Ist Beyond Budgeting wirklich einfacher als die klassische Budgetplanung?

Beyond Budgeting ist ein Management-Modell, bei dem die Budgetplanung von Grund auf neu gedacht wird. Mehr Autonomie für einzelne Abteilungen und weniger bürokratischer Aufwand sollen den Budgetierungsprozess vereinfachen und beschleunigen. Wie das genau funktioniert, lesen Sie in diesem Artikel nach.

Beyond Budgeting: Definition

Beyond Budgeting lässt sich am besten mit „Jenseits des Budgets“ übersetzen. Dabei handelt es sich um ein Modell aus dem Finanzmanagement, welches ein Konzept zur Budgetplanung in Unternehmen liefert. Das Modell wurde 1998 von einer Forschungsinitiative namens „Beyond Budgeting Round Table (BBRT)“ entworfen und seither von mehreren Unternehmen in Europa und Nordamerika weiterentwickelt.

Die klassische Budgetplanung nimmt viel Zeit von Controller:innen und Manager:innen in Anspruch. Der Großteil davon wird mit Diskussionen verbracht, in denen Abteilungsleiter:innen versuchen, ihren Status zu erhalten und ihr bestehendes Budget zu verteidigen oder versuchen, es zu erhöhen. Selten steht dabei das Vorankommen des Unternehmens im Vordergrund.

Das Beyond Budgeting setzt hier an und bricht diese klassische Struktur der Budgetplanung auf. Es unterscheidet sich von der herkömmlichen Budgetplanung dadurch, dass die Budgetierung flexibel und marktorientiert ist, und nicht starr. Das Modell ist definiert aus 12 Prinzipien.

Die 12 Prinzipien beim Beyond Budgeting

Die 12 Prinzipien im Beyond Budgeting lassen sich in zwei Kategorien einteilen:

• Planungs- und Steuerungsprozess im Unternehmen
• Unternehmenskultur und organisatorische Rahmenbedingungen

Planungs- und Steuerungsprozess

1. Ziele werden gesetzt für die kontinuierliche Verbesserung und ausgerichtet am internen oder externen Wettbewerb, um eine Leistungssteigerung zu erreichen
2. Belohnungen finden bei Erfolgen einer Abteilung oder Geschäftseinheit teambasiert statt, um die Zusammenarbeit weiter zu fördern
3. Planung ist kein einmaliges Event am Jahresanfang, sondern ein kontinuierlicher Prozess und findet dann statt, wenn sie nötig ist (z.B. wenn aufgrund von externen Ereignissen die Strategie angepasst werden muss)
4. Ressourcen werden dann bereitgestellt, wenn sie erforderlich sind, nicht durch eine fixe jährliche Zuteilung von Mitteln
5. Die Koordination der Projekte, Abteilungen und Unternehmensbereiche findet dynamisch und konform zur Marktentwicklung statt, nicht über starre Planungszyklen
6. Dezentrale Kontrolle der einzelnen Einheiten für mehr Flexibilität und Eigenständigkeit; die höhere Führungsebene greift nur dann ein, wenn das dezentrale Management ein Problem nicht lösen kann und/oder um eine Entscheidung bittet

Unternehmenskultur

7. Festgelegte Werte werden geteilt und gelebt, und stärken damit die dezentrale Entscheidungsfindung innerhalb fester Grenzen
8. Verantwortung wird gefördert und allen Mitarbeiter:innen ermöglicht, damit ein selbstverantwortliches Handeln möglich ist und keine starren Pläne befolgt werden müssen
9. Selbstständigkeit wird gefördert, damit Teams mehr Handlungsfreiraum haben und kein Mikro-Management notwendig ist
10. Organisation weg von der hierarchischen Pyramidenstruktur hin zu einem Netzwerk aus Teams
11. Ausrichtung der Mitarbeiter:innen auf Kund:innen, nicht auf interne Hierarchien
12. Transparenz in der Informationsverteilung und -bereitstellung soll die Selbststeuerung und -kontrolle stärken

Vorteile & Nachteile des Beyond Budgeting in Unternehmen

Vorteile

Mehr Autonomie, weniger Bürokratie und mehr Motivation

Die Verantwortung wird von den höheren Ebenen auf die niedrigste Ebene verlagert, denn dort herrscht am meisten Kompetenz, wenn es um die Lösung eines Problems geht. Durch die Verflachung der Hierarchie bekommen die einzelnen Einheiten im Unternehmen mehr Autonomie und organisieren sich dezentral selbst.

Aus der Dezentralisierung resultiert unmittelbar ein geringerer bürokratischer Aufwand, weil die Entscheidungswege kürzer sind. Somit entsteht auch mehr Flexibilität und es können schneller Lösungen für bestimmte Probleme umgesetzt werden. Das ganze Unternehmen kann so schneller agieren, wenn sich Anforderungen ändern.

Die „Dienst-nach-Vorschrift“-Methode entfällt, da Mitarbeiter:innen dazu aufgefordert sind, sich selbst einzubringen und ein aktives Mitgestalten belohnt wird. Das steigert die Motivation der Angestellten und den Erfolg des ganzen Teams.

Keine Verteilungskämpfe mehr bei der Budgetplanung

In Bezug auf die Budgetplanung bedeutet das, dass nicht im Voraus Budgets verhandelt und festgelegt werden, sondern die Budgets an die aktuellen Marktgegebenheiten angepasst werden und im Jahresverlauf geändert werden können.

Die Revision der Planung verläuft deshalb quartalsweise anstatt jährlich. Das Festklammern an bestehenden Budgets entfällt somit für die einzelnen Unternehmenseinheiten und es finden keine Verteilungskämpfe mehr statt.

Nachteile

Neben all den Vorteilen hat das Beyond Budgeting auch Nachteile. Die Transparenz wird von vielen kritisch gesehen, denn wenn alle Abteilungen über die Schwächen und Stärken der anderen Abteilungen Bescheid wissen, kann dies zum eigenen Vorteil genutzt werden und zu Rivalitäten führen. Budgetverantwortliche im Team könnten deshalb dazu verleitet werden, Geld einzusparen, um besser dazustehen. Dabei könnten Zukunftschancen verpasst werden.

Zwischen Controlling und Management entstehen beim Beyond Budgeting Konflikte, da die Ziele gegenläufig sind. Während das Controlling einen schnellen Budgetierungsprozess bevorzugt, bei dem nicht alle Details vollständig ausgearbeitet sind, möchte das Management einen möglichst genauen Plan haben.

Das Management möchte zudem, dass die dezentralen Einheiten trotz ihrer Autonomie sich mit der Zentrale abstimmen, damit die Unternehmensziele nicht aus dem Fokus geraten. Das Controlling dagegen bevorzugt es, Ressourcen schneller und mit geringerem bürokratischem Aufwand freizugeben.

Wie lassen sich die Beyond Budgeting-Instrumente in der Praxis implementieren?

Als eines von sehr wenigen Unternehmen in Deutschland hat die Drogeriemarktkette dm das Beyond Budgeting-Modell schon vor einigen Jahren eingeführt. Die Filialleiter:innen haben ein hohes Maß an Autonomie und die Zentrale stellt lediglich die Rahmenbedingungen bereit. Das Unternehmen ist mit dieser Strategie sehr gut gefahren und hatte seit der Einführung einen stetigen Umsatzzuwachs zu verzeichnen.

Bisher waren vor allem Industrieunternehmen in Deutschland in ihrer Handlungsweise wenig agil, weil die Marktanforderungen es ebenfalls nicht waren. Da sich der Wettbewerb jedoch immer rasanter verändert, findet nun mittlerweile ein Umdenken statt und Verantwortliche suchen nach agileren Planungsmethoden. Das Beyond Budgeting könnte deshalb in Zukunft verstärkt in den Mittelpunkt rücken.

Der Erfolg des Beyond Budgeting hängt vor allem von der Unternehmenskultur ab. Wird das Konzept nicht von allen Mitarbeiter:innen und Verantwortlichen begrüßt, ist es zum Scheitern verurteilt. Führungskräfte müssen neuen Konzepten gegenüber offen sein, damit sie ihren Untergebenen als gutes Beispiel vorangehen.