Software von der Steuer absetzen: So profitieren Sie mit Agicap

Man kann die Anschaffung einer Software von der Steuer absetzen – und zwar schon im Jahr der Anschaffung, unabhängig von der Höhe der Kosten. Dasselbe gilt auch für andere digitale Wirtschaftsgüter wie Hardware (z.B. PCs oder Laptops). Selbst, wenn eine Anschaffung erst im Dezember des Jahres erfolgt oder kein geringwertiges Wirtschaftsgut vorliegt, können IT-Güter von der Steuer abgesetzt werden. Auch die Nutzung von Agicap können Sie natürlich auch von der Steuer absetzen. Einige wichtige Grundzüge folgen hier:

Hardware und Software von der Steuer absetzen

In Unternehmen kommen sowohl Computerhardware als auch Software zum Einsatz. In beiden Fällen ist bei der Anschaffung Anlagevermögen zu aktivieren.

Bei der Computerhardware handelt es sich beispielsweise um Computer, Monitor, externe Netzteile, Peripheriegeräte (Tastatur, Maus, USB-Stick). Bei der Software hingegen handelt es sich nicht um physische Elemente. Sie entsteht durch Programmierleistungen. In der Regel wird Software im Steuerrecht als immaterielles Wirtschaftsgut eingestuft, während es sich bei Hardware um materielle Wirtschaftsgüter handelt.

Warum dieser Unterschied? Es gibt unterschiedliche Regelungen bei den Abschreibungen (Absetzung für Abnutzung - kurz: AfA). Immaterielle Wirtschaftsgüter können beispielsweise nicht degressiv abgeschrieben werden.

Wichtig: Nicht immer wird eine Software angeschafft. Abogebühren, die monatlich für die Nutzung einer Online-Software anfallen, sind Nutzungsentgelte und werden als laufende Kosten sofort steuerlich abgesetzt.

Trivialsoftware abschreiben

Die Finanzverwaltung stuft Computerprogramme bis 800 Euro als Trivialprogramme ein. Diese Grenze basiert auf den Regelungen für geringwertige Wirtschaftsgüter.

In diesem Fall wird die Software nicht als immaterielles, sondern als materiell bewegliches Wirtschaftsgut behandelt. Je nach Höhe der Anschaffungskosten kann die Software dann sofort abgeschrieben werden oder in einen Sammelposten gebucht werden. Auch die degressive Abschreibung ist im Falle von Trivialprogrammen möglich. Das wird vom Finanzamt für andere Softwareprogramme -- da sie immaterielle Wirtschaftsgüter sind -- nicht anerkannt.

Achtung: Mit dem Wachstumschancengesetz soll die degressive AfA befristet wiedereingeführt werden. Das Gesetzgebungsverfahren ist derzeit (Stand Februar 2024) jedoch noch nicht abgeschlossen.

Abschreibung: Vereinfachungsregelung durch die Finanzverwaltung

Am 26. Februar 2021 wurde vom Bundesministerium für Finanzen im Rahmen eines BMF-Schreibens eine Neuregelung bezüglich der Abschreibungsdauer von digitalen Wirtschaftsgütern erlassen. Dieses Schreiben wurde durch ein aktualisiertes Schreiben vom 22. Februar 2022 ersetzt.

Die Abschreibungsdauer wurde für bestimmte Güter auf ein Jahr herabgesenkt. Hintergrund ist, dass das Finanzministerium Unternehmen die Möglichkeit geben möchte, Kosten für die Digitalisierung sofort steuerlich geltend machen zu können, ohne den Umweg über Abschreibungen gehen zu müssen.

Durch die Herabsetzung der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer sind diese IT-Güter nun sofort im Jahr ihrer Anschaffung von der Steuer absetzbar -- ganz gleich, zu welchem Zeitpunkt im Jahr diese angeschafft werden.

Eine monatsweise Berechnung für die Abschreibung entfällt somit, was den Aufwand in der Finanzbuchhaltung reduziert, da nur Wirtschaftsgüter abgeschrieben werden müssen, die eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr haben.

Achtung: Diese Neuregelung gilt für die Steuerbilanz - nicht jedoch für die Handelsbilanz.

Ab wann gilt die Regelung?

Abgesetzt werden können begünstigte IT-Wirtschaftsgüter, wenn diese nach dem 31.12.2020 angeschafft wurden. Das heißt für das Wirtschaftsjahr 2021 kann diese Neuregelung bereits genutzt werden und sämtliche digitalen Güter, die während 2021 angeschafft wurden, steuerlich abgesetzt werden.

Falls man aus 2020 noch einen Restbuchwert aus früheren Abschreibungen von IT-Wirtschaftsgütern hat, kann dieser Wert ebenfalls vollständig abgesetzt werden.

Muss man die Regelung zwingend nutzen?

Laut der Neuregelung hat man ein Wahlrecht, ob man die einjährige Nutzungsdauer zugrunde legen und die Anschaffungskosten komplett von der Steuer absetzen möchte, oder ob man lieber eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von drei Jahren zugrunde legen und die Güter abschreiben möchte. Einen Restbuchwert aus dem Jahr 2020 kann man ebenfalls weiterhin wie gewohnt abschreiben.

Geld sparen durch Abschreibungen

Ab 01.01.2021 kann man durch die Anschaffung von Software, PCs und anderer Hardware Steuern sparen. So profitieren Unternehmen gleich zweimal: Zum einen investieren sie in Digitalisierung und machen sich so fit für die Zukunft, und zum anderen wird das Vorantreiben der digitalen Transformation im Unternehmen durch Steuerersparnisse belohnt.

Wenn Sie also im Jahr 2021 IT-Wirtschaftsgüter angeschafft haben, können Sie die Kosten komplett schon in diesem Jahr steuerlich absetzen -- sofern dies für Sie die steuerlich günstigere Alternative ist natürlich. Ansonsten verbietet Ihnen niemand, die Kosten über mehrere Jahre abzuschreiben.

Finden Sie heraus, welche Möglichkeit die größten Ersparnisse für Sie bringt

Möglicherweise haben Sie sich für die Liquiditätsmanagement-Software von Agicap entschieden. Die Kosten können Sie dann selbstverständlich auch komplett von der Steuer absetzen.

Hardware- und Softwarekosten mindern generell die steuerliche Belastung. Ein Steuerprofi hilft Ihnen hier, die beste Wahlmöglichkeit zu identifizieren. Agicap unterstützt Sie dabei, herauszufinden, wie sich die unterschiedlichen Abschreibungsmethoden auf Ihre Liquiditätsplanung auswirkt. Rechnen Sie dazu aus, wie hoch Ihre Steuerlast wäre, wenn Sie die Anschaffungskosten für IT-Güter in diesem Jahr komplett abschreiben. Ihre voraussichtlichen Steuerzahlungen geben Sie dann in die Liquiditätsplanung ein und schauen sich an, wie sich diese auf Ihre Liquidität auswirken.

Im anderen Szenario können Sie betrachten, wie die Liquiditätsplanung aussieht, wenn Sie eine längere Abschreibungsdauer ansetzen und die Güter über mehrere Jahre abschreiben. Ihre Steuerlast wird dann dieses Jahr höher sein. Auch dies können Sie sich in Agicap anschauen.

Fazit: Hardware und Software von der Steuer absetzen lohnt sich

Insbesondere dann, wenn Sie hohe Summen in die Digitalisierung Ihres Unternehmens investiert haben, ist entscheidend, wie Hardware und Software von der Steuer abgesetzt werden. Mit der Wahl der idealen Methode kann auch die Liquidität gestärkt werden. Hier sollte Steuerberatung in Anspruch genommen werden. Die Ersparnisse wirken sich positiv auf Ihre Liquidität aus, womit Sie für die Zukunft einen größeren Puffer haben oder sogar noch mehr in die digitale Transformation investieren können.

Kurz erklärt: FAQ zu „Software von der Steuer absetzen"

Können die kompletten Anschaffungskosten für Software von der Steuer abgesetzt werden?

Unternehmen können die kompletten Anschaffungskosten für Software von der Steuer absetzen. Die Frage ist jedoch immer: Werden alle Kosten sofort angesetzt oder müssen sie über mehrere Jahre verteilt abgeschrieben werden?

Eine Vereinfachungsregelung der Finanzverwaltung sieht vor, dass bestimmte IT-Güter im Jahr der Anschaffung absetzbar sind.

Und für Trivialprogramme kommt -- je nach Kostenhöhe -- ebenfalls eine sofortige Abschreibung in Betracht.

Welche Software ist begünstigt?

Die Finanzverwaltung definiert im Schreiben vom 22. Februar 2022 wie folgt: „Der Begriff „Software" im Sinne dieses Schreibens erfasst die Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung. Dazu gehören auch die nicht technisch physikalischen Anwendungsprogramme eines Systems zur Datenverarbeitung, sowie neben Standardanwendungen auch auf den individuellen Nutzer abgestimmte Anwendungen wie ERP-Software, Software für Warenwirtschaftssysteme oder sonstige Anwendungssoftware zur Unternehmensverwaltung oder Prozesssteuerung."

Welche Anschaffungen in der IT sind steuerlich absetzbar? Kann man auch IT-Arbeitsmittel, wie Laptop, Computer (PC/Rechner), Monitor, Tablet, Drucker von der Steuer absetzen?

Auch Computerhardware, wie ein Rechner, kann von der Steuer abgesetzt werden. Wenn die Vereinfachungsregelung der Finanzverwaltung nicht zur Anwendung kommt, dann beträgt die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer in der Regel 3 Jahre. Die Anschaffungskosten sind dann entsprechend über 3 Jahre abzuschreiben.

Wie wird ein Software-Abo von der Steuer abgesetzt?

Bei Software-Abos werden Gebühren (häufig monatlich) entrichtet, die auch sofort als laufende Kosten abgesetzt werden können. Die Software kann hier häufig auch z. B. monatlich gekündigt werden. Es handelt sich dann nicht um eine „Anschaffung" sondern um Nutzungsentgelte.

Warum ist Steuerberatung bei der Abschreibung von IT-Anschaffungskosten empfehlenswert?

In diesem Beitrag wurden lediglich die wichtigsten Grundzüge zur Abschreibung von Software kurz vorgestellt. Doch für eine steuerliche Beratung muss ein Experte konsultiert werden!

Es gibt bei diesem Thema viele Besonderheiten zu beachten. Durch Wahlrechte haben Unternehmen attraktive Möglichkeiten. Bei der Suche nach dem „richtigen" Weg sollte -- vor allem wenn umfangreich in neue IT investiert wurde -- ein Steuerprofi zu Rate gezogen werden. Der Teufel steckt häufig im Detail. Liegt eine Anschaffung oder ein Nutzungsentgelt vor? Welche Abschreibungsmethode ist die richtige? Für Laien ist das häufig schwer einschätzbar.