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• 1 modèle de courrier

Quelle escalade dans un plan de relance ?

Comme détaillé davantage dans l’article dédié, un plan de relance se doit d’être :

• Personnalisé afin de s’adapter au type de client dans les canaux de communication, dans l’intonation choisie, et afin de valoriser votre relation commerciale.
• Progressif afin de correctement jauger l’escalade au délai de retard et ainsi préserver la bonne santé de vos relations commerciales.

C’est pourquoi dans les modèles mis à disposition plus bas, nous suggérons une intonation qui évolue progressivement entre la 1ere relance et la dernière avant mise en demeure.

Quels sont les principes généraux à respecter dans la formulation des relances ?

Plusieurs bonnes pratiques de formulation permettent de maximiser l’efficacité des relances :

• Ne pas indiquer le numéro de la relance : Si vous indiquez dans l’objet ou dans le corps “1ere relance”, alors votre client se doutera qu’une autre est à suivre et ne sera pas incité à régler promptement.
• Nom du fournisseur : Faites apparaître le nom de votre entreprise dans l’objet de l’email, afin que votre client sache qui s’adresse à lui
• Nom du client : Vous pouvez faire apparaître le nom du client dans l’objet de l’email, en cas de réponse de sa part cela vous permettra de facilement retrouver l’échange dans votre boite mail.
• Indiquez vos coordonnées : Indiquez systématiquement à quelle adresse mail ou quel numéro de téléphone faire part d’un retour, afin que le client puisse facilement vous contacter en cas de litige ou pour donner des explications
• N’oubliez aucune information : Indiquez systématique le numéro de facture, la date d’échéance, le montant, et la prestation concernée pour que votre client ait toutes les cartes en main
• Ajoutez la facture : Beaucoup de retard de paiement ont lieu car la facture est manquante ou a été perdue, n’hésitez pas à rajouter cette pièce dans chacune de vos relances.

Comment formuler sa 1ere relance ?

La première relance se doit d’être aimable tout en ayant déjà un caractère ferme. L’utilisation de ce modèle est recommandée comme première relance amiable quelques jours après la date d’échéance pour ne pas prendre de retard dans son suivi. Nous recommandons un envoi de ce courrier dans les 5 jours suivant l’échéance de la facture.

Comment formuler sa 2e relance ?

La 1ere relance ayant déjà été partagée, vous pouvez devenir encore plus ferme dans la formulation, pourquoi pas en commençant à mentionner les pénalités de retard potentielles. L’utilisation de ce modèle est recommandée comme seconde relance amiable quelques jours après une précédente relance restée sans retour du client. Nous recommandons l’envoi de cet email après environ 10-15 jours de retard.

Comment formuler sa 3e relance ?

Il s’agit de la dernière relance avant la mise en demeure, il faut donc être assez direct et partager au client qu’à défaut d’un paiement il recevra prochainement une mise en demeure. L’utilisation de ce modèle est recommandée comme dernière relance amiable au client qui n’a pas répondu aux précédentes relances. Cet envoi peut avoir lieu après une 20aine de jours de retard, et il peut être envoyé par Email ou par Courrier.

Modèle courrier type de relance R3:

Modèle email type de relance R3:

Comment formuler une relance ponctuelle sans escalade particulière ?

Si une facture est en retard depuis assez longtemps mais qu’aucune relance n’a jamais été effectuée, nous vous conseillons d’utiliser le modèle ci-dessous, qui se veut plus ferme qu’une 1ere relance car la facture est probablement en retard depuis assez longtemps bien que vous ayez oublié de vous en occuper plus tôt.

Comment formuler une relance en anglais ?

Si vous avez des clients internationaux et que vous avez besoin d’un modèle formulé en anglais, vous pouvez vous inspirer de ce modèle.