Controlling Tool vs. Cashflow Management Tool? Eine Frage des Anspruchs

Controlling Tool vs. Cashflow Management Tool? Eine Frage des Anspruchs****

Cashflow Management Tool, Liquiditätsplanungstool, Controlling Tool -- diese Werkzeuge und ihre Funktionalitäten werden oft gleichgesetzt, aber ist das so richtig? Ein Controlling Tool hilft Verantwortlichen dabei, den Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens zu bewahren, damit das Treffen von strategischen Entscheidungen leichter fällt. In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Controlling Tool ausmacht und wie es sich von speziellen Lösungen wie zum Beispiel einem Cashflow Management Tool abgrenzt.

Controlling Tool: Definition

Ein Controlling Tool unterstützt (Finanz)Verantwortliche durch das Bereitstellen und Aufbereiten von Unternehmensdaten bei der Steuerung des Unternehmens. Es ist nicht einheitlich definiert, welche Funktionen ein Controlling Tool genau übernimmt oder übernehmen muss. Verschiedene Entwickler bieten verschiedene Softwarelösungen in unterschiedlich großem Umfang an.

Ein Controlling Tool kann dabei eine vollständige Suite umfassen, die von Buchhaltungsfunktionen über Auftragsbearbeitung und Warenwirtschaft bis hin zur Gehaltsrechnung, Analysen, Planung, Liquiditätsprognosen und Berichten alles beinhaltet, oder auch nur einen Teilbereich davon abdeckt.

Ein Controlling Tool übernimmt viele verschiedene Aufgaben mit dem Ziel den Verantwortlichen einen ganzheitlichen Überblick über ihr Unternehmen zu verschaffen. Das Tool soll zum Beispiel folgende Fragen beantworten:

• Wie ist die Performance in unterschiedlichen Unternehmensbereichen?
• Wie steht der Gesamtgewinn im Verhältnis zu den Gesamtkosten?
• Wie rentabel ist das Unternehmen?

Eine Reporting-Funktion erstellt auf Basis der erhobenen Daten einen Bericht, sodass Verantwortliche auf einen Blick die wichtigsten Kennzahlen sehen und diese als Entscheidungsgrundlage nutzen können. Liquiditätsprognosen wiederum helfen dabei, dass Unternehmen den eigenen Kapitalbedarf für die kommenden Monate ermitteln können. Mit einer möglichst genauen Planung erhält ein Unternehmen einen großen Vorteil. Manche Tools bieten auch Funktionen an, um die Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen zu vereinfachen, sofern die Steuererklärung nicht vom Unternehmen selbst erstellt wird.

Warum sollten Controller:innen überhaupt Tools benötigen?

Die Massen an Daten nehmen auch in Unternehmen immer mehr zu. Controller:innen müssen jedoch Methoden finden, die wichtigen Informationen zu sammeln. Die Daten müssen analysiert und ggf. für Entscheider aufbereitet werden.

In der Vergangenheit war Excel die Standardlösung in vielen Unternehmen. Viele Zahlen wurden händische eingetragen und Dateien dann in der x-ten Version zwischen verschiedenen Beteiligten hin- und hergeschickt. Doch an dieser Vorgehensweise können Unternehmen heute kaum noch festhalten. Zu fehleranfällig und zeitaufwendig werden die Prozesse. Außerdem entsteht mittlerweile die Erwartungshaltung -- gerade im Management -- Daten möglichst in Echtzeit verfügbar zu bekommen. Das gilt vor allem, wenn es um das Thema Liquidität geht.

Controller:innen sind deshalb darauf angewiesen, Werkzeuge nutzen zu können, die ihnen manuelle Aufgaben abnehmen. Anstatt also Zahlen händisch einzutippen und hierfür viele Stunden zu benötigen, können moderne Tools viele Daten automatisiert übernehmen. Das erleichtert Controller:innen die Arbeit enorm und ermöglicht, dass sie mehr Zeit für andere Dinge, wie beispielsweise Datenanalysen, verwenden können.

Controlling Software: Was sollte sie können?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten, denn je nach Unternehmen sind die Anforderungen an ein Controlling Tool unterschiedlich. Stattdessen sollten Sie sich lieber die folgende Frage stellen: „Was muss ein Controlling Tool in meinem Unternehmen alles können?"

Klar ist: Im Controlling ist es von großer Bedeutung, Daten zu beschaffen und zu verarbeiten. Da die Datenmassen -- auch in kleinen Unternehmen -- immer mehr zunehmen, müssen Unternehmen Wege finden, manuelle Aufgaben möglichst zu minimieren, Schnittstellen zu nutzen, die Datenqualität zu erhöhen und den Überblick zu bewahren. Im Idealfall sollten deshalb Tools zum Einsatz kommen, die Transparenz schaffen und manuelle Arbeitsprozesse reduzieren.

Controlling Tools für Kleinunternehmen

Wenn Sie als Geschäftsführer:in zum Beispiel sämtliche Controlling-Aufgaben übernehmen, weil Ihr Unternehmen keine Controlling-Abteilung hat, bietet sich ein Tool an, das möglichst viele Aufgaben aus Buchhaltung, Rechnungswesen und gegebenenfalls Warenwirtschaft ineinander vereint. Spezielle Aufgaben, wie zum Beispiel Liquiditätsmanagement oder Rechnungsmanagement, können dann ohne weiteres von einem anderen Tool übernommen werden. Liqiuiditätsprognosen werden dann also mithilfe eines separaten Tools erstellt.

Wichtig für ein Controlling Tool ist -- ganz gleich wie hoch dessen Funktionsumfang ist -- dass es mit anderen Tools kommunizieren, d.h. Daten austauschen kann. Dies erleichtert Ihnen die Arbeit ungemein, denn dann müssen Sie nicht manuell die Daten aus einem Tool in ein anderes übertragen, wenn Sie sich bestimmte Kennzahlen in einem speziellen Kontext anschauen wollen.

Warum digitale Tools Vorteile gegenüber Excel im Controlling bieten

Wer mit den richtigen digitalen Tools arbeitet, erleichtert sich den Arbeitsalltag sehr stark. Wenn zum Erfüllen von Controlling-Aufgaben bisher Excel genutzt wurde, wo alles manuell eingetragen werden muss, kostet das sehr viel Zeit und ist fehleranfällig. Zudem ist es schwierig, Daten zeitnah zu verarbeiten. Echtzeitanalysen sind nahezu unmöglich.

Gute Tools erledigen Routineaufgaben automatisch und greifen wichtige Daten per API-Schnittstelle von anderen Tools oder Systemen ab. Über Dashboards können bei einigen Tools beispielsweise in einem visuellen Überblick die wesentlichen Kennzahlen in Echtzeit dargestellt werden. So sind die wichtigsten Zahlen immer im Fokus. Und auch Berichte können auf der Basis aktueller Daten schneller erstellt werden. Das ist ein großer Vorteil für das Management, beispielsweise bei einer Anpassung der strategischen Planung.

Welche Preise haben Controlling Tools?

Die Preise für Controlling Tools variieren stark. Welche Kosten für den Einsatz eines Tools entstehen, hängt von zahlreichen Faktoren ab. So gibt es häufig unterschiedliche Funktionalitäten, verschiedene Pakete, gerade auch was die Anzahl der Nutzerlizenzen angeht und unterschiedliche Laufzeiten.

Deshalb gibt es keine Standardantwort, welche Preise für Tools üblich oder unüblich sind. Unternehmen sollten sich die Zeit nehmen, verschiedene Controlling-Softwarelösungen zu vergleichen. Demos können bereits einen Einblick geben, was das jeweilige Produkt zu bieten hat. Häufig wird auch eine Testphase, beispielsweise ein Probemonat, angeboten.

Wichtig: Der Preis allein ist nicht immer entscheidend, welches Tool besonders interessant ist. So können auch Leistungen, wie eine einfache Implementierung oder ein guter Kundensupport, einen höheren Preis im Vergleich rechtfertigen. Auch kostenlose Tools sind, insbesondere im Internet, immer wieder zu finden. Allerdings geht es im Controlling um sensible Unternehmensdaten. Da sollte das Thema Datensicherheit nicht unterschätzt werden.

Controlling Tool vs. Cashflow Management Tool

Controlling Tool für den ganzheitlichen Überblick

Wie bereits in der Definition erwähnt, ist der Anspruch von Controlling Tools, den Verantwortlichen einen Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens zu verschaffen, damit das Treffen von Entscheidungen leichter fällt.

Einige Controlling Tools bieten auch Funktionalitäten für die Liquiditätsplanung an, fungieren deshalb auch als Cashflow Management Tools. Das Problem bei Controlling Tools mit Liquiditätsplanungsfunktion ist, dass diese bei sehr speziellen Aufgaben schnell an ihre Grenzen stoßen. Ein Controlling Tool deckt nur die "Cashflow Management Basics" ab.

Wer ein Controlling Tool für das Cashflow Management nutzt, erhält in der Regel nur eine einfache Liquiditätsplanung auf Monatsbasis, anhand der man einen Soll-Ist-Vergleich anstellen kann. Dedizierte Cashflow Management Tools wie Agicap dagegen bieten jedoch noch viel mehr als das.

Welche Programme braucht man als Controller:in?

Jedes Unternehmen muss individuell entscheiden, welche Softwarelösungen und Tools sinnvoll für den Einsatz wären.

Einige Programme sind für viele Unternehmen essenziell, wie beispielsweise Excel oder auch spezielle Lösungen für die Finanzbuchhaltung. Gerade in der Controllingabteilung kommt es darauf an, welche Anforderungen erfüllt werden müssen. Ein KMU wird andere Lösungsansätze bei der Controlling-Software benötigen als ein internationaler Konzern mit komplexen Strukturen.

Für das Controlling ist jedoch wichtig, dass die entscheidungsrelevanten Daten schnell, fehlerfrei und transparent abrufbar sind. Dabei spielen gerade auch Informationen zum Cashflow eine große Rolle. Das hilft beispielsweise für Liquiditätsprognosen erheblich. Durch den gezielten Einsatz einer Software-Lösung, wie Agicap, können die möglichen Risken von Liquiditätsengpässen früh erkannt werden. Auch etwaige Investitionen können besser geplant werden.

Cashflow Management Tool für komplexere Aufgaben bei der Liquiditätsplanung

Agicap ruft täglich automatisch die Transaktionen von den Geschäftskonten ab und sortiert sie in Kategorien ein. Damit entsteht eine Übersicht, wie sich die Einnahmen und Ausgaben im Detail zusammensetzen. Verantwortlichen erleichtert das die Kostenkontrolle erheblich. So bleibt der Überblick über die Finanzen erhalten.

Über eine API-Schnittstelle lassen sich in Agicap verschiedene Finanztools integrieren, z.B. Buchhaltungs-, ERP-, und Rechnungsmanagement-Tools. Fälligkeitsdaten von Rechnungen werden so beispielsweise automatisch in die Liquiditätsplanung übernommen, sodass man taggenau sieht, wie sich die erwarteten Einnahmen und Ausgaben auf die Liquidität auswirken.

In Agicap lassen sich bei der Liquiditätsplanung neben Soll-Ist-Vergleichen auch verschiedene Szenarien generieren, in denen z.B. ein Lieferengpass und dessen Auswirkungen auf die Liquidität simuliert werden können. Durch das Erstellen von verschiedenen Prognosen sehen Verantwortliche ihren ganzen finanziellen Handlungsspielraum und können sich frühzeitig überlegen, wie sie mit Liquiditätsdefiziten oder -überschüssen umgehen wollen.

Fazit: Controlling Tool fürs Grobe, dedizierte Lösungen fürs Spezielle

Verfügt ein Unternehmen über keine eigene Controlling-Abteilung ist ein Controlling Tool mit großem Funktionsumfang eine gute Lösung für Geschäftsführer:innen, um die wichtigsten Kennzahlen im Auge zu behalten, damit das Treffen von strategischen Entscheidungen leichter fällt.

Controlling-Tools haben jedoch nicht den Anspruch, sämtliche Aufgaben bis ins kleinste Detail zu erledigen. Dafür sind spezielle Tools besser geeignet, die nur einen kleinen Bereich im Controlling abdecken. Das Cashflow Management ist dabei ein solcher Spezialfall.

Wer nicht nur eine rudimentäre Liquiditätsplanung durchführen, sondern seine Liquidität 100% akkurat darstellen möchte, ist mit einem Cashflow Management Tool wie Agicap besser bedient. Durch die Kommunikation mit anderen Finanztools gelingt hiermit nämlich eine sehr genaue Abbildung der aktuellen und erwarteten Liquidität, womit das Treffen von strategischen Entscheidungen noch leichter fällt.

Zusammenfassend lässt sich also sagen: Ein Controlling Tool hilft dabei, das Unternehmen auf Kurs zu halten; spezielle Tools wie z.B. fürs Cashflow Management helfen dabei, den Kurs noch feiner zu justieren und so das Potenzial des Unternehmens optimal auszuschöpfen.