Treasury Management System: guida pratica alla scelta del TMS ideale
Il sistema di gestione della tesoreria (TMS) è un pilastro strategico nella gestione finanziaria di un'azienda. Questo sistema ottimizza il flusso di cassa, semplifica le operazioni e migliora il processo decisionale. In breve, il TMS consente di gestire il flusso di cassa dell'azienda.
In questo articolo diamo uno sguardo al mondo dei TMS, esplorandone i vantaggi e i principali criteri di selezione.
Che cos'è un Treasury Management System? Definizione
Un sistema di gestione della tesoreria (TMS) è un software o una piattaforma informatica progettati per automatizzare e semplificare i processi di gestione della liquidità all'interno di un'azienda o, più spesso, di un gruppo.
Il TMS aiuta i tesorieri e i responsabili finanziari a gestire la liquidità , i rischi finanziari, gli investimenti, i finanziamenti e le operazioni bancarie in modo più efficiente e sicuro.
Un TMS consente di consolidare i dati finanziari provenienti da diverse fonti, di automatizzare le attività manuali e ripetitive di gestione della liquidità, di produrre analisi e report in tempo reale, offrendo al contempo funzioni di sicurezza avanzate per proteggere i dati finanziari sensibili e facilitare la conformità alle normative finanziarie vigenti.
Perché utilizzare un sistema di gestione della tesoreria?
L’utilizzo di un sistema di gestione della tesoreria (TMS) è un software aziendale che consente di:
Centralizzare e consolidare i dati relativi ai flussi di cassa provenienti da fonti diverse, quali banche, filiali, fornitori, ecc.
Pianificare e prevedere il fabbisogno e le eccedenze di cassa, tenendo conto delle scadenze, dei tassi di interesse, delle valute, ecc.
Gestire e ridurre i rischi finanziari, come il rischio di cambio, il rischio di tasso d’interesse, il rischio di controparte e il rischio di mancato pagamento (non trascurabile: nel luglio 2021, il 17% delle fatture è stato pagato con oltre 11 giorni di ritardo o non è stato pagato, secondo uno studio di KPMG su oltre 800.000 aziende francesi).
Proteggere le transazioni finanziarie, utilizzando protocolli di comunicazione sicuri, firme elettroniche, controlli di accesso, ecc.
Semplificare e automatizzare i processi finanziari, eliminando le attività manuali, ripetitive e dispendiose in termini di tempo, come l’inserimento dei dati, la riconciliazione, la convalida, ecc.
Produrre e analizzare report finanziari utilizzando indicatori di performance, cruscotti, grafici, ecc.
Identificare le esigenze specifiche della vostra azienda
Prima di scegliere un TMS, è importante identificare le esigenze specifiche della vostra azienda, per trovare la soluzione più appropriata. Per farlo, potete seguire le seguenti quattro fasi:
Analisi dei processi finanziari attuali e delle aree di miglioramento
Si tratta di effettuare una diagnosi della situazione finanziaria attuale, identificando i punti di forza e di debolezza nella gestione della liquidità. A tal fine, potete coinvolgere i vostri direttori finanziari nel processo:
Esaminare accuratamente i processi finanziari esistenti per identificare eventuali inefficienze;
Valutare i flussi di lavoro, le procedure di pagamento e i processi di gestione del contante;
Raccogliere il feedback degli stakeholder per comprendere le attuali sfide operative.
Determinazione delle funzionalità chiave che cercate in un TMS
Potete definire le funzionalità che vi aspettate da un sistema di gestione come un TMS, in base alle vostre esigenze e priorità. A tal fine, è necessario:
Identificare le esigenze specifiche dell’azienda in materia di gestione del contante;
Individuare le caratteristiche adatte alle vostre necessità, come la compatibilità con gli attuali strumenti di contabilità, l’uso di più valute, la possibilità di lavorare in collaborazione, le opzioni di personalizzazione, ecc. Ogni strumento ha i suoi punti di forza e di debolezza;
Tenere conto della facilità d’uso e dell’interfaccia utente per facilitare l’adozione da parte degli utenti.
Valutazione dei vincoli tecnici e di bilancio
Si tratta di prendere in considerazione i vincoli tecnici e di bilancio che possono limitare la scelta di un TMS. È quindi necessario:
Analizzare i vincoli tecnici, come l’integrazione con altri sistemi esistenti;
Definire un budget realistico, tenendo conto dei costi di implementazione, formazione e manutenzione;
Considerare la flessibilità del TMS per adattarsi ai futuri sviluppi tecnologici.
Considerare le esigenze future e la scalabilità del TMS
Pensate a prevedere le esigenze future della vostra azienda e verificate che il TMS scelto sia in grado di adattarsi alla vostra crescita e al vostro sviluppo. A tal fine, potete:
Anticipare la crescita dell’azienda e i cambiamenti nei requisiti di gestione finanziaria;
Selezionare un TMS che possa crescere con l’azienda, garantendo una scalabilità a lungo termine;
Valutare la capacità del TMS di adattarsi alle esigenze future in termini di volume di transazioni e di espansione geografica.
I criteri per scegliere bene il proprio TMS
La scelta di un TMS richiede una valutazione attenta secondo diversi criteri chiave. I principali includono:
Servizi e funzionalità offerte
La gamma completa di servizi e funzionalità, dalla fase iniziale di implementazione alla formazione continua, deve rispondere alle esigenze specifiche dell’azienda, come ad esempio:
Gestione integrata e automatizzata
Scegli un TMS che offra una gestione intelligente di:
Conti bancari
Previsioni di tesoreria
Budget
Ciò include funzionalità come:
Gestione automatizzata
Analisi dei dati aziendali
Monitoraggio in tempo reale delle spese
Rischi e conformità
Assicurati che il TMS sia in grado di gestire i rischi finanziari (rischio di cambio, tasso d'interesse, controparte) e che integri la capacità di produrre report conformi alle normative vigenti.
Operazioni e pagamenti
Funzionalità come il riconcilio bancario, la gestione dei pagamenti e degli incassi, e l’automazione della gestione delle fatture sono essenziali per ottimizzare le operazioni quotidiane.
Analisi e reporting avanzati
Un TMS efficace deve offrire solide capacità di analisi e reporting.
Dashboard personalizzabili e report finanziari dettagliati facilitano la comprensione dei dati di tesoreria.
Inoltre, gli strumenti di analisi predittiva supportano decisioni migliori, anticipando tendenze e bisogni finanziari futuri dell’azienda.
Gestione delle valute e delle transazioni internazionali
Un TMS performante deve essere in grado di gestire efficacemente le transazioni in valuta estera e le operazioni internazionali.
Questa funzionalità è fondamentale per le aziende con una presenza globale o partner commerciali internazionali, al fine di:
minimizzare i rischi di cambio
semplificare la gestione delle transazioni transfrontaliere
(Secondo l’indagine biennale « Global Treasury Survey » condotta nel 2023 a livello mondiale da PWC, l’85% dei tesorieri considera il rischio di cambio una priorità.)
Ogni strumento ha il proprio ecosistema di funzionalità.
Alcuni software « tutto in uno » integrano anche funzionalità contabili o di gestione delle note spese.
Altri invece si limitano a offrire l'integrazione con gli strumenti aziendali già esistenti.
Valuta attentamente il tuo budget prima di scegliere.
In generale, gli strumenti più completi tendono anche ad essere i più costosi.
Facilità d’uso e integrazione con i sistemi esistenti
È importante scegliere un TMS che offra un’interfaccia intuitiva, in grado di facilitare l’apprendimento e l’utilizzo quotidiano del software.
Deve inoltre integrarsi in modo armonioso con i sistemi finanziari esistenti, al fine di ridurre al minimo le interruzioni operative.
Il software dovrebbe anche essere compatibile con gli altri sistemi informativi dell’azienda, come ad esempio l’ ERP .
Il TMS deve poter integrare facilmente i software gestionali già in uso, per garantire coerenza e fluidità nello scambio dei dati.
Qualità del supporto e dei servizi di accompagnamento
Un’assistenza clienti reattiva e servizi di supporto di qualità sono fondamentali per massimizzare i vantaggi del TMS.
Scegli un TMS che:
Offra supporto tecnico e funzionale di qualità
Risponda alle domande e fornisca soluzioni ai problemi
Supporti l’implementazione e l’evoluzione del software
Proponi servizi di accompagnamento: audit, consulenza, formazione, assistenza, ecc.
Sicurezza e conformità alle normative vigenti
Il software deve garantire la sicurezza dei dati finanziari ed essere conforme alle norme e regolamenti del settore.
Un TMS sicuro deve utilizzare:
Protocolli di comunicazione sicuri
Crittografia e backup dei dati
Controlli di accesso
Deve inoltre rispettare normative come:
GDPR
Codice monetario e finanziario
Norme contabili
Ecc.
Flessibilità ed evolutività della soluzione
Il TMS deve essere flessibile per potersi adattare ai cambiamenti operativi ed essere scalabile per accompagnare la crescita dell’azienda. È importante scegliere un TMS in grado di seguire l’evoluzione della tua attività e di crescere con essa.
La soluzione deve poter gestire tutte le tipologie di operazioni di tesoreria che svolgi, siano esse centralizzate, locali o internazionali, e adattarsi a tutti i settori in cui operi, come l’industria, il commercio o altri ambiti.
Feedback degli utenti
Prendersi il tempo di consultare i feedback degli utenti prima di scegliere il proprio strumento di gestione digitale è una strategia imprescindibile per garantirne l’efficacia operativa.
Come per un software di gestione della tesoreria, anche la scelta di un Treasury Management System (TMS) dovrebbe seguire questa buona pratica. Informarsi sulle esperienze concrete di utilizzo consente infatti di confrontare le diverse soluzioni e di comprendere meglio le sfide operative legate a ciascuna.
Se ti trovi indeciso tra due soluzioni che sembrano offrire le stesse funzionalità, le opinioni dei clienti possono rivelarsi decisive per orientare la tua scelta.
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FAQ – Domande Frequenti sul Treasury Management System (TMS)
Qual è la differenza tra un ERP e un treasury management system?
Un ERP (Enterprise Resource Planning) è un sistema integrato che gestisce diversi processi aziendali come contabilità, risorse umane, produzione e vendite. Un Treasury Management System (TMS), invece, è specializzato nella gestione della tesoreria, ottimizzando il controllo dei flussi di cassa, la gestione dei rischi finanziari, i pagamenti e le previsioni di liquidità. In sintesi, il TMS si concentra specificamente sulla gestione finanziaria e della liquidità, mentre l’ERP copre un ambito più ampio di processi aziendali.
Qual è lo scopo della gestione della tesoreria?
Lo scopo principale della gestione della tesoreria è assicurare che l’azienda disponga sempre di liquidità sufficiente per far fronte ai propri impegni finanziari, minimizzando i rischi legati a valuta, tassi di interesse e controparte, e ottimizzando la gestione dei flussi di cassa, degli investimenti e dei finanziamenti.
Quali sono i quattro strumenti di base della gestione della tesoreria?
I quattro strumenti fondamentali della gestione della tesoreria sono:
La gestione dei flussi di cassa per controllare entrate e uscite;
La gestione del rischio finanziario, che include il rischio di cambio, tassi e controparte;
La gestione degli investimenti e delle fonti di finanziamento;
Il monitoraggio e reporting per analizzare le performance finanziarie e supportare le decisioni.
SAP è un treasury management system?
SAP è principalmente un sistema ERP molto potente che integra numerose funzionalità aziendali, inclusa la gestione finanziaria. Tuttavia, SAP offre anche moduli specifici per la tesoreria, come SAP Treasury and Risk Management, che può essere considerato un sistema di gestione della tesoreria (TMS) completo e integrato.
