Carte bancaire virtuelle : comment transformer la gestion des dépenses et renforcer le contrôle financier dans les ETI ?
En 2024, près de 70 % des cartes bancaires virtuelles en Europe ont été utilisées par des entreprises dans le cadre professionnel, avec une progression annuelle estimée à plus de 22 % d’ici 2030¹.
Cette adoption rapide s’explique notamment par la complexité de la gestion des dépenses : dans de nombreuses entreprises, celles-ci sont suivies dans différents services ou outils, et les processus de validation sont souvent longs. Cette organisation accroît ainsi le risque d’erreurs ou de fraudes.
La carte bancaire virtuelle, un moyen de paiement dématérialisé généré en ligne et utilisable immédiatement, est alors une bonne façon de reprendre le contrôle des paiements et de simplifier la gestion des budgets. Mais comment fonctionne une carte bancaire virtuelle exactement ? Quelle est son utilité en entreprise ? Et comment l’obtenir ? Faisons le point.
Carte bancaire virtuelle : définition et enjeux pour les entreprises
La carte bancaire virtuelle (parfois appelée e-carte ) est un moyen de paiement dématérialisé, généré en ligne, qui dispose :
D’un numéro unique ;
d’une date d’expiration ;
d’un cryptogramme comme une carte physique.
Elle permet de régler des achats en ligne ou à distance, mais n’existe en aucun cas sous format “physique”.
Les informations de la carte sont accessibles via une plateforme ou une application, et peuvent être utilisées immédiatement après sa création.
Pour les entreprises, cette solution a un triple intérêt : accélérer l’émission de moyens de paiement pour ses salariés, contrôler plus précisément les dépenses et réduire les risques liés à la fraude ou aux abus.
C’est une solution pratique dans les entreprises ayant de nombreux services ou plusieurs sites, puisque les cartes virtuelles permettent de centraliser les paiements.
Carte bancaire dématérialisée : son fonctionnement
La carte bancaire virtuelle est créée depuis l’interface sécurisée fournie par votre banque. C’est vous qui définissez les paramètres comme :
Le montant maximum autorisé ;
la durée de validité ;
le type de dépenses autorisées.
Une fois générée, elle peut être utilisée immédiatement pour un paiement en ligne ou pour un abonnement. Les transactions sont ensuite enregistrées automatiquement dans l’interface bancaire. Cela permet un suivi immédiat et en temps réel des dépenses de vos collaborateurs, mais aussi une intégration directe dans votre comptabilité.
Carte bancaire virtuelle : quelles différences avec une carte physique ?
Contrairement à une carte bancaire classique, la carte virtuelle n’existe pas sous forme physique. Elle est entièrement dématérialisée et générée en ligne, ce qui élimine les risques de perte, de vol ou de fraude liée à un support matériel.
Elle peut être créée à la demande, en quelques secondes, puis désactivée instantanément si nécessaire. Cette souplesse fait toute la différence dans un contexte professionnel où la réactivité est clé.
Autre avantage : chaque carte bancaire virtuelle d'entreprise peut être associée à une dépense, un service ou un collaborateur spécifique. Vous pouvez, par exemple, affecter une carte à un abonnement logiciel, à une campagne marketing ou à un membre de l’équipe en déplacement.
Cette granularité dans l’attribution des cartes permet un contrôle budgétaire précis, par service, projet ou utilisateur — là où une carte physique unique est souvent utilisée de manière plus diffuse et moins traçable.
Pourquoi adopter la carte bancaire virtuelle dans la gestion des dépenses ?
Une carte bancaire virtuelle sert à la fois à sécuriser les paiements de votre entreprise et à simplifier la façon dont vous gérez vos dépenses. Voyons 3 raisons de l’adopter.
Sécurisation des paiements en ligne
Chaque carte bancaire virtuelle d'entreprise est générée avec un numéro unique, lié à un montant ou à une durée précise. Cette précaution permet de fortement limiter les risques de piratage ou d’utilisation frauduleuse. Les informations de cette carte ne peuvent pas être réutilisées au-delà du cadre défini.
Vous devez faire un paiement unique à un fournisseur en ligne ? La carte bancaire virtuelle peut être programmée pour expirer dès la transaction effectuée.
Avec Agicap, vous pouvez créer une carte bancaire virtuelle directement depuis notre plateforme. Toutes les informations de votre carte (numéro, date d’expiration, CVC) sont accessibles de manière sécurisée via notre plateforme afin de renforcer la protection de vos données.
Contrôle des abonnements et des règles de dépense
Les cartes d'entreprise dématérialisées permettent d’associer un abonnement spécifique à une carte dédiée. Si votre abonnement doit être interrompu, il suffit de désactiver la carte correspondante pour bloquer immédiatement les prélèvements.
Dans l’interface d’Agicap, vous pouvez définir des plafonds, des périodes d’utilisation et des catégories de dépense par carte, ce qui vous aide à prévenir les dépassements de budget.
Réactivité et facilité d’émission
Contrairement aux cartes physiques, la création d’une carte bancaire virtuelle est instantanée. Elle peut être attribuée à un de vos collaborateurs ou à un projet en quelques secondes.
Un achat urgent de logiciel ou de matériel ? La carte virtuelle facilite votre gestion des imprévus.
Agicap permet en plus de centraliser la gestion de toutes vos cartes, qu'elles soient physiques ou virtuelles, dans une interface unique pour un meilleur suivi.
Utiliser une carte bancaire virtuelle pour améliorer votre gestion financière ?
Au-delà de leur aspect pratique, les cartes bancaires virtuelles peuvent vous apporter certains avantages. Suivi des dépenses , sécurité, renforcement du contrôle des dépenses : voyons quels sont leurs atouts.
Visibilité en temps réel sur vos mouvements financiers
Avec une carte bancaire virtuelle, chaque paiement est enregistré instantanément. Vos équipes disposent ainsi d’une vue d’ensemble actualisée des dépenses en cours, que ce soit par service, par projet ou même par collaborateur.
Cette transparence vous permet d ’ajuster les budgets sans attendre la clôture mensuelle. Vous allez aussi pouvoir identifier plus rapidement les anomalies ou les dépassements.
Réduction des fraudes et des erreurs humaines
En attribuant à chaque dépense sa propre carte bancaire virtuelle, il est plus simple de tracer les paiements. C’est vous qui fixez les limites de montant et de validité à l’avance. Cela vous permet de réduire presque entièrement les utilisations non autorisées.
Avec la possibilité de désactiver immédiatement les cartes, vous empêchez toute activité suspecte dès qu’elle est détectée.
Automatisation des processus et intégration comptable
Les cartes d'entreprise dématérialisées s’intègrent directement à vos logiciels de gestion et de comptabilité, comme c’est le cas pour Agicap.
Vos transactions sont automatiquement catégorisées et rapprochées de leurs justificatifs dans le but d’alléger votre charge administrative. À la clé, moins de saisie manuelle, moins d’erreurs et un reporting prêt bien plus rapidement.
Vision groupe et maîtrise financière pour ETI
Votre entreprise a plusieurs entités ? La gestion des moyens de paiement peut rapidement devenir un casse-tête. Les cartes bancaires virtuelles peuvent être la solution pour simplifier les paiements. Elles permettent notamment :
La centralisation multi-entités : un tableau de bord unique vous permet de visualiser et de suivre les dépenses de toutes vos filiales, avec la possibilité de filtrer par entité, par service ou par projet.
La délégation sécurisée : vous attribuez des cartes bancaires virtuelles nominatives à vos managers ou à vos équipes. Les plafonds et les règles de dépenses sont personnalisés afin de déléguer les paiements sans en perdre le contrôle.
La maîtrise des délais de clôture : la collecte automatisée des justificatifs et le rapprochement en temps réel réduisent significativement le temps nécessaire à votre clôture comptable.
La réduction des risques : en supprimant le partage de cartes physiques ou de coordonnées bancaires, le risque de fraude interne ou externe est fortement limité.
Mais pour garantir un déploiement efficace des cartes virtuelles à l’échelle d’une ETI, il est essentiel de suivre quelques bonnes pratiques clés.
5 bonnes pratiques pour déployer les cartes virtuelles dans une ETI
Mettre en place des cartes bancaires virtuelles au sein d’une ETI ne s’improvise pas. Pour éviter les écueils et tirer le meilleur parti de cet outil, suivez ces cinq recommandations :
1. Cartographier les besoins par service
Identifiez les équipes qui effectuent régulièrement des paiements (achats, marketing, IT, etc.) pour leur allouer des cartes virtuelles adaptées à leur utilisation.
2. Définir un contrôle des dépenses et des règles d’utilisation
Paramétrez des limites de dépenses par transaction, par période ou par fournisseur pour garder la maîtrise de vos dépenses.
3. Associer chaque carte à un budget ou un projet
Cela va faciliter votre suivi et permet d’éviter les confusions lors du reporting.
4. Mettre en place une collecte automatisée des justificatifs
Des rappels automatiques garantissent que toutes les factures et les reçus sont transmis à temps afin d'éviter les blocages en comptabilité.
5. Former et sensibiliser les utilisateurs
Expliquez le fonctionnement, les avantages et les règles d’utilisation à vos équipes. Cela facilitera l’adoption de la carte bancaire virtuelle et vous permettra de limiter les erreurs.
Cas client LimpidIT : quand Agicap transforme la gestion des dépenses et des abonnements
LimpidIT, une PME francilienne spécialisée en intégration de logiciels de gestion, utilise aujourd’hui Agicap en interne et le recommande à ses clients pour renforcer leur performance. Selon Julien Lefauconnier, ingénieur commercial chez LimpidIT :
“Agicap va répondre à plein de petits modules, de petites fonctionnalités qui sont toujours liés à la notion de trésorerie et de flux bancaires, mais qu’aujourd’hui la plupart des outils de gestion ne peuvent pas gérer.”
Retour d’expérience : ce qu’Agicap change pour eux
Situation avant Agicap | Ce qu’Agicap leur apporte |
|---|---|
Suivi dispersé entre ERP et comptes bancaires Pas de vision centralisée | Centralisation en temps réel des soldes bancaires, directement accessible depuis Agicap. |
Prévisions de trésorerie manuelles et peu fiables | Modélisation rapide de prévisions financières grâce au module prévisionnel, basé sur l’import du compte de résultat |
Reporting fastidieux Partage des données difficile à actualiser | Reportings automatiques clairs, facilement partageables pour piloter la performance financière |
Suivi des dépenses voyageurs et abonnements chronophage | Délégation facilitée des cartes de dépenses paramétrables par employé, avec rappels automatisés pour collecter les justificatifs en fin de mois |
Les fonctions clés d’Agicap pour optimiser l’usage des cartes bancaires virtuelles
Avec les cartes bancaires virtuelles intégrées à Agicap, chaque dépense de vos collaborateurs est traçable en temps réel. Les fonctionnalités proposées vous permettent de mieux maîtriser vos budgets et de réduire le temps passé sur ces tâches administratives.
Création et gestion immédiate depuis la plateforme
Vous pouvez créer une carte virtuelle en quelques clics et l’affecter à un collaborateur ou à un projet. Elle est utilisable immédiatement. Vous mettez ainsi en place rapidement des budgets dédiés et cela peut vous permettre de répondre efficacement à vos besoins ponctuels.
Limites personnalisées et désactivation rapide
Chaque carte est paramétrable : plafond de dépenses, restrictions d’usage par type d’achat ou par période, etc.
En cas de besoin, la désactivation de la carte bancaire virtuelle est instantanée. Ainsi, plus de risques de dépassement ou d’utilisation non autorisée.
Paiements sans contact via Google Pay et Apple Pay
Les cartes virtuelles d’Agicap sont compatibles avec Apple Pay et Google Pay. Elles vous permettent donc d’effectuer des paiements sans contact, en magasin comme en déplacement, avec le même niveau de sécurité que pour les transactions en ligne.
Synchronisation avec la gestion de trésorerie et export comptable
Chaque transaction est automatiquement intégrée à vos tableaux de suivi dans Agicap. Cette synchronisation va vous simplifier à la fois l’analyse, la consolidation des comptes et l’export comptable.
Suivi et centralisation des abonnements
Les abonnements récurrents peuvent être associés à une carte virtuelle dédiée. Vous gardez ainsi une vue d’ensemble sur tous vos engagements. Vous évitez donc les paiements inutiles et pouvez désactiver rapidement la carte pour stopper un abonnement.
Les cartes bancaires virtuelles permettent donc à votre entreprise d’améliorer la manière dont elle gère ses dépenses. Avec elles, vous disposez d’une meilleure visibilité et d’une sécurité renforcée pour chaque transaction.
Couplées aux fonctionnalités d’Agicap, ces cartes vous permettent d’accélérer les validations de dépenses et de centraliser le suivi de vos budgets. Vous déléguez des moyens de paiement à vos équipes en toute sécurité. Agicap vous permet de tout piloter depuis une plateforme unique.
Pourquoi une carte bancaire virtuelle seule ne suffit pas sans outil de pilotage intégré ?
La carte bancaire virtuelle est un bon moyen de sécuriser et simplifier les paiements en entreprise. Mais utilisée de manière isolée, elle ne fournit ni vision consolidée, ni suivi détaillé, ni projection sur votre trésorerie à venir.
Vos équipes financières doivent donc toujours compiler manuellement les données, rapprocher les paiements des budgets et analyser a posteriori les dépassements éventuels.
Lorsque la carte virtuelle d’entreprise est intégrée dans une solution complète de pilotage, cela permet :
Que chaque dépense soit reliée automatiquement à son budget ou à son projet. Plus besoin de reconstituer après coup les affectations : vous accélérez donc le reporting et réduisez les erreurs.
Que les soldes et les prévisions soient mis à jour en temps réel. Les décisions d’arbitrage budgétaire peuvent être prises immédiatement.
Que la consolidation multi-entités et multi-devises soit automatique. Lorsque votre entreprise dispose de plusieurs entités, vous évitez la dispersion des données entre filiales.
Les cartes virtuelles d’entreprise doivent donc être intégrées dans un écosystème de gestion pour devenir un vrai outil stratégique. Elles vous permettront alors de renforcer votre contrôle budgétaire et d’améliorer vos prévisions.
Vous souhaitez sécuriser et simplifier la gestion de vos dépenses ? Demandez votre démo personnalisée d’Agicap.
FAQ : tout savoir sur la carte bancaire virtuelle en entreprise
Qu'est-ce qu'une carte bancaire virtuelle ?
Une carte bancaire virtuelle est une carte bancaire entièrement numérique générée en ligne par votre banque ou par une plateforme comme Agicap.
Elle possède un numéro unique, une date d’expiration et un cryptogramme, comme une carte physique, mais elle n’existe pas sous forme physique.
Quels sont les avantages d'une carte bancaire virtuelle ?
Les cartes bancaires virtuelles permettent un meilleur contrôle des dépenses avec des plafonds personnalisés et une sécurité renforcée pour les transactions en ligne. Vous pouvez les émettre instantanément en cas de besoin urgent. En entreprise, elles facilitent le suivi budgétaire et réduisent les risques de fraude ou d’utilisation abusive.
Comment fonctionne une carte bancaire virtuelle ?
Une fois créée, la carte est utilisable immédiatement. Les informations (numéro, expiration, CVC) sont saisies lors du paiement en ligne ou intégrées à Google Pay ou Apple Pay pour payer sans contact.
Comment obtenir ou créer une carte bancaire virtuelle ?
La création d’une carte bancaire virtuelle se fait depuis l’espace client de votre banque ou directement dans une solution comme Agicap.
Il suffit de paramétrer le montant maximum, la durée de validité et l’utilisateur ou le service auquel elle est attribuée. La carte est générée en quelques secondes et peut être utilisée immédiatement.
Comment utiliser une carte bancaire virtuelle ?
La carte bancaire virtuelle s’utilise comme une carte classique : vous saisissez les informations pour un achat en ligne ou vous l’enregistrez dans un mobile pour effectuer des paiements sans contact. En entreprise, elle peut être affectée à un abonnement, à un fournisseur ou à un collaborateur pour simplifier le contrôle et la justification des dépenses.
Sources :
https://www.mordorintelligence.com/industry-reports/europe-virtual-cards-market
