Lagerverwaltung: Definition, Aufgaben und Kosten

Die Lagerverwaltung ist für jedes Unternehmen, dass mit Waren handelt, ein wichtiger Bestandteil für eine erfolgreiche Logistik. Für reibungslose Prozesse ist es wichtig zu wissen, wie viele Waren in welchen Lagerorten im Bestand sind. Nur so können rechtzeitig bestimmte Artikel nachbestellt werden und zugesagte Warenlieferungen eingehalten werden.

Eine funktionierende Lieferkette ist auch für das Liquiditätsmanagement wichtig. Werden beispielsweise Lagerkapazitäten nicht effizient genutzt, können erhebliche Kosten entstehen. Gerade hier lassen sich deshalb häufig noch Optimierungsmaßnahmen ergreifen.

Inhalt :

Kosten in der Lagerverwaltung

Bei der Lagerung von Waren entstehen viele Kosten. Das können sein:

• Aufwendungen für den Lagerort (Miete, Abschreibungen, Heizungs-, Wasser- und Stromkosten, Reinigungskosten)
• Bestandsverluste (zum Beispiel bei verderblicher Ware, wenn sie zu lange gelagert wurden)
• Warentransportkosten
• Verpackungskosten
• Versicherungskosten
• Kapitalkosten für die gelagerten Waren
• Kosten für Fördermittel (zum Beispiel Gabelstapler)
• Kosten für Regalsysteme
• Büromaterial für die Lagerverwaltung
• Personalkosten für die Lagerverwaltung
• IT-Kosten für die Lagerverwaltung (zum Beispiel Software, Hardware)

Nur, wenn ein Unternehmen genaue Kenntnisse über Lagerkapazitäten, Warenbestände und sämtliche Kostenfaktoren hat, kann es feststellen, ob die Lagerwirtschaft effizient arbeitet.

Wird beispielsweise eine 2.000 qm große Lagerhalle angemietet, jedoch nur ca. 500 qm der Fläche genutzt, stellt sich die Frage, ob es sinnvoll ist, einen so großen Lagerraum zu mieten.

Wenn umgekehrt ein Unternehmen an sechs verschiedenen Standorten Warenlager betreibt und täglich mehrfach Lieferwägen hin und her schicken muss, um Waren zu transportieren, kann es ggf. sinnvoll sein, über ein zentrales Lager nachzudenken. So könnten umständliche Warenbewegungen, hohe Transportkosten vermieden und die Lagerprozesse beschleunigt werden. Gerade bei der Optimierung von Lagerprozessen bieten sich aus Sicht des Liquiditätsmanagements häufig noch ungenutzte Potenziale. Doch Basis für mögliche Verbesserungsmaßnahmen ist eine funktionierende Lagerverwaltung.

Lagerverwaltung: Definition und Aufgaben

Die Lagerverwaltung verwaltet die Lagerung von Waren mit Menge, Wert und Lagerort. Sie ist für die Lagerbuchführung zuständig. Mit der Lagerverwaltung wird der Ablauf der Lagerwirtschaft organisiert. Ziel ist es, dass Lagerprozesse reibungslos und kostengünstig ablaufen.

Bei der Lagerverwaltung handelt sich um ein wichtiges Instrument der Lagerwirtschaft. Dank ihr weiß ein Unternehmen, welche Bestände wo vorhanden sind. Mit der Lagerverwaltung werden alle Vorgänge zur Warenlagerung und -bewegung erfasst, gesteuert und kontrolliert. Sowohl Wareneingänge als auch Warenausgänge, Umlagerungen und vieles mehr werden dokumentiert. Jeder Artikel ist hierdurch rückverfolgbar.

Wie die Lagerverwaltung erfolgt, kann sich je nach Unternehmen unterscheiden. In kleinen Unternehmen kann es immer noch vorkommen, dass von Hand Zettel ausgefüllt werden. Doch eine Bestandsliste, die überhaupt nicht elektronisch erfasst wird, wird wohl nur noch bei kleinen Unternehmen, die lediglich über kleine Warenbestände verfügen, ausreichen. Je nach Unternehmensgröße und Geschäftsmodell muss bei der Lagerverwaltung nachgesteuert werden. Vor allem Unternehmen, die im Bereich E-Commerce tätig sind, benötigen hier effiziente Prozesse.

Lagerverwaltung in Excel

In vielen Unternehmen wird bei der Lagerverwaltung Excel eingesetzt. Häufig wird hier folgendes dokumentiert:

• Artikelname
• Artikelnummer,
• Lagerort,
• Regalnummer/Regalfach
• Anfangsbestand,
• Eingänge,
• Ausgänge,
• Aktueller Bestand
• Kosten
• Bestandswert
• Nachbestellung
• Nachbestellzeit

Vorteile einer Bestandskontrolle in Excel

Der Vorteil liegt hier vor allem darin, dass die Excel-Tabelle schnell und einfach erstellt werden kann. Auch die Pflege der Excel-Tabelle ist meist nicht besonders aufwendig. Wird die Excel-Tabelle akribisch gepflegt, hat die Lagerverwaltung immer einen genauen Überblick über den aktuellen Lagerbestand. Sobald ersichtlich ist, dass bei einem bestimmten Artikel kaum noch etwas im Lager ist, kann entsprechend nachbestellt werden. So gerät das Unternehmen nicht in die Situation, neue Aufträge mangels entsprechender Warenbestände nicht erfüllen zu können.

Umgekehrt: Wird festgestellt, dass ein Artikel sich sehr lange in großen Mengen im Lager hält, kann das ein Indiz dafür sein, dass hier nicht unbedingt weiter bestellt bzw. produziert werden sollte. Gerade bei saisonaler Ware, beispielsweise Weihnachtsartikel, kann es jedoch durchaus vorkommen, dass die Nachfrage über die Sommermonate gleich Null ist und im Herbst/Winter enorm steigt. Die Lagerverwaltung kennt jedoch, gerade auch anhand der Daten aus den Vorjahren, diese Entwicklungen und kann daher den Bestand entsprechend planen. Nicht vergessen werden sollte, dass Waren, die lange im Lager liegen, Kosten verursachen.

Nachteile einer Bestandskontrolle in Excel

Problematisch bei der Bestandskontrolle in Excel ist jedoch, dass Waren häufig nicht in Echtzeit erfasst werden. Das ist jedoch erforderlich, denn wenn ein Unternehmen einen Webshop betreibt und mehrere Bestellungen eingehen, der Bestand jedoch nicht zeitnah aktualisiert wird, kann es schnell chaotisch und hektisch werden. Schließlich hängen zahlreiche Prozesse von einer funktionierenden Lagerverwaltung ab. Werden Liefertermine zugesagt, dann aber nicht eingehalten, steht am Ende ein verärgerter Kunde. Hinzukommt, dass Excel in der Regel manuell gepflegt wird. Ein Eintragungsfehler ist nur menschlich – jedoch auch komplex in der Nachverfolgung. Im schlimmsten Fall kann es passieren, dass der Überblick über die Bestände verloren geht. Diese dann wieder richtig zu erfassen, kann bei einem großen Warenbestand enorm aufwendig sein. Spätestens bei der Inventur werden dann alle Artikel wieder gezählt und erfasst. Es liegt jedoch auf der Hand, dass es so weit nicht kommen sollte.

Wenn Waren in verschiedenen Lagerhallen und Standorten gelagert werden, kann es ebenfalls komplex werden. Mehrere Personen müssten dann auf eine Exceltabelle zugreifen oder es werden mehrere Listen geführt.

Moderne Technologien

Je größer der Warenbestand, desto höher werden auch die Anforderungen an die Lagerverwaltung. Deshalb haben sich Unternehmen mit großen Warenbeständen häufig bereits für eine spezialisierte Software entschieden. Damit soll eine möglichst fehlerfreie Verwaltung in Echtzeit gelingen. Und bei Unternehmen mit einem großen Logistikzentrum haben sich Warehouse Management Systeme bereits bewährt.