So erstellen Sie eine Budgetplanung in Excel

Mit einer Budgetplanung in Excel erstellt man sich eine Übersicht, wie hoch das Budget ist, das man den Abteilungen in seinem Unternehmen zur Verfügung stellen muss. Wir erklären Ihnen anhand unserer Vorlage, was dabei wichtig ist und geben Ihnen nützliche Tipps, die Ihnen die Planung vereinfachen sollen.

Budgetplanung in Excel mit kostenloser Vorlage

Mit Hilfe einer Vorlage können Sie in Excel Ihre Budgetplanung erstellen. Wir haben ein solches Muster für Sie zusammengestellt, das Sie sich hier herunterladen können. Die Vorlage dient lediglich als einfache Orientierungshilfe, damit Sie sehen, wie man ein Budget grundsätzlich ermittelt.

In der Vorlage sind die Budgets für vier Abteilungen eines Unternehmens dargestellt: Verwaltung, Entwicklung, Produktion und Vertrieb. In Ihrem Unternehmen gibt es möglicherweise noch andere Abteilungen. Passen Sie dann einfach das Muster und die Formeln an.

Auf dem ersten Worksheet ist die Budgetplanung auf Jahresbasis dargestellt. Es heißt, es wird für ein Jahr ein Budget für jede Abteilung ermittelt und daraus das Gesamtbudget berechnet. Auf dem zweiten Worksheet finden Sie ein Budgetplanung auf Monatsbasis. Hier können Sie für jeden Monat ein Budget pro Abteilung berechnen.

Ausgabenpunkte eintragen

Erfassen Sie in der Vorlage sämtliche Ausgaben, die in der Abteilung im Lauf des kommenden Geschäftsjahres entstehen werden. Erweitern Sie gegebenenfalls die Liste um weitere Ausgabenpunkte. Diese Abschätzung ist der wichtigste Schritt in Ihrer Budgetplanung.

In manchen Abteilungen bietet sich die Budgetplanung auf Projektebene zuerst an. Wenn in der Entwicklung zum Beispiel drei Projekte geplant sind, ermittelt man zuerst die Projektbudgets. Anschließend schaut man sich die anderen Ausgaben in der Abteilung an, die im kommenden Jahr voraussichtlich nötig sind.

Mögliche Ausgabenpunkte sind beispielsweise:

• Personalkosten in der jeweiligen Abteilung
• Softwarelizenzen in der Abteilung
• Voraussichtliche Anschaffungen oder Investitionen (z.B. neue Produktionsmaschinen oder Materialien für die Produktion gemessen am voraussichtlichen Absatz)

In der Vorlage werden dann die Einzelbudgets für jede Abteilung berechnet und ganz unten das benötigte Gesamtbudget, welches das Unternehmen zur Verfügung stellen muss.

Generelle Tipps zur Budgetplanung

Planungsmethode wählen

Mit Hilfe unserer Vorlage erstellen Sie einen Budgetplan gemäß der Bottom-Up-Methode. Das heißt, es wird zuerst für jede Abteilung ein Bedarf ermittelt und daraus dann das Gesamtbudget berechnet.

Es gibt jedoch auch noch andere Verfahren. Das Gegenteil der Bottom-Up-Methode ist die Top-Down-Methode. Hierbei wird für jede Abteilung ein Budget vorgegeben, sodass das vorhandene Gesamtbudget in der Summe nicht überschritten wird. Die einzelnen Abteilungen müssen dann ihre Ausgaben so planen, damit sie sich innerhalb ihres zugewiesenen Budgets bewegen.

Mischt man beide Methoden miteinander plant man nach dem Gegenstromverfahren. Man gibt für eine Abteilung ein Budget vor, lässt die Abteilungsleiter:innen dann planen und schaut sich im Anschluss an, ob das Budget zu hoch oder zu niedrig ist. Gegebenenfalls kann dann angepasst werden. Diese Methode soll sicherstellen, dass Verantwortliche in den Abteilungen sich nicht übergangen fühlen und ein Budget erhalten, mit welchem sie gut arbeiten können.

Budgetpläne nicht vom Vorjahr übernehmen

Auch wenn die Planung schneller vonstattengeht, wenn man einfach die Vorjahreswerte heranzieht und den Abteilungen ein ähnlich hohes Budget wieder zur Verfügung stellt, ist es ratsam, die Budgetplanung jedes Jahr von Grund auf neu zu machen.

Hintergrund ist der, dass vor allem zum Jahresende hin oftmals noch unnötige Anschaffungen in einer Abteilung getätigt werden, wenn noch etwas an Budget vorhanden ist, nur damit sie im nächsten Jahr kein geringeres Budget zur Verfügung gestellt bekommen.

Wird die Planung jedes Jahr neu gemacht, werden solche Last-Minute-Investitionen vermieden, da der Bedarf auf Basis der zukünftigen Geschäftsentwicklung geplant wird und nicht auf der vergangenen.

Andere Pläne in die Budgetplanung miteinbeziehen

Je nachdem, wie groß Ihr Unternehmen ist, hat es mehr oder weniger Ausgabenpunkte, die bei der Budgetplanung berücksichtigt werden müssen. Hier hilft es, die verschiedenen Ausgabenpunkte in Gruppen zusammenzufassen, sodass die Übersicht erhalten bleibt.

Nutzen Sie die Informationen aus Ihren anderen Planungsdokumenten wie beispielsweise dem Investitionsplan, dem Produktionsplan und dem Absatzplan. Das hilft Ihnen dabei, genauere Zahlenwerte für den Budgetplan abzuschätzen. Zum Beispiel geht aus dem Absatzplan hervor, mit welchem Produktabsatz man im kommenden Jahr rechnet. Aus ihm ergibt sich dann der Material- und der Produktionsplan, sodass man für die Produktionsabteilung konkret den finanziellen Bedarf abschätzen kann.

Aus dem Investitionsplan entnehmen Sie, welche Anschaffungen im nächsten Jahr gemacht werden müssen, beispielsweise eine neue Produktionsmaschine oder das Durchführen einer großangelegten Marketingkampagne. All dies muss ebenfalls im Budgetplan bei der jeweiligen Abteilung berücksichtigt werden.

Fazit: Budgetplanung mit Excel erstellen zur genaueren Bedarfsabschätzung

Welches Budget Sie bereitstellen müssen, damit die Abteilungen in Ihrem Unternehmen optimal ihre operativen Aufgaben wahrnehmen können, lesen Sie am Budgetplan ab. In ihn fließen die Informationen aus vielen anderen Plänen ein.

Zur Übersicht, welche Abteilung welches Budget benötigt, erstellt man sich am besten eine Budgetplanung in Excel. Falls Sie sich unsere kostenlose Vorlage noch nicht heruntergeladen haben, können Sie das hier nachholen.