7 Tipps um Ihr Restaurant erfolgreich aus der Cashflow-Falle zu steuern

Ein Gastronom hat es nicht leicht. Handelt es sich doch bei einem Restaurant nicht um ein Unternehmen, bei der man leicht zuverlässige Prognosen über das Geschäft machen kann. Mitten im Arbeitsalltag fällt es schwer einen Finanzplan für die Gastronomie aufzustellen. Es fehlt der gesunde Abstand, um die Liquidität und damit die Lebensfähigkeit des Betriebs umfassend zu analysieren. Schnell stellt sich so ein echtes Cashflow-Problem ein.

Inhalt des Artikels:

Finanzplan für die Gastronomie: Warum ist Cashflow-Management wichtig? Ein bedachtes und vorausschauendes Cashflow-Management ist für Restaurants geradezu überlebenswichtig. Bietet sie doch die Grundlage für Entscheidungen z. B. bezüglich der Einstellung weiterer Mitarbeiter, der räumlichen Ausstattung und angebotenen Speisen oder auch der Popularisierung der Marke durch ein gutes Marketing. Damit der Finanzplan Ihrer Gastronomie keine Fehler beinhaltet, sind hier 7 bewährte Handlungsempfehlungen für einen guten Cashflow:

1. Die Gehaltsabrechnung nicht auf dem letzten Drücker machen

Cashflow-Probleme sind genau deshalb unvorhersehbar, weil sie nicht Teil des Finanzplans Ihrer Gastronomie sind. Die Liquiditätsknappheit lässt sich allerdings vermeiden, wenn man früh damit beginnt, die Zahlungsströme zu antizipieren. Das gilt auch bei der Verwaltung der Gehaltsabrechnung, die je nach Aktivität des Restaurants schwankt. Wie viele Mitarbeiter Sie beschäftigen hängt von vielen Faktoren wie Personalfluktuation und Saisonalität ab.

Hier empfiehlt es sich jedes Jahr ein Budget für die Gehälter Ihrer Mitarbeiter zu erstellen. Beginnt Ihr Geschäftsjahr zum Beispiel im Januar und endet im Dezember, starten Sie im September mit der Erarbeitung Ihres Budgets für das nächste Jahr. Verwenden Sie die Gehaltszahlungen und Gehaltsnebenkosten des letzten Jahres als Grundlage für das neue Budget. Schauen Sie sich an, wie sich Ihre Gehaltsabrechnung im Laufe der Jahre verändert hat. Gibt es Trends, die herausstechen?

Fügen Sie eine Umsatzprognose bei, damit Sie eine Vorstellung von der im Laufe des Jahres benötigten Lohnsumme in dem Finanzplan für Ihren Gastronomiebetrieb haben. Beziehen Sie das Geschäftswachstum in Ihr Budget mit ein, ebenso wie zukünftige Einstellungen. Versuchen Sie nicht, alles in Ihrem Kopf zu erarbeiten, die Aufstellung einer Budgetzahl ist dazu da, die Dinge klarer zu sehen. Diese vorbereitende Budgetierungsübung hilft Ihnen, die Entwicklung der Gehaltsabrechnung zu prognostizieren. Es ist nicht einfach, aber es macht die Gehaltsabrechnung weniger stressig.

2. Erstellen Sie einen Cashflow-Plan für Ihr Restaurant

Im Restaurantgeschäft ändern sich die Dinge schnell. Lebensmittelpreise können stark schwanken, Mitarbeiter kommen und gehen, die Saisonalität hat einen großen Einfluss auf die Anzahl der Kunden, die Ihr Restaurant besuchen... All diese Faktoren erschweren es Ihnen, ein potenzielles Cashflow-Problem vorherzusehen. Verwenden Sie deshalb die Zahlen des letztes Jahres, um einen Cashflow-Plan für die nächsten sechs Monate zu erstellen.

Um Ihren Cashflow-Plan zu erstellen, beginnen Sie damit, monatliche Prognosen über Ihre Einnahmen für das kommende Jahr in dem Finanzplan für Ihre Gastronomie zu erstellen. Machen Sie dies Monate vor Beginn des neuen Jahres. Verwenden Sie hierzu wiederum die Historie Ihrer Einnahmen als Grundlage für Ihre Prognose. Machen Sie das Gleiche auch mit Ihren Ausgaben. Prognostizieren Sie Ihre Ausgaben, indem Sie Ihre Fixkosten von Ihren variablen Kosten trennen.

Die Planung Ihrer zukünftigen Einnahmen und Ausgaben gibt Ihnen eine Vorstellung davon, wie viel Kapital Sie im Laufe des Jahres benötigen werden. Natürlich geht es nicht darum, auf den Euro genau zu sein, da es schwierig ist, alles vorherzusagen, aber diese Planungsschritte werden Ihnen helfen, besser vorbereitet zu sein. Vergessen Sie nicht, dass antizipierende Planung der Schlüssel ist, um nicht von Cashflow-Problemen überrascht zu werden.

3. Erhöhen Sie die Anzahl der Lieferanten für Ihr Restaurant

Der pünktliche Erhalt Ihrer Bestellung oder die Verhandlungen mit Ihrem Lieferanten sind manchmal kompliziert. Kommen Ihre bestellten Waren nicht rechtzeitig an, wird es schnell schwierig, den gewohnten Service/das übliche Speisenangebot zu gewährleisten. Ein solcher Fall wirkt sich außerdem auf Ihren Finanzplan aus, welcher demnach entsprechend angepasst werden sollte. Die Lösung? Diversifizieren Sie Ihre Lieferanten!

Dieser Lösungsansatz wird Sie etwas mehr kosten, da Sie auf die mit dem Großeinkauf verbundenen Rabatte verzichten. Aber mittelfristig erspart es Ihnen Kopfschmerzen und Stress. Für ein Restaurant ist es also wichtig, von verschiedenen Produzenten/Händlern zu kaufen, ob lokal oder nicht. Je mehr Lieferanten Sie haben, desto weniger werden Sie durch den Ausfall oder die Verzögerung einer Lieferung behindert.

Ein besonderer Vorteil: Mit mehreren Lieferanten können Sie konkurrieren und Vorzugspreise aushandeln.

4. Erhöhen Sie die Preise auf Ihrer Speisekarte

Das vergangene Krisenjahr 2020 war ein besonders hartes für Restaurantbesitzer, die die Preise für einige Produkte in die Höhe schnellen sahen und den Finanzplan für ihre Gastronomie überdenken mussten. Während aber Manager sich mit steigenden Preisen herumschlagen und ihre eigenen erhöhen müssen, ist der Verbraucher ständig auf der Suche nach den niedrigsten Preisen. Es ist wichtig, dem Kunden zu zeigen, dass er ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis erhält. Das bedeutet, dass Sie immer mehr verlangen können (um das zu bekommen, was Ihr Unternehmen braucht), solange der Verbraucher das Gefühl hat, dass “es sich gelohnt hat”.

Doch Vorsicht! Wenn Sie für das gleiche Essen weniger verlangen oder wenn die Qualität Ihrer Küche nachlässt, wird der Kunde das merken und sich betrogen fühlen. Sie müssen also in der Lage sein, dem Kunden mehr zu bieten, ohne dass es Ihre Kostenseite zu sehr belastet, oder im besten Fall, ohne dass es zusätzliche Kosten gibt.

Hier sind einige Tipps:

• Bieten Sie einen kostenlosen Kaffee für die Wahl eines kompletten Frühstücks/spezifischen Menüs an.
• Bauen Sie Ihre eigenen Produkte an, z. B. in einem Gemüsegarten oder von kleinen lokalen Produzenten. Überzeugte Kunden zahlen potenziell mehr, weil sie beispielsweise die lokale Landwirtschaft unterstützen möchten.
• Fügen Sie Ihren Gerichten etwas hinzu, um den höheren Preis zu rechtfertigen. Wenn Sie z. B. den Preis für Ihr Rindertartar erhöhen müssen, überlegen Sie, ob Sie ein Dessert zum halben Preis anbieten.

Wie Sie sehen, können Sie mit dem Preisanstieg mithalten, wenn Sie bei Ihren Angeboten kreativ sind und lokal einkaufen. Denken Sie auch daran, Leistungskennzahlen in dem Finanzplan für Ihre Gastronomie zu verfolgen, wenn Sie sich für eine Preisänderung entscheiden.

5. Achten Sie auf neue Wettbewerber

Ein neues Lokal hat gerade neben Ihrem eröffnet. Sein Konzept ist trendy und scheint neue Kunden anzuziehen, kurzum, es stellt Sie in den Schatten. Das stresst Sie, denn das Wettbewerbsumfeld ist nicht ohne Folgen für Ihren Umsatz und damit den Finanzplan für Ihre Gastronomie. Die Konkurrenz ist vielfältig, facettenreich und passt sich schnell den Trends an. Wenn ein neues Restaurant eröffnet, weckt es die Neugier der Passanten. Wenn dies kurzfristig Ihr Geschäft beeinträchtigt, geraten Sie bitte nicht in Panik! Analysieren Sie lieber, ob der Trend anhält oder ob dieser sich nur auf die Eröffnung bezieht. Der beste Weg, damit umzugehen, ist, sich auf die eigene Kundenzufriedenheit zu konzentrieren.

Während Kettenrestaurants ein Massenmarkt-Klientel bedienen, konzentrieren sich viele neue Restaurants auf ein Nischenklientel. Nehemen Sie sich das Konzept dieser neuen Lokale zum Vorbild und versuchen Sie Ihre treuesten Kunden zufrieden zu stellen. Finden Sie Ihre konkurrenzfähige Nische und konzentrieren Sie Ihre Bemühungen darauf.

Tipp: Das Anbieten einer minimalistischen oder innovativen Speisekarte (z. B. eine einzigartige, täglich wechselnde Speisekarte) trägt zur Schaffung von Konsumgewohnheiten bei Ihren Kunden bei. Wenn Sie es schaffen, Ihre Kunden zu binden, verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Sie durch die Ankunft eines neuen Wettbewerbers in ein Cashflow-Problem geraten und den Finanzplan für Ihre Gastronomie überdenken müssen.

6. Bauen Sie Ihre Online-Präsenz aus

Marketing ist letztlich alles. Das gilt vor allem auch für Restaurants. Selbst das kleinste, in einer Seitengasse versteckte Restaurant kann mehr Kunden anziehen als Ihr Geschäft im Stadtzentrum, wenn es über ein gutes Online-Marketing verfügt. Inzwischen betreiben immer mehr Menschen ihre Restaurantrecherche im Internet. Für ein Restaurant ist es also mehr denn je wichtig, online präsent und sichtbar zu sein – es ist gar überlebenswichtig!

Dabei gibt es viele mögliche Hebel um Kunden anzulocken, wie Aktivität auf Social Media, Google-Maps-Erwähnung, Bewertungen auf TripAdvisor oder Yelp usw. Da dies nicht von Jetzt auf Gleich gemacht ist, sondern digitales Feingefühl erfordert, kann das für Restaurantbesitzer schon etwas zuviel werden. Hier kann die Zusammenarbeit mit einer spezialisierten Agentur Wunder bewirken und sollte im Finanzplan für Ihr Restaurant als Kostenpunkt aufgenommen werden.

7. Bewahren Sie einen Echtzeit-Blick auf Ihre Liquidität

Cashflow-Probleme entstehen manchmal aufgrund unvorhergesehener Ereignisse. Streiks, ein plötzlicher Rückgang der Aktivität, Naturkatastrophen oder neuerdings Covid-19...

Es ist schwierig für einen Gastronomen, alle Probleme vorherzusehen, die auf sein Restaurant zusteuern können. Planen Sie also nicht zu knapp und lassen Sie immer etwas Spielraum in dem Finanzplan für Ihren Gastronomiebetrieb. Das hilft Ihnen auch, wenn nötig den Schock über eine plötzliche Liquiditätsknappheit abzufedern.

Für den Krisenfall sind hier einige einfache und sofort umzusetzende Maßnahmen aufgeführt:

• Überprüfen Sie den Zustand Ihres Cashflows. Was ist der Status quo? Was sind die sicheren Einnahmen und gebundenen Ausgaben?
• Formulieren Sie verschiedene Szenarien der Auswirkungen auf Ihren Cashflow. Was würde bei einer anhaltenden Situation über die kommenden 6 Monate passieren? Wie wäre es mit -30%, -60% oder einem totalen Ausbleiben der Einnahmen? Szenarien helfen Ihnen, die richtigen Entscheidungen zu treffen.
• Identifizieren Sie verspätete Rechnungen von Kunden und lassen Sie sie so schnell wie möglich bezahlen.
• Zahlungsbedingungen mit Ihren Lieferanten verhandeln
• Identifizieren Sie unnötige Ausgaben und reduzieren Sie diese
• Erkundigen Sie sich bei Ihrer Bank, bevor Sie in die roten Zahlen kommen, und verhandeln Sie eine Ausweitung der Kreditlinie
• Prüfen Sie, ob Sie die Personalstrukturen anpassen müssen: Urlaub, Kurzarbeit, Beendigung der Probezeit…

Fazit: Ein Finanzplan für die Gastronomie ist Ihr bester Freund!

Als Restaurantleiters hat man es nicht einfach. Sie müssen den Finanzplan für Ihre Gastronomie ständig anpassen, um Cashflow-Probleme zu vermeiden. Das ist Teil des Jobs, wie man so schön sagt. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in zwei Worten: Antizipation und Aktion. Arbeiten Sie vorausschauend und nutzen Sie die Werkzeuge, die Sie bestmöglich darin unterstützen.

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