Nota de gastos: Qué es, tipos, iVA y gestión eficaz
Una nota de gastos es el documento interno con el que un empleado detalla los desembolsos que ha adelantado con su dinero por motivos laborales (desplazamientos, alojamiento, comidas o material) para que la empresa se los reembolse. Recoge el concepto, la fecha y el importe de cada gasto junto con sus justificantes, y sirve de base para el reembolso al trabajador, la contabilización del gasto y la deducción fiscal correspondiente.
Nota técnica para la gestión de caja
Es crucial no confundir la nota de gastos tradicional (fondos adelantados por el empleado) con la rendición de cuentas de las tarjetas corporativas. En la tarjeta de empresa no hay reembolso al trabajador, sino una salida de caja previa (o un pasivo con la entidad emisora) que requiere únicamente conciliación y aportación de justificantes.
La nota de gastos rara vez aparece en la lista de prioridades de las direcciones financieras. Es un documento pequeño, recurrente y en apariencia inofensivo, y precisamente por eso concentra una cantidad desproporcionada de fricción: caja que sale sin quedar registrada a tiempo, IVA deducible que se evapora, horas de conciliación manual y una parte de la previsión que casi nunca cuadra a la primera.
Este artículo aborda la nota de gastos desde el punto de vista real de quien gestiona la liquidez de una compañía. Repasaremos qué es y qué la distingue de una factura, los cuatro tipos que maneja cualquier organización, cómo se contabiliza en el PGC, qué IVA puedes recuperar de forma efectiva y en qué punto la gestión manual deja de sostenerse.
Qué es una nota de gastos y por qué merece la atención del área financiera
Una nota de gastos documenta los desembolsos que un trabajador realiza por cuenta de la empresa y que esta debe reembolsarle. Su función administrativa es evidente: ordenar los importes, adjuntar los justificantes y dejar constancia de un gasto que después se contabiliza y, en muchos casos, se deduce.
El ángulo que suele pasar desapercibido es el de tesorería y el desfase de caja (float). Cada nota de gastos es un compromiso de pago futuro. El gasto de empleado (viajes, comidas de negocios, kilometraje, material) constituye un flujo que, cuando se gestiona con hojas de cálculo, permanece fuera del radar hasta que se procesa el reembolso, a veces con semanas de distancia respecto al momento en que se devengó el gasto en la calle. Ese desfase abre un punto ciego en la previsión de tesorería a corto plazo: el gasto ya ha ocurrido, pero la salida de caja real no se proyecta hasta que el expediente llega a administración.
A escala de una compañía con varios cientos de empleados desplazándose, esa masa de gasto difuso condiciona tanto la exactitud de la previsión como la capacidad real de controlar el gasto discrecional. Tratar la gestión de la nota de gastos en la empresa como un asunto puramente administrativo, en lugar de como una palanca de control y de visibilidad de caja, es lo que convierte un documento menor en una fuente recurrente de sorpresas.
Los 4 tipos de nota de gastos
Aunque cada organización adapta sus categorías a su política de gastos, casi todas las notas de gastos encajan en cuatro grandes tipos. La distinción no es cosmética: cada uno tiene un tratamiento fiscal distinto, y confundirlos es una de las causas más habituales de regularizaciones en una inspección.
Tipo de nota de gastos | Ejemplos habituales | Particularidad a vigilar |
Desplazamiento o locomoción | Kilometraje en vehículo propio, billetes de tren y avión, taxis, peajes, aparcamiento. | El kilometraje tiene un límite exento de IRPF; los billetes van al 100 % con justificante. |
Alojamiento y manutención | Hotel y comidas durante un desplazamiento fuera del municipio del centro de trabajo. | Las dietas están exentas hasta un tope diario; el exceso cotiza y tributa en nómina. |
Representación | Comidas de negocios con clientes, atenciones comerciales. | Deducción en Sociedades limitada al 1 % del importe neto de la cifra de negocios. |
Varios y material | Material de oficina, pequeñas compras, gastos de teletrabajo. | Requieren justificante y una categoría clara para no distorsionar el control de gasto. |
El primer bloque, los gastos de desplazamiento, suele ser el más voluminoso y el que más errores de kilometraje y de justificantes acumula. El segundo, las dietas, es el que más atención fiscal exige. Los dos últimos concentran el gasto discrecional que, sin una política clara, se dispara sin que nadie lo advierta hasta el cierre.
Nota de gastos y factura: dos documentos que no se deben confundir
La diferencia entre nota de gastos y factura es una de las dudas más buscadas, y tiene consecuencias fiscales directas. La factura es el documento que emite el proveedor y que acredita la operación frente a Hacienda. La nota de gastos es un documento interno que la empresa utiliza para ordenar y reembolsar los gastos adelantados por un empleado.
Dicho de otro modo: la nota de gastos no sustituye a la factura, se apoya en ella. Una nota sin los justificantes adecuados detrás es un reembolso sin respaldo fiscal, y ahí es donde se pierde la posibilidad de deducir tanto el gasto como el IVA.
Característica | Nota de gastos | Factura |
Quién la genera | El empleado, dentro de la empresa. | El proveedor que presta el servicio. |
Naturaleza | Documento interno de liquidación o reembolso. | Documento mercantil y fiscal con validez ante la AEAT. |
Función | Ordenar gastos y solicitar su devolución. | Acreditar la operación y permitir la deducción. |
Respaldo | Necesita facturas o tickets adjuntos. | Se sostiene por sí misma. |
Deducción de IVA | No genera derecho a deducción por sí sola. | Permite deducir el IVA si cumple con el RD 1619/2012. |
Qué debe contener una nota de gastos
No existe un modelo de nota de gastos único obligatorio, pero sí un conjunto de datos que cualquier nota debe recoger para ser válida a efectos de reembolso, contabilidad y control. Estos son los campos que no deberían faltar:
Campo | Por qué importa |
Empleado y fecha | Identifica al solicitante y sitúa el gasto en el tiempo. |
Concepto y motivo laboral | Describe la actividad profesional que lo justifica (clave para la prueba fiscal). |
Tipo o categoría | Determina el tratamiento fiscal y alimenta el control de gasto. |
Importe y desglose de IVA | Base para el reembolso y para recuperar el IVA soportado. |
Justificante adjunto | Factura o ticket (preferiblemente digitalizado homologado por la AEAT). |
Proyecto o centro de coste | Permite imputar el gasto y analizarlo por área o departamento. |
Aprobador | Cierra el circuito de validación según el nivel de atribuciones de la empresa. |
Una plantilla de nota en Excel cubre estos campos sin problema cuando no hay más que una decena de notas al mes. La dificultad aparece cuando varias decenas de empleados generan cientos de líneas, justificantes en fotos dispersas y un archivo maestro consolidado a mano. En ese escenario, las hojas de cálculo paralizan el proceso y provocan errores que se arrastran hasta los informes financieros.
Los 7 pasos del procedimiento de una nota de gastos
Saber cómo realizar una nota de gastos de forma que resista una revisión fiscal es cuestión de respetar un procedimiento consistente. Estos son los 7 pasos, del gasto al reembolso:
Registrar el gasto
El empleado anota concepto, fecha, importe y categoría en cuanto se produce el desembolso.
Adjuntar el justificante certificado
Se fotografía la factura o ticket mediante una app homologada por la AEAT para poder prescindir del papel.
Validar según la política de gastos
El responsable comprueba que el gasto se ajusta a los límites y autorizaciones vigentes.
Liquidar anticipos (si existen)
Si se entregó un fondo a justificar previo, se compensa la diferencia; si el empleado pagó de su bolsillo, se genera el saldo a reembolsar.
Contabilizar la nota
El departamento de contabilidad registra el asiento en el PGC, separando el IVA soportado deducible.
Reembolsar al empleado
Se abona la liquidación en la cuenta bancaria del trabajador.
Archivar con trazabilidad
La documentación queda guardada y vinculada a la aprobación digital.
Cómo contabilizar una nota de gastos y qué IVA puedes deducir
Contabilizar una nota de gastos requiere registrar los gastos en las cuentas del Plan General Contable (PGC) correspondientes, separar el IVA deducible y reconocer la obligación de pago con el empleado.
La operativa contable en el PGC
El registro contable consta de dos fases principales:
1. Por el devengo de la nota de gastos:
- •
(629) Otros servicios (Locomoción, viajes, aparcamiento, dietas exentas).
- •
(627) Publicidad, propaganda y relaciones públicas (Atenciones a clientes y gastos de representación).
- •
(621/629) Arrendamientos / Gastos diversos (Alojamiento y atenciones de personal).
- •
(472) Hacienda Pública, IVA soportado (Únicamente la cuota con factura válida).
- •
a (465) Remuneraciones pendientes de pago (o 410 Acreedores diversos).
- •
(Si se otorgó un anticipo previo, se abonará la cuenta 460 Anticipos de remuneraciones por el saldo justificado).
2. Por el pago o reembolso de la liquidación:
- •
(465) Remuneraciones pendientes de pago
- •
a (572) Bancos e instituciones de crédito.
El IVA de las notas de gastos: dónde se pierde la liquidez
Para poder ejercitar el derecho a la deducción del IVA soportado, el Tribunal Económico-Administrativo Central (TEAC) y la Ley del IVA exigen que el documento sea una factura completa o una factura simplificada cualificada (aquella que incluye el NIF y domicilio fiscal del destinatario y desglose de la cuota).
Un ticket térmico convencional que solo indica "IVA incluido" no permite deducir el impuesto. En esos casos, la empresa pierde entre el 10 % y el 21 % de ese importe. La solución operativa pasa por pedir factura completa en el establecimiento o tramitar facturas de canje con los proveedores habituales.
El IRPF de dietas y kilometraje: límites vigentes en 2026
Las dietas de manutención y los gastos de locomoción no tributan en el IRPF ni cotizan a la Seguridad Social si no superan los límites fijados por la normativa (RD 439/2007 y Orden HFP/792/2023). Todo importe abonado por encima de estos topes debe incluirse en la nómina del trabajador como rendimiento del trabajo sujeto a retención.
Concepto | Límite exento de IRPF (2026) |
Kilometraje en vehículo propio | 0,26 €/km (peajes y aparcamientos aparte con justificante). |
Manutención en España (con pernocta) | 53,34 €/día. |
Manutención en España (sin pernocta) | 26,67 €/día. |
Manutención en el extranjero (con pernocta) | 91,35 €/día. |
Manutención en el extranjero (sin pernocta) | 48,08 €/día. |
Alojamiento | Importe íntegro pagado, respaldado con factura. |
Carga de la prueba:
La jurisprudencia del Tribunal Supremo ha confirmado que la obligación de probar la realidad del desplazamiento (fecha, destino y motivo vinculados a la actividad de la empresa) recae exclusivamente sobre la empresa. El ticket por sí solo no demuestra la necesidad laboral del viaje.
De la gestión manual al control del gasto en tiempo real
El coste oculto de procesar las notas de gastos de manera analógica se mide en tiempo del departamento financiero y en fugas impositivas. El controller gasta horas en conciliar y clasificar, el IVA se pierde por no recopilar facturas formalmente correctas y la tesorería opera a ciegas respecto al gasto pendiente de reembolso.
Digitalización Certificada por la AEAT: imprescindible para tirar el papel
Para automatizar este proceso sin asumir riesgos legales, el software utilizado debe contar con la homologación de Digitalización Certificada de la Agencia Tributaria (Orden EHA/962/2007). Esta certificación garantiza que la foto tomada desde el móvil tiene plena validez jurídica, lo que permite destruir el papel físico con total seguridad fiscal.
Automatizar las notas de gastos transforma la gestión financiera:
El empleado fotografía el justificante con el móvil en el momento.
La tecnología OCR captura los datos y el software aplica la política de gastos automáticamente.
El responsable aprueba el flujo en un clic.
La información se integra con el programa contable y la herramienta de tesorería.
El módulo de gestión de gastos de Agicap conecta tarjetas corporativas, digitalización de tickets y aprobación de gastos directamente con la posición de tesorería en tiempo real, evitando que el gasto devengado sea un punto ciego en las previsiones.
Gestión de notas de gastos en estructuras multi-entidad
En los grupos de empresas con tesorería multi-entidad, la gestión de las notas de gastos suele derivar en una falta de homogeneidad. Cada filial opera con criterios particulares, ralentizando el cierre consolidado y fragmentando la visibilidad del gasto.
Unificar la política de gastos y centralizar los procesos en una sola herramienta permite supervisar el gasto total del grupo, comparar variaciones entre entidades y negociar mejores condiciones con proveedores globales (hoteles, empresas de alquiler de vehículos, agencias de viaje). La consolidación del gasto discrecional responde a la misma necesidad que la centralización de tesorería (cash pooling): sin visibilidad única, la optimización es imposible.
Convierte las notas de gastos en visibilidad de caja! Descubre cómo Agicap integra el gasto de empleado, las tarjetas corporativas y la previsión de tesorería en una sola plataforma.
Preguntas frecuentes - Nota de gastos
¿Qué es una nota de gastos?
Es el documento interno que utiliza un empleado para detallar los gastos profesionales adelantados con su dinero a fin de solicitar su reembolso a la empresa.
¿Se pueden tirar los tickets en papel tras fotografiarlos?
Solo si la aplicación móvil con la que se captura el ticket cuenta con la Digitalización Certificada por la AEAT. Si la app no está homologada, se debe conservar el documento físico original.
¿Cómo se contabiliza una nota de gastos?
Se abonan los gastos a la cuenta (465) Remuneraciones pendientes de pago (o 410) con cargo a las cuentas del grupo 6 (629, 627) y al IVA soportado deducible (472). Al realizar el pago, se carga la cuenta (465) con abono a la (572) de bancos.
¿Qué IVA es deducible en una nota de gastos?
Únicamente el respaldado por una factura completa o por una factura simplificada que incluya la identificación fiscal de la empresa destinataria (NIF) y el desglose de IVA.
Los tickets ordinarios no son deducibles.
¿Qué diferencia hay entre nota de gastos y pago con tarjeta corporativa?
En la nota de gastos el empleado adelanta dinero privado y la empresa se lo liquida a posteriori.
En la tarjeta corporativa el pago lo realiza directamente la empresa; por tanto, no existe reembolso, sino una mera aportación de justificantes para conciliar el extracto bancario.
