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• 1 article expert
• 2 modèles d’email
• 1 modèle de courrier

Fréquemment selon les modèles économiques, un client peut être débiteur de plusieurs factures différentes envers son créancier. Dans ce cas, s’occuper du suivi et des relances facture par facture ne paraît pas optimal et peut apporter de la confusion au client. C’est pourquoi il est dans ce cas recommandé d’adopter une pratique groupée à la fois dans le suivi et dans la communication des relances.

Comment rédiger une relance comprenant plusieurs factures ?

Une relance groupée contient toutes les informations qu’une relance simple (facture unique) possède déjà. En revanche, il est important ici de présenter une table récapitulative de l’ensemble des factures concernées avec les numéros respectifs, les montants, les dates d’échéances, voire les prestations concernées. De plus, s’il s’agit d’un email il faut penser à joindre l’ensemble des pièces justificatives, et s’il s’agit d’un courrier la logique est la même.

Vous trouverez ci-dessous 1 modèle d’email et 1 modèle de courrier utilisables pour des relances groupées de multiples factures pour un même client.

Modèle d’email :

Modèle de courrier :

Comment automatiser les relances pour mes clients multi-factures ?

Comme mentionné précédemment, automatiser des relances facture par facture alors que vous avez systématiquement plusieurs factures par client paraît sous optimal. Il est possible de conserver une notification avant échéance qui soit unitaire (facture par facture), mais ensuite la bonne pratique consiste à automatiser une communication récurrente consistant en un récapitulatif du relevé de solde pour chacun des clients ayant plusieurs factures en retard.

Partager vos relevés de solde de fin de mois avec vos clients leur permettra de voir leurs obligations en cours d'un seul coup d'œil. Le ton amical et informatif de ces relevés permettra d'établir un rapport de confiance avec les clients, car ils seront au courant de l'état de leurs comptes.

Cet état de solde pour les créances en retard peut prendre la forme d’une notification mensuelle par courriel qui met en évidence les dernières activités de recouvrement des créances en souffrance par client. Cet état peut être envoyé une fois par mois, à date fixe.

Vous trouverez ci-dessous un modèle de communication récurrente multi-factures duquel vous inspirer.