Las 10 claves para optimizar tu fondo de maniobra

Todas las empresas, independientemente de su tamaño, pueden afrontar en algún momento tensiones de liquidez. Un atraso en los pagos o un error en el cobro de una factura pueden desequilibrar el flujo de caja y ocasionar problemas en la tesorería. Optimizar el fondo de maniobra va a permitir que tu compañía cuente con los recursos financieros necesarios para desarrollar su actividad en el día a día.

¿Qué es el fondo de maniobra?

Aunque lleves un control exhaustivo de las finanzas de tu empresa, es difícil tener un dominio total sobre los eventos futuros. De hecho, la tesorería de una empresa también está expuesta a incertidumbres.

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El fondo de maniobra permite prevenir y minimizar los posibles imprevistos que puedan aparecer y provocar falta de liquidez en la compañía. Para ser más concretos, podemos definir el fondo de maniobra como la capacidad de una organización para financiar su ciclo operativo y poder garantizar su actividad en el corto plazo.

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Para calcularlo, restamos al activo corriente el pasivo corriente. El activo corriente, o activo circulante, incluye todos los activos de la empresa que pueden hacerse líquidos y generar ingresos en un corto plazo, como pueden ser deudas de clientes, existencias o el dinero disponible en caja. Los pasivos corrientes son todas las obligaciones de pago a corto plazo. Aquí incluimos los pagos a proveedores, impuestos, nóminas o préstamos.

¿Cómo optimizar el fondo de maniobra?

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Disponer de un fondo de maniobra positivo es necesario si quieres que tu empresa pueda cumplir sin problemas con sus obligaciones. Además, tendrás una mayor tranquilidad a la hora de gestionar tu empresa. Para poder optimizar el fondo de maniobra de tu compañía, dispones de una amplia variedad de opciones. Conócelas a continuación.

1. Limitación del peso de las existencias

Mantener un nivel de inventario con la cantidad de productos justa sería lo ideal. Pero no siempre es fácil. De hecho, la gran mayoría de proveedores requieren de unas cantidades mínimas para la preparación de pedidos. Además, muchas veces ofrecen importantes descuentos por adquirir cantidades mayores. Lo más importante es valorar si el descuento que se obtiene compensa los costes de almacenamiento, de manutención y de financiación de las cantidades que se hayan pedido de más.

2. Indicadores de gestión de inventarios

Las nuevas tecnologías proporcionan las herramientas necesarias para obtener información detallada acerca de los distintos movimientos y transacciones de mercaderías. Con estos datos puedes analizar un elevado volumen de parámetros y tendrás los argumentos necesarios para tomar decisiones mucho más acertadas. Esto hará que la gestión de los inventarios de tu organización mejore considerablemente.

3. Eliminar las existencias obsoletas

Al comprar productos, estás destinando parte de los recursos de tu empresa a la adquisición de unos bienes que crees que vas a vender en un determinado periodo de tiempo. Sin embargo, debido a una serie de factores como puede ser un cambio de moda o tendencias, hay productos que se acaban acumulando en el almacén y pueden quedar obsoletos.

A parte del espacio que ocupan, también tienen un coste. En caso de que veas que tienes existencias que se quedan fuera de mercado, intenta liquidarlas. Existen diferentes estrategias que te pueden ayudar. Puedes poner precios de liquidación o bien ofrecer algún tipo de promoción específica para tus clientes. Incluso si ves que no hay posibilidad de venderlos, puedes regalarlos a partir de un importe determinado.

4. Plan de ahorro para empleados

Una de las herramientas que utilizan las empresas para incentivar a sus empleados son los planes de ahorro o fondos de pensiones, que aportan beneficios tanto a los trabajadores como a la empresa. Mediante aportaciones periódicas realizadas por la compañía, los trabajadores van acumulando un capital de cara a su jubilación.

Las organizaciones utilizan estas herramientas para complementar las nóminas de sus trabajadores y para aumentar su nivel de fidelización. Una de las ventajas que tienen los empleados es que se benefician de importantes ahorros fiscales. Para la empresa también es beneficioso, ya que el importe de las aportaciones se puede deducir del Impuesto de Sociedades. Esto te permite optimizar tu fondo de maniobra al mismo tiempo que motivas a tus empleados.

5. Mejorar las previsiones de ventas y compras

Una buena manera de aumentar tu fondo de maniobra es aumentar tu volumen de ventas. A más ventas, más facturación y por tanto, la tesorería de tu compañía también. Trata de establecer planes de marketing efectivos para llegar a un mayor número de clientes. Por otra parte, intenta que los que ya tienes aumenten su volumen de compras. Esto te ayudará a mejorar considerablemente tu facturación.

Por otra parte, una buena manera de tener más usuarios sin invertir muchos recursos es pedir a tus mejores clientes que hagan valoraciones de tu producto o servicio, y las puedas distribuir a través de diferentes canales.

Ten en cuenta que si tus ventas aumentan, podrás negociar mejores condiciones con tus proveedores. Además, también puedes plantear unas condiciones de entrega mucho más ágiles. Esto hará que tu inventario se actualice de una forma rápida y segura.

6. Reducir los plazos de entrega de los proveedores

Muchas veces, debido a la lentitud en la entrega de pedidos, acabas acumulando más stock del necesario. Esto conlleva a que tengas que invertir muchos más recursos económicos en la adquisición de mercancía. Evidentemente esto acaba mermando la capacidad financiera de tu empresa.

Mejorar la gestión de los proveedores y conseguir unos más rápidos plazos de entrega te permitirá gestionar tus inventarios de una forma mucho más óptima. Intenta siempre priorizar aquellos proveedores que sean mucho más fiables y cumplan con los plazos de entrega.

7. Automatizar la reposición

La forma en la que administras tu inventario puede acabar afectando a tu fondo de maniobra. Bien gestionado te permite mejorar tu eficiencia operativa así como la viabilidad de tu empresa. Actualmente existe una gran cantidad de programas informáticos que te permiten conocer en todo momento y con exactitud tu inventario en tiempo real.

La clave es tener la gestión de pedidos totalmente automatizada. De esta manera, conseguirás un abastecimiento mucho más rápido y no tendrás que acumular existencias de manera innecesaria.

8. Reducir los saldos pendientes entre clientes y proveedores

Cuando entregas un pedido a tus clientes y generas una factura por los servicios prestados, no cobras en el instante. Normalmente hay un plazo estipulado que, según las condiciones de venta y el sector, puede variar a 30 días o más.

Lo mismo pasa con tus proveedores. Dependiendo del tipo de proveedor y del volumen de tu pedido, las condiciones pueden variar sustancialmente. Esta circunstancia puede mermar considerablemente tu fondo de maniobra. Si tus clientes tardan en pagarte y en cambio debes pagar a tus proveedores antes, te puedes encontrar con que tu empresa no tenga la liquidez suficiente para poder atender todas sus obligaciones.

Por esto es importante encontrar el equilibrio entre el cobro de las facturas que debes ingresar y las que debes pagar. Dependiendo del sector en el que se encuentre tu empresa, puedes intentar negociar unos plazos de pago más largos a fin y efecto de tener el tiempo suficiente para poder recibir los pagos pendientes.

Por ejemplo, en el sector de la distribución, las grandes empresas prácticamente realizan las ventas al momento. En cambio pagan a sus proveedores en lapsos de tiempo que pueden llegar a superar los 90 días. Esto hace que incluso teniendo fondos de maniobra en negativo puedan asumir sus obligaciones sin problemas.

9. Evaluar el coste y la necesidad de inversiones

Es normal que una empresa necesite invertir para crecer. De hecho, sin inversiones, las empresas se estancarían y acabarían cesando su actividad después de un tiempo. No obstante, a veces puedes correr el riesgo de caer en inversiones que no son necesarias o bien que estás por encima de tus posibilidades.

Es importante que a la hora de realizar una inversión para tu empresa, analices si el coste real de la misma vale la pena. Comprueba que el retorno que te va a ofrecer te va a permitir atender mejor a tus clientes o bien mejorar la eficiencia de tu organización.

Otra opción es pedir varios presupuestos en diferentes empresas. Los precios de una compañía a otra pueden variar considerablemente. Por otra parte, la opción más cara no siempre es la mejor.

Una vez hayas analizado los pros y contras, toma la opción que mejor se adapte a tus necesidades. Intenta negociar plazos de pago flexibles que puedas asumir sin dificultades. A veces las pequeñas empresas son mucho más flexibles que las grandes compañías e incluso tienen un trato mucho más cercano. También puedes realizar inversiones por etapas. En función de la evolución de tu facturación, así como la respuesta de tus clientes, puedes invertir más.

10. Inversiones en facturas

Uno de los mayores problemas que afrontan las empresas es la falta de eficiencia en el cobro de las facturas. No todos los clientes cumplen con los plazos de pago una vez emitida la factura. Por ello es importante hacer un seguimiento de los clientes con un mayor índice de demora. Es importante que dejes claro desde un principio los plazos de pago y que las condiciones queden reflejadas en el contrato o la factura. También puedes ofrecer descuentos por pago por adelantado.

Por otra parte, no te olvides de ser rápido emitiendo las facturas. De esta manera, evitarás que el cliente ponga excusas o se atrase con el pago. Contar con la tecnología adecuada te permitirá realizar de una forma rápida las facturas, así como enviarlas a tus clientes, y optimizar tu fondo de maniobra.

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