Le guide de choix d’un Treasury Management System (TMS)

Le Treasury Management System (TMS) est un pilier stratégique dans la gestion financière d’une entreprise. Ce système de gestion optimise la trésorerie, simplifie les opérations et améliore la prise de décision. En somme, le TMS permet de gérer les flux de trésorerie de votre entreprise.

À travers cet article, plongeons dans l'univers du TMS, explorant ses avantages et critères de sélection essentiels.

Qu'est ce qu'un TMS ? Définition

Un Treasury Management System (TMS) est un logiciel ou une plateforme informatique conçue pour automatiser et rationaliser les processus de gestion de trésorerie au sein d'une entreprise ou plus souvent d'un groupe.

Le TMS aide les trésoriers et les responsables financiers à gérer les liquidités, les risques financiers, les investissements, les financements et les opérations bancaires de manière plus efficace et sécurisée. Un TMS permet de consolider les données financières provenant de diverses sources, d’automatise les tâches manuelles et répétitives liées à la gestion de trésorerie, de produire à des analyses et des reporting en temps réel, le tout en offrant des fonctionnalités de sécurité avancées pour protéger les données financières sensibles et facilite la conformité aux réglementations financières en vigueur

Pourquoi utiliser un Treasury Management System ?

L'utilisation d'un Treasury Management System (TMS), système de gestion de trésorerie en français, est un logiciel d'entreprise qui permet de :

• Centraliser et consolider vos données de trésorerie, provenant de différentes sources, comme les banques, les filiales, les fournisseurs, etc.
• Planifier et prévoir vos besoins et vos excédents de trésorerie, en tenant compte des échéances, des taux, des devises, etc.
• Gérer et réduire vos risques financiers, comme le risque de change, le risque de taux, le risque de contrepartie, le risque d’impayés (non négligeable car en juillet 2021, 17 % des factures étaient payées avec plus de 11 jours de retard ou étaient impayées, selon une étude de KPMG menée sur plus de 800 000 entreprises françaises)
• Sécuriser vos transactions financières, en utilisant des protocoles de communication sécurisés, des signatures électroniques, des contrôles d'accès, etc.
• Simplifier et automatiser vos processus financiers, en éliminant les tâches manuelles, répétitives et fastidieuses, comme la saisie, la réconciliation, la validation, etc.
• Produire et analyser des rapports financiers, en utilisant des indicateurs de performance, des tableaux de bord, des graphiques, etc.

Identifier les besoins spécifiques de votre entreprise

Avant de choisir un TMS, il est important d'identifier les besoins spécifiques de votre entreprise, afin de trouver la solution la plus appropriée. Pour cela, vous pouvez suivre ces quatre étapes :

Analyse des processus financiers actuels et des points d'amélioration

Cela implique de réaliser un diagnostic de votre situation financière actuelle, en identifiant les forces et les faiblesses de votre gestion de trésorerie. Pour cela vous pouvez, en impliquant vos directeurs financiers  :

• Examiner minutieusement les processus financiers existants pour identifier les éventuelles inefficacités ;
• Évaluer les flux de travail, les procédures de paiement, et les processus de gestion de trésorerie ;
• Recueillir les retours des parties prenantes pour comprendre les défis opérationnels actuels.

Détermination des fonctionnalités clés recherchées dans un TMS

Vous pouvez définir les fonctionnalités que vous attendez d'un système de gestion comme les TMS, en fonction de vos besoins et de vos priorités. Pour ce faire, vous devez :

• Identifier les besoins spécifiques de l'entreprise en matière de gestion de trésorerie ;
• Identifier les fonctionnalités adaptées à vos besoins : comme la compatibilité avec vos outils comptables actuels, l'usage multi-devises, la possibilité d'un travail collaboratif, les possibilités de personnalisation, etc. Chaque outil a ses forces et ses faiblesses ;
• Tenir compte de la facilité prise en main et la convivialité de l'interface utilisateur pour faciliter l'adoption par les utilisateurs.

Évaluation des contraintes techniques et budgétaires

Il s'agit de prendre en compte les contraintes techniques et budgétaires qui peuvent limiter votre choix d'un TMS. Vous devez donc :

• Analyser les contraintes techniques, telles que l'intégration avec d'autres systèmes existants ;
• Définir un budget réaliste en tenant compte des coûts d'implémentation, de formation, et de maintenance ;
• Considérer la flexibilité du TMS pour s'adapter aux évolutions technologiques futures.

Prise en compte des besoins futurs et de la scalabilité du TMS

Pensez à prévoir les besoins futurs de votre entreprise et de vérifier que le TMS que vous choisissez est capable de s'adapter à votre croissance et à votre évolution. Pour ce faire, vous pouvez :

• Anticiper la croissance de l'entreprise et les changements dans les exigences de gestion financière ;
• Sélectionner un TMS qui peut évoluer avec l'entreprise, assurant ainsi la scalabilité à long terme ;
• Évaluer la capacité du TMS à s'adapter aux besoins futurs en termes de volume de transactions et d'expansion géographique.

Les critères pour bien choisir son TMS

Le choix d'un TMS requiert une évaluation minutieuse selon plusieurs critères clés. Les principaux incluent :

Les services et fonctionnalités proposés

La gamme complète de services et de fonctionnalités, du déploiement initial à la formation continue, doit répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise, comme par exemple :

Gestion intégrée et automatisée

Recherchez un TMS qui offre une gestion intelligente :

• Des comptes bancaires ;
• Des prévisions de trésorerie ;
• Des flux de trésorerie ;
• Des budgets.

Cela inclut des fonctionnalités telles que :

• Le pilotage automatisé ;
• L'analyse des données commerciales ;
• De suivi des dépenses en temps réel.

Risques et conformité

Assurez-vous que le TMS peut gérer les risques financiers (risque de change, de taux, de contrepartie) et qu'il intègre des capacités de production de rapports conformes aux réglementations.

Opérations et paiements

Des fonctionnalités comme le rapprochement bancaire, la gestion des paiements et encaissements, et l'automatisation de la gestion des factures sont essentielles pour optimiser les opérations quotidiennes.

Analyse et reporting avancés

Un TMS efficace doit offrir des capacités fiables d'analyse et de reporting. Des tableaux de bord personnalisables et des rapports financiers détaillés facilitent la compréhension des données de trésorerie. Par ailleurs, les outils d'analyse prédictive permettent une meilleure prise de décision, anticipant les tendances et les besoins financiers futurs de l'entreprise.

Gestion des devises et des transactions internationales

Un TMS performant doit être capable de gérer efficacement les transactions en devises étrangères et les opérations internationales.Cette fonctionnalité est cruciale pour les entreprises ayant une présence globale ou des partenaires commerciaux internationaux, pour minimiser les risques de change (selon l’enquête bisannuelle « Global Treasury Survey » réalisée en 2023 au niveau mondial par PWC, 85 % des trésoriers considèrent le risque de change comme une priorité) et simplifier la gestion des transactions transfrontalières.

Ainsi, à chaque outil, son propre écosystème de fonctionnalités. Tout en un, certains logiciels intègrent des fonctionnalités de comptabilité ou de gestion de notes de frais. D'autres offrent seulement la possibilité d'intégrer avec vos autres outils métiers. Évaluez vos capacités en termes de budget avant de faire votre choix. Logiquement, les outils les plus complets sont aussi les plus onéreux.

La facilité d'utilisation et d'intégration avec les systèmes existants

Il s'agit de choisir un TMS qui offre une interface intuitive, qui facilite la prise en main et l'utilisation du logiciel. Il doit également s'intégrer harmonieusement avec les systèmes financiers existants pour minimiser les perturbations opérationnelles.

Par ailleurs, le logiciel doit être compatible avec vos autres systèmes d'information, comme votre ERP, etc. Il faut que le TMS puisse intégrer facilement vos logiciels de gestion habituels pour assurer la cohérence et la fluidité des échanges de données.

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La qualité du support et des services d'accompagnement

Un support client réactif et des services d'accompagnement de qualité sont essentiels pour maximiser les avantages du TMS. Il s'agit donc de choisir un TMS qui vous :

• Offre un support technique et fonctionnel de qualité ;
• Répond à vos questions et apporte des solutions aux problèmes ;
• Accompagne dans la mise en œuvre et l'évolution du logiciel ;
• Propose des services d'accompagnement, comme l'audit, le conseil, la formation, l'assistance, etc.

La sécurité et la conformité aux réglementations en vigueur

Le logiciel doit garantir la sécurité des données financières et être conforme aux normes et réglementations en vigueur dans le secteur. Il s'agit de choisir un TMS qui assure la sécurité de vos données et de vos transactions, en utilisant :

• Des protocoles de communication sécurisés ;
• Des chiffrements et des sauvegardes de données ;
• Des contrôles d'accès, etc.

Par ailleurs, le TMS doit respecter les réglementations en vigueur, comme :

• La RGPD ;
• Le code monétaire et financier ;
• Les normes comptables ;
• Etc.

La flexibilité et l'évolutivité de la solution

Le TMS doit être flexible pour s'adapter aux changements opérationnels et évolutif pour accompagner la croissance de l'entreprise. Choisissez un TMS qui soit capable de s'adapter à votre activité et à votre croissance.

Il doit couvrir tous les types d'opérations de trésorerie que vous réalisez (centralisées, locales, internationales, etc.), et tous les secteurs d'activité dans lesquels vous intervenez (industrie, commerce, etc.).

Retours d’expérience des utilisateurs

Prendre le temps de consulter les retours d'expérience des utilisateurs avant de choisir son outil de gestion digitale est une stratégie incontournable pour s'assurer de sa qualité opérationnelle.

A l’instar d’un logiciel de gestion de trésorerie, choisir un Treasury Management System (TMS) ne devrait pas se détourner de cet usage. Cela vous permet de comparer les différentes solutions en vous renseignant dès lors les défis pratiques de leur utilisation.

En effet, si vous hésitez entre deux solutions qui semblent offrir les mêmes fonctionnalités, les avis clients vous permettront de vous décider.

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