El procedimiento de cobro es un trámite que realiza una empresa cuando desea que uno de sus deudores liquide una deuda que ha contraído con ella. Normalmente, basta con un simple recordatorio por parte de la empresa para persuadir al deudor y cobrar el importe pendiente. Sin embargo, en ocasiones no es suficiente con esta opción. Por tanto, el gerente dispone de diversas alternativas a la hora de cobrar las deudas de un cliente mal pagador.
La gestión de cobro amistosa
El término «cobro amistoso» engloba todos los medios a disposición de la empresa para obtener el cobro de una deuda sin tener que recurrir a un procedimiento judicial.
El requerimiento de pago
El requerimiento de pago consiste en contactar con el acreedor para exigirle que liquide su deuda impagada. Todas las deudas no liquidadas no indican obligatoriamente que el cliente sea deshonesto, pues un impago puede deberse a un simple olvido o a un error de registro. Antes de recurrir a procedimientos más serios, merece la pena enviar un recordatorio al cliente en cuestión. Una llamada telefónica, un correo electrónico, una carta certificada… Existen múltiples opciones, y el objetivo consiste en encontrar un término medio entre una postura amable, pero firme a la hora de transmitir el mensaje al cliente. Exigirle a un cliente que liquide su deuda requiere de tacto y sutileza para no ofenderlo ni alarmarlo.
El cobro mediante una agencia de recobro
Las agencias de recobro son entidades privadas a la que las empresas confían la tarea de cobrar sus deudas ante un cliente mal pagador a cambio de una comisión. Este procedimiento es costoso, pero permite que el gerente pueda concentrarse en sus propias tareas y delegar los impagos de los clientes en un especialista. Dado que no se trata de un organismo judicial, una agencia de cobro dispone en principio de los mismos medios que la empresa que la contrata para obtener el pago deseado (envío de recordatorios por correo, llamadas telefónicas).
El cobro a través de un fichero de morosos
Por otra parte, está la opción de recurrir a una lista o fichero de morosos, un registro que incluye los datos de personas físicas o jurídicas que hayan incurrido en algún tipo de impago, para que sean conocidos por otros con interés legítimo en acceder a dicha información. En España, estos ficheros son consultados por muchas empresas, incluyendo entidades financieras, que necesitan conocer el historial o situación de pagos de sus clientes.
Lo primero de todo es facilitar al fichero la documentación relacionada con la deuda que queremos recuperar, para que la valide y la incluya. Para poder agregar a la persona a la lista, la deuda debe llevar vencida, al menos, cuatro meses y el acreedor deberá haber requerido el pago de la deuda vía correo certificado.
Existen varias listas de morosos activas: la que gestiona la Asociación Nacional de Establecimientos Financieros de Crédito, ASNEF; el que lleva el Registro de Aceptaciones Impagadas, RAI; el BADEXCUG de la empresa Experian; y el Registro de Impagados Judiciales, RIJ.
Luego, el fichero enviará al deudor un requerimiento de pago en nombre del acreedor, con advertencia de inclusión en el fichero. Una vez incluido en el fichero, el fichero avisará al moroso que ha sido incluido en un periodo que no debe superar los 30 días. Se abre entonces una ventana temporal para saldar la deuda y ser eliminados de la lista.
Morosidad y periodo medio de pago (PMP)
Uno de los grandes problemas a los que se enfrentan pymes y autónomos es la morosidad, tanto pública como privada. Si el problema se agrava, genera un desfase de liquidez y tesorería que conduce, en muchos casos, al cierre del negocio.
Conscientes de la magnitud del problema, los representantes de los colectivos de autónomos y pymes impulsaron la aprobación de la Ley de Morosidad y la creación de la Plataforma Multisectorial contra la Morosidad. El Periodo Medio de Pago a Proveedores (PMP) se ha reducido notablemente desde entonces. Hasta junio de 2021, por ejemplo, el PMP en las Administraciones Públicas ha descendido 1,26 días, registrando una cifra de 23,19 días: un mínimo histórico desde abril de 2008.
Ventajas e inconvenientes de los procedimientos de cobro
- A partir del momento en el que existe una factura con firma y fecha, es difícil que un cliente pueda impugnar su obligación de liquidar la deuda. Mientras exista dicho documento, los procesos de cobro concluirán en favor del acreedor con toda seguridad.
- Recurrir a un agente judicial para el cobro amistoso dota al procedimiento de una cierta solemnidad, lo que normalmente basta para convencer al deudor de pagar al acreedor el importe adeudado.
- Recurrir a una agencia de cobro es costoso y no da garantías de eficacia: estas entidades disponen de medios limitados y deben atenerse estrictamente a la legalidad, por lo que cualquier incumplimiento puede dar lugar a duras sanciones.
- Los procedimientos de cobro por vía judicial son costosos y llevan mucho tiempo: el importe que se pretende recuperar debe ser suficientemente sustancial para justificar la inversión.
- Probablemente, un cliente que ha sido llevado ante la justicia por una empresa por motivos de impago no volverá a acudir a esta y pondrá fin a toda relación comercial.
Otras soluciones, como el factoring, también permiten ceder créditos a terceros a cambio de una comisión, para cobrar el importe de forma inmediata. Esto puede mejorar el flujo de caja de la empresa en un periodo difícil.
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