Wiederkehrende Zahlungen: Das muss im Rechnungswesen beachtet werden

Wiederkehrende Zahlungen sind im Alltag weit verbreitet, ohne dass es häufig bewusst ist. Mittlerweile kann man in vielen Branchen Abonnements für bestimmte Leistungen abschließen. Wiederkehrende Zahlungen werden allgemein als Zahlungen definiert, die sich innerhalb eines bestimmten Zeitraums regelmäßig bzw. zu vorher festgelegten Zeitpunkten wiederholen. In der Praxis ist es gängig, dass Kund:innen das Unternehmen ermächtigen, in regelmäßigen Abständen automatisch den jeweiligen Geldbetrag vom Konto abzubuchen. Auch Unternehmen selbst leisten wiederkehrende Zahlungen. Was heißt das für das Rechnungswesen und das Liquiditätsmanagement?

Wiederkehrende Zahlung oder einmalige Zahlung?

Wenn ein Produkt verkauft wird, handelt es sich in der Regel um eine einmalige Zahlung. Der Kaufpreis wird einmalig in Rechnung gestellt und bezahlt. Für die Buchhaltung heißt das: Der Erlös ist einmal zu buchen zzgl. der Umsatzsteuer (falls umsatzsteuerpflichtig).

Bei wiederkehrenden Zahlungen handelt es sich meist um bestimmte Services, die abonniert wurden. Die Zahlung fällt dann nicht nur einmalig an, sondern regelmäßig innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Die Zahlungen können dann beispielsweise monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder sogar jährlich erfolgen. Entsprechend häufig müssen Buchungen erfolgen.

Wiederkehrende Zahlungen: Bedeutung

Viele Unternehmen haben ihre Geschäftsmodelle bereits umgestellt. Der reine Produktverkauf wurde ergänzt oder sogar abgelöst von Services. So können Kund:innen beispielsweise nicht nur eine Maschine kaufen, sondern zusätzlich attraktive Wartungs- und Servicepakete abschließen. Nicht nur in der Industrie wandelt sich das Geschäft immer mehr zum Dienstleistungsgeschäft. Viele Branchen bauen sogar komplett auf Abo-Geschäftsmodelle. Unternehmen erzielen also wiederkehrende Umsätze.

Der Vorteil: Die Unternehmen erhalten (sichere) wiederkehrende Zahlungen. Das stärkt die Liquidität und sorgt für Planungssicherheit. Und Kund:innen werden langfristig an das Unternehmen gebunden. Basis für das Liquiditätsmanagement ist ein gutes Vertragsmanagement. Für die Laufzeiten der Kundenverträge braucht es ein entsprechendes Monitoring. In der Liquiditätsplanung kann man so bereits berücksichtigen, welche Einnahmen monatlich eingehen werden. Vertragskündigungen sollten entsprechend schnell in der Liquiditätsplanung berücksichtigt werden.

Wiederkehrende Zahlungen: Beispiele

Abo-Geschäftsmodelle finden sich bereits in zahlreichen Branchen. Besonders auf dem Vormarsch sind beispielsweise Streaming-Dienste (wie Netflix, Amazon Prime, Joyn u.vm.). Doch im Alltag kommen wiederkehrende Zahlungen in vielen Bereichen vor, zum Beispiel:

• Mitgliedschaftsbeiträge bei Fitness- oder Tanzstudios
• Kosten für Zeitschriftenabos
• Versicherungsbeiträge
• Gebühren für Mobilfunk, Internet oder Telefon
• Mietzahlungen

Regelmäßig wiederkehrende Ausgaben

Auch Unternehmen haben regelmäßig wiederkehrende Ausgaben. Dazu zählen beispielsweise Mietzahlungen, Versicherungsbeiträge, Telefon- und Internetkosten, Zinsen, Personalkosten u.v.m. Hier lohnt sich ein Blick auf die Fixkosten.

Diese Ausgaben lassen sich in der Liquiditätsplanung bereits frühzeitig berücksichtigen. Das Unternehmen weiß bei den regelmäßigen wiederkehrenden Ausgaben genau, wann es mit welchen Belastungen rechnen muss. Bei steigenden Kosten müssen Unternehmen genau hinschauen. Müssen Kosten gesenkt werden? Verträge gewechselt werden? Das lässt sich bereits im Vorfeld langfristig planen.

Wiederkehrende Zahlungen im Steuerrecht: § 11 EStG

Wiederkehrende Zahlungen sind auch steuerlich mit einer Besonderheit versehen. Wenn ein Unternehmen seinen Gewinn nach Einnahmen-Überschussrechnung ermittelt, gilt das Zufluss-/Abflussprinzip. Das heißt, dass Betriebseinnahmen in dem Jahr zu erfassen sind, in dem der Unternehmer die Zahlung erhalten hat. Und Betriebsausgaben wiederum werden in dem Jahr erfasst, in dem der Unternehmer die Zahlung geleistet hat. Doch bei wiederkehrenden Zahlungen gibt es durch § 11 EStG eine Sonderregelung.

§ 11 Einkommensteuergesetz bestimmt, dass regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben, die dem Steuerpflichtigen kurze Zeit vor Beginn oder kurze Zeit nach Beendigung des Kalenderjahres, zu dem sie wirtschaftlich gehören, zugeflossen/abgeflossen sind, als in diesem Kalenderjahr bezogen gelten. Als kurze Zeit wird von der Finanzverwaltung ein Zeitraum von bis zu zehn Tagen angesehen. Was heißt diese komplexe Formulierung nun für die Praxis?

Wiederkehrende Zahlungen: Umsatzsteuer und Lohnsteuer

Zunächst einmal: Die Regelung gilt nur für Unternehmen, die ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz ermitteln (Einnahmen-Überschussrechnung). Für bilanzierende Unternehmen kommt sie nicht zur Anwendung.

Die Regelung nach § 11 EStG lässt sich gut im Hinblick auf die Umsatzsteuer veranschaulichen. Umsatzsteuervorauszahlungen und -erstattungen gelten als wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben nach § 11 EStG. Das hat die Finanzverwaltung bereits in mehreren Verfügungen klargestellt (zum Beispiel LfSt Bayern, Verfügung vom 27. Juli 2021, S 2226.2.1 – 5/23 St32). Für Umsatzsteuerzahlungen innerhalb kurzer Zeit nach § 11 EStG gilt also die Zehn-Tage-Regelung. Was heißt das?

Unternehmen müssen ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums abgeben. Die Vorauszahlung ist nach § 18 Umsatzsteuergesetz am zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums fällig und bis dahin vom Unternehmer zu entrichten. Je nachdem, ob der Unternehmer die Voranmeldung monatlich oder quartalsweise abgibt, ist also die Dezember-Anmeldung für das Jahr 01 (bzw. Voranmeldung IV. Quartal) grundsätzlich bis zum zehnten Januar 02 abzugeben und die Steuer zu entrichten. Die Umsatzsteuerzahlung wird dann durch § 11 EStG dem Jahr 01 zugeordnet. Voraussetzung: Der Unternehmer hat seine Pflichten pünktlich erfüllt und die zehn-Tage-Regel beachtet. Aber Achtung: Das gilt für Umsatzsteuervorauszahlungen, nicht für Steuerzahlungen – oder Erstattungen aufgrund einer Umsatzsteuerjahreserklärung.

Achtung: Wer den Betriebsausgabenabzug für die Vorauszahlungen nicht korrekt für das Jahr 01 vornimmt, sondern versucht die Vorauszahlungen 02 geltend zu machen, riskiert den Betriebsausgabenabzug. Das sorgt für eine erhöhte Steuerbelastung!

Tipp: Einen Überblick zu verschiedenen Fallgestaltungen gibt die Finanzverwaltung in einer Verfügung des Finanzministeriums Schleswig-Holstein, vom 14. Februar 2022, VI 306 – S 2226 – 039. Entsprechende Regelungen gelten auch für Lohnsteuerzahlungen aufgrund von Lohnsteueranmeldungen.

Hinweis: Bei Dauerfristverlängerungen für die Umsatzsteuer gelten Besonderheiten, auf die an dieser Stelle nicht eingegangen werden. Hier sollte Rücksprache mit der Steuerberatung gehalten werden, denn beim Bundesfinanzhof sind zu strittigen Fragen bereits Verfahren anhängig (vgl. Az. VIII R 1/20 und VIII R 25/20).

Wiederkehrende Rechnung: Muster oder Software verwenden?

Auch wenn wiederkehrende Zahlungen automatisch abgebucht werden und das Konto entsprechend vom Kunden belastet wird: Das Unternehmen muss dennoch seinen Pflichten zur ordnungsgemäßen Rechnungsstellung nachkommen.

Allerdings: Wer wiederkehrende Rechnungen stellt, kann sich das Leben dank moderner Softwarelösungen etwas erleichtern. Nicht jede Rechnung muss manuell geschrieben werden. Viele Programme bieten die Möglichkeit, dass die Rechnung automatisiert erstellt und an den Kunden versandt wird.

Im Internet finden sich zahlreiche Muster für wiederkehrende Rechnungen. Diese können auch hilfreich sein, um eine Idee zu erhalten, wie eine wiederkehrende Rechnung formuliert werden kann. Allerdings: Wer ein Muster aus dem Internet verwendet, muss dieses wiederum manuell anpassen – und das ist fehleranfällig. Eine Softwarelösung kann für die Rechnungsstellung bei Anbietern von Abomodellen empfehlenswerter sein.

Dies liegt vor allem an der Rechtssicherheit. Renommierte Softwareanbieter sind in der Regel sehr schnell mit Anpassungen aufgrund von gesetzlichen neuen Anforderungen. Warum das so relevant sein kann, sei nachfolgend kurz erklärt.

Umsatzsteuer und Dauerleistungen

In der Umsatzsteuer spricht man von sog. Dauerleistungen. Dauerleistungen sind sich über einen längeren Zeitraum erstreckende Lieferungen oder sonstige Leistungen (z. B. Miet- und Pachtverträge, Wartungsverträge, Lieferabonnements). Verträge über die Dauerleistungen können als Rechnung anzusehen sein. Doch Vorsicht: Unternehmen müssen auf Nummer sicher gehen und die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben genau prüfen.

Wie sehr das Thema für das Rechnungswesen zur Herausforderung werden kann, zeigte die vorübergehende Senkung der Mehrwertsteuer während der Corona-Pandemie:

Was war passiert? Der Gesetzgeber senkte vom 1. Juli 2020 bis 31. Dezember 2020 vorübergehend die Umsatzsteuersätze (von 19 % auf 16 % bzw. von 7 % auf 5 %). Diese kurzfristige Senkung stellte jedoch viele Unternehmen, die Abomodelle anbieten, vor ein Problem. Hatten sie nun zu viel Umsatzsteuer ausgewiesen? Die Regel bei der Umsatzsteuer lautet: Wer die Umsatzsteuer zu hoch ausweist, schuldet diese nach § 14c UStG.

Das wiederum belastet die eigene Liquidität. Viele Unternehmen mussten deshalb die Rechnungen genau prüfen und teilweise anpassen. Wer in so einem Fall Rechnungen manuell bearbeitet, muss Berge abarbeiten. Das Beispiel zeigt: Der Teufel steckt im Detail. Auch bei wiederkehrenden Rechnungen müssen die umsatzsteuerlichen Pflichten genaustens eingehalten werden.

Eine automatisierte Lösung entbindet das Unternehmen nicht von der Pflicht, genau zu prüfen, ob die Rechnungen korrekt erstellt wurden. Aber es verringert den Aufwand immens. Und: Das Liquiditätsmanagement kann durch Schnittstellenlösungen die Rechnungskorrekturen direkt für die Planung übernehmen.