Der Online-Handel boomt. Für Händler, die Webshops betreiben und/oder auf mehreren Verkaufsplattformen ihre Produkte anbieten, scheint es das goldene Zeitalter zu sein. Was auf den ersten Blick als eine sichere Einnahmequelle und eine bequeme Arbeit erscheint, sieht auf den zweiten Blick jedoch schon ganz anders. Hinter den Kulissen des Online-Shops muss viel gemanagt werden und Prozesse ineinandergreifen, dass das Geschäft rund läuft.
Wenn Sie auch in dieser Branche tätig sind, wissen Sie wahrscheinlich, dass es mit dem Aufsetzen eines Webshops und eines Bestellformulars lange noch nicht getan ist. Bieten Sie Ihre Waren sowohl im eigenen Shop als auch auf anderen Handelsplattformen wie z.B. Amazon oder eBay an, müssen gleich mehrere Konten verwaltet und der Überblick bewahrt werden. Möglicherweise haben Sie für jede Plattform ein eigenes Geschäftskonto, auf denen die Kunden die Rechnung begleichen. Die Zahlungseingänge zu überwachen, ist nicht einfach, wenn man mehrere Konten im Blick haben muss. Sind Sie international mit Ihrem Shop tätig, haben Sie vielleicht sogar ein Konto in Fremdwährung oder müssen immer nachrechnen, ob der/die Kunde:in bei Bezahlung in Fremdwährung auch den korrekten Betrag überwiesen hat, sofern der Kauf auf Rechnung erfolgte. Ganz ärgerlich wird es, wenn man offenen Forderungen hinterherlaufen muss, weil die Zahlungsmoral der Kunden:innen zu wünschen übrig lässt. Möchte man die Forderungen nicht abschreiben, wendet man sich möglicherweise an ein Factoring-Unternehmen, wodurch jedoch auch Kosten entstehen, die den Gewinn schmälern. Eine finanzielle Planungssicherheit ist so nur schwer erreichbar.
Kurzum: Als Online-Händler hat man es nicht immer leicht. Welche Herausforderungen auf Sie zukommen, wenn Sie mehrere Konten oder Verkaufsstellen managen müssen, und wie Sie sich die Arbeit dabei erleichtern können, erfahren Sie in diesem Artikel.
Herausforderung 1:Die Unterhaltung verschiedener Online-Shops – Wie behalte ich den Überblick?
Betreiben Sie ein eCommerce-Unternehmena, verkaufen Sie Ihre Produkte wahrscheinlich nicht nur auf einer Plattform. Sie haben einen eigenen Webshop, und eine Händler-Seite bei Amazon, eBay, Etsy, Rakuten, etc. Die Bestellungen auf jeder einzelnen Plattform müssen Sie dann managen. Um den Überblick zu bewahren, empfiehlt sich ein eigenes Geschäftskonto für jede Plattform. So können Sie die Bestellungen und Zahlungen auseinanderhalten, und leichter den Kunden auf den verschiedenen Portalen zuordnen. Wenn Sie mehrere Webshops betreiben, empfiehlt es sich außerdem, für jeden einzelnen ein separates Konto zu führen. Das erleichtert Ihnen nicht nur den Überblick, sondern schafft auch mehr Vertrauen bei Ihren Kunden. Wenn diese nämlich zum Beispiel über PayPal für ein bestelltes Produkt bezahlen wollen, dann aber eine Adresse eines Ihrer anderen Shops angezeigt bekommen, brechen sie möglicherweise den Zahlungsvorgang ab, weil sie sich nicht sicher sind, ob es sich bei diesem Shop um ein seriöses Unternehmen handelt. Das kann schnell zu einer Fülle an verschiedenen Bankkonten führen, die man alle jeden Tag auf Zahlungseingänge überprüfen muss, damit man entweder die Ware verschicken kann, oder – falls der/die Kunde:in auf Rechnung bezahlt hat – eine offene Forderung schließen kann. Auf je mehr Verkaufsplattformen Sie tätig sind, und je mehr verschiedene Online-Shops Sie betreiben, desto größer wird der buchhalterische Aufwand, der dahintersteht. Sie sollten jedoch nicht nur verschiedene Bankkonten unterhalten, um die einzelnen Zahlungseingänge der verschiedenen Shops und Verkaufsplattformen voneinander zu trennen, sondern auch Konten für Ihre Ausgaben, die beim Betreiben des oder der Shops anfallen. Als Online-Händler haben Sie Kosten für den Einkauf beim Großhändler, eventuell noch Personalkosten, und sonstige Gemeinkosten wie das Mieten eines Lagers oder Geschäftsräumen. Es empfiehlt sich auch hier mehrere Konten zu führen: beispielsweise eines für die monatlichen Fix-Zahlungen (Miete, Personal, Abos für Software und Gebühren für Ihre Zahlungsdienstleister), ein weiteres für den Wareneinkauf, und eines auf dem Sie die Umsatzsteuer zurücklegen.
Herausforderung 2: Eine Vielzahl von Bankkonten und Zahlungsdienstleistern verkomplizieren die Liquiditätsplanung
eCommerce-Unternehmen haben eine Vielzahl an getrennten Konten, wodurch es leichter fällt, Zahlungseingänge den einzelnen Plattformen und Kunden zuzuordnen. Doch möchte man einen Überblick über seine komplette finanzielle Lage haben, ist das Verwalten von mehreren Bankkonten, die möglicherweise noch bei verschiedenen Banken liegen, eine weitere Herausforderung. Hinzu kommen noch verschiedene Zahlungsdienstleister, deren Gebühren unterschiedlich hoch sind und als Kostenpunkte ebenfalls getrennt betrachtet werden müssen. Ein effektives Liquiditätsmanagement kann Ihnen dabei helfen, Ihr Unternehmen noch rentabler zu machen. Nur wenn Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben ganz genau kennen, gelingt Ihnen eine genaue Liquiditätsplanung. Controlling und Finanzbuchhaltung sollten daher nicht auf die leichte Schulter genommen werden, denn Sie sind wichtig, damit Sie das bestmögliche aus Ihrem eCommerce-Business herausholen können. Es ist schön, wenn der Shop läuft und man einen steten positiven Cashflow hat. In die Falle zu tappen, dass das immer so weitergehen wird, sollten Sie jedoch nicht. Es kann immer Wochen oder Monate geben, in denen das Geschäft nicht gut läuft. Die Liquiditätsplanung kann Ihnen dabei helfen, solche Engpässe sogar vorherzusehen, und dann entsprechend zu planen. Die Verlockung ist zwar groß, sich keine Gedanken zu machen, solange noch genug Geld in die Kasse kommt. Die Lage wird dann aber umso ernster, wenn Sie auf einmal keinen Profit mehr generieren. Sehen Sie jedoch schon einige Wochen vorher beispielsweise einen Trend, dass die Verkaufszahlen am Sinken sind, können Sie Maßnahmen ergreifen, um einen Profitausfall auszugleichen oder zumindest abzufedern: Sie können Ihren Großhändler bitten, die nächste Lieferung um mehrere Wochen nach hinten zu schieben. Das gibt Ihnen einen zeitlichen Puffer, wodurch Sie die Zahlung an Ihren Großhändler hinauszögern können. Außerdem können Sie diese Zeit auch nutzen, um bei möglichen Kunden anzuklopfen, um noch offene Zahlungen einzutreiben.
Ist Letzteres ein großes Thema für Sie, überlegen Sie sich, ein Factoring-Unternehmen zu beauftragen. Dieses kauft die offene Forderung auf, sodass Sie das Geld sofort auf dem Konto haben und sich nicht mehr selbst um das Eintreiben des Geldes bei dem zahlungsunwilligen Kunden kümmern müssen. Selbstverständlich kostet es Sie Gebühren, wenn Sie ein Factoring-Unternehmen beauftragen, doch wenn Sie immer wieder Probleme mit Kunden haben, die Ihre Rechnung selbst nach der zweiten Mahnung noch nicht begleichen wollen, ist Factoring auf lange Sicht möglicherweise sogar günstiger, als mehrere Monate auf das Geld zu warten. Eine Liquiditätsplanung unterstützt Sie darüber hinaus auch dabei, wie und wann Sie die Weichen für die Zukunft stellen sollten. Sehen Sie, dass es in einem Bereich Ihres Shops nicht mehr so gut läuft, wollen Sie sich möglicherweise von jener Sparte trennen und die Produkte nicht mehr länger zum Verkauf anbieten. Oder Sie überlegen sich, Ihr Geschäftsfeld zu erweitern. Im Rahmen einer Liquiditätsanalyse sehen Sie, ob Sie sich die Expansion im Moment leisten und wieviel an Risiko sie eingehen können. Möglicherweise müssen Sie bei einer Bank sogar einen Kredit beantragen. Spätestens dann ist eine akkurate Aufstellung Ihrer aktuellen und vergangenen Liquidität nötig.
Herausforderung 3: Noch mehr Daten antizipieren – Warenwirtschaftssystem und Co.
Die Übersicht über den Cashflow in Ihrem eCommerce-Business zu behalten, ist schon schwer genug. Als dritte Herausforderung kommt dann noch alles rund um die Warenwirtschaft und die Lagerhaltung hinzu. Hier haben Sie weitere Datenströme, die mit Verbindlichkeiten und Fristen verbunden sind, die im Auge behalten werden wollen. Es muss antizipiert werden, wie viel neue Ware bestellt werden muss. Das Liquiditätsmanagement kann hierbei helfen, da man anhand dessen erkennen kann, wie groß die Nachfrage nach bestimmten Produkten oder in bestimmten Produktkategorien ist. Lässt die Nachfrage in einem Bereich stark nach, sollten Sie sich um einen schnellstmöglichen Abverkauf kümmern und analysieren, mit welchen Waren Sie künftig Ihr Lager füllen wollen
Mehr Transparenz über Ein- und Auszahlung mit einer Liquiditätsplanungs-Software
Damit Sie nicht verzweifeln, wenn es um Ihr Cashflow-Management geht, können Sie eine Liquiditätsplanung-Software benutzen. Ein dynamischer Liquiditätsplan ist damit sofort abrufbar, denn die Software ruft automatisch sämtliche Kontostände aller Geschäftskonten ab, sodass Sie jeden Tag einen aktuellen Überblick über Ihre Ein- und Auszahlungen haben. Wenn Sie mehrere Shops betreiben, können Sie die Anteile an verbundenen Unternehmen konsolidieren. So sehen Sie auf einen Blick, wie profitabel jeder einzelne Shop im Moment ist. Außerdem können Sie für jeden Shop separat eine Liquiditätsplanung durchführen und eventuell Maßnahmen ergreifen, wie Sie noch rentabler werden können. Nicht nur in großen Konzernen muss finanziell langfristig geplant werden. Die Finanz- und Liquiditätsplanung in kleinen und mittleren Unternehmen ist ebenfalls wichtig für deren nachhaltigen Bestand am Markt. Auch wenn es in einem Online-Shop nur wenige Mitarbeiter:innen gibt, lohnt sich außerdem eine Kostenstellenplanung, um die Kostenstruktur des Unternehmens zu ermitteln. Eine Liquiditätsmanagement-Software lässt Sie dann anschließend für jede Kostenstelle eine Prognose erstellen, wie hoch die antizipierten Ausgaben in jedem Bereich sind. Das hilft Ihnen auch, Ihre Prozesse zu optimieren, um Kosten einzusparen. Möglicherweise haben Sie ein Lager angemietet, das im Moment für Ihre Bedürfnisse ein wenig zu groß ist. Denken Sie darüber nach, ob Sie einen Teil des Lagers an ein anderes Unternehmen untervermieten und so mehr positiven Cashflow für Ihr Unternehmen generieren können. Je nachdem, wie viel Spielraum Sie beim Verhandeln mit Großhändlern haben, sollten Sie auch nicht davor zurückschrecken, Preise neu zu verhandeln, oder sich ein Angebot von einem anderen Großhändler einzuholen. Es gibt viele Ansatzpunkte, wie Sie Ihr eCommerce-Unternehmen noch profitabler machen können. Dazu ist es jedoch wichtig, einen glasklaren Durchblick bei Ihren Finanzen zu haben. Nur, wenn Sie einen Überblick über wöchentlichen, monatlichen und jährlichen Cashflow – sowohl in positive wie in negative Richtung – haben, können Sie an den nötigen Stellschrauben drehen.
Agicap bietet Ihnen eine Liquiditätsplanung-Software kostenlos und unverbindlich zum Testen an. Probieren Sie sie aus. Möglicherweise sind Sie selbst überrascht, wieviel ungenutztes Potenzial nach oben noch in Ihrem Online-Shop steckt.
