Qué son y cómo se calculan las Necesidades Operativas de Fondos (NOF)

Para entender qué son las necesidades operativas de fondos (NOF), es preciso partir de la idea de que, con tal de ser solvente y de tener suficiente capacidad operativa, se requiere cuidar debidamente la planificación en el corto plazo. Esto refiere, por supuesto, a la tenencia de suficientes recursos como para desarrollar la actividad empresarial, pagar a los proveedores, hacer frente a las facturas, etc. Es en este contexto donde entran en juego las NOF. Sigue leyendo para saber más.

¿Qué son las necesidades operativas de fondos (NOF) y cuál es su importancia?

Así, dando ya pie a una definición más técnica, diríamos que las NOF o necesidades operativas engloban toda aquella inversión destinada a conseguir que un negocio siga prestando servicios o produciendo bienes de manera adecuada dentro de un marco temporal concreto. Esta ventana es normalmente conocida como "periodo medio de maduración".

En otras palabras, las NOF indican cuánto dinero es necesario para seguir funcionando durante un determinado tiempo.

Contar con este punto de vista es importante porque te permite repensar tu estrategia financiera de ser necesario.

Los tres activos clave: existencias, créditos a clientes y tesorería operativa

A continuación, descubre cuáles son los tres activos que marcan en mayor o menor medida las necesidades operativas de un negocio concreto:

• Las existencias. Las demandas de producción y de ventas que imponen los clientes han de ser debidamente cubiertas por una cantidad de stock producido y listo para ser despachado. Igualmente, para mantener este nivel, el volumen producto en curso de elaboración debe ser suficiente para ir manteniendo la venta.

• Los créditos de clientes. En la mayor parte de los sectores ni los clientes ni los intermediarios pagan siempre de manera inmediata. Es decir, muchas veces, entregas la mercancía en un momento y recibes el pago un tiempo después. En tu departamento de tesorería, es preciso que tengan en cuenta estas potenciales infracoberturas de liquidez que podrían quedar ocultas por una facturación alta y un saldo contable positivo.

• Las necesidades de caja o tesorería operativa. Este es el punto más importante de los tres. Toda organización empresarial requiere hacer frente a muchos pagos para seguir funcionando. Desde gastos variables a fijos, derivados de facturas, salarios, pagos a proveedores, devoluciones de créditos, etc. Pues bien, se requiere controlar el flujo de caja y de efectivo con el suficiente cuidado como para garantizar que tales pagos se puedan hacer en tiempo y forma.

Las fases del ciclo de explotación del producto

La clave de las necesidades operativas se puede reducir a dos palabras: obligaciones y tiempo. Antes hemos visto los tres activos en torno a los cuales nacen las necesidades a las que una empresa ha de hacer frente en el corto, medio y largo plazo.

Es hora de prestar atención al segundo gran factor: el tiempo. Estas son las diferentes fases del ciclo de explotación en las que van surgiendo distintas necesidades operativas:

• Fase de almacenamiento de materias primas y componentes. Se relaciona con el atesoramiento de suficiente stock almacenado de componentes y de materias que posteriormente serán utilizadas en tu proceso de producción.
• Fase de pago a los proveedores de materias primas y componentes. No siempre pagas de manera inmediata a tus proveedores. Existe, por tanto, otra fase relacionada a las necesidades operativas generadas por tus facturas pendientes.
• Fase de fabricación y elaboración directa del producto. Con todo lo que ello conlleva de pago de salarios, facturas, reparaciones de maquinaria, subcontrataciones, etc.
• Fase de venta y comercialización de los bienes y servicios. Incluye cálculos aproximados de precios y las previsiones realistas de ingresos que deberán cubrir las NOF de cada momento.
• Fase de cobro de los bienes y servicios prestados. Las demoras (pactadas o no) en los cobros puede llevarte a necesitar financiación urgente pese a estar cubierto en el largo plazo. Esto entra en juego al calcular las NOF.

Para evitar los problemas de liquidez en cada una de esas fases, es preciso cuidar detalladamente la previsión de caja, controlando los flujos de tesorería y el efectivo disponible.

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¿Cómo se calculan las necesidades operativas de fondos?

De las necesidades operativas de fondos el cálculo se lleva a cabo mediante la aplicación de una fórmula matemática. Así, aunque se puede resumir en la obtención del resultado de la resta del pasivo operativo al activo corriente operativo, es más adecuado recoger aquí la fórmula completa:

NOF = [Tesorería operativa + Existencias + Clientes (cuentas que deben cobrarse)] - Pasivos operativos o espontáneos (cuentas que deben pagarse)

¿Qué es NOF positivo y NOF negativo?

No es posible decir que se conoce qué es NOF sin referir a sus dos perspectivas. Así, tras calcularlo como te hemos indicado, puede que obtengas resultados positivos o negativos. Aquí tienes la explicación de cada uno de ellos:

• NOF positivas. Se da cuando las necesidades operativas no están suficientemente cubiertas y, por tanto, es preciso contar con la liquidez suficiente como para poder afrontarlas cuando sea necesario. Suponen un aviso de cara al futuro.

• NOF negativas. Se da en aquellos supuestos en los que el pasivo comercial supera al activo, de manera que no hay que preocuparse, pues las NOF se encuentran suficientemente cubiertas por parte de los ingresos obtenidos, de manera que el equilibrio en el flujo de caja y el buen funcionamiento de la empresa (contable, comercial, financiero y económico) está, al menos por el momento, asegurado.

NOF teóricas y NOF reales

En ocasiones, a la hora de calcular las NOF se comprueba que existía una dislocación entre los números teóricos y los que se materializaron en la realidad. Para evitar que esa diferencia sea demasiado grande, sigue de cerca los siguientes aspectos:

• Tesorería. No es necesario tener una tesorería especialmente amplia ni tampoco excesivamente pequeña. El nivel de efectivo y el flujo de caja ha de ser el real y adecuado a cada caso. Para ello conviene hacer uso de herramientas específicas como Agicap.
• Error de inventario. Las pérdidas, las roturas, la obsolescencia y el resto de fenómenos que deterioran el valor de las mercancías y su consideración como activo han de ser tenidas en cuenta al calcular las NOF.
• Retrasos y morosidad en los cobros. No siempre se cobra en el tiempo y forma que se debería. Esto no debe olvidarse y deben considerarse previsiones suficientes y realistas al respecto de estas contingencias.
• Volumen de compras y ventas y el ciclo productivo. Al elevar las ventas, suben las necesidades operativas. Igualmente, al incrementar las compras, puede subir el precio de los proveedores. Siempre hay que tener en cuenta esta volatilidad que acontece en el proceso productivo cotidiano.

¿Cuál es la relación entre el fondo de maniobra y las necesidades operativas de fondos?

El fondo de maniobra y las necesidades operativas de fondos son dos conceptos muy cercanos que a menudo se confunden y malinterpretan.

¿Qué es el fondo de maniobra (FM)?

El fondo de maniobra es, en esencia, un concepto de pasivo, referente a la financiación. Refiere a la parte del activo circulante que se financia con capitales permanentes (esto es, pasivo a largo plazo y fondos propios). Dicho de otra manera, recoge todo ese pasivo a corto plazo al que se puede hacer frente con activos líquidos o fácilmente liquidables.

Es decir, no refiere al patrimonio en general, pues muchas veces este no puede convertirse en líquido rápidamente, sino al patrimonio que puede ser utilizado de forma inmediata o casi inmediata para enfrentar los pagos que habrá que hacer en el corto plazo.

¿Cuál es su importancia?

Si controlas el fondo de maniobra de tu empresa, sabrás que tienes activos liquidables disponibles para hacer frente a las deudas en el corto plazo. Esto te evita problemas de liquidez que pueden derivar en consecuencias negativas. Se trata de un concepto estrechamente relacionado con la tesorería y cuyo uso garantiza una buena marcha de la empresa.

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¿Cuál es su relación con las NOF?

Frente al fondo de maniobra, las NOF son un concepto de inversión, un concepto de tipo operativo que se relaciona estrechamente con el negocio y con la cuenta de resultados. Se relaciona con la posibilidad de hacer movimientos comerciales, con el mantenimiento de un buen stock, con la posibilidad de pagar y de cobrar.

Por su parte, el fondo de maniobra es un concepto relativo exclusivamente a la posibilidad de hacer pagos inmediatos o próximos con activos fácilmente liquidables. Visto de esta manera, podría decirse que las NOF incluyen el fondo de maniobra. Al fin y al cabo, para poder realizar operativas con buenos resultados, es preciso tener en cuenta y cubrir debidamente los pasivos a corto plazo que habrá que abonar.

Dicho con otras palabras, cada vez que se calculan las NOF, se está teniendo en cuenta todo aquello a lo que hace referencia el FM. Dentro del amplio ciclo de producción de bienes y servicios, una pieza esencial del puzle no deja de ser el abonar los pasivos a corto plazo que son, precisamente, de los que se ocupa el fondo de maniobra.