktion erstellt auf Basis der erhobenen Daten einen Bericht, sodass Verantwortliche auf einen Blick die wichtigsten Kennzahlen sehen und diese als Entscheidungsgrundlage nutzen können. Manche Tools bieten auch Funktionen an, um die Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen zu vereinfachen, sofern die Steuererklärung nicht vom Unternehmen selbst erstellt wird.

Controlling Software: Was sollte sie können?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten, denn je nach Unternehmen sind die Anforderungen an ein Controlling Tool unterschiedlich. Stattdessen sollten Sie sich lieber die folgende Frage stellen: „Was muss ein Controlling Tool in meinem Unternehmen alles können?“

Wenn Sie als Geschäftsführer:in zum Beispiel sämtliche Controlling-Aufgaben übernehmen, weil Ihr Unternehmen keine Controlling-Abteilung hat, bietet sich ein Tool an, das möglichst viele Aufgaben aus Buchhaltung, Rechnungswesen und gegebenenfalls Warenwirtschaft ineinander vereint. Spezielle Aufgaben, wie zum Beispiel Liquiditätsmanagement oder Rechnungsmanagement, können dann ohne weiteres von einem anderen Tool übernommen werden.

Wichtig für ein Controlling Tool ist – ganz gleich wie hoch dessen Funktionsumfang ist – dass es mit anderen Tools kommunizieren, d.h. Daten austauschen kann. Dies erleichtert Ihnen die Arbeit ungemein, denn dann müssen Sie nicht manuell die Daten aus einem Tool in ein anderes übertragen, wenn Sie sich bestimmte Kennzahlen in einem speziellen Kontext anschauen wollen.

Wer mit den richtigen digitalen Tools arbeitet, erleichtert sich den Arbeitsalltag sehr stark. Wenn zum Erfüllen von Controlling-Aufgaben bisher Excel genutzt wurde, wo alles manuell eingetragen werden muss, kostet das sehr viel Zeit. Gute Tools erledigen Routineaufgaben automatisch und greifen wichtige Daten per API-Schnittstelle von anderen Tools oder Systemen ab.

Controlling Tool vs. Cashflow Management Tool

Controlling Tool für den ganzheitlichen Überblick

Wie bereits in der Definition erwähnt, ist der Anspruch von Controlling Tools, den Verantwortlichen einen Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens zu verschaffen, damit das Treffen von Entscheidungen leichter fällt.

Einige Controlling Tools bieten auch Funktionalitäten für die Liquiditätsplanung an, fungieren deshalb auch als Cashflow Management Tools. Das Problem bei Controlling Tools mit Liquiditätsplanungsfunktion ist, dass diese bei sehr speziellen Aufgaben schnell an ihre Grenzen stoßen. Ein Controlling Tool deckt nur die "Cashflow Management Basics" ab.

Wer ein Controlling Tool für das Cashflow Management nutzt, erhält in der Regel nur eine einfache Liquiditätsplanung auf Monatsbasis, anhand der man einen Soll-Ist-Vergleich anstellen kann. Dedizierte Cashflow Management Tools wie Agicap dagegen bieten jedoch noch viel mehr als das.

Cashflow Management Tool für komplexere Aufgaben bei der Liquiditätsplanung

Agicap ruft täglich automatisch die Transaktionen von den Geschäftskonten ab und sortiert sie in Kategorien ein. Damit entsteht eine Übersicht, wie sich die Einnahmen und Ausgaben im Detail zusammensetzen. Verantwortlichen erleichtert das die Kostenkontrolle erheblich.

Über eine API-Schnittstelle lassen sich in Agicap verschiedene Finanztools integrieren, z.B. Buchhaltungs-, ERP-, und Rechnungsmanagement-Tools. Fälligkeitsdaten von Rechnungen werden so beispielsweise automatisch in die Liquiditätsplanung übernommen, sodass man taggenau sieht, wie sich die erwarteten Einnahmen und Ausgaben auf die Liquidität auswirken.

In Agicap lassen sich bei der Liquiditätsplanung neben Soll-Ist-Vergleichen auch verschiedene Szenarien generieren, in denen z.B. ein Lieferengpass und dessen Auswirkungen auf die Liquidität simuliert werden können. Durch das Erstellen von verschiedenen Prognosen sehen Verantwortliche ihren ganzen finanziellen Handlungsspielraum und können sich frühzeitig überlegen, wie sie mit Liquiditätsdefiziten oder -überschüssen umgehen wollen.

Fazit: Controlling Tool fürs Grobe, dedizierte Lösungen fürs Spezielle

Verfügt ein Unternehmen über keine eigene Controlling-Abteilung ist ein Controlling Tool mit großem Funktionsumfang eine gute Lösung für Geschäftsführer:innen, um die wichtigsten Kennzahlen im Auge zu behalten, damit das Treffen von strategischen Entscheidungen leichter fällt.

Controlling-Tools haben jedoch nicht den Anspruch, sämtliche Aufgaben bis ins kleinste Detail zu erledigen. Dafür sind spezielle Tools besser geeignet, die nur einen kleinen Bereich im Controlling abdecken. Das Cashflow Management ist dabei ein solcher Spezialfall.

Wer nicht nur eine rudimentäre Liquiditätsplanung durchführen, sondern seine Liquidität 100% akkurat darstellen möchte, ist mit einem Cashflow Management Tool wie Agicap besser bedient. Durch die Kommunikation mit anderen Finanztools gelingt hiermit nämlich eine sehr genaue Abbildung der aktuellen und erwarteten Liquidität, womit das Treffen von strategischen Entscheidungen noch leichter fällt.

Zusammenfassend lässt sich also sagen: Ein Controlling Tool hilft dabei, das Unternehmen auf Kurs zu halten; spezielle Tools wie z.B. fürs Cashflow Management helfen dabei, den Kurs noch feiner zu justieren und so das Potenzial des Unternehmens optimal auszuschöpfen.