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Pourquoi communiquer sur les retards ?

La gestion du poste client, et notamment le suivi de l'encours et des retards de règlements, est un sujet stratégique puisqu’il est directement lié à la trésorerie. Le moyen le plus rapide de financer son exploitation à moindre coût est d’aller chercher son argent plus rapidement. Il est donc important que toutes les parties prenantes aient une parfaite connaissance du cycle order-to-cash de l’entreprise.

La direction de l’entreprise doit connaître qui sont les bons et les mauvais payeurs, ainsi que leur DSO au global et son évolution. Ces informations permettent ensuite d’être proactif dans le recouvrement, et d’escalader plus vite jusqu’à la direction de son client si la situation devient critique. En outre, cela permet aux responsables du recouvrement de donner de la visibilité sur la santé financière du poste client, et tout simplement sur leur travail.

Les commerciaux / chargés d’affaires doivent aussi connaître la santé du poste client, ou du moins de leurs propres clients. En effet, rien ne sert de signer de gros contrats si ils ne sont peu ou pas encaissés. Les informer permet de les responsabiliser pour signer des clients plus sains. On peut aussi incentiver les commerciaux à l’encaissement, et non à la signature du contrat. De plus, on peut faire appel aux commerciaux pour tout ou partie du processus de relance. Le plus efficace est souvent de les inclure dans l’escalade des relances lors de la R2 ou R3, car ils ont généralement une bonne relation avec le client.

Les techniciens, logisticiens et les responsables de la relation client doivent aussi avoir connaissance de certaines informations. En effet, il faut savoir si un client paie ou non lorsque celui-ci demande de l’attention ou se plaint du produit/service reçu. De plus, cela permet de contrôler les commandes pour éviter d’avoir toute sa marchandise chez le même client mauvais payeur.

Le service financier doit évidemment connaître parfaitement son poste client. Suivre les échéances et leurs potentiels décalages dans le temps permet d’affiner les projections en trésorerie, pour être dans l’action et non dans la réaction. Ce suivi peut d’ailleurs être fait quotidiennement sur Agicap, car l’outil permet de relier le recouvrement et la gestion de trésorerie.

Quelles sont les données à partager ?

Plusieurs KPI (Key Performance Indicators) sont à la disposition des entreprises pour analyser l’efficacité de leurs processus de recouvrement. Certains comme le DSO et la balance âgée sont utilisés à tous les niveaux de l’entreprise (opérationnel et management). Ils permettent de comprendre rapidement quelles sont les priorités à recouvrir. Ils peuvent être macro et traiter l’encours au global, ou plus détaillés avec un détail client par client. D’autres indicateurs sont plus utiles aux responsables : credit managers, directeurs administratifs et financiers.

Ces principaux indicateurs sont traités dans le chapitre 10 de cette documentation.

(Days Sales Outstanding, ADD - Average Days Delinquent, CCC - Cash Conversion Cycle, DSI - Days Sales of Inventory, Bad Debt to Sales Ratio, Receivables Turnover Ratio, CEI - Collection Effectiveness Index)

Comment partager ces données ?

Le moyen le plus simple de donner le bon niveau d’information aux équipes est un reporting de credit management. Vous pouvez construire ce reporting avec plusieurs niveaux pour le transmettre ensuite chaque semaine à la direction, aux commerciaux, au service financier ainsi qu’aux équipes support.

Les éléments clés de ce reporting sont des éléments opérationnels comme le montant de l’encours global avec ce qui est échu et non échu, la balance âgée, les principaux débiteurs (pour centraliser ses efforts là où le gain potentiel est le plus fort) et enfin le DSO et son évolution. On peut aussi partager en même temps des éléments plus commerciaux comme l'évolution du CA. En effet, si le chiffre d'affaires évolue et que le DSO diminue, cela signifie que le recouvrement permet d’accélérer le règlement des créances historiques, mais cela signifie aussi que les nouvelles ventes sont encaissées plus vite.

Ce reporting est aujourd’hui disponible dans l’espace analytique CashCollect, ainsi que dans l'espace “tableaux de bord” d’Agicap. Grâce à ces outils, le partage d’informations est facilité, avec une vision en temps réel sur l’évolution du poste client.

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