Tout savoir sur le cycle fournisseur : définition, enjeux, optimisation

Selon une étude de Deloitte de 2020, seule la moitié des équipes achat disent avoir une visibilité élevée sur leurs fournisseurs les plus importants, tandis que 90 % des entreprises jugent la visibilité de leurs réseaux de fournisseurs étendue comme très faible. Ce manque de visibilité peut rapidement entraîner des perturbations significatives dans la chaîne d'approvisionnement.

Pour pallier ces difficultés, il est essentiel de bien optimiser le cycle fournisseur. Explorons ensemble les différentes étapes de ce cycle et découvrez quelles stratégies peuvent vous aider à résoudre les problèmes courants, à renforcer vos relations fournisseurs et soutenir la croissance de votre entreprise.

Qu’est-ce que le cycle achat fournisseur (CF) ?

Le cycle fournisseur, aussi appelé cycle d’achat fournisseur, est un processus permettant aux acheteurs d’acquérir les biens et services nécessaires au fonctionnement de l'entreprise.

Définition du cycle d’achat fournisseur

Le cycle fournisseur peut se découper en 6 étapes allant de l’approvisionnement au règlement :

• La recherche et la sélection des fournisseurs ;
• la création du bon de commande ;
• la passation des commandes ;
• la réception des marchandises ;
• le processus comptable ;
• le paiement des fournisseurs.

Parfois, on utilise aussi les termes Procure-to-pay ou Purchase-to-pay (P2B).

Cycle fournisseur : quelle importance ?

Une gestion efficace du cycle fournisseur aura un impact significatif sur l’entreprise.

Pour améliorer la qualité

Lorsqu’un cycle fournisseur est optimisé, vos biens ou marchandises reçus sont généralement de bonne qualité et livrés à temps. Les achats ont été soigneusement préparés en amont, de telle sorte que les marchandises répondent parfaitement aux besoins de l’entreprise.

Pour optimiser la performance

Une gestion rigoureuse du cycle fournisseur, c’est aussi assurer la continuité des opérations. Les stocks sont maintenus à des niveaux optimaux et sans interruptions.

En diversifiant vos sources d’approvisionnement et en établissant des relations solides avec vos fournisseurs, l’entreprise va également se protéger contre les imprévus et s’assurer une certaine stabilité.

Pour réduire les coûts

En optimisant le cycle d’achat avec des négociations efficaces, vous allez pouvoir réduire les coûts.

L’entreprise sélectionne des fournisseurs garantissant le meilleur rapport qualité-prix. Cette sélection vous évite de recevoir des produits de mauvaise qualité ou de faire face à des erreurs de commande, ce qui vous permet d’économiser sur les coûts de retours et de réclamations.

Avec une gestion structurée du cycle d’achat, l’entreprise va poser des bases solides et durables avec ses fournisseurs. Cela permettra de bénéficier de conditions de règlement avantageuses, de remises ou même de flexibilité en cas de besoin. Il peut être intéressant de mettre en place un audit fournisseur avant de procéder à des changements.

Le cycle fournisseur et la fonction achat

L’acheteur joue un rôle central dans le cycle fournisseur en tant que responsable de la gestion et de la coordination de tout le processus. C’est lui qui s’assure que les besoins de l’entreprise sont satisfaits, et ce, de manière rentable et efficace.

Un des rôles principaux de la fonction achat consiste à collaborer avec les différents départements de l’entreprise pour identifier les besoins. Il peut s'agir de matières premières, de produits finis ou de services. Cette collaboration garantit que les achats sont alignés sur les objectifs de l’entreprise.

C’est également l’acheteur qui sera chargé de la sélection des fournisseurs. Il s’agit pour lui de trouver les meilleurs partenaires commerciaux et de maintenir des approvisionnements réguliers et fiables.

La fonction achat assure également la passation des commandes et le suivi des livraisons, afin de veiller à ce que les biens commandés soient livrés conformément aux termes convenus. Régulièrement, les performances des fournisseurs sont surveillées pour maintenir des standards élevés en termes de qualité et de respect des délais.

Les 6 étapes fondamentales du cycle fournisseur

Le cycle fournisseur est composé de 6 étapes fondamentales qui permettent de gérer efficacement les achats et les relations fournisseurs.

1. Le choix du fournisseur

Cette première étape du processus de cycle fournisseur va assurer la qualité et la fiabilité des approvisionnements. Elle débute par la recherche de partenaires qui proposent des offres intéressantes en termes de prix, de délais et de qualité.

Salons commerciaux, recommandations, recherches en ligne : tous les moyens sont bons pour identifier des fournisseurs capables de répondre aux besoins de l’entreprise, que ce soit au niveau des capacités de production, des conditions de paiement ou de la diversité des choix.

La négociation des clauses du contrat est essentielle pour obtenir les conditions les plus avantageuses.

2. Le bon de commande

L’émission du bon de commande formalise l’achat et établit un cadre précis pour les attentes et les livraisons. Le bon de commande doit donc inclure une description complète des produits ou services, des quantités exactes et de toutes les précisions techniques nécessaires.

Il est essentiel de définir clairement les modalités de livraison comme les dates, lieux de livraison et conditions de règlement pour éviter tout malentendu.

Pour optimiser le processus global de gestion des commandes jusqu’au paiement, consultez notre article sur le cycle Order to Cash (O2C).

3. L’achat

Une fois la commande passée, elle doit être suivie de près pour assurer le respect des termes convenus lors de l’étape précédente.

La communication avec le fournisseur doit être fluide pour surveiller l’état de la commande, s’assurer que les délais sont respectés et trouver rapidement une solution à tout problème qui pourrait survenir.

4. La réception des marchandises et le traitement de la facture

La réception des marchandises permet de vérifier que tout ce qui a été commandé correspond aux attentes. Si des écarts ou des défauts sont constatés, il faut les identifier rapidement et les traiter.

La facture doit être comparée au bon de commande et aux marchandises reçues afin de la valider.

5. Le processus comptable

Lorsque la facture est validée, c’est-à-dire conforme, sans aucune divergence avec le bon de commande, elle sera enregistrée dans le système comptable. C’est ce qui va lancer la préparation du paiement. Pour optimiser votre processus de conversion de trésorerie (CCC), pensez à consulter notre article dédié !

6. Le paiement de la facture

Le paiement de la facture clôture le cycle fournisseur. Vérifiez une dernière fois les montants et les modalités de paiement et assurez-vous que vous disposez de toutes les autorisations. Après le paiement, mettez à jour les enregistrements comptables de la transaction.

Le saviez-vous ? Il est possible d’automatiser le paiement fournisseuravec des logiciels dédiés comme Agicap. Le logiciel collecte les données de vos factures et les centralise au sein de votre tableau de bord. Il ne vous reste plus qu’à procéder à l’automatisation des paiements.

La gestion du risque dans le cycle d’achat fournisseur

La gestion du risque est une composante essentielle du cycle d'achat fournisseur. C’est en anticipant et en atténuant ces risques potentiels qu’une entreprise arrivera à sécuriser ses approvisionnements et éviter les coûts imprévus. Voici quelques stratégies pour gérer efficacement les risques.

Diversifier les fournisseurs

S'appuyer sur un seul fournisseur peut s’avérer risqué. En diversifiant les sources d'approvisionnement, vous allez réduire le risque de perturbations en cas de défaillance d'un de vos fournisseurs.

Évaluer et surveiller les fournisseurs

Avant de s'engager avec un nouveau fournisseur, il est important d'effectuer une évaluation rigoureuse de sa capacité financière, de ses installations de production et de son historique de performance. Une surveillance continue permettra ensuite de détecter tout signe de défaillance ou de problème potentiel.

Établir des contrats robustes

Les contrats avec les fournisseurs doivent inclure les clauses sur les délais de livraison, les pénalités en cas de retard, les garanties de qualité et les procédures de résolution des litiges. Des contrats bien rédigés vous offriront une solution juridique en cas de non-respect des engagements.

Maintenir des niveaux de stock suffisants

Avoir un stock de sécurité peut aider à absorber les chocs en cas de retard de livraison ou de problème de qualité avec un fournisseur. Une planification proactive permet de mieux gérer les cycles d'achat et de limiter les risques de pénurie.

Utiliser des outils de gestion des risques

Les logiciels de gestion des risques et les plateformes de surveillance des fournisseurs offrent des insights précieux et permettent une réponse plus rapide et plus adaptée en cas de problème.

Faire la différence entre cycle fournisseur (CF), Source to pay (S2P) et Procure to pay (P2P)

Trois notions essentielles se démarquent dans le domaine des achats et des approvisionnements : le cycle fournisseur (CF), le Source to Pay (S2P) et le Procure to Pay (P2P). Bien qu'ils soient interconnectés, ils couvrent pourtant des aspects distincts du processus d'achat.

Le cycle fournisseur englobe toutes les activités liées aux fournisseurs, c'est-à-dire à la fois les aspects stratégiques et opérationnels. Il sert à gérer l'ensemble du processus d'achat, depuis l'identification des besoins jusqu'au paiement des factures.

Le Source to Pay (S2P) se concentre, lui, sur une gestion plus stratégique des achats. Ce processus inclut la recherche et la sélection des fournisseurs, la négociation des contrats, la gestion des relations fournisseurs et la gestion des risques, jusqu'au paiement final.

En revanche, le Procure to Pay (P2P) se focalise principalement sur les aspects transactionnels et opérationnels des achats. Il débute par la création d'une demande d'achat et se termine par le paiement des fournisseurs. Le P2P facilite la gestion quotidienne des achats en s’assurant que chaque étape, de la commande à la réception des marchandises, se déroule sans heurts.

Comment optimiser le cycle fournisseur ?

Optimiser le cycle fournisseur va vous permettre d’améliorer l'efficacité opérationnelle, mais aussi de réduire les coûts et de renforcer les relations avec vos fournisseurs. Voici quelques stratégies intéressantes pour y parvenir.

Définir un responsable

Comme pour tout projet, le fait de nommer un responsable permet de gagner en efficacité. Choisissez une personne proche du terrain, qui saura comprendre les contraintes et faire le lien entre les différentes équipes.

Automatisez les processus

Automatisez vos processus d'achat pour réduire les erreurs, accélérer les délais de traitement et améliorer la traçabilité. Utilisez des outils de gestion, comme ceux proposés par Agicap, pour centraliser et digitaliser le processus, tout en ayant une meilleure visibilité sur vos dépenses.

Automatiser les processus vous amènera probablement à des bonnes pratiques telles que le no touch order (NTO). Le no touch order permet d’optimiser tout le processus de commande, ainsi celui-ci ne nécessite plus d’intervention humaine. C’est possible grâce à la digitalisation du processus d’achat et permet d’automatiser le workflow de validation, de la demande d’achat à la validation de celui-ci.

Voici un schéma que notre équipe et celle de KPMG ont présenté lors d’un webinar sur l’optimisation du cycle fournisseur. Vous pourrez visionner le replay via ce lien.

Centralisez les données

Centralisez les informations relatives aux fournisseurs et aux commandes dans un système unique pour mieux gérer et analyser les données. C’est ce qui va faciliter vos prises de décisions et améliorer la cohérence des processus.

Optimisez la gestion de vos fournisseurs

Analysez de plus près la relation avec vos fournisseurs et les éventuelles frictions et déconvenues que vous avez pu rencontrer avec eux. Évaluez également le nombre de fournisseurs qui travaillent pour votre entreprise et identifiez la part de fournisseurs inactifs. Vous pouvez partir du principe qu’un fournisseur est actif si une commande lui a été passée lors des 12 derniers mois. Selon une étude de Hackett Group, les fournisseurs actifs représentent en moyenne 48% du portefeuille fournisseurs, alors que chez les top performers ils représentent seulement 24%. Réduire le nombre de fournisseurs inactifs permet de simplifier la gestion, de réduire les coûts, d'améliorer les relations et la performance des fournisseurs, et de mieux gérer les risques et la conformité.

Aussi, maintenez une communication ouverte et régulière avec les fournisseurs pour résoudre rapidement les problèmes et améliorer la collaboration. Les plateformes de gestion des relations fournisseurs (SRM) peuvent aider à renforcer ces relations.

Proposer ou accepter les escomptes commerciaux

Contrairement à l'escompte classique, où l'entreprise cède sa créance à la banque, l'escompte commercial permet à l'entreprise d'offrir au client une remise s'il règle sa facture avant l'échéance, en négociant une petite réduction. Vous améliorez ainsi votre trésorerie et vos relations fournisseurs.

Suivez vos performances en temps réel

Mettez en place des tableaux de bord et des KPI pour suivre en temps réel les performances du cycle fournisseur. Cela vous aidera à identifier les goulots d'étranglement et à ajuster vos stratégies d'achat en conséquence.

Mettez en place un audit et une analyse du cycle fournisseur

Vous vous demandez quels sont les cycles d’audit essentiels pour optimiser votre cycle fournisseur ? Commencez par collecter des données détaillées sur chaque étape du cycle, en incluant les délais de livraison, coûts, erreurs, etc. Évaluez ensuite vos fournisseurs actuels en termes de qualité, de respect des délais et de réactivité.

Lors de chaque étape, il faudra identifier les risques potentiels et réaliser une analyse des coûts par domaine. À partir de ces données, vous repérerez rapidement les inefficacités dans vos processus et pourrez élaborer un plan d’action.

Les tendances à anticiper pour améliorer votre cycle fournisseur

Les services achats vont jouer un rôle de plus en plus stratégique. Ils vont devoir limiter la dépendance à certains fournisseurs clés et sourcer des fournisseurs répondant à un cahier des charges moyen terme (par exemple, pouvant répondre aux exigences de la RSE). Les services achats devraient également pouvoir anticiper et surmonter des disruptions de la chaîne logistique.

Le cadre réglementaire évolue : avec la piste d’audit fiable (PAF) et l’obligation de dématérialiser les factures dans un premier temps, accompagné de la RGPD et de la CSRD. Autant de défis qui rythmeront la transformation des pôles finance dans les entreprises.

Comme pour de nombreux secteurs, l’intelligence artificielle apporte son lot de changements et d’améliorations. Les entreprises saisissent les opportunités générées par cette technologies avec deux tendances :

• les grands groupes et les grandes ETI sont en cours de déploiement de l’IA dans le cycle achat
• les PME et petites ETI sont généralement plus inquiètes face à ce changement, à cause d’un manque de compréhension de l’IA.

Automatisez vos processus d'achat avec Agicap

Optimiser le cycle fournisseur passe par l'automatisation des processus d'achat et c'est là qu'Agicap intervient. Le module Business Spend Management vous offre une solution complète pour automatiser la collecte des factures, structurer les processus de validation et faciliter la comptabilité.

Avec Agicap, vous pouvez importer des factures depuis plusieurs sources : papier, email et portail public de facturation. Grâce à notre technologie OCR, les informations contenues dans les factures sont extraites automatiquement, éliminant ainsi les erreurs manuelles.

Votre processus de validation des factures est centralisé sur notre plateforme et vous permet d’avoir une traçabilité complète des actions effectuées. Agicap permet donc une dématérialisation complète de vos factures.

Pour découvrir comment Agicap peut transformer la gestion de vos achats et vous aider à optimiser votre cycle fournisseur, demandez dès maintenant une démo personnalisée.